Administrasi Kearsipan Karyawan pada The Sunan Hotel Solo M. Rois D1509056

commit to user

ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN

PADA THE SUNAN HOTEL SOLO

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Diajukan Oleh : MOCHAMMAD ROIS

D1509056

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

commit to user

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir dengan judul

ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN PADA THE SUNAN HOTEL SOLO

Disusun Oleh : MOCHAMMAD ROIS

D1509056

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Pada hari : ... Tanggal : ...

Tim Penguji Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Drs. Is Hadri Utomo, M.Si.

19590907198702 1 001 (...) 2. Penguji 2 Drs. Ali, M.Si.

19540830198503 1 002 (...)

Mengetahui, Dekan,

Prof. Drs. Pawito, Ph. D. NIP. 19540805198503 1 002

Ketua Program,

Drs. Sudarto, M. Si NIP. 19550202198503 1 006

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Mochammad Rois NIM : D1509056

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademis berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 29 juni 2012 Yang Membuat pernyataan,

commit to user

v MOTTO

“....Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah suatu kaum sebelum mereka

mengubah keadaan mereka sendiri....”

(Q. S. Ar- Ra’d : 11)

“Semua impian bisa menjadi kenyataan, kalau kita berani mengejarnya” (Walt Disney)

“Waktu terbaik untuk berbahagia adalah sekarang

Tempat terbaik untuk berbahagia dalah disini

Dan cara terbaik untuk berbahagia adalah membahagiakan orang lain”

(Mario Teguh)

“Apabila kita takut gagal, itu berarti kita telah membatasi

Kemampuan kita” (Hendry Ford)

“Aku Pernah berikhrar pada diriku sendiri

Carilah Pengalaman Sebanyak yang Aku Bisa, karena Kesempatan Hanya datang sekali dan tidak bisa diulang

Never Give Up Till End Of Time”

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya sederhana ini untuk

Alm. Ibu Rusmiyati yang selalu di hati, Mamah Diah

Orangtuaku tercinta sebagai bukti baktiku,

Dan untuk Dani adikku tercinta

Terimakasih atas segalanya ,

aku akan memberikan yang terbaik...

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Sesungguhnya segala puji hanya bagi Allah SWT, kita memuji, memohon pertolongan, serta memohon ampunan-Nya. Dan kita memohon perlindungan dari kejahatan-kejahatan diri kita, serta dari keburukan - keburukan amal kita.

Alhamdulillah, Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmad, kekuatan, dan segala nikmat sehingga penulis

dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan juul “Administrasi Kearsipan Karyawan pada The Sunan Hotel Solo” dengan baik.

Rasa Terimakasih, sudah sepantasnya penulis sampaikan dengan hati yang tulus kepada semua pihak atas segala partisipasinya dalam pelaksanaan dan penyelesaian laporan ini.

1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. , selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

2. Bapak Drs. Sudarto. M.Si. , selaku Ketua Jurusan DIII Manajemen Administrasi.

3. Bapak Drs. Budiarjo, M. Si. , selaku Pembimbing Akademik.

4. Bapak Drs. Ali, Msi. , selaku pembimbing tugas akhir yang telah bersedia meluangkan waktu untuk membimbing dan memberikan arahan.

5. Bapak - Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, terima kasih atas semua yang telah Bapak dan Ibu ajarkan dan berikan.

6. Keluargaku tercinta atas cinta, kasih sayang, doa, motivasi, dan semuanya. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmad, hidayah, usia yang barokah.

7. Mas Awe, Triyatni, Mas Hafid, Ipul, Evi, Mursid, Ilmi, Sidiq Team kepengurusan di KOPMA UNS 2011-2013, yang selalu memberikan motivasi dan semangat, semoga besok kelak kita bisa sukses bersama dan jangan lupakan kerja keras kita selama menjabat di KOPMA UNS.

commit to user

viii

8. Ibu Retno Wulandari, Bpk Kristriyanto, Ibu Imping, Bpk Nurahman Arie terimakasih karena telah mempercayaiku untuk On Job Training Di The Sunan Hotel Solo, 3 bulan ini sangat berarti buat saya.

9. Endah, Liyana, Fajri, Ferisa yang selalu menemani, dan bekerjasama membangun PSDA bersama-sama. Aku kangen kalian semua.

10.Teman-Teman Karyawan dan Adik-Adik Kader dan Anggota KOPMA UNS yang tak dapat saya sebut disini, yang selalu menemani, berinteraksi dan bekerja bersama, serta membuka cakrawala berfikir dan menyadarkan saya bahwa perjalanan masih panjang, Sukses untuk kalian semua.

11.Teman-Teman DIII Manajemen Administrasi 2009 kelas B semoga Allah melimpahkan rahmad, hidayah, serta pertolongan-Nya kepada kita semua. 12.Bapak-Ibu seluruh Karyawan, Casual, Trainee The Sunan Hotel Solo yang

telah memberikan arahan dan pengalaman yang tak dapat terlupakan. 13.Terima kasih juga saya haturkan kepada ANDA yang tidak dapat saya

cantumkan namanya disini, ANDA yang telah turut berinteraksi dan bersosialisasi dengan penulis dalam kesehariannya, dan ANDA yang telah, sedang, dan akan membaca karya kecil ini.

Selanjutnya penulis mengharap tegur sapa yang halus lagi tulus, kepada segenap pihak atas segala kekurangan, kesalahan, dan kekhilafan penulis dalam penyajian karya ini.

Akhir kata penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya di kemudian hari. Terima Kasih.

Surakarta, Juli 2012

commit to user

ix DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL ... i

PERSETUJUAN ... ii

PENGESAHAN ... iii

PERNYATAAN ... iv

MOTTO ... v

PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

ABSTRAK ... xiii

BAB I PENDAHULUAN a. Latar Belakang Masalah ... 1

b. Perumusan Masalah ... 3

c. Tujuan Pengamatan ... 4

d. Manfaat Pengamatan ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA a. Pengertian Administrasi ... 5

b. Pengertian Kearsipan ... 6

c. Pengertian Karyawan ... 7

d. Pengertian Administrasi Kearsipan ... 8

commit to user

x

e. Metode Pengamatan ... 16

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN a. Sejarah The Sunan Hotel Solo ... 21

b. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo ... 23

c. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo ... 24

d. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ... 25

e. Deskripsi Jabatan ... 27

f. Fasilitas The Sunan Hotel Solo ... 33

BAB IV PEMBAHASAN a. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan ... 39

b. Penyimpanan Arsip Karyawan ... 44

c. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Karyawan ... 49

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan ... 50

b. Saran ... 52

Daftar Pustaka ... 53 Lampiran - Lampiran

commit to user

xi

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

I. 1 Man Power Figure The Sunan Hotel Solo 2012 ... 2

IV. 1 Data Lamaran Masuk Maret – Mei 2012 ... 40

IV. 2 Data Karyawan Terlambat Maret – Mei 2012 ... 43

IV. 3 Jenis Surat Keluar Human Resources Department ... 43

IV. 4 List Data Kontrak Karyawan 2012 ... 46

commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

III. 1 Management Organization The Sunan Hotel Solo 2012... 26 1V. 1 Alur Pengajuan Cuti Karyawan... 41

commit to user

xiii ABSTRAK

Mochammad Rois, D1509056. Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.

The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu hotel berbintang 4 di kota Surakarta dengan basic Convention dan Entertaint. The Sunan Hotel Solo yang berdiri sejak tahun 1997 ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan tingkat hunian kamar, selain itu aktivitas di function room juga semakin meningkat dari tahun ke tahun, sehingga untuk dapat mengimbangi fasilitas yang diberikan maka pengembangan sumber daya karyawan di sunan hotel selalu dioptimalkan.

Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan arsip karyawan yang efektif, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo. Tujuan pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami bagaimana cara pengelolaan Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo.

Pengamatan ini mengambil lokasi di The Sunan Hotel Solo, jenis pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari (1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3) Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan.

Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang administrasi kearsipan karyawan yang meliputi : Surat Lamaran, Pengajuan Cuti, Rekaman Presensi, dan Surat Keluar yang berkaitan dengan karyawan. Administrasi yang dibahas meliputi dari Penerimaan Arsip Karyawan, Penyimpanan Arsip Karyawan, serta Penyusutan dan Pemusnahan Arsip. Kesimpulan yang didapat dari pengamatan tersebut yaitu sistem pengolahan arsip karyawan pada Human Resources Department sudah baik karena telah menggunakan sistem yang baik, tetapi dalam penyusutan dan pemusnahan arsip masih sangat kurang karena tidak terdapat jadwal khusus untuk pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai sehingga masih sering terdapat beberapa arsip yang menumpuk.

Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan sistem kearsipan karyawan antara lain dalam penyusutan dan pemusnahan arsip diadakan jadwal tertentu, sehingga arsip yang disimpan dapat tersusun secara rapi dan bersih. Kata Kunci : Administrasi Kearsipan Karyawan

commit to user ABSTRAK

Mochammad Rois, D1509056. Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.

The Sunan Hotel Solo is the five star hotel in surakarta with basic convention and entertaint. The Sunan Hotel Solo stand since 1977 have a lot of room, the function is growth in tear to year.

One of the sample is make a sisitem filing employee efective, the problem in this obyek is “Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo” the purpose is to know how the filling sistem in The Sunan Hotel Solo.

This observation take a place in The Sunan Hotel Solo, with deskriptif metode. Resource of information from (1) informan (2) activity (3) dokumentation. Technic of collect data with (1) interview (2) observation (3) analisis.

Result of this observation is to explain administration sistem employee : aplicationn letter, anual leave, presensi, letter out and letter in. The conclution is filling sistem in human resources department is good, but in file remover and file destroyer is poor, because in file remover nothing a schedjule so the file is overload.

The suggestion is to increase sistem filling employee.

commit to user BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam era otonomi daerah saat ini, tiap – tiap daerah akan saling berlomba

– lomba menggali potensi daerahnya masing – masing. Salah satu diantaranya adalah dengan menggalakkan pembangunan sektor pariwisata. Sesuai dengan kekayaan alam, kekayaan budaya dan letak Indonesia yang strategis bagi tujuan wisata didukung panorama yang indah serta kondisi sosial dan keamanan yang memadai, maka bidang pariwisata merupakan salah satu aset komoditi non-migas nasional yang cukup handal dan sumber pendapatan daerah yang cukup memadai.

Kota Surakarta terkenal sebagai kota budaya dan pariwisata dan merupakan daerah tujuan wisata selain Bali dan Yogyakarta. Kota Surakarta mempunyai banyak potensi yang dapat digali sebagai aset wisata baik wisata budaya maupun wisata pendidikan. Banyak sekali peninggalan bersejarah dan bangunan kuno yang terdapat di kota Surakarta, yang semuanya ini merupakan obyek bahan studi maupun rekreasi yang sangat menarik. Disamping itu letak kota Surakarta yang sangat strategis di tengah pulau Jawa dan didukung oleh adanya Bandara Adisumarmo memperkuat peranan kota Surakarta sebagai tempat tujuan wisatawan.

Tingkat keberhasilan hotel dalam meraih jumlah tamu menginap adalah juga ditentukan oleh tingkat keindahan dan kualitas pelayanan hotel yang bersangkutan. Seperti kita ketahui bersama bahwa semakin tinggi tingkat bintang suatu hotel maka pelayanan dan fasilitas yang diberikan harus selalu terjaga, selain itu hal tersebut juga harus didukung oleh kualitas sumber daya karyawan yang melayani tamu yang menginap. Karena karyawan adalah roda penggerak dalam suatu perusahaan.

The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu hotel berbintang 4 di kota Surakarta dengan basic Convention dan Entertaint. The Sunan Hotel Solo yang berdiri sejak tahun 1997 ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan tingkat

commit to user

hunian kamar, selain itu aktivitas di function room juga semakin meningkat dari tahun ke tahun, sehingga untuk dapat mengimbangi fasilitas yang diberikan maka pengembangan sumber daya karyawan di sunan hotel selalu dioptimalkan.

The Sunan Hotel Solo saat ini memiliki 152 karyawan dengan rincian sebagai berikut :

Tabel I.1

Man Power Figure Karyawan The Sunan Hotel Solo

31 Mei 2012

No Department Total Employee

Laki - Laki Perempuan Total

1. Executive Office 5 1 6

2. Accounting 8 5 13

3. Human Resources 2 1 3

4. Engginering 14 1 15

5. Security 12 - 12

6. Front Office 13 7 20

7. Housekeeping 21 5 26

8. Laundry 4 1 5

9. Marketing 4 6 10

10. Food & Beverage Service 14 5 19 11. Food & Beverage Product 17 1 18

12. Public Relation 3 2 5

Total Karyawan 152

Sumber : Data Human Resources department The Sunan Hotel Solo, 2012

The Sunan Hotel Solo terus mengupayakan yang terbaik agar karyawannya selalu sejahtera. Hal tersebut tidak lepas dari pengelolaan sistem administrasi kerasipan karyawan yang terdapat di The Sunan Hotel Solo.

Sedemikian pentingnya arsip bagi kegiatan bisnis, administrasi kearsipan berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas

commit to user

dokumen, pencatatan, penelusuran, penditribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan.

Kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat penawaran yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian setepat - tepatnya.

Menurut Undang - Undang No. 7 Tahun 1971, kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintahan.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah maupun instansi swasta. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian. Usaha - usaha penelitian untuk mempelajari persoalan - persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan - bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.

Berdasarkan pemikiran di atas, maka penulis tertarik untuk untuk mengamati lebih lanjut mengenai administrasi kearsipan karyawan di The Sunan Hotel Solo dan mengambil judul :

“ ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN PADA THE SUNAN HOTEL SOLO “.

B. Rumusan Masalah

Kearsipan merupakan masalah kecil yang terkadang bisa berakibat fatal oleh perusahaan, terutama untuk menjaga data - data karyawan sehingga jika sewaktu – waktu data tersebut di butuhkan maka akan mudah untuk mencarinya.

Untuk lebih mengetahui permasalah tersebut maka penulis memberikan perumusan masalah sebagai berikut :

commit to user

“ Bagaimana Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo? ”

C. Tujuan Pengamatan

Tujuan yang ingin dicapai pada pengamatan ini antara lain : 1. Tujuan Operasional

Untuk mengetahui bagaimana cara pengelolaan Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo.

2. Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan bisa menjadi pengetahuan, masukan yang bermanfaat dan sebagai bahan pertimbangan bagi Human Resources Department The Sunan Hotel Solo dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi kearsipan, sehingga bisa membenahi kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.

3. Tujuan Individual

Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini nantinya dapat bermanfaat bagi :

1. Pengusaha dan pengelola hotel, sehingga dapat menjadi referensi untuk meningkatkan Sistem Kearsipan Karyawan The Sunan Hotel Solo, sehingga pengelolaan arsip mudah untuk dicari.

2. Bagi peneliti lain yang berminat untuk menambah pengalaman dan wawasan untuk pengembangan penelitian selanjutnya.

3. Perkembangan ilmu pengetahuan dalam hal pengelolaan kearsipan, terutama pengelolaan kearsipan karyawan di usaha akomodasi perhotelan.

commit to user

5 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Administrasi

Administrasi dapat diartikan menurut pengertian yang luas dan pengertian yang sempit. Dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat – mencatat, surat – menyurat, pembukuan dan pengarsipan.

Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Menurut Moekijat ( 1992 : 10 ), administrasi adalah segala kegiatan manusia, baik yang bersifat badaniah maupun yang bersifat rohaniah guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Sondang P. Siagan ( 1970 :13 ), administrasi mempunyai pengertian sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Administrasi menurut The Liang Gie ( 1989 : 18 ) adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan, menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus atau dengan singkat kegiatan menata.

