Upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan

commit to user 59

4.1. Upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan

Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 4.1.1. Penataan ruang Menurut Lasa Hs 2005:157 menyatakan bahwa, “Tata ruang adalah perencanaan ruangan yang mempertimbangkan keserasian dalam penataan ruang yang dapat mempengaruhi produktivitas, efisiensi, efektifitas dan kenyamanan pemakai. ” Penataan ruang merupakan hal utama yang harus dilakukan yaitu mulai dari ruang sirkulasi, ruang baca, ruang koleksi harus ditata sedemikian rupa dengan mempertimbangkan luas gedung perpustakaan. Penataan ruang harus dilakukan secara efisien dan efektif. Gedung di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terdiri dari 2 dua lantai. Lantai 1 satu untuk ruang sirkulasi, ruang kabag, ruang koleksi dan gudang. Sedangkan lantai 2 dua digunakan untuk ruang internet dan ruang baca. Ruang sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dipisahkan oleh sekat kaca dari ruang koleksi. Ruang layanan peminjaman dan pengembalian dibuat menjadi satu sehingga cukup luas. Untuk ruang petugas, UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta hanya memiliki satu ruangan yaitu ruang khusus kabag perpustakaan. Ruang gudang perpustakaan yang digunakan untuk menyimpan bahan pustaka yang rusak atau tidak dipakai terdapat disamping ruang kabag perpustakaan. Dalam ruang koleksi commit to user 60 UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terdapat disamping ruang peminjaman dan pengembalian. Rak buku di ruang koleksi ditata berdekatan. Jarak antara rak satu dengan rak lainnya hanya cukup dilewati untuk satu orang. Lantai 2 dua hanya terdapat satu ruangan yang cukup luas yang digunakan untuk ruang internet dan ruang baca. Dimana di lantai 2 ini disediakan 72 buah meja baca. Pintu masuk dan pintu keluar perpustakaan tidak dipisahkan yang mana terdiri dari dua pintu yaitu pintu utama dan pintu samping. Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka penataan ruang harus benar-benar diperhatikan. Tata ruang sirkulasi sebaiknya menggunakan sistem tata baur yaitu suatu cara penempatan koleksi dimana antara ruangmeja baca dan koleksi dicampur. Dengan demikian pembaca akan lebih mudah mengambil koleksi sendiri dan yang berkeinginan membaca di tempat dapat segera membawa koleksi tersebut ke meja baca yang disediakan di dekat rak buku. Untuk ruang sirkulasi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dirasa terlalu luas yaitu pada ruang peminjaman dan pengembalian. Dalam upaya penerapan layanan terbuka ruang peminjaman dan pengembalian tidak memerlukan space yang luas. Namun ruang peminjaman dan pengembalian harus dibuat secara terpisah. Ruang peminjaman ditempatkan di dekat pintu keluar dengan tujaun untuk memudahkan pengawasan kepada pemustaka demi keamanan bahan commit to user 61 pustaka. Sedangkan ruang pengembalian ditempatkan di dekat pintu masuk. Menurut Lasa Hs 1995:5 menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai.” Sesuai dengan pengertian sistem layanan terbuka tersebut maka untuk ruang koleksi penataan rak buku harus disesuaikan dengan ruang, jarak antara rak yang satu dengan rak yang lain tidak boleh terlalu dekat. Jarak antara rak satu dengan rak yang lain harus agak lebar agar apabila ada pemakai yang mencari koleksi diantara rak tersebut tidak terganggu walaupun ada petugas perpustakaan yang lewat dengan membawa trolley buku rak dorong buku. Menurut Lasa Hs 1995:5- 6 menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering merasa bingung”. Karena itu rak koleksi diberi keterangan no. kelas bahan pustaka yang terdapat pada rak tersebut dengan tujuan untuk memudahkan pembaca menemukan bahan pustaka yang dicarinya. Pemberian rambu-rambu yang menunjukkan lokasi bahan pustaka harus lengkap dan jelas. Hal ini untuk mengurangi banyaknya pertanyaan mengenai lokasi koleksi kepada petugas. Ruang koleksi commit to user 62 dapat ditempatkan di dua tempat yaitu sebagian di lantai 1 satu dan sebagian lagi ditempatkan di lantai 2 dua. Pintu masuk dan pintu keluar perpustakaan hendaknya dibuat terpisah dengan tujuan untuk menghindari antrian pemustaka sehingga tidak membuat pemustaka berjubel. Karena biasanya sering terjadi antrian pemustaka yaitu antara pemustaka yang ingin meminjam bahan pustaka dan pemustaka yang ingin keluar perpustakaan. Dimana pemustaka yang ingin keluar harus menunggu pemustaka yang ingin meminjam bahan pustaka selesai dilayani, baru mereka bisa masuk ke perpustakaan karena jika tidak akan membuat pemustaka harus saling berdesakan. Ini sering terjadi pada perpustakaan yang membuat pintu masuk dan pintu keluar menjadi satu, untuk itu pemisahan antara pintu masuk dan pintu keluar sangat penting. Terlebih pemisahan antara pintu masuk dan pintu keluar akan memudahkan petugas dalam melakukan pengawasan kepada pemustaka. Pemustaka yang membawa barang-barang yang seharusnya tidak boleh dibawa masuk dapat dengan mudah diketahui dan segera ditegur, juga petugas sirkulasi dapat dengan leluasa mengawasi pemustaka yang ingin keluar perpustakaan tidak membawa bahan pustaka yang belum dipinjam. 4.1.2. Koleksi Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, koleksi merupakan salah satu unsur yang harus diperhatikan. Dimana dalam commit to user 63 sistem layanan terbuka pemustaka diberi kebebasan dalam memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang mereka butuhkan. Menurut Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234U2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Pasal 12 ayat 2, point d menyatakan bahwa ruang perpustakaan dengan buku pustaka adalah untuk Program Diploma dan Program S1 jumlah buku sekurang-kurangnya 10 dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul. Jumlah total mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta saat ini adalah 1.476 mahasiswa. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sampai tahun 2012 berjumlah 23.025 eksemplar yang terdiri dari 1.325 judul buku, kebanyakan koleksinya adalah tentang akuntansi dan semua koleksinya merupakan karya cetak. Sedangkan jumlah minimal yang harus dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang hanya membuka jalur Pendidikan Program Diploma jurusan Akuntansi adalah 10 x 1.476 = 147 judul. Sehingga koleksi yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sudah memenuhi syarat. Namun mengingat koleksi bahan pustaka merupakan salah satu unsur utama yang dapat menarik pemustaka, hendaknya koleksi bahan pustaka perpustakaan perlu ditingkatkan lagi dan dibuat bervariasi agar pemustaka lebih banyak commit to user 64 mempunyai pilihan. Berikut ini adalah data penambahan koleksi perpustakaan: Tabel 4 Statistik Penambahan Koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Tahun 2012 No . Judul No. Klas Jumlah Eksemplar 1. Advanced Accounting. 11Ed 657.4 1 2. Akuntansi Transaksi Syariah 557.9 5 3. Auditing edisi 8 657.45 10 4. Dasar-dasar Akuntansi II 657 100 5. Financial Statement Analysis edisi 12 657.3 10 6. Introduction to Accounting Information Systems. 7th ed 657.27 10 7. Principles of Accounting Information Systems 657.27 10 Jumlah Judul : 7 Jumlah Eksemplar : 146 Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012 4.1.3. OPAC Online Public Acces Catalogue Menurut Sutarno 2008 yang dikutip oleh E. Yeni Sulistiyowati dalam artikelnya yang berjudul Sistem Temu Kembali Informasi pada OPAC Online Public Acces Catalogue menyatakan bahwa “OPAC merupakan katalog elektronik yang berarti sistem katalog perpusta kaan yang menggunakan komputer.” OPAC digunakan untuk mengakses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Dengan adanya OPAC akan mempermudah pemustaka dalam melakukan penelusuran informasi sehingga akan menghemat tenaga dan waktu. Pemustaka dapat commit to user 65 melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subyek kata kunci dan sebagainya. Selain sebagai sarana penelusuran, OPAC berguna untuk menunjukkan keberadaan suatu koleksi perpustakaan. Saat ini UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta hanya menyediakan satu unit komputer OPAC. Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka maka diperlukan tambahan unit komputer OPAC. Komputer OPAC ini nantinya akan ditempatkan di dekat ruang koleksi atau sekitar koleksi. 