commit to user 7
Dalam keberjalanan setiap arsip melewati siklus kehidupan arsip, menurut Ida Nuraida dalam buku manajemen administrasi perkantoran 2008 : 93 , siklus
hidup arsip yaitu : a
Tahap penciptaan Pada tahap ini dokumen diciptakan lalu digunakan sebagai media penyimpanan
informasi atau dasar pengambilan keputusan. b
Tahap penggunaan Maskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk
waktu yang akan datang. c
Tahap penyimpanan aktif Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan
disimpan ditempat penyimpanan. d
Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi
masih perlu disimpan apabila sewaktu – waktu dipergunakan. Arsip tersebut
kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif. e
Tahap pemusnahan Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna bagi kegiatan
perusahaan, dengan pertimbangan dan alasan tertentu. Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada
pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto 1991 : 19 - 20 adalah suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.
C. Pengertian Karyawan
Karyawan atau biasa disebut sebagai pegawai atau personalia merupakan faktor yang sangat penting untuk penggerak suatu perusahaan. Ada beberapa
definisi mengenai karyawan, antara lain :
commit to user 8
a Ig.Wursanto 1991 : 15 mendefinisikan pengertian pegawai adalah setiap
orang yang menyumbangkan jasanya kepada suatu badan usaha baik pemerintah maupun swasta.
b Menurut Soedaryono dalam bukunya Tata Laksana Kantor 2006 : 42
menerangkan bahwa pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat, yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi,
baik kesatuan kerja pemerintah, maupun kesatuan kerja swasta. c
Sedangkan pengertian pegawai menurut UU pokok Kepegawaian No.43 tahun 1999 bahwa :
Pegawai adalah mereka yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan dalam peraturan perundang - undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat
yang berwenang diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas Negara yang telah ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang -
undangan yang berlaku. Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada
pengertian kearsipan menurut Ig.Wursanto 1991 : 15 mendefinisikan pengertian pegawai adalah setiap orang yang menyumbangkan jasanya kepada
suatu badan usaha baik pemerintah maupun swasta.
D. Administrasi Kearsipan
Administrasi kearsipan menurut The Liang Gie 1986 : 28 administrasi kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak
saat dimulainya pengumpulan warkat – warkat sampai penyingkirannya.
Menurut lg. Wursanto 1995 : 16 administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file
– file dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip
– arsip dapat ditemukan kembali sewaktu
– waktu. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi
kearsipan dalam pengamatan ini, penulis mengacu pada pengertian administrasi menurut lg. Wursanto 1995 : 16 administrasi kearsipan adalah suatu proses
commit to user 9
kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali
sewaktu – waktu.
Dalam bagian penulis akan membahas secara lebih rinci mengenai hasil pengamatan tentang hal
– hal yang berkaitan dengan Administrasi Kearsipan Karyawan selama penulis magang di Human Resorces Department The Sunan
Hotel Solo. Hal – hal yang akan penulis bahas meliputi :
1. Penerimaan dan pencatatan Arsip
2. Penyimpanan Arsip
3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1. Penerimaan dan pencatatan Arsip
Kegiatan penerimaan arsip merupakan kegiatan pertama dalam kegiatan pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat masuk baik antar bagian
dalam perusahaan maupun dengan pihak luar perusahaan. Surat yang masuk pertama
– tama diperiksa dengan mambaca sampul dari surat agar diketahui tujuan, kemudian diindeks dengan memberi tanda atau
klasifikasi pada masing – masing surat.
Klasifikasi ini bertujuan untuk menata arsip secara sistematis dan dinamis sehingga arsip
– arsip tersebut mudah ditemukan kembali. Penyortiran surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi
– bagi menurut jenis surat. Misalkan untuk jenis surat dinas dikelompokkan dengan surat
– surat dinas lainnya. Petugas penyortiran ini hanya mengelompokkan surat berdasarkan
sampul yang ada, karena hal ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan surat dan keselamatan isi surat.
Setelah disortir menurut jenisnya, kemudian surat – surat tersebut
dicacat agar mudah dalam pendataannya. Tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan keluar.
Selain dicatat dalam buku agenda surat tersebut dapat juga dicatat pada kartu kendali khususnya untuk mencatat surat
– surat yang tergolong penting. Pencatatan pada buku agenda yang dilakukan oleh instansi yang belum
commit to user 10
menerapkan kartu kendali dan surat – surat yang dicatat dalam buku agenda
hanya surat – surat yang penting.
2. Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan sumber informasi atau data yang dapat membantu melancarkan tugas keseharian suatu perusahaan dan dapat menjadi dasar
pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat, oleh karena itu arsip harus disimpan dengan baik agar dapat dengan mudah
ditemukan. A.
W. Widjaja 1986 : 104 menyatakan tujuan dari penataan arsip adalah : a
Menyiapkan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu
– waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.
b Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar atau hilang. Administrasi kearsipan yang dimaksud disini merupakan proses
penyimpanan dokumen – dokumen yang berkaitan dengan karyawan, adapun
ruang lingkup yang dimaksud adalah : 1
Asas Penyimpanan Arsip A. W. Widjaja 1993 : 162
– 163 menyatakan dalam proses penyimpanan arsip dianut asas gabungan yaitu gabungan antara asas
”sentralisasi” dan ”desentralisasi”. a
Asas sentralisasi ialah semua arsip semi in-aktif yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam kegiatan kantor
sehari - hari harus dipindahkan ke pusat arsip, agar dapat disimpan dan dipelihara dengan baik. Arsip - arsip ini dapat digolongkan pada :
i. Arsip yang berguna untuk alat pengingat penting, semi permanent
ii. Arsip yang berguna untuk selama - lamanya vital, permanent
b Asas desentralisasi ialah semua arsip aktif yang masih diperlukan
langsung dan sering dalam kegiatan kantor sehari - hari disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi.
commit to user 11
2 Sistem Kearsipan Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan
– kegiatan yang bersangkutan dengan karyawan, dan tempat untuk mendapat informasi yang dibutuhkan,
maka arsip harus diatur dan dipelihara serta disimpan baik – baik.
A. W. Widjaja 1993 : 164 - 165 mengungkapkan bahwa dalam
penyimpanan arsip ada 5 sistem yaitu : a
Sistem abjad Alphabetical Filing System Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama
orang atau nama organisasi. Sistem ini biasa digunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual.
b Sistem pokok soal Subject Filing System
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah, sub
– sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada
masalah terkecil. c
Sistem wilayah Geographic Filing System Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama
tempat. Sama halnya dengan subject atau numeric filling, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan geographic.
d Sistem nomor Numeric Filing System
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nomor kode klasifikasi persepuluhan, juga memberi guide, dan folder.
Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri
menurut tingkat – tingkat pemecahan dari yang besar sampai kepada
yang lebih kecil. e
Sistem tanggal Chronological Filing System Dalam sistem ini, susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti
tahun, bulan, dan tanggal. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian diikuti bulan dan tanggal dalam tahun yang
bersangkutan.
commit to user 12
3 Perlengkapan File
A. W. Widjaja 1993 : 158 – 159 menyatakan agar file berkas lebih
sistematis, rapi, efisien, dan efektif maka file disimpan dengan perlengkapan yang dapat memperpanjang umur berkas tersebut,
perlengkapan tersebut antara lain : a
Filing cabinet Filing cabinet adalah semacam lemari yang seluruhnya terdiri dari laci
– laci besar yang diperuntukan menyimpan dokumen arsip. b
Folder Map Folder adalah tempat untuk menyusun dokumen yang merupakan isi
terinci dari masalah yang bersangkutan. Pada folder pun terdapat TAB yang berfungsi untuk memudahkan pencarian arsip tersebut.
c Petunjuk Guide
Petunjuk merupakan alat pemisah antara folder – folder.
3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1 Penyusutan Arsip
Basir barthos 1990 : 104 mengungkapkan penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip berkas untuk memisahkan arsip aktif dari
arsip inaktif serta menyingkirkan arsip – arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip. Menurut Sutarto 1992 : 256 Penyusutan arsip dapat dilihat dari dua
segi, yaitu : a
Segi administrasi 1.
Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif dengan arsip tidak aktif.
2. Memudahkan mencari kembali arsip – arsip, jika sewaktu – waktu
diperlukan. 3.
Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan pemeliharaan, kepegawaian dan lain
– lain.
commit to user 13
b Segi ilmiah
Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmiawan dalam mengadakan penelitian.
2 Pemusnahan Arsip
Basir barthos 1990 : 104 menyatakan pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh
instansi yang bersangkutan maupun arsip nasional. Sedangkan Sutarto 1992 : 256 mengungkapkan pemusnahan arsip
adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan
menggunakan alat penghancur kertas.
E. Administrasi Kearsipan Karyawan
