2.4 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
2.4.1 Pembelian
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui pembelian merupakan cara yang paling efektif dalam pengadaan bahan pustaka, karena perpustakaan
dapat memilih bahan pustaka yang cocok sesuai dengan dana yang tersedia. Pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain yaitu:
1. Melalui toko buku 2. Melalui penerbit, baik penerbit dalam maupun luar negeri
3. Melalui agen buku, baik agen dari dalam maupun luar negeri.
1. Pembelian Buku Melalui Toko Buku Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh
perpustakaan yang memiliki jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun dari sumber dana lain yang tidak
mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus. Kekurangan yang sering ditemukan dalam pembelian buku yang dilakukan
melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Sementara itu toko buku tidak
selalu terdapat di setiap kabupaten. Bagi buku terbitan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesan yang lama. Keuntungan atau kemudahannya
adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka buku melalui toko buku yaitu: 1.
Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap, misalnya dalam
rangkap 3 dimana 2 rangkap disusun dalamdaftar pesanan dan 1 rangkap disisipkan dalam katalog. Kartu pesan yang disisipkan
dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar-1 Contoh kartu pesanan
KARTU PESANAN Pengarang :
Judul : Edisi : Tahun :
Penerbit dan tempat terbit : Dana : Jumlah :
Agen : Harga satuan : Pemesanan : Tgl. Terima :
Tgl. Pesan : Sumber: Yulia 1993:45
2. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari
kartu-kartu pesanan diatas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasnya.
Tabel-1 Contoh format daftar pesanan buku
No Pengarang
Judul Tahun
Penerbit Jlh. Eks
Harga Pemesanan
Sumber: Yulia 1993:45
3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan
berada. 4.
Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan kepada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan.
5. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau cek, sebesar jumlah
pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
6. Beritahu kepada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang.
7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan
pada toko lain yang berada pada kota tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2. Pembelian Buku Melalui Penerbit Pemesanan buku dapat juga dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit
dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Menurut Yulia, 1993:46, “defenisi penerbit adalah suatu perusahaan
yang mengambil naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku”.
Pemesanan buku secara langsung melalui penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh
penerbit tersebut. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang kita tahu diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan
langsung pada penerbit. Dengan demikian penerbit hanya dapat melayani pesanan-pesanan
perpustakaan secara terpisah, yaitu terbatas pada judul-judul yang diterbitkan penerbit tersebut. Adakalanya terdapat penerbit yang menjadi eksportir dan juga
mempunyai toko buku yang menjual buku-bukunya sendiri misalnya Gramedia. Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu:
1. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan.
2. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut
penerbitnya. 3.
Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaa buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit
akan mengirim “proforma invoice” yaitu daftar buku yang dilengkapi daftar harganya.
4. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
5. Lakukan pembayaran, dapat dilakukan langsung jika jarak perpustakaa
dengan penerbit dekat, atau dapat dilakukan melalui bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya.
6. Bukti pembayaran melalui bank harus Anda kirimkan ke penerbit disertai
dengan surat pengantar dan “proforma invoice”. 7.
Fotokopi dari bukti pembayaran melalui bank harus Anda simpan dengan baik agar Anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah Anda
lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari.
3. Pembelian Buku Melalui Agen Buku Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga,
dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberika pelayanan yang efisien dan cepat.
Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Agen buku
Universitas Sumatera Utara
yang besar memiliki buku-buku dari berbagai penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku. Hal ini disebabkan karena:
Melalui agen, semua pesanan judul-judul yang berasal dari berbagai
penerbit hanya melalui satu jalur.
Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari pustakawan saja, tetapi lebih dari itu mereka juga menindaklanjuti dengan membantu
menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesan- memesan.
Evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal, yaitu:
1. Pelayanan ekstra
2. Potongan harga
3. Waktu pengiriman
4. Pemenuhan pemesanan
Saat ini perpustakaan mempunyai beberapa rencana pemesanan yang membantu proses seleksi dan pengadaan secara terus-menerus, yaitu:
1. Sejumlah besar buku-buku dari penerbit atau agen disampaikan ke
perpustakaan secara otomatis. 2.
Prosedur ini memberikan penghematan biaya dan discount yang tinggi.
3. Pustakawan mendapat kesempatan untuk menilai buku-buku
sebelum diterima atau ditolak. 4.
Agen atau penerbit mungkin mengirim judul-judul yang tidak disukai untuk direview.
Langkah-langkah Pembelian dan Pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan
perpustakaan yang diusulkan. 2.
Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui catalog perpustakaan atau pangkalan data
perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesananlangganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
Universitas Sumatera Utara
Prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat
pengantarnya. 2.
Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip. 3.
Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan cacat, atau rusak desertai dengan permintaan
penggantian.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya
kepada pengirim. 5.
Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan. Wijayati; 1998:54.
Dalam berlangganan, perpustakaan menghadapi beberapa kesulitan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh sehingga dibutuhkan waktu,
tenaga dan biaya yang cukup banyak. 2.
Masalah klaim. Perpustakaan sering menerima bahan pustaka tidak sesuai dengan pesanan, sehingga dibutuhkan waktu cukup lama dan
balasan klaim sering tidak terbalas.
3. Masalah biaya pengiriman yang cukup mahal sehingga pengiriman
sering terlambat. 4.
Informasi tentang buku tersebut sulit didapatkan. 5.
Harga buku cenderung naik tidak stabil ehingga perpustakaan sering berhenti berlangganan karena dana terbatas Siregar; 2002:32.
Disebutkan juga sebelum menentukan judul bahan pustaka yang akan dibeli ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain :
1. Dana yang tersedia
2. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan
3. Mengetahui minat, bidang para pengguna
4. Memperhatikan dan memeriksa judul-judul yang dilanggan
perpustakaan Lasa; 1994:17.
Universitas Sumatera Utara
BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN STKIP RIAMA MEDAN
3.1 Sejarah Perpustakaan STKIP Riama Medan
Menyadari pentingnya perpustakaan dalam menunjang proses belajar- mengajar di suatu perguruan tinggi, maka bersamaan dengan berdirinya lembaga
induk STKIP Riama Medan yang di dalamnya terdiri dari beberapa program studi yaitu; Pendidikan Matematika, Pendidikan Fisika, Administrasi Pendidikan,
Pendidikan Akuntansi, Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, dan Pendidikan Bahasa Inggris, didirikanlah
Perpustakaan STKIP Riama Medan, tepatnya pada tahun 1984. Kampus STKIP Riama Medan bertempat di Jl. Tritura No. 6, Marendal,
Medan.Gedung Perpustakaan terdiri dari satu unit bangunan berlantai 3 tiga dengan luas bangunan kira-kira 5850 m2. Terdiri dari ruang pimpinan, ruang
administrasi tatausaha, ruang koleksi, ruang referensi, ruang skripsi, ruang pengolahan data dan informasi, dan ruang baca. Untuk lebih jelasnya dapat
diuraikan ruangan setiap lantai sebagai berikut: 1. Lantai 1, terdiri dari:
a. Ruang referensi, yang didalamnya terdapat juga 5 lima buah meja baca dan 7 tujuh rak untuk bahan referensi.
b. Ruang serial majalah dan koran terdiri dari 8 delapan rak untuk bahan serial.
c. Ruang skripsi koleksi deposit, terdiri dari 5 lima buah meja baca dan 6 enam buah rak untuk koleksi deposit.
d. Ruang belajardiskusi, terdiri dari 7 tujuh buah meja belajar.
Universitas Sumatera Utara
Kategori