56
P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan? I
3
: Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada buku agenda surat keluar. Surat yang telah disetujui atau ditandatangani akan diberikan
kepada pegawai sekertaris untuk disetempel Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
P:Untuk keperluan pengorganisasian arsip aktif bagaimanakah sistem penyimpanannya
secara sentralisasi atau desentralisasi?
I
2
:Sistem penyimpanan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem sentralisasi. Dengan sistem ini arsip yang
dimiliki disimpan pada tempat yang disediakan setelah ditulis pada buku agenda.Berdasarkan keseringan penggunaan penyimpanan arsip dibedakan
tempatnya.Hal ini dilakukan untuk memudahan pencarian arsip yang diinginkan serta mengetahui mana arsip aktif dan arsip inaktif.
P: Bagaimana Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif pada
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara?
I
3
: Unuk penemuan kembali arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara pegawai atau staf mencari arsip yang ada pada almari arsip ataupun
pada folder penyimpanan arsip.
P: Apa sajakah peralata yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada bagian tata
usaha fib usu?
I
2
: Peralatan arsip yang dimiliki Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara antara lain adalah: komputer, almari arsip, bulu ayam, filing cabinet, map order.
Peralatan lain yang mendukung selama proses penataan arsip adalah lembar disposisi, buku agenda surat masuk dan surat keluar.
Universitas Sumatera Utara
57
P: Bagaimana tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan pada bagian tata
usaha fib usu?
I
3
: Perlindungan arsip dinamis aktif pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah belum sesuai dengan teori yang telah dijelaskan pada bab II. Fakultas
Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini hanya membersihkan arsip dari debu dengan bulu ayam, dan tidak pernah melakukan penyemprotan atau fumigasi.Padahal
penyemprotan perlu dilakukan untuk mencegah arsip dari hewan perekat seperti tikus, kutu buku, kecoa, dan hewan sejenis lainnya.
P: Bagaimana sistem penyusutan arsip pada bagian tata usaha fib usu? I
2
: Proses penyusutan arsip yang dilakukan di fakultas ilmu budaya universitas sumatera utara adalah dengan memindahkan arsip aktif menjadi arsip inaktif. Pemindahan arsip
aktif menjadi inaktif dilakukan agar arsip aktif tidak terganggu oleh arsip inaktif.Arsip yang telah dipisah dibuat folder masing-masing untuk menjaga dan
memelihara arsip itu. Pemusnahan yang di lakukan di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan informasi yang terkandung dalam
arsip tersebut apabila arsip tersebut bersifat rahasia maka pemusnahannya dengan cara membakar arsip tersebut tetapi jika arsip tersebut tidak bersifat rahasia maka
arsip tersebut cukup dibuang ke tempat sampah ataupun diberikan kepada petugas kebersihan. Pemusnahan arsip berupa penyingkiran ke gudang dilakukan setelah 10
tahun yang sebelumnya ada persetujuan dari pimpinan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
P: Apakah kendala-kendala yang dihadapi dalam sistem penataan arsip dinamis aktif fib
