Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif fib Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata

57

P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata

usaha fib usu? I 3 : Perlindungan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah belum sesuai dengan teori yang telah dijelaskan pada bab II. Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini hanya membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi.Padahal penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya. P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha fib usu? I 2 : Proses penyusutan arsip yang dilakukan di fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara adalah dengan memindahkan arsip aktif menjadi arsip inaktif. Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif dilakukan agar arsip aktif tidak terganggu oleh arsip inaktif.Arsip yang telah dipisah dibuat folder masing-masing untuk menjaga dan memelihara arsip itu. Pemusnahan yang di lakukan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan cara membakar arsip tersebut tetapi jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia maka arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas kebersihan. Pemusnahan arsip berupa penyingkiran ke gudang dilakukan setelah 10 tahun yang sebelumnya ada persetujuan dari pimpinan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif fib

usu? I 3 : Adapun kendala-kendala yang dihadapi pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah : 1. Kurangnya SDM yang menangani masalah kearsipan. Jumlah SDM yang menangani masalah kearsipan pada bagian tata usaha sangat kurang yaitu hanya terdiri dari tiga orang.Jumlah itu jelas tidak seimbang Universitas Sumatera Utara 58 dengan jumlah arsip yang masuk pada bagian tata usaha fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara. 2. Tidak adanya tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan. Tenaga khusus yang menangani masalah kearsipan pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara tidak ada, melainkan masih merangkap dengan pekerjaan-pekerjaan kedinasan yang lain sehingga kinerja tenaga-tenaga kearsipan kurang optimal. Universitas Sumatera Utara 59

B. FAKULTAS ILMU BUDAYA

1. Sejarah Singkat

Berdirinya Fakultas Sastra diawali dengan keluarnya Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi Ilmu Pengetahuan Nomor: 1901965 terhitung mulai 25 Agustus 1965. Pada awalnya Fakultas Sastra hanya mempunyai satu jurusan yakni jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia dengan jumlah mahasiswa 45 orang. Kemudian pada awal tahun 1966, Fakultas Sastra memperoleh gedung sendiri yang terletak dibahagian depan Sekolah TK Dharma Wanita USU, tetapi gedung ini sangat kecil. Setahun kemudian Fakultas Sastra mendapat tambahan gedung eks PU di Jl. Prof. Muhammad Yusuf, tapi masih juga sangat minim dan tidak memenuhi syarat untuk perkuliahan karena ruangannya hanya empat buah, dua ruang untuk perkuliahan dan dua ruang untuk administrasi.Pada tahun 1966 Jurusan Sastra Inggris dibuka dengan jumlah mahasiswa 50 orang.Tahun 1967 Fakultas Sastra dipindahkan ke gedung Pancasila sekarang Gedung Pendopo USU, luasnya sudah memenuhi syarat tetapi ada kendala mengenai air dan lampu yang tidak memadai.Pada tahun 1968 di buka jurusan Sejarah tetapi belum ada kegiatan karena mahasiswanya belum ada dan pada tahun 1970 adalah tahun pertama menerima mahasiswa.Tahun 1972 Fakultas Sastra memperoleh tiga unit Gedung permanen.Tahun 1979 dibuka Jurusan Sastra Daerah untuk Sastra Batak. Pada tahun ini juga dibuka Jurusan Etnomusikologi satu-satunya yang ada di Indonesia sampai tahun 1989, Selanjutnya pada tahun 1980 dibuka Program Studi S1 Bahasa Arab, Jurusan Antropologi, dan Jurusan Ilmu Perpustakaan, namun pada tahun 1983 Jurusan Ilmu Perpustakaan ditutup dan sebagai gantinya dibuka Program Studi D3 Perpustakaan. Sedangkan Jurusan Antropologi dipindahkan ke FISIP USU sesuai dengan SK Rektor USU No. 163PTO5SK086 tanggal 4 Mei 1986. Perkembangan Fakultas Sastra USU telah banyak diketahui oleh masyarakat kota maupun sampai ke daerah yang berwawasan bahasa dan sastra secara keseluruhan di lingkungan daerah Sumatera Utara sampai ke Selatan. Universitas Sumatera Utara 60 Pada tanggal 30 Januari 2010 dalam rapat Dewan Pertimbangan Fakultas DPF yang diketuai oleh Prof. Syaifuddin, MA, Ph.D dan beranggotakan 25 orang telah menghasilkan keputusan untuk mengubah nama Fakultas Sastra menjadi Fakultas Ilmu Budaya, dan hasil Rapat Dewan Pertimbangan Fakultas DPF tersebut kemudian diusulkan kepada Rektor Universitas Sumatera Utara. Pengusulan nama ini kemudian disetujui dan diterbitkan Surat Keputusan perubahan namanya oleh Rektor USU Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTMH, M.Sc CTM, Sp.AK pada tanggal 5 April 2011 dengan SK No. 981H5.1.RSKPRS2011 untuk selanjutnya nama Fakultas Sastra USU menjadi Fakultas Ilmu Budaya. Visi : Pada tahun 2020, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara maju sebagai pusat pendidikan, penelitian dan kegiatan pengabdian pada masyarakat dalam bidang ilmu kemanusiaan yang diunggulkan dan menguasai teknologi informasi. Misi : 1. Melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang berorientasi pada manajemen organisasi modern. 2. Meningkatkan dan memberdayakan dukungan dana dan peraturan secara optimal. 3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam penguasaan dan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 4. Meningkatkan peran aktif stakeholders untuk kepentingan Fakultas Ilmu Budaya sebagai lembaga pendidikan 5. Meningkatkan kreatifitas dan kualitas pendidikan yang berorientasi pada kepentingan publik. Universitas Sumatera Utara 61