4.1.4. Menyediakan Loker Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, loker sangat dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan barang-barang pemustaka seperti tas, jaket dan barang lainnya dengan tujuan untuk menjamin keamanan barang-barang pemustaka. Karena pada perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka, biasanya pemustaka dilarang membawa masuk barang-barang bawaannya seperti tas, jaket dan barang sejenisnya demi menjaga keamanan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Jumlah loker yang disediakan sebaiknya disesuaikan dengan jumlah rata-rata pengunjung perpustakaan setiap harinya. Loker ditempatkan didekat pintu masuk perpustakaan dan untuk menjaga keamanan barang-barang yang disimpan di loker diperlukan seorang petugas. Petugas ini bertugas melayani peminjaman kunci loker, menjaga dan mengawasi barang-barang pemustaka yang dititipkan di loker. commit to user 66 4.1.5. Meningkatkan keamanan Untuk meningkatkan keamanan perpustakaan maka dapat dilakukan dengan membentuk petugas keamanan yang bertugas untuk menjamin keamanan bahan pustaka dan memastikan pemustaka tidak akan berani mencuri bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI 2006:124 menyatakan bahwa “Dalam sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan diantaranya adalah kemungkinan kole ksi pustaka hilang cukup besar.” Karena itu untuk meningkatkan keamanan diperlukan petugas keamanan. Selain pembentukan petugas keamanan dapat pula melakukan pemasangan sistem keamanan elektronik, seperti penggunaan kamera pengintai CCTV untuk memantau kegiatan pemustaka di dalam perpustakaan, mencegah pencurian, dan menjamin keamanan fasilitas lainnya. 4.1.6. Peraturan baru Dalam upaya penerapan layanan terbuka tentunya juga harus mempersiapkan kebijakan baru yang memuat tentang berbagai hal seperti peraturan tentang penggunaan fasilitas perpustakaan, prosedur peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, tata tertib di perpustakaan. Dimana peraturan ini sangat penting bagi perpustakaan karena berhubungan dengan keamanan bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Dalam penentuan peraturan baru perpustakaan, haruslah diperhatikan berbagai segi aspek mulai dari aspek petugas, commit to user 67 keamanan bahan pustaka dan aspek pemustaka serta tujuan perpustakaan. 4.1.7. Pendidikan pengguna user education Menurut F. Rahayuningsih 2005:3 dalam artikelnya yang berjudul Mengkaji Pentingnya Pendidikan Pengguna menyatakan bahwa: Pendidikan pengguna adalah sumber aktifitas yang dirancang untuk mendidik pengguna agar sadar akan sumber-sumber informasi, fasilitas-fasilitas yang tersedia di perpustakaan dan melatih pengguna dalam memanfaatkan sumber-sumber tersebut secara tepat. ” Pendidikan pemakai diberikan kepada pemustaka dengan tujuan untuk mengenalkan kepada pemustaka bahwa perpustakaan sebagai pusat sumber informasi, fasilitas-fasilitas belajar di perpustakaan, macam-macam layanan di perpustakaan, sekaligus sosialisasi tentang prosedur pelayanan perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka agar pemustaka dapat menggunakan koleksi, dapat memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang disediakan di perpustakaan dengan baik dan benar, mengetahui prosedur dan macam-macam layanan yang disediakan di perpustakaan. Kegiatan semacam ini memiliki manfaat timbal balik bagi pemustaka maupun bagi perpustakaan sendiri. Pemustaka menjadi terampil mencari informasi. Tugas-tugas dapat mereka selesaikan dengan lebih lancar karena didukung oleh perpustakaan. Pemustaka menjadi pengguna yang baik bukan hanya dalam hal memanfaatkan commit to user 68 perpustakaan saja tetapi juga sebagai “informan” yang memberi masukan untuk informasi bahan pustaka yang disediakan di perpustakaan. Pemustaka akan menjadi pengguna perpustakaan yang mampu mengeksplorasi bahan pustaka dan memanfaatkan fasilitas yang telah disediakan secara optimal sekaligus yang mau memahami keterbatasan perpustakaan. Manfaat lainnya adalah dapat memperlancar dan memudahkan kegiatan pelayanan di perpustakaan.

4.2. Hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di