55
LAMPIRAN
A. HASIL TRASNKRIP WAWANCARA
1. Hasil wawancara informan I
Wawancara ini di ambil pada tanggal 12 juni 2014 pada pukul 09:07 wib bertempat dikantor tata usaha fib usu. P adalah simbol dari penulis dan I adalah informan.
P: Bagaimanakah sistem penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
I
1
: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan jenis arsipnya yang langsung dimasikkan kedalam map arsip ataupun folder yang
ada di almari arsip maupun filing cabinet.
2. Hasil wawancara tentang penataan arsip dinamis aktif yang di ajukan kepada petugas bagian tata usaha fakultas ilmu budaya usu.
P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha fib usu? I
2
: Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini di mulai dari datangnya surat yang di terima antara lain:
1. Surat yang masuk diperiksa dan ditunjukan kepada siapa. Pada umumnya
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini tidak pernah menerima surat yang bersifat rahasia.
2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk yang
berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan hubungan dengan nomor agenda berikutnya.
3. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan
untuk diminta persetujuan balasankelanjutan. Jika surat disetujui untuk dibalas, maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka
surat tersebut akan di simpan jadi arsip. 4.
Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya. 5.
Surat kemudian disimpan pada folder yang disediakan.
Universitas Sumatera Utara
56
P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan? I
3
: Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada buku agenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan
kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
P:Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif bagaimanakah sistem penyimpanannya
secara sentralisasi atau desentralisasi?
I
2
:Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang
dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis pada buku agenda.Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan
tempatnya.Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.
P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada
