commit to user 6
B. Pengertian Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan – kegiatan, baik pada kantor lembaga
negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kinerja yang baik dalam kearsipan. Ada beberapa pengertian yang mendefinisikan kearsipan, antara lain :
a Menurut Undang-Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :
1. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan badan -
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan. 2.
Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh badan - badan swasta atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan. b
Pengertian arsip menurut Basir Bartos 1990 : 1 adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan
– keterangan mengenai suatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula. c
Sedangkan pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto 1991 : 19 - 20 adalah suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan
arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu
diperlukan. d
Menurut A. W. Widjaja 1993 : 8 kearsipan diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat
diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui.
commit to user 7
Dalam keberjalanan setiap arsip melewati siklus kehidupan arsip, menurut Ida Nuraida dalam buku manajemen administrasi perkantoran 2008 : 93 , siklus
hidup arsip yaitu : a
Tahap penciptaan Pada tahap ini dokumen diciptakan lalu digunakan sebagai media penyimpanan
informasi atau dasar pengambilan keputusan. b
Tahap penggunaan Maskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk
waktu yang akan datang. c
Tahap penyimpanan aktif Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan
disimpan ditempat penyimpanan. d
Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi
masih perlu disimpan apabila sewaktu – waktu dipergunakan. Arsip tersebut
kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif. e
Tahap pemusnahan Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna bagi kegiatan
perusahaan, dengan pertimbangan dan alasan tertentu. Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada
pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto 1991 : 19 - 20 adalah suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.
C. Pengertian Karyawan
Kategori