II. Kedudukan

Adapun kedudukan dari Fakultas Ilmu Budaya adalah pelaksana akademik yang dipimpin oleh Dekan yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

III. Tugas Pokok

Adapun Tugas pokokFakultas Ilmu Budaya adalah mengkoordinasi dan ataumelaksanakan pendidikan Akademik dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan, danatau kesenian tertentu.

IV. Fungsi

Adapun fungsi Fakultas Ilmu Budaya adalah: a. melaksanakan dan mengembangkan pendidikan; b. melaksanakan penelitian untuk pengembangan ilmu danatau kesenian; c. melaksanakan pengabdian kepada masyarakat; d. melaksanakan pembinaan sivitas akademika; e. melaksanakan urusan tata usaha Fakultas;

V. Stuktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau instansi dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa dan Struktur organisasi merupakan alat untuk membantu manajemen dalam mencapai tujuannya.Struktur organisasi dapat memiliki pengaruh yang besar pada anggotanya. Universitas Sumatera Utara 62 Universitas Sumatera Utara 63 Sesuai struktur organisasi pada fakultas ilmu budaya yang telah ditetapkan dekan dan pembantu dekan memiliki fungsi dan tugas masing-masing sebagai berikut:

a. Fungsi Dekan

1. Dekan adalah pimpinan utama di Fakultas bertugas dan bertanggung jawab kepada Rektor, melaksanakan arahan serta kebijakan yang ditetapkan oleh senat Fakultas dan pimpinan universitas. 2. Didalam menjalankan fungsinya, dekan mempunyai kewenangan untuk menetapkan peraturan, norma dan tolok ukur penyelenggaraan pendidikan atas dasar keputusan senat Fakultas dan tidak bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 3. Dekan memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta membina tenaga kependidikan, mahsiswa dan tenaga administrasi, termasuk membina hubungan ke dalam dan luar fakultas. Pembantu Dekan 1. Pembantu Dekan bidang akademik mewakili Dekan dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang selanjutnya disebut pembantu Dekan I. 2. Pembantu Dekan bidang administrasi umum dan keuangan mewakili Dekan dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan dan administrasi umum yang selanjutnya disebut pembantu Dekan II; 3. Pembantu Dekan bidang kemahasiswaan membantu Dekan dalam kegiatan di bidang pembinaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya disebut pembantu dekan III. Universitas Sumatera Utara 64 Bagian Tata Usaha Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi akademik, umum dan perlengkapan, keuangan, kepegawaian dan kemahasiswaan di fakultas. 1. Tata usaha adalah unit pelaksanaan teknis dan administrasi di lingkungan Fakultas yang berada di bawah Dekan. 2. Bagian tata usaha dipimpin oleh seorang kepala yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. 3. Bagian tata usaha membawahi 4 empat sub bagian yaitu: 1 Sub bagian pendidikan 2 Sub bagian umum dan perlengkapan 3 Sub bagian keuangan dan kepegawaian 4 Sub bagian kemahasiswaan 1. Sub bagian pendidikan mempunyai tugas melakukan administrasi pendidikan. 2. Sub bagian umum dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan. 3. Sub bagian keuangan dan kepegawaian mempunyai tugas melakukan administrasi keuangan dan kepegawaian. 4. Sub bagian kemahasiswaan mempunyai tugas melakukan administrasi kemahasiswaan dan alumni.