Dari pengertian – pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi dalam pengamatan ini adalah pengertian administrasi secara sempit dan mengacu pada pengertian administrasi menurut The Liang Gie ( 1989 : 18 ) adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan, menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus atau dengan singkat kegiatan menata.

commit to user B. Pengertian Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan – kegiatan, baik pada kantor lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kinerja yang baik dalam kearsipan.

Ada beberapa pengertian yang mendefinisikan kearsipan, antara lain : a) Menurut Undang-Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :

1. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan badan - badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh badan - badan swasta atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b) Pengertian arsip menurut Basir Bartos ( 1990 : 1 ) adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan – keterangan mengenai suatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang ( itu ) pula.

c) Sedangkan pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto ( 1991 : 19 - 20 ) adalah suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.

d) Menurut A. W. Widjaja ( 1993 : 8 ) kearsipan diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui.

commit to user

Dalam keberjalanan setiap arsip melewati siklus kehidupan arsip, menurut Ida Nuraida dalam buku manajemen administrasi perkantoran ( 2008 : 93 ), siklus hidup arsip yaitu :

a) Tahap penciptaan

Pada tahap ini dokumen diciptakan lalu digunakan sebagai media penyimpanan informasi atau dasar pengambilan keputusan.

b) Tahap penggunaan

Maskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk waktu yang akan datang.

c) Tahap penyimpanan aktif

Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan disimpan ditempat penyimpanan.

d) Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif

Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu – waktu dipergunakan. Arsip tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif.

e) Tahap pemusnahan

Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna bagi kegiatan perusahaan, dengan pertimbangan dan alasan tertentu.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto ( 1991 : 19 - 20 ) adalah suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.

C. Pengertian Karyawan

Karyawan atau biasa disebut sebagai pegawai atau personalia merupakan faktor yang sangat penting untuk penggerak suatu perusahaan. Ada beberapa definisi mengenai karyawan, antara lain :

commit to user

a) Ig.Wursanto ( 1991 : 15 ) mendefinisikan pengertian pegawai adalah setiap orang yang menyumbangkan jasanya kepada suatu badan usaha baik pemerintah maupun swasta.

b) Menurut Soedaryono dalam bukunya Tata Laksana Kantor ( 2006 : 42 ) menerangkan bahwa pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat, yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah, maupun kesatuan kerja swasta.

c) Sedangkan pengertian pegawai menurut UU pokok Kepegawaian No.43 tahun 1999 bahwa :

Pegawai adalah mereka yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan dalam peraturan perundang - undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas Negara yang telah ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang - undangan yang berlaku.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian kearsipan menurut Ig.Wursanto ( 1991 : 15 ) mendefinisikan pengertian pegawai adalah setiap orang yang menyumbangkan jasanya kepada suatu badan usaha baik pemerintah maupun swasta.

D. Administrasi Kearsipan

Administrasi kearsipan menurut The Liang Gie ( 1986 : 28 ) administrasi kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak saat dimulainya pengumpulan warkat – warkat sampai penyingkirannya.

Menurut lg. Wursanto ( 1995 : 16 ) administrasi kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali sewaktu – waktu.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi kearsipan dalam pengamatan ini, penulis mengacu pada pengertian administrasi menurut lg. Wursanto ( 1995 : 16 ) administrasi kearsipan adalah suatu proses

commit to user

kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali sewaktu – waktu.

Dalam bagian penulis akan membahas secara lebih rinci mengenai hasil pengamatan tentang hal – hal yang berkaitan dengan Administrasi Kearsipan Karyawan selama penulis magang di Human Resorces Department The Sunan Hotel Solo. Hal – hal yang akan penulis bahas meliputi :

1. Penerimaan dan pencatatan Arsip 2. Penyimpanan Arsip

3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

1. Penerimaan dan pencatatan Arsip

Kegiatan penerimaan arsip merupakan kegiatan pertama dalam kegiatan pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat masuk baik antar bagian dalam perusahaan maupun dengan pihak luar perusahaan.

Surat yang masuk pertama – tama diperiksa dengan mambaca sampul dari surat agar diketahui tujuan, kemudian diindeks dengan memberi tanda atau klasifikasi pada masing – masing surat.

Klasifikasi ini bertujuan untuk menata arsip secara sistematis dan dinamis sehingga arsip – arsip tersebut mudah ditemukan kembali. Penyortiran surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi – bagi menurut jenis surat. Misalkan untuk jenis surat dinas dikelompokkan dengan surat – surat dinas lainnya. Petugas penyortiran ini hanya mengelompokkan surat berdasarkan sampul yang ada, karena hal ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan surat dan keselamatan isi surat.

Setelah disortir menurut jenisnya, kemudian surat – surat tersebut dicacat agar mudah dalam pendataannya. Tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan keluar.

Selain dicatat dalam buku agenda surat tersebut dapat juga dicatat pada kartu kendali khususnya untuk mencatat surat – surat yang tergolong penting. Pencatatan pada buku agenda yang dilakukan oleh instansi yang belum

commit to user

menerapkan kartu kendali dan surat – surat yang dicatat dalam buku agenda hanya surat – surat yang penting.

2. Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan sumber informasi atau data yang dapat membantu melancarkan tugas keseharian suatu perusahaan dan dapat menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat, oleh karena itu arsip harus disimpan dengan baik agar dapat dengan mudah ditemukan.

A.W. Widjaja ( 1986 : 104 ) menyatakan tujuan dari penataan arsip adalah : a) Menyiapkan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna

pakai yang sewaktu – waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.

b) Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.

Administrasi kearsipan yang dimaksud disini merupakan proses penyimpanan dokumen – dokumen yang berkaitan dengan karyawan, adapun ruang lingkup yang dimaksud adalah :

1) Asas Penyimpanan Arsip

A. W. Widjaja ( 1993 : 162 – 163 ) menyatakan dalam proses penyimpanan arsip dianut asas gabungan yaitu gabungan antara asas

”sentralisasi” dan ”desentralisasi”.

a) Asas sentralisasi ialah semua arsip semi / in-aktif yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam kegiatan kantor sehari - hari harus dipindahkan ke pusat arsip, agar dapat disimpan dan dipelihara dengan baik. Arsip - arsip ini dapat digolongkan pada :

i. Arsip yang berguna untuk alat pengingat ( penting, semi permanent ) ii. Arsip yang berguna untuk selama - lamanya ( vital, permanent ) b) Asas desentralisasi ialah semua arsip ( aktif ) yang masih diperlukan

langsung dan sering dalam kegiatan kantor sehari - hari disimpan dalam file kerja pada masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi.

commit to user 2) Sistem Kearsipan

Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan – kegiatan yang bersangkutan dengan karyawan, dan tempat untuk mendapat informasi yang dibutuhkan, maka arsip harus diatur dan dipelihara serta disimpan baik – baik.

A.W. Widjaja ( 1993 : 164 - 165 ) mengungkapkan bahwa dalam penyimpanan arsip ada 5 sistem yaitu :

a) Sistem abjad ( Alphabetical Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Sistem ini biasa digunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual.

b) Sistem pokok soal ( Subject Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah, sub – sub masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada masalah terkecil.

c) Sistem wilayah ( Geographic Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subject atau numeric filling, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan geographic.

d) Sistem nomor ( Numeric Filing System )

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nomor / kode klasifikasi persepuluhan, juga memberi guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor / kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat – tingkat pemecahan dari yang besar sampai kepada yang lebih kecil.

e) Sistem tanggal ( Chronological Filing System )

Dalam sistem ini, susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan tanggal. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian diikuti bulan dan tanggal dalam tahun yang bersangkutan.

commit to user 3) Perlengkapan File

A.W. Widjaja ( 1993 : 158 – 159 ) menyatakan agar file / berkas lebih sistematis, rapi, efisien, dan efektif maka file disimpan dengan perlengkapan yang dapat memperpanjang umur berkas tersebut, perlengkapan tersebut antara lain :

a) Filing cabinet

Filing cabinet adalah semacam lemari yang seluruhnya terdiri dari laci

– laci besar yang diperuntukan menyimpan dokumen / arsip. b) Folder ( Map )

Folder adalah tempat untuk menyusun dokumen yang merupakan isi terinci dari masalah yang bersangkutan. Pada folder pun terdapat TAB yang berfungsi untuk memudahkan pencarian arsip tersebut.

c) Petunjuk ( Guide )

Petunjuk merupakan alat pemisah antara folder – folder. 3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

1) Penyusutan Arsip

Basir barthos ( 1990 : 104 ) mengungkapkan penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip / berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip – arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.

Menurut Sutarto ( 1992 : 256 ) Penyusutan arsip dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

a) Segi administrasi

1. Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif dengan arsip tidak aktif.

2. Memudahkan mencari kembali arsip – arsip, jika sewaktu – waktu diperlukan.

3. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan pemeliharaan, kepegawaian dan lain – lain.

commit to user b) Segi ilmiah

Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmiawan dalam mengadakan penelitian.

2) Pemusnahan Arsip

Basir barthos ( 1990 : 104 ) menyatakan pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun arsip nasional.

Sedangkan Sutarto ( 1992 : 256 ) mengungkapkan pemusnahan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan menggunakan alat penghancur kertas.

E. Administrasi Kearsipan Karyawan

Menurut Odger yang dikutip Badri M. Sukoco ( 2005 : 82 ) administrasi kearsipan karyawan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

Milburn D. Smith yang dikutip Badri M. Sukoco ( 2005 : 83 ) menjelaskan mengenai kejelasan media kearsipan yaitu :

a) Media elektronik

Merupakan media yang bersifat elektronik dengan contoh, disket, softcopy files, email, dan lain – lain.

b) Media Kertas

Merupakan media yang berasal dari kertas dengan contoh, hard copy seperti memo, surat, kontrak, project files, dan lain – lain.

Administrasi kearsipan karyawan menurut kamus administrasi adalah arsip yang berhubungan dengan segala masalah – masalah yang berkaitan dengan kepegawaian.

The Liang Gie ( 1976 : 8 ) menyatakan administrasi kearsipan karyawan adalah rangkaian perbuatan yang mengatur, mengurus file tenaga kerja maupun arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

commit to user

( Basir Barthos, 1989 : 4 - 5 ) menyatakan dalam administrasi kearsipan karyawan terdapat beberapa istilah yang sering digunakaan, istilah – istilah tersebut antara lain :

a) File

File dapat disamakan dengan pengertian berkas yang merupakan satu kesatuan dari arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.

Soebroto ( 1973 : 34 ) menyatakan dalam praktek, file dapat diartikan sebagai :

1. Semacam almari, laci – laci yang dipakai untuk menyimpan berkas

– berkas.

2. Sekelompok arsip sama jenis yang disimpan terpisah dari kelompok – kelompok lainnya dalam almari arsip.

File terdapat dua pembagian yaitu :

1. File Aktif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang masih sering digunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.

2. File Pasif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang jarang digunakan alam proses pekerjaan sehari – hari.

b) Surat penting

Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijakan department, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.

c) Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dari biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke unit pengolah.

Menurut The Liang Gie ( 1996 : 115 – 118 ) dalam pelaksanaan administrasi kearsipan karyawan terdapat beberapa jenis pengelompokan arsip, adapun jenis – jenis arsip yang disimpan antara lain :

commit to user a) Data riwayat hidup pegawai

Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran diri itu paling tidak harus di isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian dan pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan memberikan gambaran atau kualifikasi seseorang.

Dari segi penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai bentuk standard. Riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh judul dan ditutup oleh rangkaian tanggal, tanda tangan dan nama. Sebenarnya riwayat hidup termasuk surat keterangan, dalam hal ini keterangan pribadi.

b) Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja dapat didefinisikan sebagai sebuah surat ( kertas atau elektronik ) yang dibuat oleh para pencari kerja, baik yang belum pernah bekerja maupun yang sudah pernah bekerja, untuk mengisi lowongan kerja yang ditawarkan oleh pihak lain ( perseorangan, organisasi perusahaan, atau instansi pemerintah )

c) Rekaman presensi kehadiran

Rekaman presensi merupakan data yang menunjukkan kehadiran karyawan, rekaman ini dapat menentukan penilaian karyawan dari kedisiplinan. Rekaman yang dilakukan dapat setiap hari dan setiap satu bulan sekali.

d) Rekaman cuti

Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu. Rekaman cuti merupakan data dari cuti yang diajukan oleh karyawan, rekaman ini bertujuan untuk mengetahui dan memantau ijin cuti dari karyawan, sehingga tidak terdapat karyawan yang tidak masuk tanpa alasan.

e) Surat pengangkatan pegawai

Surat pengangkatan pegawai merupakan surat pengangkatan awal saat awal pegawai tersebut masuk.

commit to user f) Daftar gaji

Daftar gaji berisi list data gaji setiap karyawan, sehingga diketahui jumlah masing – masing gaji yang diterima.

g) Data pemindahan jabatan

Berisi data karyawan yang mengalami mutasi atau pemindahan jabatan maupun kenaikan golongan. Sehingga penilaian karyawan dapat berjalan secara efektif.

h) Tugas pegawai

Tugas pegawai merupakan data yang berisi tentang semua tugas yang harus dilaksanakan pegawai agar sesuai dengan aturan perusahaan.

Administrasi kearsipan karyawan yang dimaksud penulis dalam pengamatan ini mengacu pada pengertian administrasi kearsipan karyawan menurut The Liang Gie ( 1976 : 8 ) adalah rangkaian perbuatan yang mengatur, mengurus file tenaga kerja maupun arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Dan dengan fokus pembahasan mengenai surat lamaran pekerjaan, rekaman presensi, rekaman cuti, dan surat – surat keluar yang berkaitan dengan karyawan.

F. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Pengamatan dilakukan di bagian Human Resources Department di The Sunan Hotel Solo yang bergerak di bidang akomodasi perhotelan beralamatkan di Jl. Ahmad Yani 40, Surakarta ( 57143 ), Jawa Tengah, Indonesia. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :

a. Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul pengamatan, karena The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu perusahaan perhotelan yang bertujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk turis baik dari lokal maupun intenasional. Dalam memberikan pelayanan tersebut Karyawan The Sunan Hotel harus memberikan pelayanan yang terbaik untuk tamu, sehingga administrasi kearsipan karyawan sangat diperlukan

commit to user

untuk meningkatkan kualitas kinerja pelayanan dan keakuratan data – data yang mendukung terciptanya kinerja yang efektif dan efisien.

b. Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, informasi dan referensi yang dibutuhkan.

c. Lokasinya mudah terjangkau dan strategis. 2. Jenis Pengamatan

Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif, yang diartikan Sutopo ( 2002 : 110 - 111 ) yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha menggali, menyelami dan mengemukakan fakta - fakta atau permasalahan yang dihadapi di lapangan.

