Penyimpanan Arsip Administrasi Kearsipan Karyawan pada The Sunan Hotel Solo M. Rois D1509056

commit to user 44 1 Surat Keterangan 8 2 Surat Perjanjian Kontrak Kerja SPKK 11 3 Surat Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu SPKWT 40 4 Surat Perjanjian Kerjasama 2 5 Memo atau Inter Office Comunication IOC 2 6 Surat Teguran 2 7 Surat Pernyataan 5 8 Surat Tanda Terima Inventaris 1 9 Surat Pemindahbukuan Rekening 3 10 Surat Kuasa 1 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012

B. Penyimpanan Arsip

Karyawan merupakan roda penggerka suatu perusahaan agar The Sunan Hotel Solo dapat selalu menjaga kualitas pelayanan kepada tamu yang datang. Dalam hubungan antara kearsipan dan karyawan banyak sekali data – data karyawan yang penting dan wajib untuk disimpan. Seperti yang telah diungkapkan dari hasil wawancara dengan Human Resources Secretary yang mengatakan bahwa : “ Karyawan merupakan suatu yang kompleks di dunia perhotelan, oleh karena itu kita perlu untuk menyimpan setiap detail dari karyawan agar memudahkan kita untuk mengetahui cuti, mengecek jamsostek, mengurus DPLK, mengetahui absen harian, menghitung absen untuk makan yang disediakan perusahaan, dan lain sebagainya. “ Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan ibu imping trisnawadi Berdasarkan wawancara dan data yang penulis dapatkan, dapat penulis simpulkan, The Sunan Hotel menggunakan 4 sistem kearsipan yang digunakan untuk proses pengarsipan dokumen – dokumen tentang karyawan surat – surat, commit to user 45 dan beberapa dokumen penting lainnya agar mudah ditemukan apabila sewaktu – waktu di perlukan. Sistem – sistem tersebut yaitu : 1. Alphabetical filling system Dalam sistem ini semua arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan data – data karyawan yang dipisahkan setiap department, agar mudah untuk dicari. Data karyawan yang biasanya diarsip yaitu Record cuti dan data pribadi masing – masing karyawan masuk. Arsip – arsip tersebut disimpan pada filling cabinet yang dipisahkan dengan Guide yang diurutkan berdasarkan abjat memudahkan untuk mencarinya. 2. Subject filling system Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah. The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan dokumen – dokumen seperti surat masuk, surat keluar, record absen harian, record absen bulanan, DPLK, Jamsostek, dan lain sebagainya. Dokumen – dokumen tersebut disimpan pada alamari arsip yang disusun untuk menyimpan map – map yang digunakan untuk menyimpan file – file tersebut sesuai dengan masalahnya. 3. Geographic filling system Dalam Sistem ini semua dokumen disusun berdasarkan judul nama wilayah daerah. The Sunan Hotel menggunakan sistem ini untuk menyimpan file karyawan berdasarkan department dan file yang digunakan untuk operasional yang ditempatkan masing – masing untuk memudahkan mencarinya. Sistem ini diterapkan di The Sunan hotel solo dengan memisahkan arsip data karyawan antara masing – masing department. Untuk penyimpanan arsip data – data karyawan The Sunan Hotel Solo, Human Resorces Department menggunakan filling cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip – arsip aktif yang sering digunakan selain data karyawan dan form – form yang berkaitan dengan pengembangan karyawan. 4. Chronological filing system commit to user 46 Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal. The Sunan Hotel Solo mengunakan sistem ini ntuk memantau surat perjanjian kontrak kerja karyawan dan casual. Adapun data karyawan dengan kontrak tersebut antara lain : Tabel IV. 4 List Data Kontrak Karyawan The Sunan Hotel Solo No Nama Tanggal Kontrak Terakhir 1 Nurul Muslim 01 01 2011 2 Yeni Natalina 16 01 2012 3 Dina Selfina 01 02 2010 4 Dodik Saputro 01 02 2010 5 Matheas Aldo S 01 02 2010 6 Suroto 01 02 2010 7 Bambang Suhayono 01 02 2010 8 Teguh Saputro 14 02 2011 9 Natalia Susana Dewi 01 03 2009 10 Budi Santoso 07 04 2009 11 Nur Amri Arif 07 04 2009 12 Supardi 07 04 2009 13 Hanadia Imanda Kharisma 07 05 2012 14 Tofan Sulistiyanto 01 05 2010 15 Ida Maulina 02 05 2011 16 Dhofari 01 06 2009 17 Hadi Seputro 01 06 2011 18 Afriyanto Gunawan 01 06 2010 19 Kania Pujiastuti 01 06 2010 20 Tri Wahyudi 04 06 2010 21 Ganda Pratikantya 01 07 2010 commit to user 47 22 Mugi Hari Mulyono 19 07 2010 23 Tri Syamsudin 01 08 2010 24 Muhozin 01 08 2010 25 Yunita Dian Gumilang 01 08 2010 26 Agung Kumoro 01 08 2010 27 Edy Pamungkas 01 09 2010 28 Ganis Listyawan 01 09 2010 29 Muctahirin 01 09 2010 30 Slamet Supriyanto 01 09 2010 31 Nining Desiwati 01 10 2010 32 Indra Wibowo 25 10 2010 33 Gita Pitaloka 02 11 2010 34 Nur Ainy Brilianingsih 01 12 2011 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012 Selain karyawan kontrak juga terdapat karyawan harian Casual yang diberi kompensasi setiap masuk kerja. Dan untuk kompensasi yang diberikan juga berbeda dengan karyawan biasa. Untuk casual worker kontrak yang diberikan adalah selama 3 bulan, berikut penulis sampaikan data kontrak casual worker yang ada di The Sunan Hotel Solo antara lain : Tabel IV. 5 Data Kontrak Casual Worker The Sunan Hotel Solo No Nama Tanggal Awal Kontrak Tanggal Berakhir Kontrak 1 Yoga Darmawan 12 04 2012 20 07 2012 2 Suyono 12 04 2012 20 07 2012 3 Naser 12 04 2012 20 07 2012 4 Pamungkas Lingga 12 04 2012 20 07 2012 5 Rysa Andri P 12 04 2012 20 07 2012 6 Bintang Edya 12 04 2012 20 07 2012 commit to user 48 7 Deni Hardika 12 04 2012 20 07 2012 8 Gunawan 12 04 2012 20 07 2012 9 Suroto 12 04 2012 20 07 2012 10 Tri Tunggal 12 04 2012 20 07 2012 11 Agus Sutrali 12 04 2012 20 07 2012 12 Suparman 12 04 2012 20 07 2012 13 Andi Prasetyo 12 04 2012 20 07 2012 14 Sutarno Agung 12 04 2012 20 07 2012 15 Nina Trisnawati 12 04 2012 20 07 2012 16 Mutia Riris 12 04 2012 20 07 2012 17 Dikky Anjar D 12 04 2012 20 07 2012 18 Alvia Eky 12 04 2012 20 07 2012 19 Agung Tri S 12 04 2012 20 07 2012 20 Evi damayanti 12 04 2012 20 07 2012 21 Intan Permata 12 04 2012 20 07 2012 22 Nicko Nanda 12 04 2012 20 07 2012 23 Vivolin C 12 04 2012 20 07 2012 24 Adinta Yuliana 12 04 2012 20 07 2012 25 Hari Purwiyanto 12 04 2012 20 07 2012 26 Dadang Irawanto 12 04 2012 20 07 2012 27 Dwi Budi Agus 12 04 2012 20 07 2012 28 Daniel K 12 04 2012 20 07 2012 29 Fredian Damar 12 04 2012 20 07 2012 30 Eko Agus 12 04 2012 20 07 2012 31 Suyanto 12 04 2012 20 07 2012 32 Usman 12 04 2012 20 07 2012 33 Handoko 12 04 2012 20 07 2012 34 Mukhlis 12 04 2012 20 07 2012 35 Fandi Tri U 12 04 2012 20 07 2012 36 Alam Nur 12 04 2012 20 07 2012 37 Gatha Katon 12 04 2012 20 07 2012 commit to user 49 38 Surya Nurtomo 12 04 2012 20 07 2012 39 Tedy Dwi H 01 05 2012 20 07 2012 40 Erlina Emy R 01 04 2012 31 07 2012 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012

C. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip