40
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Karakteristik informasi
Informan dalam penelitian ini adalah 3 orang pegawai bagian tata usaha FIB USU, 1 kepala bagian tata usaha dan 2 staf bagian tata usaha. Wawancara dilakukan melalui
pendekatan dan perkenalan terlebih dahulu dengan para informan. Setelah melalui perkenalan barulah kemudian diminta waktunya untuk bersedia diwawancara.
Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai berikut :
Tabel 4.1. Karakteristik Informan No.
Informan Jabatan
Usia Pendidikan
1. I
1
Kepala bagian 52
S2 Linguistik 2.
I
2
Staf 51
S1 Sarjana Pendidikan 3.
I
3
Staf 53
D3 pariwisata
Wawancara dengan 3 informan berlangsung secara informal, berdasarkan pada pedoman wawancara. Suasana wawancara berlangsung alamiah, apa adanya,
begitu juga dengan bahasan yang digunakan adalah bahasa informal.
4.2. Kategori
Setelah selesai melakukan observasi dan wawancara, peneliti melakukan koding dengan cara menyusun kerangka awal analisis data agar mendapatkan hasil
dari penelitian yang telah dilakukan. Selanjutnya peneliti membaca kembali trankrip wawancara serta melakukan coding untuk mendapatkan pokok permasalahan yang
diteliti, dari coding tersebut maka dapat diperoleh beberapa kategori yang berkaitan dengan penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU, yaitu:
1. penataan arsip dinamis aktif 2. langkah-langkah penataan
3. penyimpanan dan penemuan kembali arsip dinamis aktif
Universitas Sumatera Utara
41
4. peralatan yang digunakan 5. perlindungan arsip
6. Pengorganisasian asip dinamis aktif 7. penyusutan arsip
8. kendala-kendala yang dihadapi dalam penataan
4.3. Penataan Arsip Dinamis Aktif
Penataan arsip dinamis aktif merupakan kegiatan dalam kearsipan, karena tanpa ada kegiatan penataan arsip dinamis aktif pada suatu instansi pemerintah maka penemuan
kembali arsip akan mengalami kesulitan. penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara adalah berdasarkan jenis
arsipnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan berikut:
P: Bagaimanakah penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU? I1: penataan arsip yang dilakukan dibagian tata usaha FIB USU adalah berdasarkan
jenis arsipnya yang langsung dimasukkan kedalam map arsip ataupun folder yang ada di almari arsip maupun filing cabinet.
P: Bagaimana proses penataan arsip dinamis aktif pada bagian tata usaha FIB USU? I2:Proses penataan arsip pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara ini
dimulai dari datangnya surat yang di terima antara lain: 1.
Surat yang masuk diperiksa dan ditujukan kepada siapa. Pada umumnya FIB USU ini tidak pernah menerima surat yang bersifat rahasia.
2. Surat dibaca, kemudian surat tersebut dicatat pada buku agenda surat
masuk yang berisikan nomor urut, sipengirim, no. dan tanggal surat, isi ringkas surat dan hubungan dengan nomor agenda berikutnya. Format tabel
surat masuk pada FIB USU adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
42
Tabel 4.2. Surat-Surat Masuk
Nomor Urut
SURAT-SURAT MASUK Hubungan dengan
nomor agenda yg berikutnya
Si pengirim Nomor dan
tanggal Isi ringkas
Nomor urut diatas diisi dengan nomor urut surat yang masuk pada FIB USU, untuk isi ringkas diisi dengan apa yang
terterapermintaanpermasalahan pada surat masuk. 1.
Setelah surat diagendakan dan dibuat nomor suratnya, diajukan pada pimpinan untuk diminta persetujuan balasankelanjutan. Jika surat disetujui
untuk dibalas, maka dibuat surat balasan. Sebaliknya jika tidak ada persetujuan balasan maka surat tersebut akan disimpan jadi arsip.
2. Jika pimpinan menyetujui maka akan dibuat lembar disposisinya.
3. Surat kemudian disimpan pada folder yang disediakan.
Berikut adalah Format lembar disposisi pada bagian tata usaha FIB USU :
Gambar 4.1 Lembar Disposisi
Universitas Sumatera Utara
43
P: Bagimana balasan surat masuk yang telah disetujui pimpinan? I3:Untuk balasan dari surat masuk yang telah disetujui pimpinan, ditulis pada bukuagenda
Kategori