3. Sumber Data

Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti, sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo ( 2002 : 50 – 54 ) adalah sebagai berikut :

a. Narasumber ( informan )

Data diperoleh dengan cara mewawancarai orang – orang yang terlibat seperti Bpk Nurahman Arie W selaku Staff HRD, Ibu Imping Triswadi selaku Secretary HRD, Ataupun Bpk Kristriyanto selaku HR Manager The Sunan Hotel Solo dan bercakap – cakap dengan beberapa rekan kerja lainnya sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang.

b. Tempat atau Lokasi

Lokasi dari pengamatan ini berada di The Sunan Hotel Solo yang bergerak di bidang akomodasi perhotelan beralamatkan di Jl. Ahmad Yani 40, Surakarta ( 57143 ), Jawa Tengah, Indonesia.

c. Data dan Dokumentasi

Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku – buku, peraturan – peraturan, arsip – arsip, serta dokumen – dokumen yang ada

commit to user

pada The Sunan Hotel Solo yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo ( 2002 : 58 – 72 ) adalah sebagai berikut :

a. Wawancara

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi pengamatan, sehingga memberi kemugkinan bagi pengamat dengan mengadakan komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini, informan tersebut adalah :

1) Bapak Kristriyanto selaku Human Resources Manager. 2) Ibu Imping Trisnawadi selaku Human Resources Secretary. 3) Bapak Nurrahman Arie Wijayanto selaku Staff Human Resource. 4) Beberapa Karyawan The Sunan Hotel di department Acounting,

Housekeeping, Food and beverage service, Pak Eko, Bu Agus, Pak Nugroho, Bu Ning.

b. Observasi

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatan, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperoleh dengan cara menggali data dari berbagai sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar yang berkaitan dengan Administrasi Kearsipan Karyawan di The Sunan Hotel Solo yaitu pada bulan maret sampai dengan mei tahun 2012.

c. Metode Kepustakaan

Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri, serta menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman lainnya

commit to user

yang didapat dari The Sunan Hotel Solo, sebagai referensi dan menggali teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi pengamatan sehingga dapat dipercaya kebenarannya.

5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah analisis model interaktif. Menurut Sutopo, ( 2002 : 91 – 93 ) dalam model ini ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Reduksi Data ( data reduction )

Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Dan juga proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal - hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.

b. Penyajian data

Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Ataupun merupakan narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan menggunakan logika pengamatanya.

commit to user c. Penarikan kesimpulan ( conclusion drawing )

Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir.

commit to user

21 BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel berbintang empat di surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangan terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di solo, dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company the sunan hotel solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.

Pada awalnya the sunan hotel solo hanya menawarkan jasa penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih bisa memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih mengembangkan hotel dan dengan tujuan agar cepat dikenal di kalangan perhotelan, baik domestik maupun mancanegara, owning company memutuskan untuk menggunakan manajemen QUALITY- CHOICE INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International. Pada bulan oktober 1990, Tn. Ron Muller dan Ny. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan perusahaan ini.

Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality hotel solo melepaskan diri dari manajemen QUALITY – CHOICE INTERNATIONAL dan

merubah namanya menjadi ”The Sunan Hotel” Solo. Mulai tanggal 23 November

commit to user

The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya, hanya saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih meningkatkan occupancy nya didunia perhotelan.

Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara.

Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music room, convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.

The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan

pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The Sunan

Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.

Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr. Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya berturut-turut Mr. Leopold Tambingon ( incharge ), Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA. Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat menjadi General Manager, Mr. Dicky Soemarsono menjabat sebagai executive assistant manager di The Sunan Hotel Solo.

commit to user

B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo yang beralamatkan di JL Ahmad Yani 40 Surakarta, memiliki tempat yang strategis karena hanya berjarak 6 km / 15 menit dari Bandara Adisumarmo dan 4 km / 6 menit dari stasiun Balapan solo, menempati tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m2 dengan pelaksanaan pembangunannya yaitu oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Desain arsitektur hotel merupakan perpaduan antara tradisional jawa dengan design modern yang dirancang oleh arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah.

Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut: a. Basement, terdapat:

1. Manajemen Office dan Loading Dock

2. Arcade Basement salah satunya Royal season education center 3. Masjid Qolbun Salim

4. Klinik Paramita 5. Locker karyawan

6. Housekeeping Department 7. Enginering Workshop 8. Acounting Department

9. Employee Dining Room ( EDR ) 10.F&B Store

11.Music room

12.Ayudi fitness center dan spa

13.Area parkir Dan Koperasi Kencono b. Ground Floor, terdapat :

1. Receptionist ( Guest Service Agent ) 2. Conseierce dan Business Center 3. Lobby

commit to user 5. Royal espresso & tea lounge

6. Shopping arcade 7. Swimming Pool

8. Sumaryo Grand Ballroom 9. Wiryowidagdo Ballroom 10.Kono meeting room c. Lantai 1,

Terdapat kamar-kamar penginapan dengan type deluxe, Triwindu I & II Meeting Room, Embassy Wine Lounge and Shop, Capella Family Karauke.

d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6

Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan e. Halaman depan

Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan pos keamanan hotel, untuk pengelolaan parkir sendiri The Sunan Hotel Solo bekerjasama dengan Java Parking.

C. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo

1. Visi

Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan F&B di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.

2. Misi

a) Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik

b) Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha

c) Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi

commit to user

d) Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik antara sesama karyawan demi kebaikan semua

3. Falsafah

Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama. 4. Motto

Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan.

D. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 ( empat ) yang sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada setiap individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya dengan baik dan benar. Semua departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo berada di bawah pimpinan GM ( General Manager ). Setiap departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang Departemen Head dengan beberapa orang staff.

Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang dirancang atau disusun sedemikian rupa sehingga mampu menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi, bagian-bagian, kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Hotel ini mengelompokan kegiatan - kegiatan yang sama atau fungsi yang sejenis kedalam suatu departemen dan dikepalai oleh seorang manager.

26 Gambar III. 1

Management Organization Chart

The Sunan Hotel Solo

Sumber : Arsip The Sunan Hotel Solo, 2012

GENERAL MANAGER ACCOUNTING DEPARTMENT FOOD & BEVERAGE SERVICE DEPARTMENT FOOD & BEVERAGE PRODUCT DEPARTMENT SECRETARY TO GM MINOR OPERATING DEPARTMENT (MOD) HOUSEKEEPING DEPARTMENT FRONT OFFICE DEPARTMENT ENGINEERING DEPARTMENT DUTY/ NIGHT MANAGER PUBLIC RELATION DEPARTMENT SALES & MARKETING DEPARTMENT HUMAN RESOURCE DEPARTMENT SECURITY ICC OFFICER

BOARD OF DIRECTOR

commit to user E. Deskripsi Jabatan

Dewan direksi pusat dalam hal ini PT Graha Mulya Wirastama merupakan Direksi ( Board of Director ) sekaligus pemilik, membawahi General Manager serta 12 departemen yang ada, yaitu :

1. Executive Office

Executive office merupakan department yang terdiri dari general manager, GM secretary, Manager of duty ( MOD ), Night manager / Duty Manager, ICC Officer dengan jumlah 6 orang yang dipimpin oleh General Manager ( GM ). Tugas dari department ini antara lain :

a) Bertanggungjawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.

b) ICC bertanggung jawab untuk memantau dan mengelola aset produktif atau yang sudah tidak layak di The Sunan Hotel

c) ( MOD ) dan Night Manager / Duty Manager merupakan pengganti pada saat General manager tidak ada di Office, yaitu di waktu malam hari, pada saat jam office berakhir.

2. Accounting Department

Acounting depatment memiliki fungsi sebagai pengontrol keuangan The Sunan Hotel Solo, menghitung pendapatan mayor, dan mengelola gaji karyawan, dan lain – lain. Deparment ini berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas :

a) Mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan Standar Akuntansi yang berlaku.

b) Mengurusi penyaluran gaji karyawan, casual maupun trainee. c) Mengontrol penyaluran keperluan office maupun bahan baku

commit to user

3. Engineering Department

Enginering depatment berfungsi sebagai teknisi yang mengurusi mulai dari civil, plumbing, mecanical, tecnical dan hal-hal lain yang berhubungan dengan operasional The Sunan Hotel Solo. Department ini berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Chief Engineering. Tugas dari department ini antara lain :

a) Bertanggungjawab atas perencanaan sampai dengan pengerjaan atas section masing-masing yaitu meliputi bangunan, listrik, saluran air, segala mesin yang ada di The Sunan Hotel Solo.

b) Melakukan perbaikan apabila ada AC, atau mesin yang digunakan untuk operasional hotel mengalami kerusakan.

4. Front Office Department

Front Office Department adalah jantung dan pusat dari segala macam kegiatan para tamu selama menginap di hotel. Hal ini dikarenakan Front Office Department merupakan salah satu department yang bersentuhan langsung dengan guest ( tamu ). Depatment ini berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager. Tugas dari department ini antara lain :

a) Bertanggungjawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas Front Office dan menjamin kepuasan tamu atas pelayanan di Front Office.

b) Melaksanakan pengelolaan Front Office dengan berpedoman pada standard operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan manajemen.

5. Housekeeping Department

Housekeeping Deparment adalah bagian dari hotel yang bertanggung jawab terhadap kebersihan kamar dan area kerja yang ada di hotel. Housekeeping ini memiliki karyawan berjumlah 26 orang yang dipimpin oleh Executive Housekeeper. Housekeeping departement dibagi menjadi beberapa seksi / bagian antara lain :

commit to user

a) Room section yaitu suatu bagian kerja yang bertanggung jawab terhadap kebersihan kamar tamu pada saat expected deparature maupun expected arrived

b) Public Area yaitu suatu bagian kerja yang bertanggung jawab terhadap kebersihan area publik

c) Gardener dan florist yaitu yang bertanggung jawab terhadap kebersihan taman dan perawatan tanaman di area hotel.

6. Laundry

Laundry merupakan bagian dari housekeeping department, department ini berjumlah 4 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor. Tugas dari department ini antara lain::

a) Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi, serta administrasi bagian laundry.

b) Bertanggungjawab atas kebersihan uniform semua karyawan apabila telah selesai digunakan

7. Sales And Marketing Department

Sales and marketing department merupakan department yang berperan penting, karena mengambil peran mulai dari menawarkan jasa The Sunan Hotel Solo, sampai dengan menentukan harga special package yang ditawarkan the Sunan Hotel Solo. Department ini memiliki kebijakan khusus oleh perusahaan untuk melakukan lobying, menentukan harga dalam penawaran product yang ditawarkannya, sampai dengan sales call ke luar area. Department ini berjumlah 9 orang yang dipimpin oleh Director Of Sales and Marketing. Tugas dari department ini antara lain::

a) Membuat rencana promosi / penjualan.

b) Mengkoordinasikan aktivitas Sales and Marketing dengan departemen lain.

commit to user

8. Food And Beverage Service Department

Food and beverage department merupakan salah satu komponen penting dalam suatu perusahaan hotel karena penyediaan serta pelayanan kepada tamu. Tanpa adanya food and beverage department yang dapat memuaskan pelanggan tamu tidak akan betah berlama - lama di hotel.

Dalam department ini kualitas pendapatannya memiliki peringkat pertama di The Sunan Hotel Solo, karena setiap section yang terdapat dalam department ini memiliki peran kerja yang ekstra karena banyak yang berhadapan dengan tamu secara langsung. Department ini berjumlah 23 orang yang dipimpin oleh Food and Beverage Manager.

Food and beverage department dibagi menjadi beberapa section agar dapat bekerja secara maksimal dalam memuaskan tamu yang menginap di hotel. Section-section tersebut antara lain :

a) Banquet Section

Yaitu suatu cara pelayanan makanan dan minuman ditentukan mengenai menu yang disajikan, jumlah orang yang akan dilayani, dan waktu melayani. Banquet section di sunan hotel solo memiliki beberapa ballroom yang menjadi area workshop yaitu soemaryo Grand ballroom, New Wiryawidagdo ballroom yang biasanya digunakan pada event berskala besar, sedangkan untuk event kecil seperti meeting atau rapat intern biasanya menggunakan meeting room yang banyak tersedia di sunan hotel.

b) Narendra Restaurant

Adalah salah satu bagian yang berada di bawah Food and Beverage Service Department yang melayani makanan dan minuman. Narendra Restaurant menyediakan berbagai menu makanan yaitu menu indonesia, asia, amerika dan jepang. Dimana tamu disuguhkan dengan lebih dari 50 macam menu yang tersedia, tipe dari penyajian ini disebut model buffet prasmanan. Model inilah yang menjadi ciri unik dari narendra itu sendiri.

commit to user

Selain itu juga terdapat stand khusus yang menyediakan ramen khas jepang yaitu Ohsyu Ramen, stand ini berada di dalam narendra restaurant.

c) Royal Esspreso Tea and Lounge

Adalah salah satu bagian yang ada dibawah Food ang beverage service department, dimana menyajikan aneka macam kue tiramisu import maupun lokal. Dan aneka Kopi dan Teh bagi tamu yang ingin bersantai di Loby Hotel. Royal esspreso ini berada tepat di ruang loby hotel dimana sangat strategis.

d) Music Room ( Musro )

Musro adalah salah satu bagian kerja yang berada dibawah food and beverage department. Musro ini merupakan tempat untuk clubing atau menikmati musik oleh DJ yang berpengalaman. Selain itu Musro juga menyediakan minuman, baik dari minuman biasa sampai dengan minuman alkohol. Musro buka pada pukul 22.00 – 02.00 dini hari, dimana setiap malam selalu ada event yang mengundang bintang tamu, sedangkan untuk hari minggu libur. e) Embasy Wine and Lounge

Merupakan salah satu section dari food and beverage department yang melayani penjualan minuman anggur atau wine yang berasal dari luar negeri. Embasy memiliki spesial promo untuk

para pengunjung yaitu “Buy 1 get 1 free” khusus untuk hari rabu.

9. Food And Beverage Product Department

Food and beverage Produt department merupakan salah satu komponen penting dalam suatu perusahaan hotel yang tidak kalah penting. Dalam department ini kualitas pendapatannya memiliki peringkat kedua di The Sunan Hotel Solo setelah Food And Beverage Service, karena department ini menyajikan makanan yang dihidangkan dalam event-event yang berlangsung di The Sunan Hotel Solo. Department ini berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Executive Chef, Department ini bertugas :

commit to user

a) Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan dengan berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku, melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi bagian pengolahan makanan.

b) Bertanggungjawab atas pengendalian biaya produksi makanan. c) Membuat makanan sesuai dengan section masing – masing.

10.Public Relations Department

Public Relation merupakan bagian yang penting dalam suatu perusahaan terutama di usaha akomodasi perhotelan, karena department ini memiliki tanggung jawab untuk pencitraan image dengan pihak lain. Di department ini terdapat section art dan desain yang memiliki fungsi untuk pembuatan pamflet, atau segala alat yang digunakan sebagai media publikasi. Department ini berjumlah 5 orang yang dipimpin oleh Public Relation Manager. Tugas dari department ini antara lain :

a) Melakukan hubungan ke masyarakat internal dan eksternal hotel. b) Membangun citra positif hotel di masyarakat luas.

c) Mengirimkan Press Realise ke media masa untuk membangun image The Sunan Hotel Solo

11.Human Resources Department

Human Resource department merupakan bagian yang tidak kalah penting dengan bagian yang lainnya karena berkaitan dengan pengembangan dan pengelolaan karyawan di The Sunan Hotel Solo. Department ini berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager. Tugas dari department ini antara lain :

a) Merekrut, menyeleksi dan mengadakan pelatihan untuk mengembangkan karyawan.

b) Mempersiapkan dan melaksanakan policy kekaryawanan sehingga karyawan loyal terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu.

commit to user

c) Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel.

d) Merekrut dan menyeleksi peserta magang yang akan magang di sunan hotel solo.

12. Security

Security merupakan bagian dari Human Resource Depatment, Security Department bertanggung jawab atas keamanan area hotel baik event ataupun tidak ada. Total Karyawan yang ada berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Security.

