Penerimaan Dan Pencatatan Arsip Karyawan

commit to user 39

BAB IV PEMBAHASAN

Pada bab ini akan dibahas analisa data serta hasil – hasil pengamatan tentang administrasi kearsipan karyawan di The Sunan Hotel Solo. Pengamatan ini dilakukan berdasarkan pengumpulan data baik berupa arsip – arsip yang ada maupun wawancara. Dari pengamatan yang penulis lakukan selama 3 bulan ini terutama di bidang kearsipan karyawan yang terdapat di The Sunan Hotel Solo, mulai dari sitem filing dan cara penyimpanan arsip yang terdapat pada Human Resource Department yang menangani 152 karyawan. Hal – Hal yang akan penulis bahas meliputi : 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan 2. Penyimpanan Arsip Karyawan 3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Karyawan

A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip Karyawan

Suatu instansi baik swasta maupun pemerintah dalam melaksanakan kegiatannya pasti berhubungan dengan instansi – instansi lain yang berkepentingan dengan instansi tersebut. Seperti halnya The Sunan Hotel Solo yang bergerak di dunia akomodasi perhotelan pastinya membutuhkan relasi dengan instansi – instansi lain guna meningkatkan pelayanan kepada tamu yang menginap secara maksimal. Berbeda dengan instansi lain, The Sunan Hotel dalam menangani surat masuk dan keluar tidak ditangani oleh bagian khusus yang menangani surat masuk dan keluar melainkan diotorisasi oleh masing – masing department yang ada. 1. Pengelolaan Arsip Masuk Untuk arsip masuk baik berupa surat dinas, proposal sponsor, dan surat lamaran pekerjaan pertama – tama diterima oleh bagian Consierce Bell Boy di commit to user 40 Front Office Department setelah itu baru disampaikan kepada department yang bersangkutan dengan surat yang masuk tersebut. Untuk pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan karyawan ditangani oleh Human Resouces Department. Untuk pengelompokannya terdapat beberapa jenis arsip masuk yang berkaitan dengan karyawan, antara lain : a Surat Lamaran Surat lamaran merupakan surat yang diberikan pada saat akan melamar pekerjaan kepada suatu perusahaan, yang didalamnya terdiri dari daftar riwayat hidup beserta data lain yang berkaitan dengan karyawan. The Sunan Hotel Solo dalam menerima surat lamaran melalui surat yang dikirim ke alamat The Sunan Hotel secara tertulis, dan surat elektronik yang dikirim ke alamat email Human resources department. Berikut penulis menunjukkan data lamaran masuk secara tertulis antara periode Maret – Mei 2012 yang ditujukan pada Human resources Department, antara lain : Tabel IV. 1 Data Lamaran Masuk Human Resources department Maret – Mei 2012 No Bulan Jumlah 1 Maret 3 2 April 15 3 Mei 12 Total 30 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo, Mei 2012 Untuk pengarsipan surat masuk, tidak terdapat Hambatan, seperti yang diutarakan HR Manager, antara lain : “Semua Surat lamaran yang masuk tidak semuanya diproses untuk tahap selanjutnya, karena masih dianalisis oleh Human Resources commit to user 41 Manager mengenai kemampuan pelamar dan juga kebutuhan The Sunan Hotel Solo. Sedangkan untuk yang belum lolos filenya akan diarsip.” Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan HRD Manager, Bapak Kristriyanto b Pengajuan Cuti Hak cuti wajib diberikan perusahaan kepada karyawan agar karyawan tetap terjaga motivasi untuk bekerja. Setiap tahun karyawan The Sunan Hotel Solo mendapat hak untuk cuti tahunan yang di atur sebagai berikut : a Masa kerja 1 – 5 tahun hak cuti adalah 12 hari b Masa kerja 6 – 10 tahun hak cuti adalah 15 hari c Masa kerja 11 tahun keatas hak cuti adalah 18 hari Dalam pemberian cuti, karyawan yang bersangkutan harus mendapat ijin dari manajer department yang bersangkutan dan Human resources department selaku yang menangani karyawan. Berikut penulis berikan gambar alur pengajuan cuti yang terdapat di The Sunan Hotel Solo, antara lain : Gambar IV. 1 Alur Pengajuan Cuti Karyawan The Sunan Hotel Solo KARYAWAN MENGAJUKAN CUTI MANAGER DEPARTMENT YANG BERSANGKUTAN SECRETARY HRD HR MANAGER ARSIP HRD KARYAWAN YANG MENGAJUKAN CUTI LAMPIRAN RECORD ABSEN HARIAN commit to user 42 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012 Untuk pengajuan cuti, tidak terdapat permasalahan, seperti yang diungkapkan HR Secretary : “ Selama ini tidak terdapat permasalahan dengan pengajuan seperti laur pengajuan yang biasanya, karena dari HRD juga saling berkoordinasi dengan karyawan yang bersangkutan. Untuk pengarsipan cuti juga dapat diarsip sesuai dengan nama karyawan yang bersangkutan dan akan dilampirkan untuk rekap abs en kehadiran.“ Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan ibu imping trisnawadi 2. Pengelolaan Arsip keluar Arsip keluar yang berkaitan dengan karyawan The Sunan Hotel Solo diotorisasi oleh Human resource Departement, adapun yang termasuk dalam arsip keluar tersebut antara lain : a Rekaman presensi Rekaman presensi ini merupakan penilaian kinerja yang diterapkan The Sunan Hotel untuk memantau kedisiplinan karyawannya. Dalam menilai kinerja kehadiran The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem fingger print, sehingga dapat dipantau setiap hari, Seperti yang telah diungkapkan dari hasil wawancara dengan Human Resources Staff yang mengatakan bahwa : “Dalam menilai kinerja kehadiran karyawan, kita harus jeli dan memperhatikan apakah ada ijin atau tidak, karena terkadang ada dimana karyawan terlambat karena keperluan yang mendesak. Jadi untuk menilai absensi harus dengan bukti yang akurat, jika karyawan tersebut ijin kepada HRD maka tidak di record, tetapi jika karyawan tersebut tidak ijin maka harus kita record keterlamb atannya.” Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan HRD Staff, Bapak Nurrahman Arrie Wijayanto commit to user 43 Dalam menilai kehadiran karyawan harus jeli dan teliti, karena jika tidak maka akan berakibat fatal. Berikut penulis sampaikan data karyawan The Sunan Hotel Solo yang mendapat surat teguran dikarenakan terlambat dalam kurun waktu selama penulis magang untuk bulan Maret – Mei 2012, antara lain : Tabel IV. 2 Data Karyawan Terlambat The Sunan Hotel Solo No Nama Department Keterangan 1 Sri Mulyani FBS 4 kali terlambat pada bulan April 2 Apri Ali R ENG 3 kali terlambat pada bulan Mei Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012 Selain dengan laporan harian setiap bulannya untuk memantau laporan karyawan, juga data tersebuat akan direkap untuk laporan rutin setiap bulannya. Sehingga apabila ada karyawan yang tidak sesuai dengan peraturan akan segara diketahui. b Surat Keluar Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan The Sunan Hotel Solo terutama disini adalah Human Resources Department yang mengurusi Karyawan The Sunan Hotel Solo. Disini penulis akan menjelaskan tentang surat keluar yang ada di bagian human resources department The Sunan Hotel Solo beserta jumlahnya yang penulis amati antara periode Maret – Mei 2012, antara lain : Tabel IV. 3 Jenis Surat keluar Human Resources Department The Sunan Hotel Solo No Jenis Surat Keluar Total commit to user 44 1 Surat Keterangan 8 2 Surat Perjanjian Kontrak Kerja SPKK 11 3 Surat Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu SPKWT 40 4 Surat Perjanjian Kerjasama 2 5 Memo atau Inter Office Comunication IOC 2 6 Surat Teguran 2 7 Surat Pernyataan 5 8 Surat Tanda Terima Inventaris 1 9 Surat Pemindahbukuan Rekening 3 10 Surat Kuasa 1 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012

B. Penyimpanan Arsip