TA Ferry Arianto D1809023
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan
Oleh:
FERRY ARIANTO D1809023
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
(2)
commit to user
ii
PERSETUJUAN
Tugas Akhir berjudul:
UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA Karya:
Nama : Ferry Arianto
NIM : D1809023
Konsentrasi : Perpustakaan
Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Hari : Jumat Tanggal : 01 Juni 2012
(3)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan dibawah ini,
NAMA : Ferry Arianto
NIM : D1809023
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir
JUDUL : UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN
TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA
PEMBIMBING : Riah Wiratningsih, S.S, M.Si TANGGAL DIUJI :
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, Mei 2012
Ferry Arianto NIM. D1809023
(4)
commit to user
iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
NAMA : Ferry Arianto
NIM : D1809023
Program Studi : Perpustakaan
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Jenis Karya : Tugas Akhir
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-ekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:
UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.
Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : Mei 2012
Yang membuat pernyataan
Ferry Arianto NIM. D1809023
(5)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
(6)
commit to user
vi
MOTTO
Tidak ada kata tidak bisa selama kita belum berusaha ( Penulis)
Jadikan setiap pengalamanmu sebagai dasar pijakan untuk melangkah menuju masa depan
(Penulis)
Jangan pernah memandang masalah sebagai suatu beban namun pandanglah masalah sebagai sarana menuju kedewasaan
(Penulis)
Jangan merasa menjadi sahabat sejati jika engkau tak pernah ada di saat sahabatmu sedang terluka
(Penulis)
Saat Anda berhenti belajar, berhenti mendengarkan, berhenti mencari dan bertanya, berhenti menanyakan hal-hal yang baru, maka ini adalah saat
untuk mati (Lilian Smith)
Barang siapa menempuh jalan untuk mencari ilmu, maka Allah akan mudahkan baginya jalan ke surga
(7)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan Tugas Akhir ini untuk :
1. Kedua orang tua yaitu Ayah dan Ibu saya , yang telah memberi support serta senantiasa mendoakan saya setiap wa ktu.
2. Adik – adikku yang kusayang.
3. Bapak dan Ibu dosen D3 Perpustakaan Fa kultas Universita s Sebelas Maret Surakarta
4. Temen-temen seperjuangan di jogja (andrek, anitol, arum, atin, firman, kempleng, mey, retno, singgeh, uuk, uzie) dan temen-temen malang yang selalu siap membagi cerita di wa ktu senja tiba (budi, intan, wikan)
5. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2009
6. Sahabat – sahabatku di Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Almamaterku
8. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu
(8)
commit to user
viii ABSTRAK
Ferry Arianto, D1809023, 2012. UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA. Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta..
Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan perpustakaan. UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut. Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah; 1) Untuk memberikan masukan tentang upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka kepada UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta. 2) Mengetahui hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka. 3) Memberikan solusi atau cara mengatasinya hambatan tersebut. Dalam penulisan Tugas Akhir ini untuk memperoleh data dan informasi, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya; metode observasi, wawancara, dokumentasi, dan studi pustaka.
Dalam Tugas Akhir ini dapat disimpulkan bahwa: 1) Upaya-upaya yang dapat dilakukan dalam rangka penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang, menambah jumlah koleksi, meyediakan OPAC, menyediakan loker, meningkatkan keamanan, membuat peraturan baru, mengadakan kegiatan user education. 2) Hambatan yang mungkin dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka adalah penataan ruang dan user education. 3) Solusi atau cara mengatasi hambatan dari segi penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung, seperti pada saat libur semester. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education yaitu dengan cara mengajukan permohonan kepada Pembantu Direktur I untuk menerbitkan kebijakan yang mengharuskan bagi mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education.
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan agar dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi kemajuan UPT Perpustakaan AA YKPN Yogyakarta, diantaranya adalah: 1) Bahwa untuk mengetahui keinginan pemustaka terkait dengan upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka, perpustakaan hendaknya memberikan kuisioner kepada mahasiswa. 2) Perlu adanya penambahan unit komputer khusus untuk pengolahan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan pengolahan. 3) Untuk buku pinjaman 1 (satu) semester sebaiknya peminjamannya dimasukkan ke dalam sistem dengan tujuan untuk mempercepat dan mempermudah proses peminjaman. 4) Menyediakan generator cadangan (genset) guna mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, agar tidak mengganggu proses pelayanan di perpustakaan.
(9)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan segenap kemampuan yang penulis miliki, sehingga dapat selesai sampai batas waktu yang telah ditentukan.
Penulisan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Perpustakaan. Penulis menyadari tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak dapat terselesaikan. Atas tersusunnya Tugas Akhir ini tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayah selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
2. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Ibu Riah Wiratningsih, S.S, M.Si., selaku pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir
5. Ibu Dra. Tri Hardiningtyas, M.Si, selaku penguji Tugas Akhir. 6. Bapak Daryono, S.Sos selaku pembimbing akademik.
(10)
commit to user
x
7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan pengetahuan kepada penulis.
8. Ibu Umiarsi selaku Kepala Bagian UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang telah memberikan ijin serta memberikan banyak kemudahan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Pusdokinfo di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
9. Seluruh staff UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. 10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, baik secara
langsung maupun tidak langsung yang telah membantu penulis menyelesaikan tugas akhir ini.
Selain itu segala kritik dan saran yang sifatnya positif terhadap Tugas Akhir ini akan saya terima dengan senang hati.
Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaaat bagi semua pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Surakarta, Mei 2012
(11)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PERNYATAAN... iii
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... iv
HALAMAN PENGESAHAN ... ... v
MOTTO... vi
PERSEMBAHAN ... vii
ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR BAGAN... xiv
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... ... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penulisan ... 5
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan ... 9
(12)
commit to user
xii
2.1.2. Macam-macam Perpustakaan... 11
2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 16
2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 16
2.2.2. Peraturan Pendirian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 17
2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 17
2.2.4. Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi... 20
2.3. Sistem Layanan Perpustakaan ... 21
2.3.1. Sistem Layanan Tertutup... 21
2.3.2. Sistem Layanan Terbuka... 26
2.4. Layanan Sirkulasi ... 31
2.4.1. Pengertian Layanan Sirkulasi... 31
2.4.2. Tujuan layanan sirkulasi... 32
2.4.3. Jenis tugas layanan sirkulasi... 33
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA 3.1 Sejarah Singkat ... 35
3.2 Visi, Misi dan Tujuan... 38
3.2.1 Visi ... 38
3.2.2 Misi ... 38
3.2.3 Tujuan ... 38
3.3 Struktur Organisasi ... 39
3.3.1. Struktur Organisasi Makro... 39
(13)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
3.4 Gedung dan Ruang ... 42
3.5 Sumber Daya Manusia ... 44
3.6 Sumber Dana ... 45
3.7 Koleksi ... 46
3.8 Sarana dan Prasarana ... 48
3.9 Layanan ... 50
3.10 Keanggotaan ... 55
3.11 Denda dan Sanksi... 56
3.12 Tata Tertib ... 56
BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Upaya-upaya untuk penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ... 59
4.2 Hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ... 68
4.3 Solusi atau cara mengatasi hambatan- hambatan dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka ... 69
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 71
5.2 Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
(14)
commit to user
xiv
DAFTAR BAGAN
Halaman Bagan 1 Struktur Organisasi Makro………... 40 Bagan 2 Struktur Organisasi Mikro………... 41
(15)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Tenaga UPT Perpustakaan………... 45
Tabel 2 Koleksi Karya Cetak... 47
Tabel 3 Sarana dan Prasarana... 49
(16)
commit to user
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan KKP Lampiran 2 Surat Keterangan KKP Lampiran 3 Surat Tugas KKP Lampiran 4 Jawaban Ijin KKP Lampiran 5 Jadwal KKP
Lampiran 6 Catatan Kerja Harian Lampiran 7 Laporan Periodik Lampiran 8 Form Penilaian Lampiran 9 Sertifikat
Lampiran 10 Data Mahasiswa AA YKPN Yogyakarta Tahun 1970-2012 Lampiran 11 Gambar Gedung UPT Perpustakaan
Lampiran 12 Gambar Ruang Sirkulasi dan Pengolahan Lampiran 13 Gambar Rak Buku
Lampiran 14 Gambar Ruang Baca dan Internet Lampiran 15 Gambar Peminjaman dan Pengembalian
(17)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pesatnya perkembangan dunia saat ini berdampak pula pada bidang pendidikan. Pendidikan sudah menjadi kebutuhan pokok bagi setiap warga negara. Sebagian kalangan bahkan menyebutkan bahwa pendidikan merupakan aset besar bagi masa depan suatu bangsa. Maka tidaklah mengherankan jika pemerintah selalu menekankan akan pentingnya kualitas pendidikan.