F. Fasilitas Yang Diberikan The Sunan Hotel Solo

The Sunan Hotel Solo sendiri memiliki basic hotel Convention & Entertainment Hotel, oleh karena itu banyak terdapat tempat yang digunakan untuk rapat dan konferensi. Selain itu The Sunan Hotel Solo memiliki 128 kamar dan beberapa fasilitas yang meliputi :

1. Kamar, berjumlah 128 kamar dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Deluxe Room

1) Sebanyak 103 kamar dan terletak di lantai 2 - 5 2) Tarif Rp 380.000,-/nett

3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar.

b. Executive Business Room

1) Sebanyak 14 kamar dan terletak di lantai 6 2) Tarif Rp 450.000,-/nett

3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus untuk para pebisnis.

c. Junior Suite Room

commit to user 2) Tarif Rp 800.000,-/nett

3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan ruang keluarga lengkap dengan televisi dan sofa.

d. Suite Room

1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6 2) Tarif Rp 1.200.000,-/nett

3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter dan televisi dengan layar lebih lebar yang terdapat di kamar tidur dan ruang keluarga.

e. President Suite Room

1) Hanya tedapat 1 kamar dan terletak di lantai 6 2) Tarif Rp 2.000.000,-/nett

3) Fasilitas: ruangan besar, 2 kamar tidur dengan bed berukuran twin bed dan king size bed, 2 kamar mandi dengan perlengkapan mandi yang lebih istimewa, 1 kamar mandi untuk di ruang tamu, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, 3 televisi.

Fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah: telepon SLI/SLJJ, televisi dengan remote control dan parabola 19 channel, VCD, radio dan music, minibar, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas dan dingin, AC, kunci kamar magnetic.

Fasilitas yang didapatkan para tamu adalah: welcome drink, koran, buah-buahan segar di kamar, sarapan pagi, transpotasi dari dan ke bandara atau stasiun KA, bebas mengunakan fasilitas olahraga ( fitness dan renang ), bebas masuk music room, laundry, layanan room service 24 jam.

2. Ruang Konferensi ( Meeting Room )

The Sunan Hotel Solo memiliki lima buah ruang konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara seperti

commit to user

rapat, pertemuan, seminar, konferensi, pesta maupun acara-acara lainnya. Ruang konferensi tersebut adalah sebagai berikut :

a. Sumaryo Ballroom I

Ruangan ini menempati area seluas 288 m2 dengan ukuran 12 x 24 m dan kapasitas yang dimiliki adalah:

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 250 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 300 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi 5) Untuk U-Shape berkapasitas 70 kursi

b. Sumaryo Ballroom II

Ruangan ini menempati area seluas 366 m2 dengan ukuran 14 x 24 m dan kapasitas yang dimiliki adalah:

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 280 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 350 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 160 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 160 kursi 5) Untuk U-Shape berkapasitas 90 kursi

c. Sumaryo Ballroom III

Ruangan ini menempati area seluas 360 m2 dengan ukuran 15 x 24 m dan kapasitas yang dimiliki sama dengan ballroom II.

d. Sumaryo Ballroom IV

Ukuran, luas area dan kapasitas sama dengan ballroom I. e. Sumaryo Grand Ballroom

Ruangan ini merupakan gabungan dari Sumaryo I, II, III, dan IV. Dengan luas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m dengan kapasitas : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 2800 kursi.

2) Untuk Theater Style berkapasitas 2200 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 900 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi 5) Untuk U-Shape berkapasitas 500 kursi

commit to user f. Wiryowidagdo Ballroom V

Ruangan ini merupakan ballroom baru dari The Sunan Hotel Solo, di Wiryowidagdo ini fasilitas yang diberikan lebih banyak dibandingkan dengan sumaryo ballroom, antara lain VIP Transit untuk tamu, ballroom ini menempati area seluas 160 m2 dengan ukuran 16 x 10 m dengan kapasitas :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 180 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 170 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 80 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 80 kursi 5) Untuk U-Shape berkapasitas 70 kursi

g. Wiryowidagdo Ballroom VI

Seperti halnya ballroom V, ballroom ini memiliki ukuran, luas area dan kapasitas sama dengan ballroom V.

h. Kono Meeting Room

Ruangan ini menempati area seluas 64,9 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m dan kapasitas yang dimiliki adalah :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 50 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 50 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 30 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 30 kursi 5) Untuk U-Shape Style berkapasitas 20 kursi i. Triwindu Meeting Room I dan II

Ruangan ini merupakan meeting room yang terletak berhadapan yang memiliki luas dan kapasitas yang sama. Menempati area seluas 122 m2 dengan ukuran 16 x 7 m dan kapasitas yang dimiliki adalah :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi 5) Untuk U-Shape Style berkapasitas 30 kursi

commit to user j. Private Dining Room

Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m dan kapasitas yang dimiliki adalah :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 15 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 8 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi 5) Untuk U-Shape Style berkapasitas 10 kursi k. Executive Meeting Room

Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 7,8 m dan kapasitas yang dimiliki adalah :

1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 30 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 30 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 20 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 20 kursi 5) Untuk U-Shape Style berkapasitas 20 kursi 3. Restaurant dan Bar

Restaurant dan bar yang ada di The Sunan Hotel Solo terdiri dari: a. Narendra Restaurant

b. Ohsyu Ramen

c. Capela Family Karauke d. Embasy Wine and Lounge e. Music Room

f. Pool Bar

g. Royal Espresso Coffee Lounge 4. Fasilitas Olahraga

a. Out Door Heated Semi Olympic Pool b. Ayudi Fitness and Spa Centre

5. Fasilitas lain

a. Business centre b. Shopping Arcade

commit to user c. Drug store

d. Laundry and Dry Cleaning e. Receptionist 24 hours f. Klinik

g. Banqueting facilities h. Hot spots

i. 24 hours security j. 24 hours room service

commit to user

39 BAB IV PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas analisa data serta hasil – hasil pengamatan tentang administrasi kearsipan karyawan di The Sunan Hotel Solo. Pengamatan ini dilakukan berdasarkan pengumpulan data baik berupa arsip – arsip yang ada maupun wawancara. Dari pengamatan yang penulis lakukan selama 3 bulan ini terutama di bidang kearsipan karyawan yang terdapat di The Sunan Hotel Solo, mulai dari sitem filing dan cara penyimpanan arsip yang terdapat pada Human Resource Department yang menangani 152 karyawan. Hal – Hal yang akan penulis bahas meliputi :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan 2. Penyimpanan Arsip Karyawan

3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Karyawan

A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip Karyawan

Suatu instansi baik swasta maupun pemerintah dalam melaksanakan kegiatannya pasti berhubungan dengan instansi – instansi lain yang berkepentingan dengan instansi tersebut. Seperti halnya The Sunan Hotel Solo yang bergerak di dunia akomodasi perhotelan pastinya membutuhkan relasi dengan instansi – instansi lain guna meningkatkan pelayanan kepada tamu yang menginap secara maksimal.

Berbeda dengan instansi lain, The Sunan Hotel dalam menangani surat masuk dan keluar tidak ditangani oleh bagian khusus yang menangani surat masuk dan keluar melainkan diotorisasi oleh masing – masing department yang ada.

1. Pengelolaan Arsip Masuk

Untuk arsip masuk baik berupa surat dinas, proposal sponsor, dan surat lamaran pekerjaan pertama – tama diterima oleh bagian Consierce / Bell Boy di

commit to user

Front Office Department setelah itu baru disampaikan kepada department yang bersangkutan dengan surat yang masuk tersebut.

Untuk pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan karyawan ditangani oleh Human Resouces Department. Untuk pengelompokannya terdapat beberapa jenis arsip masuk yang berkaitan dengan karyawan, antara lain :

a) Surat Lamaran

Surat lamaran merupakan surat yang diberikan pada saat akan melamar pekerjaan kepada suatu perusahaan, yang didalamnya terdiri dari daftar riwayat hidup beserta data lain yang berkaitan dengan karyawan.

The Sunan Hotel Solo dalam menerima surat lamaran melalui surat yang dikirim ke alamat The Sunan Hotel secara tertulis, dan surat elektronik yang dikirim ke alamat email Human resources department. Berikut penulis menunjukkan data lamaran masuk secara tertulis antara periode Maret – Mei 2012 yang ditujukan pada Human resources Department, antara lain :

Tabel IV. 1 Data Lamaran Masuk

Human Resources department Maret – Mei 2012

No Bulan Jumlah

1 Maret 3

2 April 15

3 Mei 12

Total 30

Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo, Mei 2012

Untuk pengarsipan surat masuk, tidak terdapat Hambatan, seperti yang diutarakan HR Manager, antara lain :

“Semua Surat lamaran yang masuk tidak semuanya diproses untuk tahap selanjutnya, karena masih dianalisis oleh Human Resources

commit to user

7 Deni Hardika 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

8 Gunawan 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

9 Suroto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

10 Tri Tunggal 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 11 Agus Sutrali 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 12 Suparman 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 13 Andi Prasetyo 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 14 Sutarno Agung 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 15 Nina Trisnawati 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 16 Mutia Riris 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 17 Dikky Anjar D 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 18 Alvia Eky 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 19 Agung Tri S 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 20 Evi damayanti 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 21 Intan Permata 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 22 Nicko Nanda 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 23 Vivolin C 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 24 Adinta Yuliana 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 25 Hari Purwiyanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 26 Dadang Irawanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 27 Dwi Budi Agus 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 28 Daniel K 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 29 Fredian Damar 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 30 Eko Agus 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

31 Suyanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

32 Usman 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

33 Handoko 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

34 Mukhlis 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

35 Fandi Tri U 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 36 Alam Nur 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 37 Gatha Katon 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012

commit to user

38 Surya Nurtomo 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 39 Tedy Dwi H 01 / 05 / 2012 20 / 07 / 2012 40 Erlina Emy R 01 / 04 / 2012 31 07 / 2012 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012

C. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip

Pada suatu instansi seharusnya terdapat pemusnahan arsip. Sebab jika tidak ada maka arsip akan terus bertambah. Untuk mengatasi penumpukan arsip maka dilakukan pemusnahan arsip. Tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai jangka waktu penyimpanan yang dilakukan.

Pada bagian human resource department The Sunan Hotel Solo, untuk pemusnahan dan penyusutan arsip belum dilakukan secara maksimal, dalam artian belum menggunakan standart dan interval pemusnahan arsip. Sehingga arsip yang disimpan masih sangat banyak.

Dalam penyusutan dan pemusnahan arsip, The Sunan Hotel masih terdapat kendala seperti yang diungkapkan HRD staff :

“ Arsip yang terdapat di Human Resources Department dari awal dulu sampai saat ini belum terdapat waktu rutin untuk pemusnahan maupun pemindahan arsip, adapun yang dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah sangat lama dan tidak diperlukan lagi.” ( Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan Bapak Nurrahman Arie Wijayanto)

commit to user

50

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan dari uraian yang telah penulis kemukakan pada bab terdahulu, maka sampailah pada bagian akhir yang merupakan kesimpulan dan saran – saran yang mungkin dapat bermanafaat bagi The Sunan Hotel Solo.

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan

Untuk pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan karyawan ditangani oleh Human Resouces Department. Untuk pengelompokannya terdapat beberapa jenis arsip masuk yang berkaitan dengan karyawan, antara lain :

a) Surat Lamaran

Penerimaan surat masuk pada the Sunan Hotel Solo berjalan dengan baik, dan untuk pengarsipan surat masuk pada tempat khusus. b) Pengajuan Cuti

Pengajuan cuti yang terdapat di The Sunan Hotel Solo berjalan dengan baik sesuai dengan alur pengajuan cuti karyawan.

Sedangkan untuk arsip keluar, terdapat beberapa pengelompokan, antara lain :

c) Rekaman presensi

Rekaman presensi yang dilakukan The Sunan Hotel Solo dikelola dengan baik karena The Sunan Hotel Solo menggunakan penilaian secara harian an juga bulanan.

d) Surat Keluar Lain

Surat keluar ini merupakan surat yang terdapat pada bagian human resources department yang digunakan untuk keperluan karyawan, anatara lain :

commit to user

ii. Surat Perjanjian Kontrak Kerja ( SPKK )

iii. Surat Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu ( SPKWT ) iv. Surat Perjanjian Kerjasama

v. Memo atau Inter Office Comunication ( IOC ) vi. Surat Teguran

vii. Surat Pernyataan

viii. Surat Tanda Terima Inventaris ix. Surat Pemindahbukuan Rekening

x. Surat Kuasa

Proses pencatatan mengenai surat – surat keluar yang ada di The Sunan Hotel Solo baik dan mudah untuk dicari, karena dikelompokkan sesuai subjek surat.

2. Penyimpanan Arsip

Penyimpanan Arsip yang terjadi di The Sunan Hotel Solo, menerapkan 4 sitem penyimpanan arsip yaitu :

a) Aphabetical filling system

Sistem ini digunakan untuk menyimpan arsip tentang cuti karyawan yang ada di The Sunan Hotel Solo. Penyimpanan yang dilaksanakan sudah teratur dan rapi.

b) Subject filling system

The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan dokumen – dokumen seperti surat masuk, surat keluar, record absen harian, record absen bulanan, DPLK, Jamsostek, dan lain sebagainya. Penyimpanan yang dilakukan sudah baik dan ditata pada tempat yang ditentukan.

c) Geographic filling system

Sistem ini diterapkan di The Sunan hotel solo dengan memisahkan arsip data karyawan antara masing – masing department. The Sunan Hotel Solo sudah melaksanakan sistem ini dengan baik.

commit to user d) Chronological filing system

The Sunan Hotel Solo mengunakan sistem ini ntuk memantau surat perjanjian kontrak kerja karyawan dan casual. Sistem ini sangat bermanfaat di The Sunan Hotel Solo untuk melihat masa kontrak karyawan.

3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip

Pada bagian Human Resource Department The Sunan Hotel Solo, untuk pemusnahan dan penyusutan arsip kurang berjalan dengan baik. Sehingga arsip yang disimpan masih sangat banyak yang menumpuk dan disimpan.

B. Saran

Keterbukaan suatu organisasi untuk dapat menerima saran dan kritik yang bersifat membangun adalah suatu langkah untuk prospek organisasi ke masa depan. Berdasarkan kesempatan di atas, penulis akan sedikit memberikan saran sebagai penyempurnaan agar menjadi lebih baik.

1. Bagi Human Resources Department hendaknya menyediakan tempat khusus untuk tempat pemindahan arsip, sehingga jika arsip yang telah dipindahkan tersebut dibutuhkan maka mudah untuk mencarinya.

2. Bagi Human Resources Department sebaiknya melakukan pembenahan dalam penyusutan maupun pemusnahan arsip, sehingga dalam penyimpanan arsip tidak memakan tempat yang banyak. Dimana hal ini sangat bermanfaat bagi Human Resources Department dalam pencarian kembali arsip yang disimpan.

commit to user

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. (1998). Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Armstrong, michael. (2003). Strategic Human Resource Management. Jakarta. Pt gramedia

Barthos, Basir. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Moenir A.S. (1987). Pendekatan Manusiawi Dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian. Jakarta:gunung agung

Nuraida, ida ( 2008 ). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarya : kanisius

P. Siagan, Sondang. (1992). Kerangka Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : rineka cipta

Sasromidjojo, Madenan. (1963). Administrasi dan Effisiensi Bekerja. Jogjakarta : Pertjetakan Republik Indonesia

Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga

Sulastiyono, Agus. (2001). Manajemen Penyelenggaraan Hotel. Bandung : alfabeta

Sutarto ( 1992 ). Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajahmada University Press

The Liang Gie (1976). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Nur cahaya

Thoha, Miftah. (1980). Pengantar Ilmu Administrasi. Yogyakarta : Balai Pembinaan Administrasi Akademi Administrasi Negara

Widjaja, A.W. (1993). Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT Raja Grafindo Persada