b. Tugas Dekan

1. Dekan mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas. Universitas Sumatera Utara 65 2. Dalam melaksanakan tugas, Dekan bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan 1. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanI mempunyai fungsi menilik serta mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi: a. Perencanaan, pelaksanaan, pengembangan, pendidikan, dan pengajaran serta penelitian; b. Pembinaan tenaga pengajar dan tenaga peneliti; c. Persiapan program pendidikan baru berbagai tingkat maupun bidang; d. Penyusunan program bagi usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa; e. Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama pendidikan dan penelitian dengan fakultas di lingkungan universitasinstitut; f. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; g. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitasinstitut dalam setiap usaha bidang pengabdian pada masyarakat. 2. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanII mempunyai fungsi mengawasi dan memelihara ketertiban serta mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi; a. Pengolahan keuangan; b. Pengurusan kepegawaian; c. Pengolahan perlengkapan; d. Pengurusan kerumahtanggaan dari pemeliharaan ketertiban; e. Penyelenggaraan hubungan masyarakat; f. Pengolahan data yang menyangkut bidang administrasi umum dan keuangan. 3. Untuk melaksanakan tugas pembantu DekanIII mempunyai fungsi menilik dan mengkoordinasikan kegiatan di lingkungan fakultas yang meliputi; Universitas Sumatera Utara 66 1. Pelaksanaan pembinaan mahasiswa oleh seluruh staf pengajar dalam pengembangan sikap orientasi serta kegiatan mahasiswa antara lain dalam seni budaya dan olahraga sebagai bagian pembinaan sivitas akademika yang merupakan sebagian dari tugas pendidikan tinggi pada umumnya; 2. Pelaksanaan usaha kesejahteraan mahasiswa serta usaha bimbingan dan penyuluhan bagi mahasiswa; 3. Pelaksanaan usaha pengembangan daya penalaran mahasiswa yang sudah diprogramkan oleh pembantu Dekan III; 4. Kerja sama dengan fakultas di lingkungan universitasinstitut dalam setiap usaha di bidang kemahasiswaan; 5. Penciptaan iklim pendidikan program pembiaan pemeliharaan kesatuan dan persatuan bangsa berdasarkan pancasila dan UUD 1945; 6. Pelaksanaan kegiatan di bidang pengabdian pada masyarakat dalam rangka turut membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi masyarakat dan pembangunan; 7. Pengolahan data yang menyangkut bidang pendidikan yang bersifat ko- kurikuler. Bagian Tata Usaha 1. Menyusun rencana dan program kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja fakultas. 2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan, akademik, dan kemahasiswaan; 3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, akademik dan kemahasiswaan; 4. Melaksanakan urusan surat-surat dan kearsipan; 5. Melaksanakan urusan kerumahtanggaan; 6. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi; 7. Melaksanakan urusan pengelolaan barang perlengkapan; 8. Melaksanakan urusan kepegawaian; Universitas Sumatera Utara 67 9. Melaksanakan urusan pengelolaan keuangan; 10. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat; 11. Melaksanakan administrasi kemahasiswaan dan hubungan alumni: 12. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas; 13. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi; 14. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas; 15. Menyusun laporan bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas. 1 Sub Bagian Pendidikan 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja bagian; 2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang akademik; 3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data pada bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat; 4. Melakukan penyusunan jadwal perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian. 5. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik; 6. Melakukan administrasi perkuliahan, praktikum, dan pelaksanaan ujian; 7. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencarian target kurikulum; 8. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas; 9. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan fakultas; 10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat-surat pada bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat; 11. Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian. 2 Sub Bagian Umum Dan Perlengkapan 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian; Universitas Sumatera Utara 68 2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan perlengkapan. 3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan; 4. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas; 5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan; 6. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan; 7. Mempersiapkan sarana pelaksanaan rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas; 8. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan; 9. Melakukan penyusunan instrumen pemantauan kegiatan ketatausahaan, kerumahtanggaan dan perlengkapan; 10. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan perlengkapan; 11. Melakukan urusan hukum dan ketatalaksanaan; 12. Menyusun laporan sub bagian. 3 Sub Bagian Keuangan Dan Kepegawaian 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian; 2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang keuangan serta kepegawaian; 3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang keuangan serta kepegawaian; 4. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pembukuan, dan pertanggung jawaban keuangan; 5. Melakukan pembayaran gaji, tunjangan ikatan dinas, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian; 6. Mempersiapkan usulan formasi pegawai; 7. Mempersiapkan usul mutasi, pengembangan, dan kesejahteraan pegawai; 8. Mempersiapkan usul pengangkatan dosen luar biasa; Universitas Sumatera Utara 69 9. Melakukan urusan pemberian cuti pegawai; 10. Melakukan penyusunan daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan DP3, daftar urut kepangkatan DUK, kartu pegawai, karpeg, kartu induk karin, kartu istri karis, kartu suamikarsu, asuransi kesehatan askes, tabungan asuransi pegawai negeri taspen, surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan keluarga KP4 dan lembar pembayaran pajak pembangunan LP2P; 11. Melakukan urusan penyelesaian kasus kepegawaian; 12. Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai; 13. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang keuangan dan kepegawaian; 14. Menyusun laporan sub bagian. 4Sub Bagian Kemahasiswaan 1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian; 2. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan pada bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data pada bidang kemahasiswaan dan alumni; 4. Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi; 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi; 6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan; 7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan; 8. Melaukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan mahasiswa; 9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan; 10. Melakukan penyajian informasi pada bidang kemahasiswaan; 11. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat pada bidang kemahasiswaan; 12. Menyusun laporan sub bagian. Universitas Sumatera Utara 70 Universitas Sumatera Utara 53 DAFTAR PUSTAKA Abubakar, hadi. 1997. Cara-cara pengolahan kearsipan yang praktis dan efisien. Jakarta: djambatan. Arikunto, Suharsimi. 2010. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. -------2002.Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka Cipta. Hasugian, Joner. 2003.Pengantar Kearsipan. Medan : Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. Martono, Boedi. 1992. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan -------.1994.Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan.Jakarta : Pustaka Sinar Harapan. Moleong J. Lexy. 2002. Metodologi Penelitian Kualitaitif. Bandung : PT Remaja Rosdakarya Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty. Musyarofah, Siti. 2010. pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di smp dua mei ciputat, Jakarta: Program Studi Manajemen Pendidikan Jurusan Kependidikan Islam Fakultas Ilmu Tarbiah Dan Keguruan Uin Syarif Hidayatullah Jakarta. Nainggolan, Nurmei. 2004. Pelaksanaan Sistem Keasipan Pada Kantor Dinas Kesehatan Propisi Sumatra Utara Medan.Medan : Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara. Nazir, Moh. 2011. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia. Universitas Sumatera Utara 54 Nurmala, Ita. 2006. Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada PT.Pertamina Unit Pemasaran di Medan Propinsi Sumatra Utara. Medan : Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara. Oktavianto, Sigit. 2005. Sistem Penataan Arsip Dinamis Aktif Pada Sub Bagian Umum Dinas Pertanian Tanaman Pangan Propinsi Jawa Tengah.Semarang :Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri Semarang Sedarmayanti, 2003.Tata Kearsipan Dengan Memanfatkan Teknologi Modern.Bandung : Mandar Jaya Sugiyono, 1998.Metode Penelitian. Bandung : Alfa Beta -------2009. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta. Wijaja, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Rajawali Pers Wijasa, Thomas, 2003. Tugas Sekertaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis.Jakarta : Pradnya Paramita Wursanto, Ig. 1989. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius. -------,. 1989. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius http:maszezen.blogspot.com201310tujuan-dan-sarana-penataanarsip.html 22:00. Universitas Sumatera Utara 35

BAB III METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif deskriptif. Menurut Nazir, 2011:54 Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Yang memiliki tujuan untuk membuat deskripsi, gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antarfenomenayang diselidiki. Karena penelitian ini menggambarkan fakta-fakta dan menjelaskan objek penelitian sesuai kenyataan sebagaimana adanya dan mencoba menganalisa untuk memberi kebenarannya berdasarkan data yang diperoleh.

3.2 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang berlokasi di Jl. Universitas No.19 Kampus USU, Medan 20155.

3.3 Informan Menurut Arikunto, 2010:188, “Informan adalah orang yang memberikan

informasi. Dengan pengertian ini maka informan dapat dikatakan sama dengan responden”. Informan yang ditentukan dalam penelitian ini berjumlah 3tiga orang yaitu terdiri dari kepala bagian tata usaha dan staf dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang mempunyai tugas di bagian kearsipan. Universitas Sumatera Utara 36

3.4 Teknik Sampling

Sesuai dengan jenis penelitian kualitatif maka teknik yang digunakandalam penarikan sample adalah purposive sampling sample bertujuan .Dalam hal ini peneliti memilih informan yang dianggap mengetahui masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya sebagai sumber data. Menurut Lexy J. Moleong, 2002: 165 “Dalam teknik purposive sampling ini terkandung maksud untuk menyaring sebanyak mungkin informasi dari berbagai macam sumber data dan bangunannya”.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah: 1. Wawancara Salah satu teknik pengumpulan data ialah dengan wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Menurut Sugiono, 2009:194 “Wawancara adalah teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikitkecil. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak- tidaknya pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi”. Selanjutnya menurut Sugiono 2009:138, wawancara dibedakan menjadi dua macam yaitu: • Wawancara Tersruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. 2. Observasi Disamping wawancara, penelitian ini juga melakukan metode observasi. Menurut Arikunto, 2002:103 menyatakan bahwa “Observasi adalah kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. Kegiatan observasi dilakukan pada lokasi penelitian Universitas Sumatera Utara 37 yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan. Dalam penelitian ini observasi dibutuhkan untuk dapat memahami proses terjadinya wawancara dan hasil wawancara dapat dipahami dalam konteksnya. Observasi yang akan dilakukan adalah observasi terhadap informan, perilaku informan selama wawancara, interaksi informan dengan peneliti dan hal-hal yang dianggap relevan sehingga dapat memberikan data tambahan terhadap hasil wawancara.

3.6 Jenis Sumber Data Jenis dan sumber data penelitian adalah :

a Data primer, data yang diperoleh langsung dari responden melalui wawancara kepada kepala dan staf yang menangani dibidang kearsipan di bagian tata usaha fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara untuk mengetahui informasi mengenai penataan kearsipan. b Data sekunder, data yang mendukung data primer yang bersumber dari jurnal, buku, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah penelitian.

3.7 Instrumen Penelitian Ada beberapa jenis instrument yang dapat digunakan sebagai alat untuk

mengumpulkan data dalam melakukan suatu penelitian, menurut Sugiono,1998:84 yaitu: Dalam mengumpulkan data-data penulis membutuhkan alat bantu atau instrument penelitian. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan 2 alat bantu yaitu: 1. Pedoman Wawancara, Pedoman wawancara digunakan agar wawancara yang dilakukan tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman ini disusun tidak hanya berdasarkan tujuan penelitian, tetapi juga berdasarkan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. 2. Perekam suara Universitas Sumatera Utara 38 Perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga perlu adanya perekam suara.

