• Tingkat upah atau gaji pasaran. • Kemampuan perusahaan.
• Kualifikasi sumber daya manusia yang digunakan. • Tuntutan pekerjaan.
2. Gambaran Umum Siklus SDM Penggajian dan Pengupahan
Siklus SDM penggajian dan pengupahan adalah rangkaian aktifitas bisnis berulang dan operasional pemprosesan data terkait yang berhubumgan dengan cara
yang efektif dalam mengelolah pegawai. Pada gambar 2-1 menyajikan diagram konteks sistem penggajian yang memperlihatkan lima sumber utama input sistem
penggajian. Dimana departemen SDM memberikan informasi mengenai pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, dan perubahan tingkat gaji karena adanya
kenaikan ataupun promosi. Para pegawai membuat perubahan dalam pengurangan contohnya kontribusi untuk rencana pensiun. Sementara itu berbagai departemen
memberikan data mengenai kehadiran. Lembaga pemerintah menyediakan tarif pajak dan intruksi untuk memenuhi persyaratan tertentu. Dalam cara yang sama perusahaan
asuransi dan perusahaan lainnya memberikan intruksi menghitung memotong berbagai tarif yang ditetapkan.
Cek adalah output utama sistem penggajian dan pengupahan. Para pegawai menerima cek gaji yang kemudian dikirim ke bank untuk mentransfer dana dari
rekening reguler perusahaan ke rekening pegawai masing-masing. Cek juga dibuat untuk lembaga pemerintahan dan perusahaan lainnya untuk memenuhi kewajiban
perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Penggajian
Departemen- departemen
Asuransi dan Perusahaan lainnya
Lembaga Pemerintah
Departemen Sumber Daya Manusia
Pegawai
Bank
Perubahan Dalam Penggajian
Pajak Penghasilan dan Laporan Pajak
Cek Gaji
Cek Penggajian
Cek dan Laporan Tarif dan Instruksi Pajak
Gambar 2-1 Diagram Konteks Context Diagram dalam
Siklus SDM Penggajian
Sumber: MARSHALL B.ROMNEY,PAUL JOHN STEINBART, Sistem InformasiAkuntansi, Buku Dua, Salemba Empat, Jakarta, 2004, hal.186.
Pengembalian dan Potongan Pajak
Perubahan Tarif dan Intruksi
Laporan
Data Kehadiran dan Waktu Laporan
3. Aktifitas Siklus SDM Penggajian
Pada dasarnya siklus SDM penggajian memiliki tujuh aktifitas dasar yang dilakukan dalam siklus SDM penggajian. Gambar 2-2 menunjukkan tujuh aktifitas
dasar yang dilakukan dalam siklus SDM penggajian. Ketujuh aktifitas siklus SDM Penggajian yaitu sebagai berikut :
• Perbarui file induk pegawai
Aktivitas ini melibatkan pembaruanfile induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian : memperkerjakan orang baru,
pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi lingkaran 1.0 dalam Gambar 2-2 . Departemen SDM memberikan
informasi ini, pemeriksaan edit yang tepat, seperti pemeriksaan validitas atas nomor pegawai dan uji kewajaran atas perubahan yang dilakukan, berlaku untuk
semua transaksi perubahan penggajian.
• Perbarui tarif dan pemotongan pajak
Universitas Sumatera Utara
Aktivitas kedua dalam siklus SDMpenggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya lingkaran 2.0 dalam Gambar 2-2 .
Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerim pembaruan
mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
• Validasi data kehadiran dan waktu
Langkah ini memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai lingkaran 3.0 dalam Gambar 2-2 . Informasi ini datang dalam berbagia bentuk, bergantung
pada status pembayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar per jam,
banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan
pegawai dan waktu keluar, untuk setiap giliran kerja. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartu waktu.
Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan mengawasi kehadiaran mereka dalam suatu pekerjaan.
• Siapkan penggajian
Langkah ini mempersiapkan penggajian lingkaran 4.0 dalam Gambar 2-2 . Tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan
dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Prosedur penggajian yang pertama
yaitu file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalam urutan ayang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian.
Apabila organisasi tersebut memproses penggajian dari beberapa divisi, file transaksi penggajian setiap divisi harus digabungkan. File data yang diurutkan
kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai,
Universitas Sumatera Utara
catatan file induk penggajian data catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagian para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jamyang
dihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan,
gaji kotor adalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran. Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya
dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji berada dalam dua kategori umum : potongan untuk pajak penghasilan dan potongan
sukarela. Potongan untuk pajak penghasilan mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pajak jaminan sosial. Potongan sukarela mencakup
kontribusi rencana pensiun ; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan cacat ; iuran serikat pekerja ; dan kontribusi untuk berbagai amal. Terakhir, daftar prnggajian
dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalam format
multikolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yang mendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai. Daftar penggajian
juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bank perusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang
mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun ini, untuk setiap kategori.
• Keluarkan dana penggajian
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai lingkaran 5.0 dalam Gambar 2-2 . Sebagian besar pegawai dibayar
dengan menggunakancek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank probadi mereka. Setoran langsung adalah salah satu untuk
Universitas Sumatera Utara
meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah
kopi cek gaji yang menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Setiap penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji,
satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan unutk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiap
catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah gaji bersih. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis
dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran langsung meniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir
tetap harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.
• Hitung kompensasi dan pajak yang dibayarkan oleh perusahaan
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung lingkaran 6.0 dalam Gambar 2-2 . Contohnya, perusahaan harus
membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang ditahan dari cek gaji pegawai. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan
perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimal tahunan, untuk dana asuransi
kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan
pembayaran permi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
• Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lain-lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai lingkaran 7.0
dalam Gambar 2-2 . Organisasi harus secara periodik membuat cek atau
Universitas Sumatera Utara
menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus
dibayarkan keorganisasi terkait. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen
untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan investor, kreditor, dan kantor
pelayanan pajak. Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya
sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan
keuangan.. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.
4. Dokumen Yang Digunakan
