commit to user 13
b Segi ilmiah
Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmiawan dalam mengadakan penelitian.
2 Pemusnahan Arsip
Basir barthos 1990 : 104 menyatakan pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh
instansi yang bersangkutan maupun arsip nasional. Sedangkan Sutarto 1992 : 256 mengungkapkan pemusnahan arsip
adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan
menggunakan alat penghancur kertas.
E. Administrasi Kearsipan Karyawan
Menurut Odger yang dikutip Badri M. Sukoco 2005 : 82 administrasi kearsipan karyawan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan
dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Milburn D. Smith yang dikutip Badri M. Sukoco 2005 : 83 menjelaskan
mengenai kejelasan media kearsipan yaitu : a
Media elektronik Merupakan media yang bersifat elektronik dengan contoh, disket,
softcopy files, email, dan lain – lain.
b Media Kertas
Merupakan media yang berasal dari kertas dengan contoh, hard copy seperti memo, surat, kontrak, project files, dan lain
– lain. Administrasi kearsipan karyawan menurut kamus administrasi adalah arsip
yang berhubungan dengan segala masalah – masalah yang berkaitan dengan
kepegawaian. The Liang Gie 1976 : 8 menyatakan administrasi kearsipan karyawan
adalah rangkaian perbuatan yang mengatur, mengurus file tenaga kerja maupun arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
commit to user 14
Basir Barthos, 1989 : 4 - 5 menyatakan dalam administrasi kearsipan karyawan terdapat beberapa istilah yang sering digunakaan, istilah
– istilah tersebut antara lain :
a File
File dapat disamakan dengan pengertian berkas yang merupakan satu kesatuan dari arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan
pola klasifikasi. Soebroto 1973 : 34 menyatakan dalam praktek, file dapat diartikan
sebagai : 1.
Semacam almari, laci – laci yang dipakai untuk menyimpan berkas – berkas.
2. Sekelompok arsip sama jenis yang disimpan terpisah dari
kelompok – kelompok lainnya dalam almari arsip.
File terdapat dua pembagian yaitu : 1.
File Aktif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang masih sering digunakan dalam proses pekerjaan sehari
– hari. 2.
File Pasif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang jarang digunakan alam proses pekerjaan sehari
– hari. b
Surat penting Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan
tindak lanjut atau merupakan kebijakan department, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran
pekerjaan. c
Surat biasa Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dari biasanya tidak
membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan
disampaikan ke unit pengolah. Menurut The Liang Gie 1996 : 115
– 118 dalam pelaksanaan administrasi kearsipan karyawan terdapat beberapa jenis pengelompokan arsip,
adapun jenis – jenis arsip yang disimpan antara lain :
commit to user 15
a Data riwayat hidup pegawai
Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran diri itu paling tidak
harus di isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian dan pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan memberikan
gambaran atau kualifikasi seseorang. Dari segi penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai bentuk
standard. Riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh judul dan ditutup oleh rangkaian tanggal, tanda tangan dan nama.
Sebenarnya riwayat hidup termasuk surat keterangan, dalam hal ini keterangan pribadi.
b Surat lamaran kerja
Surat lamaran kerja dapat didefinisikan sebagai sebuah surat kertas atau elektronik yang dibuat oleh para pencari kerja, baik yang
belum pernah bekerja maupun yang sudah pernah bekerja, untuk mengisi lowongan kerja yang ditawarkan oleh pihak lain
perseorangan, organisasi perusahaan, atau instansi pemerintah c
Rekaman presensi kehadiran Rekaman presensi merupakan data yang menunjukkan
kehadiran karyawan, rekaman ini dapat menentukan penilaian karyawan dari kedisiplinan. Rekaman yang dilakukan dapat setiap hari
dan setiap satu bulan sekali. d
Rekaman cuti Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam
jangka waktu tertentu. Rekaman cuti merupakan data dari cuti yang diajukan oleh karyawan, rekaman ini bertujuan untuk mengetahui dan
memantau ijin cuti dari karyawan, sehingga tidak terdapat karyawan yang tidak masuk tanpa alasan.
e Surat pengangkatan pegawai
Surat pengangkatan pegawai merupakan surat pengangkatan awal saat awal pegawai tersebut masuk.
commit to user 16
f Daftar gaji
Daftar gaji berisi list data gaji setiap karyawan, sehingga diketahui jumlah masing
– masing gaji yang diterima. g
Data pemindahan jabatan Berisi data karyawan yang mengalami mutasi atau pemindahan
jabatan maupun kenaikan golongan. Sehingga penilaian karyawan dapat berjalan secara efektif.
h Tugas pegawai
Tugas pegawai merupakan data yang berisi tentang semua tugas yang harus dilaksanakan pegawai agar sesuai dengan aturan
perusahaan. Administrasi kearsipan karyawan yang dimaksud penulis dalam
pengamatan ini mengacu pada pengertian administrasi kearsipan karyawan menurut The Liang Gie 1976 : 8 adalah rangkaian perbuatan yang mengatur,
mengurus file tenaga kerja maupun arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Dan dengan fokus pembahasan mengenai surat lamaran pekerjaan, rekaman
presensi, rekaman cuti, dan surat – surat keluar yang berkaitan dengan karyawan.
F. Metode Pengamatan