3.8. Analisis Data

Setelah pengumpulan data selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis data.Analisis data pada penelitian kualitatif yaitu dengan menginterpretasikan hasil penelitian yang dipeoleh ditempat penelitian.Tahapan yang dilakukan yaitu mengelompokkan data yang diperoleh dari wawancara. Pengelompokkan bertujuan untuk mempermudah dalam menganalisis data sehingga sesuai dengan tujuan penelitian. Langkah selanjutnya ialah dengan menentukan hal-hal yang dianggap penting dan diambil kata kuncinya. Setelah data diperoleh, peneliti melakukan analisis data dengan cara menginterpretasikan data berdasarkan pengamatan peneliti di lapangan dan landasan teori yang ada. Tahap akhir adalah tahap penarikan kesimpulan. Dari analisis peneliti yang peneliti lakukan dibagian tata usaha FIB USU usaha adalah sulitnya melakukan penemuan kembali arsip yang sewaktu-waktu mereka inginkan. Kesulitan ini karena bagian tata usaha FIB USU belum melakukan penataan arsip yang bisa cepat dengan mudah untuk penemuan kembali arsip, berdasarkan pengamatan penataan arsip yang dimiliki masih berdasarkan jenis arsip, yang langsung dimasukkan kedalam map arsip tanpa ada penataan dengan sistem lain. Selain hal tersebut kurangnya tenaga ahli yang mengelola arsip tersebut.

3.9 Keabsahan Data

Dalam menguji keabsahan data penelitian, maka peneliti menggunakan teknik trianggulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut mengenai data yang diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah: 1. Triangulasi Data Universitas Sumatera Utara 39 Menggunakan berbagai sumber data primer dan data sekunder. Data primer adalah hasil wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari informan yang diteliti sebagai dasar utama untuk melakukan prensentasi. Data sekunder adalah berbagai sumber tertulis yang memungkinkan untuk dimanfaatkan dalam penelitian ini dan akan digunakan semaksimal mungkin demi mendorong keberhasilan penelitian ini, diantaranya buku- buku literatur, internet, majalah atau jurnal ilmiah, dan dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian ini. 2. Triangulasi Teori Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai terori yang telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut 3. Triangulasi Metode Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, sesperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitan ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan. Universitas Sumatera Utara 40

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Karakteristik informasi

Informan dalam penelitian ini adalah 3 orang pegawai bagian tata usaha FIB USU, 1 kepala bagian tata usaha dan 2 staf bagian tata usaha. Wawancara dilakukan melalui pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan. Setelah melalui perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancara. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 4.1. Karakteristik Informan No. Informan Jabatan Usia Pendidikan

1. I

1 Kepala bagian 52 S2 Linguistik 2. I 2 Staf 51 S1 Sarjana Pendidikan 3. I 3 Staf 53 D3 pariwisata Wawancara dengan 3 informan berlangsung secara informal, berdasarkan pada pedoman wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya, begitu juga dengan bahasan yang digunakan adalah bahasa informal.

4.2. Kategori

Setelah selesai melakukan observasi dan wawancara, peneliti melakukan koding dengan cara menyusun kerangka awal analisis data agar mendapatkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan. Selanjutnya peneliti membaca kembali trankrip wawancara serta melakukan coding untuk mendapatkan pokok permasalahan yang diteliti, dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa kategori yang berkaitan dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU, yaitu: 1. penataan arsip dinamis aktif 2. langkah-langkah penataan 3. penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif Universitas Sumatera Utara 41 4. peralatan yang digunakan 5. perlindungan arsip 6. Pengorganisasian asip dinamis aktif 7. penyusutan arsip 8. kendala-kendala yang dihadapi dalam penataan

4.3. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Penataan arsip dinamis aktif merupakan kegiatan dalam kearsipan, karena tanpa ada kegiatan penataan arsip dinamis aktif pada suatu instansi pemerintah maka penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan. penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan jenis arsipnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut: P: Bagaimanakah penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU? I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan jenis arsipnya yang langsung dimasukkan kedalam map arsip ataupun folder yang ada di almari arsip maupun filing cabinet. P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU? I2:Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini dimulai dari datangnya surat yang di terima antara lain: 1. Surat yang masuk diperiksa dan ditujukan kepada siapa. Pada umumnya FIB USU ini tidak pernah menerima surat yang bersifat rahasia. 2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat masuk yang berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan hubungan dengan nomor agenda berikutnya. Format tabel surat masuk pada FIB USU adalah sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara 42 Tabel 4.2. Surat-Surat Masuk Nomor Urut SURAT-SURAT MASUK Hubungan dengan nomor agenda yg berikutnya Si pengirim Nomor dan tanggal Isi ringkas Nomor urut diatas diisi dengan nomor urut surat yang masuk pada FIB USU, untuk isi ringkas diisi dengan apa yang terterapermintaanpermasalahan pada surat masuk. 1. Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan untuk diminta persetujuan balasankelanjutan. Jika surat disetujui untuk dibalas, maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka surat tersebut akan disimpan jadi arsip. 2. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya. 3. Surat kemudian disimpan pada folder yang disediakan. Berikut adalah Format lembar disposisi pada bagian tata usaha FIB USU : Gambar 4.1 Lembar Disposisi Universitas Sumatera Utara 43 P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan? I3:Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada bukuagenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Tabel surat keluar Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: Tabel 4.3. Surat-Surat Keluar