Menurut Departemen Pendidikan Nasional (2003:12) yang dikutip oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkula si di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa:
“Tujuan pendidikan nasional adalah untuk mengembangkan kemampuan, membentuk watak serta peradapan bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, yang bertujuan untuk mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi manusia yang beriman, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, beraklak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri, dan menjadi warga negara yang demokratis serta bertanggung jawab.”
Keberhasilan tujuan itu harus ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai termasuk sarana perpustakaan. Peraturan Pemerintah No.19 tahun 2005 Bab VII pasal 42 juga menyebutkan bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki sarana penunjang, seperti buku dan sumber
(18)
commit to user
belajar lain, serta ruang perpustakaan untuk menunjang proses pembelajaran yang berkelanjutan.
Menurut Soeatminah (1992:40) yang dikutip oleh Irkhamiyati (2007:52) dalam artikelnya yang berjudul Persepsi Mahasiswa terhada p Kualitas Pelayanan Sirkula si di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta, menyatakan bahwa:
“Perguruan Tinggi termasuk satuan pendidikan yang harus dilengkapi sarana perpustakaan. Fungsi perpustakaan di perguruan tinggi sebagai unsur penunjang terlaksananya tri dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitan, dan pengabdian pada masyarakat.”
Perpustakaan hendaknya dikelola secara optimal agar fungsi perpustakaan di perguruan tinggi dapat terwujud dengan bukti dimanfaatkannya perpustakaan semaksimal mungkin oleh pemustakanya. Perpustakaan dikatakan berhasil jika perpustakaan itu dimanfaatkan secara optimal oleh pemustakanya.
Agar perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pemustaka, maka sangat penting dalam penentuan sistem layanan perpustakaan. Sistem layanan perpustakaan yang baik adalah layanan perpustakaan yang mudah, cepat, efisien serta dapat memuaskan pemustakanya. Sistem layanan yang jelas dapat meningkatkan mutu layanan suatu perpustakaan. Pemustaka biasanya mengharapkan kebebasan dalam mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka butuhkan.
Dalam dunia perpustakaan dikenal 2 sistem layanan yaitu sistem layanan tertutup (close acces) dan sistem layanan terbuka (open access).
(19)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Dimana kedua sistem ini mempunyai keunggulan dan kelemahan masing-masing, baik untuk perpustakaan itu sendiri atau pemustakanya. Suatu perpustakaan dapat memilih untuk menerapkan salah satu sistem tersebut baik untuk menerapkan sistem layanan tertutup (close access) atau sistem layanan terbuka (open access) tergantung dari kebijakan ataupun tujuan dari perpustakaan tersebut, namun alangkah baiknya dalam pemilihan sistem layanan ini memperhatikan aspek pemustaka yang merupakan target dari layanan. Dalam sistem terbuka dapat merangsang pemustaka datang ke perpustakaan untuk mencari dan memilih bahan pustaka yang mereka perlukan sehingga dapat meningkatkan rasa kepuasan pemustakanya terhadap perpustakaan, terlebih lagi dapat meningkatkan minat baca pemustakanya.
UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan unit kerja yang mendukung proses kegiatan belajar-mengajar, yang bertugas menyediakan berbagai macam buku, majalah dan bahan bacaan lainnya untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum. Tentunya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta berharap pemustakanya dapat memanfaatkan berbagai macam bahan pustaka yang ada di perpustakaan secara maksimal. Karena tidak ada gunanya jika bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh mahasiswa. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang saat ini menerapkan sistem layanan tertutup dirasa kurang efektif.
(20)
commit to user
Berdasarkan pengamatan dan wawancara dengan beberapa mahasiswa, diketahui bahwa pemustaka merasa tidak puas dalam mendapatkan bahan pustaka yang akan digunakan/dipinjamnya, karena terkadang petugas mengambilkan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan bahan pustaka yang ingin mereka pinjam (wawancara tanggal 29 februari 2012). Dalam sistem layanan tertutup ada keterbatasan dalam mengakses bahan pustaka, pemustaka tidak dapat melakukan browsing atau pencarian sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Pemustaka yang mengakses informasi melalui OPAC hanya sebatas mengetahui bahan pustaka tersebut tanpa mengetahui keadaannya di rak buku. Hal tersebut tentunya membuat pemustaka merasa kurang puas. Untuk itu dirasa perlu adanya perubahan sistem layanan di perpustakaan tersebut, dengan tujuan agar pemustakanya dapat mengetahui koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan secara keseluruhan dan dapat memanfaatkannya secara maksimal serta memberikan rasa puas kepada pemustaka.
Berdasarkan pengamatan dan pernyataan di atas, maka penulis mengambil judul tugas akhir “UPAYA PENERAPAN SISTEM LAYANAN TERBUKA DI UPT PERPUSTAKAAN AKADEMI AKUNTANSI YKPN YOGYAKARTA”. Dengan harapan bahwa untuk ke depannya upaya-upaya yang dilaksanakan dalam penerapan sistem layanan terbuka dapat terlaksana.
(21)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
1.2.
Rumusan MasalahDari uraian latar belakang di atas, dapat dihasilkan rumusan masalah sebagai berikut:
1.2.1. Bagaimana upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta?
1.2.2. Hambatan apa saja yang dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta?
1.2.3. Bagaimana solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka tersebut?
1.3. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulis mengapa membahas Upaya Penerapan Sistem Layanan Terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, adalah sebagai berikut:
1.3.1. Mengetahui upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
1.3.2. Mengetahui hambatan apa saja yang dijumpai dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
1.3.3. Mengetahui solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka.
(22)
commit to user 1.4. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan bersamaan dengan Kuliah Kerja PUSDOKINFO yang dilaksanakan pada tanggal 13 Februari – 30 Maret 2012 dari hari senin-jumat, jam 07.30-15.30 WIB. Kuliah Kerja PUSDOKINFO bertempat di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang beralamat di Jalan Gagak Rimang 2-3-4 (Balapan) Yogyakarta 55222.
Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data untuk penulisan Tugas Akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode, yaitu sebagai berikut :
1.4.1. Observasi
Observasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap obyek yang diteliti. Usman dan Akbar (2000:54) menyatakan, ”Observasi adalah pengamatan dan pencatatan yang sistematis terhadap gejala-gejala yang diteliti.”
Dalam metode ini penulis melakukan pengamatan secara langsung mengenai pengolahan bahan pustaka buku, layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta serta melakukan pencatatan hal-hal yang diperlukan. 1.4.2. Wawancara
Wawancara adalah kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan melalui tanya jawab dengan
(23)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
pihak yang berwenang dalam suatu masalah. Menurut Slamet (2006:101) ”Wawancara adalah cara yang dipakai untuk memperoleh informasi melalui kegiatan interaksi sosial antara peneliti dengan yang diteliti.”
Dalam metode pengumpulan data ini penulis mengajukan pertanyaan secara langsung dengan kepala bagian, petugas serta mahasiswa di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
1.4.3. Dokumentasi
Dokumentasi adalah kegiatan pengumpulan data dengan menggunakan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian. Menurut Nawawi (1995:133) mengenai teknik dokumentasi, yaitu :
“Teknik ini adalah cara mengumpulkan data melalui peninggalan tertulis, terutama berupa arsip-arsip dan termasuk juga buku-buku tentang pendapat, teori, dalil/hukum-hukum dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penyelidikan.”
Dalam metode ini penulis memanfaatkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan topik penelitian.
1.4.4. Studi Pustaka
Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca bahan pustaka. Zed (2004:3) menyatakan, ”Studi pustaka adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan
(24)
commit to user
data pustaka, membaca dan mencatat kepustakaan serta mengolah bahan penelitian.”
Penulis memanfaatkan bahan pustaka dengan cara membaca bahan pustaka tersebut untuk mendapatkan data-data/informasi yang dibutuhkan.
