menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus
dibayarkan keorganisasi terkait. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang manajemen
untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan perusahaan dan pertanggung jawaban keuangan kepada pihak luar perusahaan investor, kreditor, dan kantor
pelayanan pajak. Yang pada tujuan khususnya untuk masalah ini, sistem ini juga dirancang untuk menangani transaksi-transaksi gaji dan pembayarannya diantaranya
sistem ini digunakan perusahaan untuk mencatat daftar hadir, mencatat transaksi kedalam jurnal, memposting kedalam buku besar serta menyiapkan laporan
keuangan.. Rangkaian kegiatan ini terdiri dari proses pemasukan data, penyimpanan, pengolahan, proses menghasilhan laporan, dan pengendalian.
4. Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan seperti dikemukakan oleh Mulyadi 2001 : 374 yaitu :
• Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. • Kartu jam hadir.
• Kartu jam kerja. • Daftar gaji dan upah.
• Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. • Surat pernyataan gaji dan upah.
• Amplop gaji dan upah. • Bukti kas keluar.
Berikut ini uraian masing-masing dokumen diatas :
• Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan, perubahan tarif upah, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan
dokumen ini diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan
Universitas Sumatera Utara
pembuatan daftar gaji dan upah.
• Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap
karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk mesin pencatat waktu.
• Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan. Dokumen ini diisi oleh mandor kemudian diserahi kefungsi pembuat daftar gaji dan upah kemudian dibandigkan dengan kartu jam hadir sebelum
digunakan untuk distribusi biay upag langsung kesetiap jenis produk.
• Daftar gaji dan upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-
potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran utnuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
• Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
• Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan
mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
• Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji
dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji
bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
• Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi
kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan gaji dan upah.
5.
Catatan yang Digunakan
Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi yang berhubungan dengan siklus penggajian dan pengupahan adalah :
• Jurnal umum.
Dokumen sumber untuk pencatatan dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Menurut James A. Hall 2001:330 , jurnal untuk mencatat biaya gaji adalah sebagai
berikut : Gaji dan Upah
xxx
Universitas Sumatera Utara
Kas Potongan Pajak Penghasilan
xxx Premi grup asuransi
xxx Potongan Dana Pensiun
xxx Iuran Serikat Buruh
xxx
• Kartu harga pokok produk
Catatan ini merupakan buku pembantu yang digunakan mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk
pencatatan kedalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah.
• Catatan biaya.
Catatan ini merupakan buku pembantu yang dipakai untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam
perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
• Kartu penghasilan karyawan
Catatan mengenai penghasilan karyawan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi
beban setiap karyawan.
6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan
