APLIKASI SIPuspa GAMBARAN UMUM
SIPuspa pertama kali digunakan di Perpustakaan Badan Pemeriksa Keuangan yang kemudian diterapkan di 33 perpustakaan perwakilan
provinsi di Indonesia. Pengembangan SIPuspa dilakukan oleh unit Sub bagian perpustakaan yang di koordinir oleh kasubbag perpustakaan dengan
Programmer Pustakawan yang merupakan pengembang aplikasi di perpustakaan ITB Bandung
Program manajemen perpustakaan ini pertama kali dikembangkan pada tahun 2009. Waktu itu, para pengelola Perpustakaan Badan
Pemeriksa Keuangan di Jakarta tengah kebingungan karena program manajemen perpustakaan Bookman yang sebelumnya telah digunakan
akan habis masa pakainya. Mengingat program bookman merupakan program berbayar yang
tidak gratis, serta hanya dapat di install di satu PC saja, sehingga jika digunakan oleh seluruh pengelola perpustakaan maka memerlukan biaya
yang besar. Atas dasar itulah kemudian tercetus ide untuk dapat membuat program baru sebagai pengganti Bookman.
Program baru yang dikembangkan oleh tim dari perpustakaan beserta programmer dari perpustakaan ITB dibuat untuk dapat
mengakomodir seluruh kegiatan bisnis perpustakaan, mulai dari tahap pengadaan koleksi hingga laporan kerja pegawai. Dalam program
perpustakaan ini juga terdapat modul stock opname dan weeding yang sebelumnya tidak terdapat pada program Bookman.
Karena dibuat dan dikembangkan menggunakan uang Negara, maka tujuan dari pembuatan program ini adalah agar dapat dimanfaatkan
oleh lebih banyak pihak, bukan saja oleh pengelola di perpustakaan pusat BPK tetapi juga oleh para pengelola perpustakaan BPK di perwakilan
provinsi. Dengan menggunakan aplikasi yang sama maka terjadi
keseragaman pengelolaan perpustakaan di seluruh BPK RI sehingga dapat terbentuk katalog induk yang memuat seluruh daftar koleksi yang dimiliki
oleh perpustakaan BPK yang terdapat di pusat maupun perwakilan provinsi.
SIPuspa dirancang sesuai dengan standar pengelolaan koleksi perpustakaan,
misalkan standar
pendeskripsian katalog
berdasarkan ISBD yang juga sesuai dengan aturan pengatalogan Anglo- American Cataloging Rules. Standar ini umum dipakai di seluruh
dunia. Karena yang mengembangkan adalah para pustakawan, sehingga aplikasi ini sesuai dengan standar yang dibutuhkan pustakawan di dalam
dunia kerjanya. 2.
Kelebihan Aplikasi SIPuspa. Kelebihan aplikasi SIPuspa secara umum adalah sebagai berikut
ini: a.
SIPuspa dapat dikembangkan sesuai kebutuhan pengelola, khususnya dilingkungan BPK serta relative lebih efisien dalam hal anggaran,
karena dalam satu kali pengadaan, aplikasi ini dapat digunakan oleh 33 perpustakaan lainnya.
b. Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan, SIPuspa tidak
hanya menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC.
SIPuspa menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak barcode, penyiangan
serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital. c.
SIPuspa dikembangankan oleh sumber daya manusia lokal atau dikembangkan oleh SDM bangsa Indonesia. Kondisi ini memberikan
keuntungan bagi perpustakaan dan pengguna SIPuspa. Keuntungan tersebut adalah SIPuspa sesuai dengan kebutuhan perpustakaan di
Tanah Air dan pengguna SIPuspa dapat berkomunikasi dengan mudah dengan para pengembang SIPuspa jika mengalami masalah dalam
pemanfaatan Senayan. d.
Memiliki dokumentasi yang lengkap Dokumentasi modul dan manual memiliki peranan penting dalam
pengembangan sebuah perangkat lunak. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau calon pengguna dalam memperlajari
sebuah perangkat lunak. Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon pengguna SIPuspa dapat dengan mudah mempelajari
SIPuspa. e.
Memiliki prospek pengembangan yang jelas. Perkembangan SIPuspa terjadi sangat cepat dalam kurun waktu 3
tahun perangkat lunak ini terus memperbaiki diri. Kondisi ini mencerminkan bahwa perangkat lunak ini memiliki prospek
pengembangan. Apabila perangkat lunak ini terus diperbaharui maka pengguna SIPuspa yang akan memperoleh manfaatnya dari perbaikan
terhadap kelemahan serta fasilitas tambahan yang disediakan dalam versi SIPuspa terbaru.
3. Kelemahan Aplikasi SIPuspa
a. Belum tersambung dengan jaringan internet.
Salah satu kelemahan dari aplikasi SIPuspa adalah belum tersambungnya ke jaringan internet. Hal ini, menyebabkan SIPuspa
hanya bisa diakses di ruang lingkup BPK RI saja. b.
Aplikasi SIPuspa digunakan oleh 35 perpustakaan Pusat Pusdiklat dan 33 perwakilan.
Bukan hanya perpustakaan BPK RI pusat saja yang menggunakan aplikasi SIPuspa tetapi semua perpustakaan BPK perwakilan juga
menggunakan aplikasi tersebut. Hal ini menyebabkan aplikasi masih membutuhkan bimbingan teknis penggunaan aplikasi SIPuspa, agar bisa
dipahamai dan dimengerti dalam penggunaan aplikasi SIPuspa dengan baik.
4. Tujuan Aplikasi SIPuspa
Aplikasi SIPuspa adalah aplikasi yang digunakan dalam sistem informasi perpustakaan. Aplikasi ini sudah dimanfaatkan oleh para
pengelola perpustakaan pusat maupun perwakilan BPK RI. Tujuan menggunakan Aplikasi SIPuspa ini adalah untuk keseragaman dalam
pengelolaan, penginputan data, pemanfaatan perpustakaan digital, serta sebagai sarana temu kembali informasi.
5. Bimbingan Teknis Aplikasi SIPuspa
Kegiatan bimbingan teknis aplikasi SIPuspa di Perpustakaan BPK RI merupakan salah satu upaya untuk membantu pengelola perpustakaan
agar mengelola perpustakaan dengan baik. Kegiatan ini perlu dilakukan
agar pengelola perpustakaan memiliki kesamaan persepsi dan keseragaman dalam pengelolaan perpustakaan.
Dalam kegiatan bimbingan teknis aplikasi SIPuspa,Subbag Perpustakaan BPK RI melakukan kegiatan sebagai berikut :
a. Melakukan bimbingan teknis Aplikasi SIPuspa di perpustakaan
perwakilan seperti : 1
Menginput data bibliografi bahan pustaka kedalam aplikasi SIPuspa
2 Menambah data satuan bahan pustaka
3 Melakukan proses peminjaman, pengembalian dan perpanjangan
bahan pustaka dengan menggunakan aplikasi SIPuspa 4
Melakukan perpanjangan oleh pemustaka 5
Melakukan booking dan pemesanan buku b.
Mengevaluasi penerapan Aplikasi SIPuspa perpustakaan perwakilan. 1
Mengevaluasi hasil input data bibliografi pada aplikasi SIPuspa 2
Memberikan solusi permasalahan yang dihadapi dalam memanfaatkan aplikasi SIPuspa.
c. Melakukan sosialisasi pemanfaatan Aplikasi SIPuspa termasuk e-
journal dan e-books pada pegawai BPK RI perwakilan. 6.
Kegiatan yang Dilaksanakan Dalam Rangka Pengembangan Aplikasi SIPuspa
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka pengembangan aplikasi SIPuspa diantaranya :
a. Pengembangan dan perbaikan aplikasi SIPuspa sesuai dengan kebutuhan
Perpustakaan Pusat, Perwakilan dan Pusdiklat Memperbaiki fitur-fitur perpustakaan, seperti :
1 Fitur peminjaman dan pengembalian
2 Tanggal pengembalian tidak sesuai dengan masa pinjam
3 Tidak dapat memasukan nomor induk koleksi
4 Masa keanggotaan belum dapat diperpanjang
5 Fitur pencetakan label barcode
Memperbaiki kendala-kendala dalam perpustakaan digital, seperti : 1
Penelusuran perpustakaan digital belum dapat dilakukan, baik penelusuran sederhana simple search maupun penelusuran lanjutan
advanced search 2
Cover koleksi hilang muncul dan jarak kata-kata belum proporsional 3
Tampilan interface belum sesuai dengan kebutuhan Menambahkan fitur-fitur yang belum ada pada aplikasi SIPuspa, seperti :
1 Fitur tampilan untuk file berformat html seperti flipping book dalam
perpustakaan digital 2
Fitur sarana komunikasi dengan dan antar perpustakaan perwakilan b.
Launching Website Terbaru SIPuspa Perpustakaan BPK RI memiliki sebuah website yang telah
diluncurkan pada april 2011. Pada perkembanganya, website perpustakaan terus mengalami perubahan kearah yang lebih baik. Karena meningkatnya
kebutuhan perpustakaan dan masukan dari perpustakaan perwakilan BPK
RI, maka dilakukan perubahan. Website terbaru SIPuspa di launching pada tanggal 24 April 2012.
Website ini bertujuan sebagai titik akses tunggal bagi seluruh layanan. Dalam portal ini terdapat empat layananan antara lain: penemuan
informasi information finding, daftar data akses ke semua koleksi digital di perpustakaan, administrasi perpustakaan, hubungan ke sumber lain dan
bantuan secara online.
57