(25)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Perpustakaan
2.1.1. Pengertian Perpustakaan
Seiring dengan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian perpustakaan mengalami perkembangan. Sebagian besar penulis bidang perpustakaan di Indonesia mengacu tulisan Sulistiyo-Basuki (1991:3) yang menyatakan bahwa:
“Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau pun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.” Dalam pengertian ini, perpustakaan diidentikan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan, dan pemanfaatan. Sebagai lembaga keilmuan, perpustakaan tidak disyaratkan tenaga pengelolanya yang semestinya dikelola oleh tenaga terdidik. Sesuai dengan perkembangan akhir-akhir ini, perpustakaan perlu dipahami bukan sekedar sebagai lembaga yang mengelola buku dan terbitan lainnya, tetapi juga mengelola sumber informasi. Oleh karena itu, diperlukan tenaga yang menguasai keahlian (skill) dan keterampilan dalam bidang tersebut.
Lasa Hs (1998) menyatakan bahwa, “Perpustakaan merupakan sistem informasi yang di dalamnya terdapat aktifitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian
(26)
commit to user
serta penyebarluasan informasi.” Informasi meliputi produk intelektual dan artistik manusia. Dalam melaksanakan aktifitas tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau nonformal dibidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Dalam pengertian ini, perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat sistem yang mengaturnya. Pengertian ini didasarkan pada pemikiran bahwa perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi yang selalu berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya.
Menurut Prytherch (2005:416) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟
episode „The Library‟ menyatakan bahwa, “Perpustakaan merupakan
suatu tempat, bangunan, ruang atau beberapa ruangan yang khusus digunakan untuk memanfaatkan dan memelihara koleksi buku dan lain-lain.”
Muljani Nurhadi A dkk. (1983:3-4) menyatakan bahwa: “Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, untuk digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai sumber informasi dan dibentuk dengan keputusan pejabat yang berwenang.”
(27)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Dari beberapa pengertian tersebut, dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat, bangunan atau gedung yang di dalamnya terdapat aktifitas mengumpulkan, menyimpan, memelihara, pengawetan, pelestarian dan penyajian koleksi bahan pustaka, yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu, agar dapat digunakan oleh pemakainya secara kontinu.
2.1.1. Macam-macam Perpustakaan
Banyak penulis telah mencoba membuat cara pengelompokan sendiri, tetap ternyata kurang sesuai karena pengelompokannya terpisah. Secara Internasional telah dirumuskan oleh IFLA (Internasional Federation Library Association). Menurut IFLA yang dikutip oleh Muljani Nurhadi A dkk (1983:8-11), ada lima kelompok besar dari seluruh macam perpustakaan yang ada, yaitu:
1. Perpustakaan Umum
Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk masyarakat umum yang meliputi seluruh lapisan masyarakat dalam radius wilayah tertentu. Istilah perpustakaan umum ini sebenarnya kurang tepat karena terjemahan dari “public libra ry” yang terjemahannya secara apa adanya menjadi perpustakaan masyarakat umum. Karena istilah
(28)
commit to user
ini populer, maka yang biasa dipergunakan adalah istilah perpustakaan umum.
Tujuannya lebih diarahkan untuk meningkatkan pengetahuan, kecerdasan dan kemampuan masyarakat umum setempat dalam rangka mempertinggi tingkat hidup mereka. Oleh karenanya koleksinya yang baik adalah yang sesuai dengan interes dan mata pencaharian utama dari masyarakat itu. Misalnya untuk masyarakat nelayan akan lebih tepat sasaran apabila disediakan koleksi tentang perikanan, cara menangkap ikan, cara mengawetkan ikan dan sebagainya daripada kalau disediakan koleksi tentang pertanian. Begitu pula sebaliknya.
Sedangkan radius wilayahnya bermacam-macam sesuai dengan penyelenggaraannya. Misalnya untuk Perpustakaan Umum tingkat kabupaten, mestinya pemakai yang barhak menggunakannya adalah seluruh masyarakat yang bertempat tinggal di kabupaten yang bersangkutan.
Termasuk kelompok Perpustakaan Umum ini juga perpustakaan pendidikan masyarakat, perpustakaan umum tingkat desa, perpustakaan umum tingkat kecamatan, perpustakaan umum tingkat propinsi dan sebagainya.
2. Perpustakaan Sekolah
Yang dimaksud dengan Perpustakaan Sekolah adalah semua perpustakaan yang diselenggarakan di sekolah baik
(29)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
tingkat Sekolah Dasar maupun tingkat Sekolah Lanjutan guna menunjang proses belajar mengajar di sekolah. Berbeda dengan Perpustakaan Umum, pemakai perpustakaan ini ditekankan hanya terbatas untuk murid dan guru sekolah yang bersangkutan. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu sarana edukatif di sekolah yang langsung dibutuhkan untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran murid dalam proses pendidikan serta membantu memperluas cakrawala pengetahuan guru dalam kegiatan mengajar.
Sesuai dengan fungsinya, maka koleksi Perpustakaan Sekolah yang baik adalah sesuai dengan kebutuhan belajar dan mengajar di sekolah yang bersangkutan. Ini berarti bahwa koleksi itu harus mendukung kurikulum sekolah. Baik tidaknya koleksi dapat dilihat dari segi relevan tidaknya koleksi itu dengan daftar satuan pelajaran yang termuat dalam kurikulum. 3. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Lebih luas dengan Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Ini berarti bahwa bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya diarahkan untuk membantu kegiatan pendidikan saja, tetapi juga untuk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian
(30)
commit to user
koleksinya akan disesuaikan dengan kurikulum, program penelitian yang dicanangkan dan bentuk pengabdian kepada masyarakat yang digariskan oleh Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Pemakainya tidak hanya terbatas untuk mahasiswa dan dosen, tetapi juga termasuk karyawan dan para peneliti; yang semuanya biasa disebut dengan civita s academica. Seperti Perpustakaan Sekolah, secara makro Perpustakaan Perguruan Tinggi ini berfungsi sebagai unit kelengkapan pendidikan yang bersifat edukatif yang secara langsung menunjang pelaksanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Bentuk dari Perpustakaan Perguruan Tinggi dapat bermacam-macam seperti perpustakaan pusat, perpustakaan fakultas, perpustakaan lembaga, perpustakaan akademi, perpustakaan institut dan sebagainya yang semuanya masih bernaung di bawah lembaga Perguruan Tinggi.
4. Perpustakaan Khusus
Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus di luar lembaga yang telah termuat pada butir 1,2,3. Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen), lembaga penelitian, dan lembaga-lembaga pemerintahan lainnya. Tujuan penyelengaraannya bukanlah
(31)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
diarahkan untuk konsumsi umum, tetapi hanya diperuntukkan bagi para karyawan lembaga yang bersangkutan dalam rangka menunjang penyelesaian program lembaga yang bersangkutan. Misalnya pemerintah Kabupaten dapat mempunyai perpustakaan ini yang hanya disediakan untuk para pegawai pemerintah daerah tersebut, para anggota DPR dan sebagainya untuk membantu mereka dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari. Itulah sebabnya Perpustakaan Khusus ini sering disebut dengan Perpustakaan Kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang menunjang program kedinasan. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan kebutuhan lembaga kedinasan yang bersangkutan.
5. Perpustakaan Nasional
Yang dimaksud dengan Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh negara pada tingkat nasional sebagai tempat untuk mendokumentasikan seluruh penerbitan yang dilakukan di negara yang bersangkutan. Fungsinya diarahkan untuk melestarikan semua informasi yang pernah diterbitkan dan disebarluaskan oleh negara yang bersangkutan. Fungsi semacam ini juga disebut dengan fungsi deposit. Kelengkapan koleksi merupakan tugas utama, dan ini dijadikan tumpuan harapan bagi perpustakaan-perpustakaan kecil yang tersebar ke seluruh penjuru negara dalam hal sumber
(32)
commit to user
informasi. Perpustakaan Nasional ini biasanya juga bertugas untuk mengkoordinasikan penerbitan, pelayanan dan pengelolaan perpustakaan-perpustakaan kecil yang lain. Oleh sebab itu fungsi utamanya lebih kepada fungsi dokumentatif.
2.2. Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistiyo-Basuki dikutip oleh Wiyarsih (2009:2), dalam artikelnya yang berjudul Motivasi Mahasiswa Memanfaatkan Fasilitas Perpustakaan Fakulta s, menyatakan bahwa:
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.”
Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:1) menyatakan bahwa: “Perpustakaan perguruan tinggi suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya.”
Menurut Muljani Nurhadi A dkk, (1983:9), menyatakan bahwa, “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga Perguruan Tinggi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.”
Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat
(33)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
pada perguruan tinggi yang merupakan suatu unit kerja bagian integral dari suatu lembaga induknya yang diselenggarakan untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.2.2. Peraturan Pendirian Perguruan Tinggi
Menurut Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Pasal 12 ayat 2, point d menyatakan bahwa ruang perpustakaan dengan buku pustaka adalah untuk Program Diploma dan Program S1 jumlah buku sekurang-kurangnya 10% dari jumlah mahasiswa dengan memperhatikan komposisi jenis judul.
2.2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Soejono Trimo (1992:2) menyatakan bahwa berbicara soal fungsi perpustakaan perguruan tinggi, dalam versinya yang baru maka perpustakaan perguruan tinggi harus berfungsi sebagai:
1. Jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut yang bersangkutan, yaitu ia harus mampu membantu dan menjadi pusat kegiatan-kegiatan akademis lembaga pendidikannya. Metode belajar dan mengajar modern yang lebih menekankan kepada individualized instruction hanya mungkin
(34)
commit to user
dapat dilaksanakan bila perpustakaannya memang fungsional untuk maksud itu.
2. Pusat alat-alat bahan peraga pengajaran atau instructional materials center. Dalam membantu memperlancar jalannya perkuliahan serta praktikum-praktikum, perpustakaan dapat menyediakan bahan-bahan dan fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan oleh dosen dalam perkuliahan di dalam kelas, perpustakaan, labolatorium-labolatorium, dan seterusnya. Demikian juga dalam pelaksanaan extension services dari universitas atau institut yang bersangkutan kepada masyarakat di luar lingkungan lembaga tadi, perpustakaan dapat meyediakan jasa-jasanya, bahan-bahannya, serta fasilitas-fasilitas yang diperlukan oleh mission itu (misalnya: film, filmstrip, slide, bahan-bahan lainnya, ruang konferensi/diskusi, dan bantuan-bantuan tenaga ahli perpustakaan).
3. Clearing house (pusat pengumpulan/penyimpanan) bagi semua penerbitan dari dan tentang daerahnya ataupun dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu. Ini sesuai dengan salah satu tugas pokok perpustakaan, yakni: the preservation of knowledge. Fungsi yang ketiga ini sangat penting bagi setiap lembaga pendidikan ataupun ilmiah, karena dengan adanya clearing house ini, setiap orang akan mudah mencari keterangan, data, bahan komparatif, bahan mentah, ataupun aanleading materiaa l
(35)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
tentang daerahnya atau suatu bidang pengetahuan tertentu dalam usaha-usahnya dalam melakukan riset atau lain-lainnya.
4. Social center dan pusat kegiatan kultural masyarakat setempat. Haruslah diingat bahwa pengunjung perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya terdiri atas mahasiswa, pengajar, dan para pegawai lembaga itu saja (ingat pula pada butir ketiga dari fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi), melainkan termasuk pula orang-orang di luar lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Mereka pun datang untuk mempergunakan fasilitas, jasa-jasa, dan bahan-bahann yang disediakan oleh perpustakaan itu. Dengan sendirinya mereka itu mempunyai tingkat pendidikan yang berbeda-beda, memiliki perbedaan latar belakang serta kelainan-kelainan dalam kebutuhan, minat, selera dan umur. Memang harus diingat bahwa perpustakaan perguruan tinggi tentunya lebih menitikberatkan jasanya kepada masyarakat dalam tubuh lembaga penaungnya. Adanya pertemuan orang-orang inilah serta adanya fasilitas-fasilitas dan jasa-jasa yang disediakan oleh perpustakaan memungkinkan terjadinya kegiatan-kegiatan sosial dan kultural yang sangat menguntungkan, baik bagi perguruan tinggi yang bersangkutan maupun masyarakat pada umumnya.
(36)
commit to user
2.2.4. Tujuan dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Noerhayati Soedibyo (1987:2) menyatakan bahwa tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek:
1. Pengumpulan Informasi 2. Pengolahan Informasi 3. Pemanfaatan Informasi 4. Penyebarluasan Informasi
Menurut Sulistiyo-Basuki (1994:67) menyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.
2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan mudah dapat dipergunakan oleh pemakai.
3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang efisien.
4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk program bimbingan penggunaan perpustakaan yang bersifat resmi/ kurikuler maupun secara perseorangan.
(37)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
5. Menyelenggarakaan kerja sama antarperpustakaan dengan memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masing-masing perpustakaan.
2.3. Sistem Layanan Perpustakaan
2.3.1. Sistem layanan tertutup (Close Access) 2.3.1.1. Pengertian sistem layanan tertutup
Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20), dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book
Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The Library‟,
menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan dimana staff mengambilkan item untuk pengguna.” Dalam sistem ini, pustakawan harus aktif dalam proses pelayanan. Pemustaka tidak diperkenankan menuju ke rak koleksi untuk memilih sendiri koleksi yang diinginkan. Pemustaka harus terlebih dahulu memesan koleksi kepada pustakawan dan pustakawanlah yang mengambilkan koleksi di rak untuk diberikan kepada pemustaka.
Menurut Lasa Hs (1995:4) menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem peminjaman yang tidak memungkinkan pemustaka untuk memilih dan
(38)
commit to user
mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan.” Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia. Koleksinya akan diambilkan oleh petugas. Dalam sistem ini peran katalog sangat penting. Di samping itu petugas harus tanggap atas koleksi yang diinginkan pengguna. Mereka sering hanya menyebutkan subyek atau pengarangnya saja. Bahkan tidak jarang mereka hanya meyebutkan warna dan ukuran buku tanpa mengetahui judul maupun pengarangnya.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa, “Sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan untuk mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkan.”
Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup adalah suatu sistem layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan, dimana staff/petugas yang mengambilkan item untuk pengguna.
(39)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
2.3.1.2. Keunggulan sistem layanan tertutup
Menurut Lasa Hs (1995:4-5) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem terbuka.
4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut ini:
1. Koleksi pustaka akan tetap terjaga susunannya. 2. Kemungkinan bahan pustaka hilang relatif kecil.
Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa keunggulan. Diantaranya yaitu kerusakan/kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibanding dengan sistem layanan terbuka karena pemustakanya tidak diperkenankan masuk ke ruang koleksi, jika pemustakanya ingin meminjam maka yang
(40)
commit to user
mengambilkan adalah petugas, sehingga keluar-masuknya koleksi dapat terawasi dengan baik. Pemustaka dalam sitem layanan tertutup juga tidak perlu bersusah payah mencari koleksi yang ingin dipinjamnya, mereka tinggal menuliskan judul buku yang ingin dipinjam kemudian menunggu petugas mencari dan mengambilkan buku tersebut (menghemat tenaga dari segi pemustaka).
2.3.1.3. Kelemahan sistem layanan tertutup
Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut:
1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi.
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.
3. Sering menimbulkan koleksi yang tidak diinginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam.
4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:123-124) menyatakan bahwa
(41)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
sistem layanan tertutup mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut ini:
1. Untuk memilih buku lain tidak bebas. 2. Membutuhkan banyak petugas pelayanan.
3. Memerlukan banyak waktu untuk melayani peminjaman.
4. Mempersulit pemakai perpustakaan yang kurang mengetahui cara menggunakan katalog.
5. Dibutuhkan banyak waktu bagi peminjam untuk mencari informasi pada katalog, sampai didapatkannya buku oleh petugas perpustakaan.
Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa kelemahan sistem layanan tertutup. Diantaranya yaitu banyak membutuhkan energi di bagian sirkulasi karena petugas harus bolak-balik ke ruang koleksi untuk mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam pemustaka (dari segi petugas). Pemustaka biasanya merasa kurang puas karena tidak dapat mencari sendiri koleksi yang ingin dipinjamnya, terkadang koleksi yang diambilkan petugas berbeda dengan yang mereka maksud (dari segi pemustaka).
(42)
commit to user 2.3.2. Sistem layanan terbuka (Open Access)
2.3.2.1. Pengertian sistem layanan terbuka
Menurut Stevenson dan Collin (2006:36) dikutip oleh Fiqru Mafar (2010:20-21) dalam artikelnya yang berjudul Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film „Mr. Bean‟ episode „The
Library‟ menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka yaitu
suatu sistem layanan dimana pemustaka dapat mencari dan menemukan sendiri apa yang mereka inginkan.” Dalam sistem ini, pemustaka diberi kebebasan untuk menuju dan memilih buku diantara jajaran rak di perpustakaan. Dengan demikian, sistem ini memungkinkan pemustaka untuk menemukan koleksi lain yang berhubungan dengan informasi yang mereka cari.
Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai.” Untuk itu mereka harus mengenal sistem pengelompokkan buku yang dianut oleh perpustakaan itu. Tanpa mengerti sistem ini mereka akan berputar-putar mengelilingi rak-rak buku hanya untuk menemukan satu atau dua judul misalnya.
(43)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa, “Sistem layanan terbuka adalah sistem layanan yang memperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya di tempat penyimpanan koleksi pustaka (rak buku)”.
Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu sistem layanan yang memungkinkan pemustaka masuk ke ruang koleksi untuk mencari, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka sendiri apa yang mereka inginkan.
2.3.2.2. Keunggulan sistem layanan terbuka
Menurut Lasa Hs (1995:5) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut:
1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambilkan. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku yang telah dibaca di tempat maupun yang dikembalikan hari itu.
(44)
commit to user
3. Judul-judul yang diketahui dan dibaca lebih banyak. 4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama
dan alamat peminjam.
5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relavan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa keunggulan, antara lain sebagai berikut:
1. Pemakai bebas memilih koleksi pustaka yang diinginkannya.
2. Jika koleksi yang dicari tidak ada pada rak, mereka dapat memilih alternatif koleksi lain yang sejenis atau hampir bersamaan.
3. Pelayanan tidak membutuhkan banyak tenaga.
Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa keunggulan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu menghemat tenaga karena petugas tidak perlu mengambilkan koleksi yang ingin dipinjam oleh pemustaka (dari segi petugas). Pemustaka dapat bebas mencari dan
(45)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
memilih koleksi yang ingin mereka pinjam sehingga menimbulkan rasa puas pada pemustaka. Saat pemustaka tidak menemukan koleksi yang mereka cari, pemustaka tersebut dapat memilih alternatif koleksi lain yang relevan dengan koleksi yang mereka maksud sehingga mereka tidak perlu merasa kecewa karena koleksi yang mereka maksud tidak ada (dari segi pemustaka).
2.3.2.3. Kelemahan sistem layanan terbuka
Menurut Lasa Hs (1995:5-6) menyatakan bahwa sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut:
1. Frekuensi kerusakan lebih besar.
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lain memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving. 4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk
mencari buku sering bingung.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Dinas Departemen Agama RI (2006:124) menyatakan bahwa
(46)
commit to user
sistem layanan terbuka mempunyai beberapa kelemahan, antara lain sebagai berikut:
1. Koleksi mungkin akan bercampur aduk oleh para yang kurang tahu tata cara pengaturan di rak.
2. Koleksi pustaka kemungkinan hilang cukup besar. Dari uraian tersebut dapat diketahui beberapa kelemahan sistem layanan terbuka. Diantaranya yaitu susunan koleksi menjadi tidak teratur dan berantakan karena biasanya pemustaka mengembalikan koleksi yang tidak jadi mereka pinjam ke rak yang bukan tempatnya. Hal ini membuat susunan koleksi yang sudah ditata dan diurutkan sedemikian rupa menjadi bercampur dan berantakan. Tidak jarang pula pemustaka menyembunyikan koleksi dengan cara menyelipkan koleksi tersebut di rak yang bukan tempatnya agar tidak bisa ditemukan oleh pemustaka. Tujuannya adalah bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat langsung dipinjam tanpa perlu khawatir akan dipinjam oleh pemustaka lain.
(47)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
2.4. Layanan Sirkulasi
2.4.1. Pengertian layanan sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa Inggris “circulation” yang berarti perpustaran, peredaran, seperti pada “sirkulasi udara, sirkulasi uang dan lain sebagainya.”
Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman. Namun demikian pengertian pelayanan sirkulasi sebenarnya adalah mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan.
Menurut Lasa Hs (1995:1) menyatakan bahwa “Layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan perpustakaan yang berkaitan dengan peminjaman maupun pengembalian.” Kegiatan ini meliputi; syarat keanggotaan, peraturan, prosedur peminjaman dan pengembalian, jam buka, sistem peminjaman, sistem pencatatan maupun statistik pengunjung.
Menurut Suharyanti (2010:112) menyatakan bahwa “Pelayanan sirkulasi merupakan suatu pekerjaan yang tampak dari luar dan langsung berhubungan dengan pemakai perpustakaan.”
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan, pekerjaan yang tampak dari luar yang berkaitan dengan peminjaman maupun
(48)
commit to user
pengembalian langsung berhubungan dengan pemakai perpustakaan.
2.4.2. Tujuan layanan sirkulasi
Menurut Lasa Hs (1995:1-2) tujuan dari layanan sirkulasi adalah sebagai berikut:
1. Supaya pengguna mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.
2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, di mana alamatnya serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi tersebut diperlukan peminat lain, akan segera dapat diketahui alamat peminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
(49)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
2.4.3. Jenis tugas layanan sirkulasi
Menurut Lasa Hs (1995:2-4) menyatakan bahwa dalam layanan sirkulasi terdapat sejumlah tugas yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Tugas-tugas itu antara lain:
1. Peminjaman
Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada sejumlah koleksi yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu pinjam juga sangat bervariasi, misalnya :
i. Jangka lama : setahun, semester, sekuartal, sebulan. ii. Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari,
seminggu
iii. Jangka waktu pendek : tiga hari, dua hari, sehari. iv. Jangka waktu singkat : semalam, sesiang, sejam. 2. Pengembalian
Pada perpustakaan kecil, bagian pengembalian sering dijadikan satu dengan peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini dapat berdiri sendiri.
Petugas di bagian ini harus tegas dan teliti. Sebab sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembali.
(50)
commit to user 3. Penagihan
Jika terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaran perlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan.
4. Sanksi
Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun administrasi.
5. Bebas pinjam
Untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.
6. Statistik
Dengan adanya statistik yang baik dapat diketahui perkembangan perpustakaan. Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca ditempat pada waktu tertentu (hari, bulan, tahun).
(51)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35 BAB III
GAMBARAN UMUM
UPT PERPUSTAKAAN AA YKPN YOGYAKARTA
3.1. Sejarah Singkat
Sejarah berdirinya UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlepas dari sejarah berdirinya Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan bersamaan dengan didirikannya Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan pada tanggal 22 Maret 1970, dibawah naungan Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN). Pada tahun pertama berdiri, jumlah mahasiswa yang terdaftar di Akademi Akuntansi YKPN sebanyak 81 orang.
Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta telah memperoleh status terdaftar dari Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Direktur Pendidikan Tinggi No. 217/DPT/B/1970 pada tanggal 30 Oktober 1970. Pada tahun 1970 pula Akademi Akuntansi YKPN menerima kesediaan Sri Sultan Hamengku Buwono IX (saat itu menjabat sebagai Wakil Presiden RI ) untuk duduk sebagai Ketua Dewan Penyantun. Sampai dengan tahun 1973 Akademi Akuntansi YKPN menggunakan Balai RK Surokarsan sebagai tempat untuk kegiatan belajar mengajar. Atas ijin Sri Sultan Hamengku Buwono IX, sejak tahun 1974 hingga sekarang Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang dipergunakan sebagai tempat kuliah. Dalam kurun waktu 5
(52)
commit to user
(lima) tahun, Akademi Akuntansi YKPN telah mampu menempatkan dirinya dalam jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta penghasil tenaga sarjana muda akuntansi. Salah satu langkah monumental yang terpenting adalah mempelopori diakhirinya dualisme dalam pendidikan akuntansi dengan menghilangkan mata kuliah Tata Buku dan Hitung Dagang peninggalan Belanda dan menggantinya dengan matakuliah Akuntansi yang berorientasi ke Amerika. Langkah ini ditempuh dengan menjadi pemrakarsa Musyawarah Antar Perguruan Tinggi Akuntansi Swasta se-Indonesia yang pertama pada tahun 1978, bertempat di Kampus Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
Pada tahun 1981 Akademi Akuntansi YKPN memperoleh status Diakui berdasarkan SK No. 028/O/1981. Periode ini ditandai dengan perangkat lunak yang tidak kalah pentingnya, seperti penambahan jumlah dosen dan penyediaan bahan-bahan praktikum akuntansi, yang pada waktu itu sangat langka di pasar. Upaya ini membuahkan hasil yang sangat positif, sehingga Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tercatat sebagai Akademi Akuntansi yang paling produktif dalam menghasilkan bahan-bahan praktikum akuntansi.
Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta memperoleh status Disamakan berdasarkan SK No. 0191/O/1991 tanggal 11 April 1991. Dekade itu dicanangkan sebagai dekade peningkatkan mutu. Para dosen tetap secara bergilir menempuh studi lanjut pada Program S2, baik di dalam negeri maupun luar negeri. Hingga tahun 1996 ini hampir 80% dari dosen
(53)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
tetap telah berhasil menempuh studi lanjut. Pada saat yang bersamaan, perubahan dan penyempurnaan kurikulum telah dilaksanakan secara bertahap. Disisi lain, kewajiban mahasiswa menggunakan buku acuan berbahasa inggris telah dilaksanakan pula, disamping kewajiban mengerjakan tugas-tugas secara terencana. Perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta di masa akan datang tetap diwarnai oleh upaya untuk terus menerus menyempurnakan dirinya. Upaya ini masih terus berlanjut, karena tuntutan kualifikasi lulusan yang terus meningkat. Dalam perjalanannya, Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta mampu menempatkan dirinya di jajaran terdepan lembaga pendidikan tinggi swasta di bidang akuntansi
Seiring dengan perjalanan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dari masa ke masa juga membawa pengaruh terhadap perpustakaan. Perpustakaan yang awalnya berada di Balai RK Surokarsan dengan menggunakan ruang seadanya, juga berpindah tempat ke Kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang. Di kampus Balapan di Jl. Gagak Rimang, perpustakaan menggunakan gedung depan satu tempat dengan bagian umum. Kemudian pada tahun 1990 perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta dipindahkan di ruang 101. Selanjutnya beberapa bulan berselang, perpustakaan mendapatkan gedung sendiri dan bertahan sampai sekarang. Di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN tidak memiliki kepala perpustakaan namun disana terdapat kepala bagian. Dari tahun 1977
(54)
commit to user
sampai sekarang kepala bagian perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN telah mengalami pergantian sebanyak 3 (tiga) kali yaitu sebagai berikut :
1. Ibu Suwarni (1977-2009) 2. Bapak Subardjo (2009-2011) 3. Ibu Umiarsi (2011-sekarang)
3.2. Visi, Misi dan Tujuan AA YKPN 3.2.1. Visi
Menjadi suatu lembaga pendidikan terkemuka di Indonesia termashur karena lulusannya bermutu tinggi, terkenal karena memiliki komitmen yang tinggi terhadap integritas lembaga pendidikan sebagai wahana pencerdasan bangsa, khususnya di bidang akuntansi.
3.2.2. Misi
Menyelenggarakan pendidikan profesional di bidang akuntansi yang mampu memberi bekal pengetahuan teori dan praktik kepada para lulusannya, mampu beradaptasi terhadap perubahan/perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3.2.3. Tujuan Pendidikan
1. Mendidik calon-calon profesional di bidang akuntansi agar memiliki kompentensi tinggi sebagai tenaga ahli madya akuntansi.
(55)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
2. Menciptakan suasana yang kondusif bagi terselenggaranya proses belajar mengajar untuk menghasilkan lulusan yang terampil beradaptasi dengan tuntutan profsi serta terampil dalam mengembangkan potensi diri.
3.3. Struktur Organisasi
3.3.1. Struktur Organisasi Makro
Yang dimaksud dengan struktur organisasi makro adalah penggambaran kedudukan UPT Perpustakaan sebagai unit kerja di dalam struktur organisasi Akademi Akuntansi YKPN. Organisasi makro ini menggambarkan secara formal yang berhubungan dengan lembaga induknya. Perpustakan sebagai unit pelaksana teknis yang secara bersama-sama mempunyai kedudukan yang sama dengan unit yang lain dalam mencapai tujuan lembaga induknya. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Pembantu Direktur I.
(56)
commit to user Bagan 1
Struktur Organisasi Makro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta
Sumber : UPTPerpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012
Lembaga Penelitian dan Pengembangan Pusat Komputer
Lembaga Pengembangan Manajemen dan Akuntansi
Bagian Kemahasiswaan Pembantu Direktur III
Bagian Umum dan Rumah Tangga Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Penerbitan Bagian Personalia Bagian Logistik Pembantu Direktur II
Bagian Administrasi Perkuliahan & Praktikum
Bagian Administrasi Ujian dan Nilai
Bagian Perpustakaan
Bagian Pengadaan Pembantu Direktur I
Dewan Penyantun Direktur Senat Akademi
Yayasan Keluarga Pahlawan Negara (YKPN)
Badan Pelaksana Harian Ketua :
Sekertaris : Bendahara : Anggota :
(57)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
3.3.2. Struktur Organisasi Mikro
Yang dimaksud dengan struktur organisasi mikro adalah penegasan dan penggambaran tentang macam, kedudukan, sistem dan kewenangannya secara hirarkis dari sub-unit kerja yang ada di dalam lingkungan unit kerja perpustakaan. Dalam struktur organisasi mikro Kabag membawahi semua staff di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN.
Bagan 2
Struktur Organisasi Mikro UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta
Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012
Staff Bp. Maryadi
Staff Bp. Purwanto Kepala Bagian
Perpustakaan
Staff Ibu Indayani Staff
Ibu Sumardjilah
Staff
(58)
commit to user 3.4. Gedung dan Ruang
UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta menempati bangunan berlantai 2 (dua) untuk menjalankan berbagai macam kegiatannya, dengan perinciannya sebagai berikut ini:
3.4.1. Lantai 1
Lantai satu ini merupakan tempat berpusatnya kegiatan perpustakaan. Lantai satu ini terdiri dari beberapa ruang yaitu sebagai berikut :
1. Ruang koleksi
Ruang koleksi merupakan ruangan yang digunakan untuk menyimpan koleksi-koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Koleksi-koleksi tersebut ditempatkan pada rak-rak buku yang ditata sedemikian rupa oleh petugas dengan tujuan agar mudah dalam penyimpanan dan pencarian kembali sewaktu dibutuhkan atau dipinjam.
2. Gudang
Gudang merupakan tempat untuk menyimpan koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau koleksi yang sudah tidak digunakan lagi. Gudang yang ada di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlalu luas, namun masih cukup untuk menyimpan koleksi bahan pustaka yang sudah rusak parah atau koleksi yang sudah tidak digunakan.
(59)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
3. Ruang Kabag Perpustakaan
Ruang Kabag Perpustakaan merupakan ruang khusus yang disediakan untuk Kabag perpustakaan. Di ruangan ini Kabag perpustakaan melakukan segala aktifitas pekerjaannya. 4. Ruang Pengolahan dan Sirkulasi
Karena UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta tidak terlalu besar maka ruang pengolahan dan sirkulasi menjadi satu. Di ruangan ini bahan pustaka diolah sehingga dapat dipinjamkan kepada pengguna serta berpusatnya kegiatan peminjaman, pengembalian ataupun perpanjangan.
3.4.2. Lantai 2
Meskipun lantai dua UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta cukup luas namun hanya dibuat satu ruangan saja yaitu:
1. Ruang Baca
Bagi mahasiswa yang ingin membaca dapat memanfaatkan ruangan di lantai dua. Di lantai dua ini ini karena disediakan beberapa koleksi majalah, jurnal, koleksi umum yang hanya dapat dibaca ditempat dan tidak boleh dipinjam. Ruang baca perpustaakan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta ini cukup luas sehingga dapat menampung cukup banyak penggunanya. Fasilitas meja yang disediakan
(60)
commit to user
diruang baca merupakan meja khusus, dimana setiap kiri dan kanan meja terdapat sekatnya yang dimaksudkan agar lebih bersifat nyaman saat membaca.
2. Ruang Internet
Bagi mahasiswa yang ingin internet dapat memanfaatkan ruangan di lantai dua ini dengan menggunakan komputer yang tersedia disana. Meskipun ruang internet ini menjadi satu dengan ruang baca namun tempatnya masih cukup luas. Penggunaannya tidak perlu memakai password ataupun dibatasi waktu dalam memanfaatkan komputer, sepanjang masih dalam waktu pelayanan.
