Siklus Pengolahan Data Sistem Komputerisasi

1.5.1.5. Siklus Pengolahan Data Sistem Komputerisasi

Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tiga tahap dasar yang disebut dengan siklus pengolahan data data processing cycle, yaitu input, processing dan output. Gambar 1.1 Siklus Pengolahan Data Hartono, 2004:344 Tiga tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambahkan tiga atau lebih tahapan lagi, yaitu organization, storage dan distribution. Gambar 1.2 Siklus Pengolahan Data yang Dikembangkan Hartono, 2004:346 Keterangan Gambar 1. Organization , tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan recording data ke dokumen dasar. 2. Input , tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemproses, yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage. PROCESSING INPUT OUTPUT Universitas Sumatera Utara 3. Output , tahap ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data ke alat output yaitu berupa informasi. 4. Distribution , tahap ini merupakan proses dari distribusi output diberikan kepada pihak yang berhak dan membutuhkan informasi. 5. Storage , tahap ini merupakan proses perekaman dari distribusi pengolahan ke simpanan luar. Hasil dari pengolahan yang disimpan di storage dapat dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya. Menurut Erwan Arbie 1987:104-108, langkah-langkah pengoperasian dalam pengelolahan data adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Capturing Mengumpulkan data dengan penelitian , pemeriksaan, keterangan-keterangan masih merupakan datafakta. Oleh karena datafakta itu sifatnya masih baku belumlah disebut informasi. Misalnya Formulir kepegawaian, atau Formulir pembuatan kartu keluargaKTP. 2. Memilih Data Verifying Gunanya untuk melihat faktadata yang dikumpulkan itu benar-benar sesuai dengan kebenaran dengan perkataan lain apakah data yang disampaikan itu hanya dikarang-karang saja atau benar-benar diambil dari lapangan. Operasi ini menunjukkan pengecekkan dan pengesahan data dan untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dengan cepat,dicatat cermat. 3. Pengelompokkan Data Classifying Data yang telah dikumpulkan dalam beberapa kelompok sesuai dengan keinginan yang memerlukan data. Dalam langkah ini menempatkan unsur- unsur pada kategori khusus yang memberikan arti bagi sipemakai. Misalnya, Universitas Sumatera Utara pengelompkkan data berdasarkan jenis kelamin, pengelompokkan data berdasarkan agamasukuumur. 4. Penyusunan Sorting Menempatkan unsur-unsur data dalam urutan-urutan atau rangkaian-rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai. 5. Menyingkat Sumarizing Mengakumulasikan data dalam bentuk matematika cara pengumpulannya dibedakan dengan cara pertama menunjukkan spesifikasi perhitungan atau angka-angkadata dan cara kedua. 6. Mengalkulasikan Calculating Memberi nilai kepada data-data yang dimulai dari langkah 5 tadi. 7. Penyimpanan Storing Menempatkan data pada alat-alat penyipanan apakah berupa daftar kertas, file, atau micro film yang dapat disimpan dan dipelihara sebaik mungkin dan dilihat serta diambil kembali pada saat diperlukan. 8. Pengembalian Kembali Retreiving Mengambil keterangan kembali dari arsip storing bila informasi tersebut masih segartidak usang agar dapat dipakai sebagai informasi. Langkah ini mengandung pencarian sampai diketemukannya dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data itu disimpan. 9. Memperbanyak Reproducing Menciptakan kembali, yaitu memperbanyak informasi yang disimpan itu, dengan maksud dibagikan kepada yang berkepentingan, agar tidak hilang masternya. Universitas Sumatera Utara 10. Mengkomunikasikan Communicating Menggambarkan informasi yang tersimpan kepada sipemakai informasi itu. Dengan perkataan lain, sebagai cara memindahkan sesuatu tempat ke tempat lain. Itu dapat berlangsung pada beberapa hubungan dalam data Processing Cycle . Tujuan akhir dari pada pemprosesan data adalah untuk menyampaikan informasi kepada si pemakai yang dituju dengan data informasi yang relevan dan berguna bagi sipemakai. 1.5.2. Efektivitas Kerja Setiap organisasi selalu dihadapkan pada persoalan keterbatasan sumber daya manusia dalam mencapai tujuannya. Interaksi antara berbagai sumber daya tadi harus dikelola dengan baik sehingga dapat mencapai sasarannya secara efesien dan efektif. Secara sederhana efektivitas kerja dapat didefenisikan sebagai kemampuan melakukan sesuatu secara benar dan efektivitas sebagai kemampuan melakukan sesuatu tepat pada sasaran. Efektivitas merupakan unsur pokok aktivitas organisasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Bila dilihat dari aspek segi keberhasilan pencapaian tujuan, maka efektivitas adalah memfokuskan pada tingkat pencapaian terhadap tujuan organisasi. Selanjutnya ditinjau dari aspek ketepatan waktu, maka efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang telah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Menurut Zulkifli Amsyah 2003:130, efektivitas adalah kegiatan mulai dengan adanya fakta kegiatan sehingga menjadi data, baik yang berasal dari Universitas Sumatera Utara hubungan dan transaksi internal dan eksternal maupun berasal dari hubungan antar unit dan di dalam unit itu sendiri. Sedangkan menurut Siagian 2000:56, efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat waktu yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak, sangat tergantung pada bila mana tugas itu diselesaikan atau tidak, terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakan dan berapa biaya anggaran yang dikeluarkan untuk itu. Definisi lain yang dapat dijadikan acuan ialah menurut Emerson dalam Handayaningrat 1999:16, efektivitas ialah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Jelaslah bila sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya, hal ini dikatakan efektif. Jadi apabila tujuan atau sasaran tidak sesuai dengan yang telah ditentukan, maka pekerjaan itu dikatakan tidak efektif. Katz dan Kahn dalam Steers 1995:48, berpendapat bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai suatu keuntungan bahwa efektivitas sebagai usaha untuk mencapai suatu keuntungan maksimal bagi organisasi dengan segala cara. Berkaitan dengan konsep efektivitas, The Liang Gie 1981:34, berpendapat bahwa efektivitas merupakan keadaan yang mengandung pengertian mengenai terjadinya suatu efek atau akibat yang dikehendaki. Kalau seseorang melakukan suatu perbuatan dengan maksud tertentu yang dikehendaki, maka perbuatan itu dikatakan efektif kalau menimbulkan akibat atau mencapai maksud sebagaimana yang dikehendaki. Sondang P. Siagian 2000:151, berpendapat bahwa efektivitas terkait penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya atau dapat dikatakan apakah pelaksanaan sesuatu tercapai sesuai dengan yang Universitas Sumatera Utara direncanakan sebelumnya. M. Manullang 1986:214, berpendapat prestasi atau efektivitas organisasi pada dasarnya adalah efektivitas perorangan, atau dengan kata lain bila tiap anggota organisasi secara terkoordinasi melaksanakan tugas dan pekerjaannya masing-masing dengan baik, efektivitas organisasi secara keseluruhan akan timbul. Menurut Komaruddin 1994:269, efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Ditinjau dari ketetapan waktu, maka menurut Siagian 2000:171, efektivitas adalah tercapainya berbagai sasaran yang telah ditentukan sebelumnya tepat pada waktunya dengan menggunakan sumber-sumber tertentu yang sudah dialokasikan untuk melakukan berbagai kegiatan. Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas kerja adalah suatu bentuk usaha yang dilaksanakan oleh para pegawai secara bersama terhadap pencapaian dan pemenuhan beberapa ketentuan yang dicapai sesuai dengan standar yang berlaku dalam organsasi serta terdapat empat hal yang menonjol dalam unsur efektivitas, yaitu: 1 pencapaian tujuan, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila dapat mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan sebelumnya; 2 ketepatan waktu, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila penyelesaian atau tercapai tujuan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan; 3 manfaat, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila tujuan itu memberikan manfaat bagi masyarakat setempat sesuai dengan kebutuhannya; dan 4 hasil, yaitu suatu kegiatan dikatakan efektif apabila kegiatan tersebut mendatangkan hasil. Universitas Sumatera Utara

1.5.2.1. Syarat dalam Pencapaian Kinerja Secara Efektif