Temu Kembali Informasi TINJAUAN LITERATUR

oleh pemakai secara mudah dan tepat. 22 Dalam arti lain dijelaskan bahwa temu kembali informasi adalah menemukan bahan biasanya dokumen yang tidak bersifat terekstruktur biasanya teks untuk memenuhi kebutuhan informasi dari dalam koleksi yang besar biasanya tersimpan dalam komputer. 23 Jadi, temu kembali informasi merujuk kegiatan yang meliputi pengumpulan infromasi, penyimpanan sampai ke pengaturan informasi sebagai sarana temu kembali informasi. Sistem temu kembali informasi harus memudahkan user dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan. 2. Tujuan Temu Kembali Informasi. Sebuah sistem pengambilan informasi dirancang untuk mengambil dokumen atau informasi yang diperlukan oleh pengguna. Sistem temu kembali informasi ini harus memuat informasi yang tepat dan akurat bagi pengguna yang berhak. Dengan demikian, sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mengumpulkan dan mengorganizir informasi dalam satu atau lebih bidang studi dalam rangka memberikan kepada user secepat permintaan yang user butuhkan. 24 Dalam buku Information Retrieval system: Theory and Implementation, menyebutkan bahwa tujuan dari sistem temu kembali informasi adalah untuk meminimalkan informasi dari lokasi pengguna catalog yang membutuhkan informasi. Informasi ini bisa dinyatakan 22 Agus Rifai, ” Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi pemakai”, al-Maktabah,Vol 4,No.1, April 2002:1-12 23 Christopher D. Manning, Introduction to information retrieval, New York: Cambride University Press,2008,hal.3 24 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information to Retrieval, London: Library Association Publishing,hal.2 sebagai waktu yang diperlukan oleh pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan. Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Berikut ini tujuan sistem temu kembali informasi menurut Belkins : 1 Seorang penulis menghadirkan satu set gagasan dalam dokumen dengan menggunakan satu set konsep. 2 Di suatu tempat ada beberapa user yang memerlukan gagasan tersebut, tetapi tidak ada identifikasinya. Dengan kata lain, ada beberapa orang yang kehilangan gagasan yang terdapat dalam karya seseorang. 3 Sistem temu kembali informasi membantu mencocokan gagasan penulis yang tercantum dalam dokumen dengan kebutuhan user. Jadi, tujuan temu kembali informasi adalah untuk menemukan kembali dokumen yang ada dalam suatu sistem komputer dengan cepat dan tepat sesuai dengan permintaan pengguna. 3. Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi. Suatu sistem temu kembali informasi berfungsi untuk mengubungkan berbagai jenis sumber infromasi pada satu sisi dan permintaan user di sisi lainnya. Maka sistem temu kembali informasi harus : 1 Menganalisa isi dari sumber-sumber informasi tersebut sebaik mungkin sesuai dengan permintaan atau kebutuhan user. 2 Mencocokan penelusuran ke sumber yang relevan. 4. Kegiatan Sistem Temu Kembali Informasi Chowdhury menyebutkan kegiatan yang dilakukan oleh sistem untuk keperluan temu kembali informasi, yaitu sebagai berikut : a. Untuk mengidentifikasi informasi sumber yang relevan dengan bidang yang diminati masyarakat target pengguna. b. Untuk menganalisis isi dari sumber dokumen. c. Untuk mewakili isi dari sumber infromasi yang dianalisis dengan cara mencocokan permintaan user. d. Untuk menganalisis permintaan pengguna dan untuk mewakili mereka dalam bentuk yang akan cocok untuk mencocokkan dengan database. e. Untuk mencocokkan pernyataan pencarian dengan database yang disimpan. f. Untuk mengambil informasi yang relevan. g. Untuk membuat penyesuaian yang diperlukan dalam sistem berdasarkan umpan balik dari pengguna. 25 Menurut Liston dan Schoene, sistem temu kembali yang efektif harus memiliki ketentuan kemampuan untuk : a. Kecepatan dan ketepatan dalam dalam penyebaran informasi. b. Menyaring informasi c. Menghasilkan informasi yang benar pada saat yang benar. d. Perubahan aktif dalam informasi. e. Menerima informasi dalam bentuk yang diinginkan. f. Browsing. 25 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information to Retrieval, London: Library Association Publishing,hal.3 g. Memperoleh informasi secara ekonomis. h. Akses ke sistem lain i. Komunikasi interpersonal dan j. Bantuan individu. 26 5. Ciri Utama Sistem Temu Kembali Informasi Sistem temu kembali informasi memiliki cirri utama sebagai berikut : a. Sistem temu kembali informasi pada umumnya dibentuk oleh bahasa temu kembali informasi dan kriteria pencocokan yang dirancangbangun untuk penelusuran infromasi tertentu. Biasanya diwujudkan dengan sarana fasilitas teknis seperti katalog, thesaurus, komputer dan sebagainya. b. Sistem temu kembali informasi terbagi menjadi dua bagian, yaitu : temu kembali dokumen dan temu kembali data. Sistem temu kembali dokumen yang menjawab pertanyaan akan menghasilkan dokumen yang berisi informasi yang dicari, copy dokumen atau alamatnya dalam bentuk pangkalan data. Sedangkan temu kembali data dirancang untuk menghasilkan fakta, yaitu ciri dari substansi tertentu. Contohnya karakteristik dari spesies biologi tertentu atau nama spesies yang memiliki karakteristik tertentu. 27 6. Jenis Sistem Temu Kembali Informasi Sistem temu kembali informasi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu: a. In house, yaitu suatu sistem temu kembali informasi yang dirancang oleh perpustakaan tertentu atau pusat informasi untuk melayani 26 Ibid.,h.6 27 Sulistiyo-Basuki, Pengantar dokumentasi,Bandung:Rekayasa Sains, 2004,hal.223. sebagian besar user dalam suatu organisasi tersebut. Contohnya: OPAC, menyediakan fasilitas bagi pengguna perpustakaan untuk mencoba menelusur catalog online, kemudian mengecek ketersediaan item sumber informasi yang dibutuhkan. b. Online, yaitu sistem temu kembali informasi yang didesain untuk menyediakan akses terhadap database yang jauh bagi para user yang bervariasi, biasanya tersedia secara komersil, dan ada sejumlah vendor yang menangani layanan ini. Dengan perkembangan teknologi penyimpanan optik jenis lain dari sistem temu kembali informasi muncul di CD-ROM. Sistem temu kembali informasi berbasis teknologi CD-ROM yang tersedia sebagian besar secara komersial, meskipun ada beberapa bebas dan dalam perkembangan rumah juga. Teknik dasar untuk pencarian dan pengambilan informasi dari dalam rumah atau CD-ROM dan sistem pencarian informasi online lebih kurang sama, kecuali bahwa sistem online ini terkait dengan pengguna dari jauh melalui jaringan komunikasi elektronik. 28 7. Kriteria Sistem Temu Kembali Informasi Menurut Kenz criteria sistem temu kembali informasi yang baik adalah sebagai berikut : a. Cakupan subjek, yakni subjek-subjek apa yang harus dicakup oleh sistem yang akan diajukan. b. Kedalaman analisis yang diperlukan oleh sumber dokumen. 28 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information to Retrieval, London: Library Association Publishing,hal.4-5. c. Ketepatan dari layanan yang diperlukan, yaitu batas yang dapat diterima dilayanan terukur, dalam konteks relevansi ouput yang ditemukan. d. Kecepatan layanan dapat diterima oleh sistem pengguna. e. Bentuk dan jenis input masukan dan output yang tersedia. f. Beberapa persyaratan khusus seperti kompatibilitas dengan sistem lain, ketersediaan perlengkapan serta keahlian personal. 8. Persyaratan Fungsional Sistem Temu Kembali Informasi Menurut Listone dan Schoene, persyaratan fungisional sistem temu kembali informasi adalah sebagai berikut : a. Harus mengidentifikasi informasi khusus yang dibutuhkan oleh masyarakat pengguna. b. Harus menyediakan interaksi antara sistem dan user. c. Harus menyediakan informasi dalam bentuk yang sesuai untuk penggunaan yang sebenarnya. d. Cakupanya harus cukup luas untuk menampung semua jenis permintaan masyarakat pengguna. e. Sistem harus menyediakan informasi yang tepat pada saat yang tepat. f. Harus menyediakan informasi yang dapat diakses dengan mudah. g. Harus memiliki standar pemeliharaan untuk melindungi data. h. Sistem harus merencanakan suatu cara untuk memfasilitasi komunikasi lisan. i. Harus dapat diakses dengan mudah dan tidak sulit digunakan bagi keseluruhan user. 9. Teknik Menelusur Informasi Berikut ini diuraikan cara mencari dan menelusur informasi dan sumber-sumber informasi, khususnya perpustakaan dengan segala jenis tingkatanya. Baik perpustakaan sekolah, perguruan tinggi, daerah, umum dan khusus. a. Mencari informasi melalui katalog perpustakaan Katalog merupakan daftar buku lengkap dengan nama pengarang, judul buku, dan subjek dari buku tersebut. Ada tiga entri dalam penyusunan katalog, yakni pengarang, judul dan subjek. Apabila user ingin menelusur informasi di katalog, maka user terlebih dahulu menentukan kata kunci buku yang ingin dicari. Misalnya user ingin mencari buku karya Hamka, maka user bisa memasukan nama Hamka pada kolom “search” dan buku-buku koleksi karya Hamka akan ditampilkan oleh katalog sekaligus tempat dimana buku tersebut berada. b. Mencari informasi melalui bibliografi Pada dasarnya bibliografi merupakan alat bantu penelusuran informasi dan sumber infromasi yang terbit, terutama banyak digunakan dalam dunia perpustakaan untuk memilih buku-buku dan sumber informasi mana saja yang akan dibeli untuk koleksi perpustakaanya. c. Mencari informasi melalui komputer dan internet Komputer merupakan alat bantu penelusuran informasi. Di perpustakaan, komputer digunakan sebagian besar untuk sistem layanan peneluusran informasi baik secara online maupun yang masih bersifat terbatas. Dengan bantuan komputer, user yang menggunakan untuk menelusur informasi, relative lebih mudah dan lebih cepat mendapatkanya, karena dengan hanya menekan tombol-tombol tertentu pada komputer, segala data yang diinginkan akan muncul di layar komputer. Sedangkan mencari informasi dengan bantuan internet lebih cepat dan mudah dalam menemukan data yang diinginkan oleh user. Ketika user sudah membuka internet, tinggal memasukan situs- situs yang akan ditelusur. 29

D. Online Public Acces Catalouge OPAC.

1. Pengertian OPAC Dalam perpustakaan yang sudah berbasis web tentunya kita mengenal istilah OPAC. Dengan adanya OPAC, pengguna perpustakaan bisa mengakses informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. OPAC adalah sebuah fasilitas perpustakaan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan untuk menelusur informasi yang diinginkan. Dalam sebuah istilah asing ada yang menyebutkan OPAC adalah sebagai berikut : “OPAC’s. Online Public Access Catalogs OPACs are the predominant form of catalog in the United States and in a number of other countries today. In these catalogs records are stored in computer memory or on CD- ROM discs.” 30 29 Pawit M. Yusup, Teori dan praktik penelusuran informasi information retrieval, Jakarta: Kencana, 2010, hal.243-286. 30 Arlene G.Taylor, The Organization of Information, 2 nd. ed, h.38 Maksud kalimat diatas adalah, OPAC merupakan penelusuran yang paling dominan dalam bentuk katalog di Amerika Serikat dan di sejumlah negara lain saat ini. Di dalam katalog terdapat catatan-catatan yang disimpan, jika didalam katalog online katalog tersebut disimpan dalam memori komputer atau CD-ROM disc. The Online Public Access Catalog OPAC is one manifestation of the massive changes that are taking place as we plunge into the information age. OPACs are the gateways to information in libraries and provide facilities to browse, search and locate information. 31 Dari istilah diatas, disebutkan bahwa OPAC adalah salah satu manifestasi dari perubahan besar-besaran yang sedang berlangsung saat kita terjun ke era informasi. OPAC adalah pintu gerbang menuju informasi perpustakaan karena menyediakan fasilitas dalam penelusuran informasi dan memudahkan user dalam menemukan informasi yang dibutuhkan. Selain itu pengertian OPAC juga dijelaskan oleh beberapa tokoh, diantaranya : Reitz mengatakan bahwa OPAC adalah akronim untuk akses katalog online bagi publik. OPAC merupakan suatu database yang terdiri dari catatan bibliografi dengan menggambarkan buku-buku serta bahan- bahan lain yang dimiliki oleh sistem perpustakaan, yang dapat diakses melalui terminal umum, dan biasanya terkonsentrasi didekat meja referensi untuk memudahkan pengguna dalam meminta bantuan ke pustakawan referensi. 31 Adeyinka Tella, Library and Information Science in Developing Countries: Contemporary Issues, USA: Information Science Reference, 1972, h.49