3.5.Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan salah satu unsur penting di perpustakaan karena sumber daya manusia adalah modal dasar dalam penyelenggaraan operasional perpustakaan. Sumber daya manusia berkaitan langsung dengan kegiatan seperti pengadaan, pengolahan dan pengolahan bahan pustaka, serta kegiatan pengkajian atau kegiatan lain untuk perkembangan perpustakaan, dan dokumentasi informasi. Terlebih lagi sebuah lembaga perpustakaan dapat menjalankan fungsi pelayanan kepada pengguna secara maksimal apabila didukung oleh para pengelola perpustakaan yang handal dan berkualitas.
(61)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Berikut merupakan daftar tenaga pengelola di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta yang berjumlah 6 (enam) orang dengan rincian sebagai berikut:
Tabel 1
Tenaga UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta Berdasarkan Pendidikan
No Nama Pendidikan Jabatan
1 Umiarsi SMA Kepala Bagian
2 Sumarjilah SMA Staff
3 Indayani SMA Staff
4 Purwanto SMA Staff
5 Maryadi, A. Md D3 Managemen Staff
6 Ardian Kusuma, Sip S1 Perpustakaan Staff
Sumber : UPTPerpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012
3.6.Sumber Dana
Dana merupakan salah satu unsur penting dalam perkembangan suatu pepustakaan. Karena dengan adanya dana, koleksi yang dibutuhkan akan terpenuhi. Sehingga koleksi perpustakaan akan semakin komplit dan tentunya akan tercapai tujuan yang diinginkan. Sumber dana di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN berasal dari alokasi anggaran Akademi Akuntansi YKPN. Tetapi karena anggaran ini bersifat rahasia, maka sumber dana dan besarnya dana anggaran tidak bisa dicantumkan dalam laporan ini.
(62)
commit to user 3.7. Koleksi
Koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah jenis koleksi cetak. Dari tahun ke tahun koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta terus mengalami peningkatan demi untuk memenuhi kebutuhan mahasiswanya serta mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam bidang Akuntansi. Koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta meliputi:
3.7.1. Buku
Koleksi-koleksi buku yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah beberapa buku umum dan buku-buku tentang ilmu Akuntansi. UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan perpustakaan khusus yang melayani peminjaman buku-buku tentang Akuntansi dan buku-buku tentang materi penunjang kuliah karena UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta didirikan dengan tujuan untuk menunjang proses perkuliahan dan praktikum/laboratorium maka koleksinya lebih spesifik pada buku-buku tentang Akuntansi yang biasa digunakan dalam kegiatan perkuliahan sehingga hanya memiliki beberapa buku-buku umum saja. Koleksi buku tersebut berasal dari pembelian ataupun buku yang khusus disusun oleh staff pengajar di Akademi Akuntansi YKPN serta diterbitkan oleh YKPN. Buku yang terdapat di perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN
(63)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
sampai tahun 2012 berjumlah 23.025 eksemplar yang terdiri dari 1.325 judul, yaitu sebagai berikut:
Tabel 2 Koleksi Karya Cetak
No. Jenis Bahan Pustaka Jumlah Judul Eksemplar
1. 000 Karya Umum 47 246
2. 100 Filsafat 13 825
3. 200 Agama 47 464
4. 300 Ilmu Sosial 215 6702
5. 400 Bahasa 6 377
6. 500 Ilmu-ilmu Murni 7 100
7. 600 Ilmu-ilmu Terapan 989 14310
8. 700 Kesenian - -
9. 800 Sastra - -
10 900 Geografi dan Sejarah 1 1
Jumlah 1.325 23.025
Sumber : UPTPerpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012
3.7.2. Majalah, jurnal dan surat kabar
Majalah sering disebut terbitan berkala karena terbit secara berkala ( periodik ), misalnya terbit mingguan, bulanan, triwulan, dan biasanya memiliki nomor urut, tahun terbit, dewan redaksi serta diterbitkan terus sampai waktu yang tidak terbatas serta berisi artikel-artikel. Majalah-majalah koleksi UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta merupakan majalah tentang akuntansi ataupun bisnis. Sedangkan surat kabar juga disebut terbitan berkala yaitu terbit harian, surat kabar memuat berita-berita hangat yang merupakan informasi mutakhir. Untuk majalah mingguan yang biasa
(64)
commit to user
dilanggan oleh UPT Perpustakaan AA YKPN hanya digunakan selama 1 (satu) bulan setelah itu akan digudangkan. Sedangkan majalah bulanan yang biasa dilanggan hanya digunakan selama 3 (tiga) bulan setelah itu akan digudangkan. Majalah yang biasa dilanggan oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah Majalah Tempo, Info Bank, Kontan, BI Weekend, Swasembada. Sedangkan surat kabar yang biasa dilanggan adalah Kompas dan Bisnis Indonesia.
3.7.3.Koleksi khusus
Koleksi khusus merupakan koleksi yang hanya dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta. Koleksi khusus ini berupa Laporan Kuliah Kerja Lapangan dari mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
3.8. Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana perpustakaan adalah semua benda dan barang fasilitas yang ada di perpustakaan dan digunakan untuk mendukung terselenggaranya kegiatan perpustakaan. Demi memperlancar kegiatan, setiap perpustakaan pastinya berupaya untuk menyediakan sarana dan prasarana yang lengkap. Demikian juga UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta menyediakan berbagai macam sarana dan prasarana. Berikut sarana dan prasana yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta:
(65)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Tabel 3
Sarana dan Prasarana
UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta
Sumber : UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta 2012
No. Nama Barang Jumlah Kondisi
1. Komputer Opac 1 Unit Rusak
2. Komputer Sirkulasi 3 Unit Baik
3. Komputer Internet 25 Unit Baik
4. Printer 1 Unit Baik
5. AC (Air Conditioner) (Ruang
Sirkulasi) 1 Unit Baik
6. AC (Air Conditioner) (Ruang Baca) 6 Unit Baik
7. Kipas Angin 5 Unit Baik
8. Loker (Staff) 2 Buah Baik
9. Loker (Pengunjung) 1 Buah Baik
10. Rak Buku (Ruang Koleksi) 41 Buah Baik
11. Rak Buku (Ruang Baca) 4 Buah Baik
12. Meja Sirkulasi 6 Buah Baik
13. Meja Ruang baca 72 Buah Baik
14. Kursi Sirkulasi 6 Buah Baik
15. Kursi Ruang baca 72 Buah Baik
16. Almari Katalog 1 Buah Baik
17. Telepon 1 Buah Baik
18. Dispenser 1 Buah Baik
19. Jam Dinding 2 Buah Baik
20. Mesin ketik 1 Buah Baik
(66)
commit to user 3.9. Layanan
Sistem pelayanan yang diterapkan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah sistem pelayanan tertutup, pengunjung tidak diperkenankan masuk ke rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Pengunjung hanya dapat membaca atau meminjam melalui petugas yang akan mengambilkan bahan pustaka untuk para pengunjung. Sehingga pengunjung tidak memiliki kebebasan dalam memilih pustaka yang mereka kehendaki. Macam-macam layanan yang diberikan di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta:
3.9.1. Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan yang diberikan kepada pengunjung untuk dapat meminjam dan mengembalikan buku koleksi perpustakaan. Pengertian layanan sirkulasi : mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan. Macam layanan sirkulasi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta meliputi :
1. Layanan Peminjaman
Layanan peminjaman bertugas mencatat semua hal yang terkait dengan peminjaman, mencangkup data peminjaman, koleksi yang di pinjam, dan waktu peminjaman.
(67)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Lamanya peminjaman dan jumlah koleksi yang dapat dipinjam dapat dilihat pada peraturan peminjaman bahan pustaka. Koleksi yang dipinjamkan ini ada 2 jenis yaitu:
a. Buku wajib
Buku wajib merupakan bahan pustaka yang wajib dipinjam oleh mahasiswa karena buku ini merupakan buku yang selalu digunakan dalam perkuliahan. Tetapi tidak semua mata kuliah menggunakan buku wajib ini karena hanya mata kuliah tertentu saja yang diharuskan untuk membawa buku wajib ini.
Prosedur peminjaman buku wajib: Mahasiswa baru :
1) Menunjukkan Kuitansi SPP angsuran ke 1 2) Buku yang dipinjam:
- Accounting
- Computer and Information System Mahasiswa lama :
1) Menunjukkan KRS dan Kuitansi SPP baru 2) Buku yang diambil sesuai dengan mata
(68)
commit to user b. Buku anjuran
Buku anjuran merupakan buku koleksi yang digunakan mahasiswa sewaktu kuliah dalam waktu tertentu. Buku anjuran ini juga sering digunakan mahasiswa untuk mengerjakan tugas-tugas kuliah. Mahasiswa meminjam buku-buku anjuran hanya jika mendapat anjuran dari dosen pengajar mereka.
Prosedur peminjaman buku anjuran:
1) Peminjam harus memiliki Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN yang berlaku pada semester yang bersangkutan.
2) Peminjam harus datang sendiri (tidak boleh diwakilkan).
3) Petugas melakukan scan pada kartu mahasiswa, scan pada barcode koleksi lalu mencatat nomor mahasiswa serta tanggal kembali pada slip pengembalian.
4) Jumlah buku yang dapat dipinjam maksimum 2 (dua) eksemplar, dengan judul yang berbeda.
5) Jangka waktu peminjaman paling lama 1 (satu) minggu.
(69)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
2. Layanan Pengembalian
Layanan pengembalian meliputi kegiatan yang mencatat semua hal yang terkait dengan pengembalian, koleksi yang dikembalikan waktu pengembalian termasuk memberikan sanksi denda apabila ada keterlambatan.
Prosedur pengembalian:
1) Mahasiswa yang bersangkutan datang sendiri ke bagian sirkulasi.
2) Untuk buku wajib mahasiswa hanya perlu mebawa koleksi tersebut ke bagian sirkulasi untuk dikembaliakan. Sedangkan untuk buku pendamping mahasiswa tersebut membawa koleksi yang dipinjam serta membawa Kartu Mahasiswa Akademi Akuntansi YKPN.
3) Petugas memproses buku tersebut dan melihat data, jika tidak terlambat maka selesai sedangkan jika terlambat petugas memberikan kartu denda dan menahan Kartu Mahasiswa tersebut.
3. Layanan perpanjangan
Layanan perpanjangan meliputi kegiatan yang mencatat kembali koleksi yang dipinjam oleh pengguna, dengan tujuan memperpanjang jangka waktu pinjaman. Layanan
(1)
5. Meningkatkan keamanan
Dalam upaya penerapan sistem layanan terbuka, keamanan perpustakaan harus ditingkatkan. Untuk meningkatkan keamanan perpustakaan maka dapat dilakukan dengan membentuk staff keamanan ataupun melakukan pemasangan sistem keamanan elektronik, seperti penggunaan kamera pengintai (CCTV) untuk memantau kegiatan pemustaka di dalam perpustakaan, mencegah pencurian, dan menjamin keamanan fasilitas.
6. Peraturan baru
Dalam upaya penerapan layanan terbuka tentunya juga harus mempersiapkan kebijakan baru yang memuat tentang berbagai hal seperti peraturan tentang penggunaan fasilitas perpustakaan, prosedur peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, tata tertib di perpustakaan.
7. Pendidikan pengguna (user education)
Pendidikan pemakai diberikan kepada pemustaka dengan tujuan untuk mengenalkan kepada pemustaka bahwa perpustakaan sebagai pusat sumber informasi, fasilitas-fasilitas belajar di perpustakaan, macam-macam layanan di perpustakaan, sekaligus sosialisasi tentang prosedur pelayanan perpustakaan yang menerapkan sistem layanan terbuka agar pemustaka dapat menggunakan koleksi, dapat memanfaatkan fasilitas-fasilitas yang
(2)
commit to user
prosedur dan macam-macam layanan yang disediakan di perpustakaan.
5.1.2. Hambatan dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka
di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta.
Berdasarkan pengamatan dan wawancara penulis serta kondisi perpustakaan saat ini, hambatan yang diperkirakan muncul dalam upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta adalah penataan ruang dan pendidikan pengguna (user education).
5.1.3. Solusi atau cara mengatasi hambatan dalam upaya-upaya
penerapan sistem layanan terbuka
Berdasarkan hambatan yang diperkirakan muncul, penulis berusaha mencari solusi untuk mengatasi hambatan tersebut di atas. Cara mengatasi hambatan yang diperkirakan muncul, yang dapat penulis sampaikan untuk mengatasi hambatan dari segi penataan ruang adalah dengan cara melaksanakan proses penataan pada saat perpustakaan sedang tidak ramai pengunjung, seperti pada saat libur semester. Sedangkan untuk mengatasi hambatan dari segi user education, maka hal yang dapat dilakukan adalah dengan mewajibkan mahasiswa untuk mengikuti kegiatan user education. Dari segi materi,
(3)
hendaknya materi yang diberikan kepada pemustaka harus bersifat praktis dan mudah dimengerti.
5.2. Saran
Setelah mengamati kondisi di UPT Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta, penulis mengemukakan saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi kelancaran kegiatan di Perpustakaan Akademi Akuntansi YKPN Yogyakarta sebagai berikut:
Saran khusus
Untuk mengetahui keinginan pemustaka terkait dengan upaya-upaya penerapan sistem layanan terbuka, perpustakaan hendaknya memberikan kuisioner kepada mahasiswa. Pemberian kuisioner dapat dilakukan saat mahasiswa berkunjung ke perpustakaan ataupun bekerja sama dengan dosen pengajar.
Saran umum
1. Perlu adanya penambahan unit komputer khusus untuk pengolahan dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan pengolahan karena saat ini unit komputer untuk pengolahan masih menggunakan komputer untuk sirkulasi.
2. Untuk buku pinjaman 1 (satu) semester sebaiknya peminjamannya dimasukkan ke dalam sistem dengan tujuan untuk mempercepat dan
(4)
commit to user
3. Menyediakan generator cadangan (genset) guna mengantisipasi jika terjadi pemadaman listrik, agar tidak mengganggu proses pelayanan di perpustakaan.
(5)
commit to user
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Agama RI. 2006. Buku Pedoman Perpustakaan. Jakarta: Departemen Agama RI.
http://kepeg.auk.uns.ac.id/wp-content/uploads/2009/12/kepmen-234-2000.pdf Diakses pada tanggal 19 April 2012.
Irkhamiyati. 2007. ”Persepsi Mahasiswa terhadap Kualitas Pelayanan Sirkulasi di Pepustakaan STIKES Aisyiyah Yogyakarta”. Berkala Ilmu Perpustakaan dan informasi, 3:7
Lasa, Hs. 1995. Jenis-jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Lasa, Hs. 2005. Manajemen Pepustakaan. Yogyakarta: Gama Media
Mafar, Fiqru. 2010. ”Konsep Perpustakaan, Sikap Pustakawan, dan Book Vandalism dalam film Mr. Bean episode The Library“. Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 6:2
Nawawi, Hadari. 1995. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Nurhadi, Muljani A. 1983. Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia. Yogyakarta: Andi Offset.
Purwono dan Sri Suharmini. 2009. Perpustakaan dan Kepustakawan Indonesia. Jakarta: Universitas Terbuka.
Rahayuningsih, F. 2005. ”Mengkaji Pentingnya Pendidikan Pengguna”. Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 3:2
Slamet, Y. 2006. Metode Penelitian Sosial. Surakarta: Sebelas Maret University Press.
Soeatminah. 1991. Perpustakaan, Kepustakawanan dan Pustaka wan. Yogyakarta: Kanisius.
Soedibyo, Noerhayati. 1988. Pengelolaan Perpustakaan. Bandung: Alumni. Suharyanti. 2010. Pengantar Dasar Ilmu Perpustakaan. Surakarta: UNS Press
dan LPP UNS.
Sulistiyowati, E. Yeni. 2011. ”Sistem Temu kembali Informasi pada OPAC (Online Public Acces Catalogue) Sparta”. Media Informasi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma, 9:1
(6)
commit to user
Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sulistiyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat.Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
Trimo, Soejono. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Usman, Husaini dan Purnomo Setiady Akbar. 2000. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: Bumi Aksara.
Wiyarsih. 2009. ”Motivasi Mahasiswa Memanfaatkan Fasilitas Perpustakaan Fakultas”. Berkala Ilmu Perpustakaan dan informasi, 5:1