4.4. Peralatan Yang Diperlukan

Peralatan yang ada dibagian tata usaha FIB USU adalah komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map biasa, map tebal, meja, kursi. Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar. Sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:

P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata

usaha FIB USU? I3:Peralatan arsip yang dimiliki FIB USU antara lain adalah: komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map order. Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar. Nomor Urut SURAT-SURAT KELUAR Hubungan dengan nomor agenda yg berikutnya KETERANGAN Isi ringkas Alamat dan tanggal Universitas Sumatera Utara 44 Gambar 4.2. Filing Cabinet Gambar 4.3. Buku Agenda Universitas Sumatera Utara 45 Gambar 4.4. Almari Arsip Gambar 4.5. Lembar Disposisi Universitas Sumatera Utara 46

4.5. Langkah-Langkah Penataan

Pada bagian tata usaha FIB USU langkah-langkah yang dilakukan dalam penataan arsip adalah dengan memisah-misah atau mengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsipnya. Pengelompokan arsip pada Bagian tata usaha FIB USU berdasarkan jenis arsipnya.Arsip yang telah dikelompokkan berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan. Apabila terdapat arsip dengan masalah yang sama dengan jumlah yang sama pula, maka dapat dimasukkan kedalam beberapa folder. Penataan arsip kedalam folder berdasarkan jenis arsipnya. Arsip yang dimasukkan kedalam map arsip langsung disimpan dialmari arsip. Sesuai sengan pernyataan informan sebagai berikut : P: Bagaimana langkah-langkah penataan pada bagian tata usaha FIB USU? I2:Langkah-langkah yang dilakukan dalam penataan arsipnya adalah sebagai berikut: 1. Memisah-misahkan arsip berdasarkan jenis arsipnya. Memisah-misahkan arsip yang ada pada Bagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Unifersitas Sumatera Utara berdasarkan jenis arsipnya. 2. Memasukkan atau menyimpan arsip. Arsip yang telah dipisah-pisahkan berdasarkan jenisnya kemudian dimasukkan kedalam folder atau odner yang telah disiapkan. Apabila terdapat arsip dengan masalah yang sama dengan jumlah yang sama pula, maka dapat dimasukkan kedalam beberapa folder. Penataan arsip kedalam folder berdasarkan jenis arsipnya. Arsip yang dimasukkan kedalam map arsip langsung disimpan dialmari arsip.

4.6. Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif

P: Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif apakah penyimpanannya secara sentralisasi atau desentralisasi? I3: Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis Universitas Sumatera Utara 47 pada buku agenda. Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan tempatnya. Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif. P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada FIB USU? I2:Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder penyimpanan arsip. Dari pernyataan informan Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi dan Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada FIB USU pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun pada folder penyimpanan arsip.

4.7. Perlindungan dan Pengorganisasian asip dinamis aktif

Usaha perlindungan arsip merupakan bagian dari kearsipan suatu organisasi atau instansi tertentu. Usaha perlindungan arsip tersebut berupa pemeliharaan dan pengamanan arsip. Perlindungan arsip bukan hanya perlindungan terhadap berkasnya tetapi juga perlindungan terhadap informasi yang terkandung didalam arsip itu sendiri. Perlindungan arsip yang ada dibagian tata usaha FIB USU adalah membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi. Padahal penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.Perlindungan arsip ini dapat dilihat dari pertanyaan kepada informan tersebut:

P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata