Sistem otomasi TINJAUAN TEORITIS
9 e Tujuan goal
21
Berdasarkan penjabaran
pengertian sistem diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem merupakan bentuk jaringan kerja yang memiliki
komponen sebagai pendukungnya dalam mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu.
2. Definisi otomasi Istilah otomasi automasi otomatisasi adalah sama. Otomatisasi dalam
pengertiannya adalah penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan
lagi pengawasan manusia
.22
Sedangkan menurut Peter Salim automation adalah perkembangan dan penggunaan peralatan secara mekanis yang dikombinasikan dengan sistem
pengawasan otomatis, otomatisasi.
23
Automation is the technique, method; or system of operation or controling a process by highly automatic means, as by electronic devices, reducing human
intervention to a minimum.
24
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki pengertian otomasi adalah konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan
menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut
.25
Dari beberapa pengertian diatas penulis memberikan suatu kesimpulan bahwa otomasi adalah Suatu proses kegiatan penggantian tenaga manusia dengan
tenaga mesin untuk mengerjakan kegiatan rutin sehingga hanya membutuhkan sedikit campur tangan manusia.
3. Sistem otomasi perpustakaan Menurut Putu Laxman Pendit sistem otomatisasi perpustakaan library
21Putra, Syopiansyah Jaya Subiyakto, A’ang. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Lembaga Penelitian UIN Jakarta UIN Jakarta Press, 2006. Hal. 25-27.
22Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988. Hal. 631.
23Salim, Peter. The Contemporary English-Indonesian Dictionary. Jakarta: Modern English Press, 1986. Hal. 148.
24 _______,Random House webster’s college dictionary. New York: Random House, Inc, 2001. Hal. 85.
25Sulistyo-Basuki. Periodesasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Rosdakarya, 1994. Hal. 95.
10 automation system adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di
perpustakaan terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar dengan kandungan cantuman tekstual yang dominan dan dengan fasilitas utama
dalam hal menyimpan, menemukan dan menyajikan informasi.
26
Definisi otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan, mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi bagi
pembaca.
27
Automasi perpustakaan apada dasarnya adalah “human-machine system”, yaitu sistem yang merupakan gabungan kemampuan manusia dengan mesin,
komputer namun manusia merupakan unsur utama dari keberhasilan penerapan sistem perpustakaan terautomasi tersebut.Corbin, 1985.
28
Dari berbagai definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa definisi otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan perangkat teknologi informasi yang
meliputi perangkat keras hardware, perangkat lunak software dalam rangka melaksanakan tugas perpustakaan mulai dari pengadaan hingga ke jasa informasi.
4. Tujuan otomasi perpustakaan Tujuan otomasi menurut Sukirno adalah:
a Membangun database koleksi perpustakaan b Meningkatkan pelayanan perpustakaan, dengan cara mengurangi pelaksanaan
kerja sistem manual dengan mengganti berdasarkan sistem otomasi c Memudahkan akses, sedapat mungkin dengan memberikan layanan onestop-
shop. d Meningkatkan availibility dari informasi yang tersimpan sehingga loan ration
dari setiap informasi item ada di perpustakaan meningkat.
e
Memonitoring pemanfaatan sehingga usege trend dapat diketahui
.29
5. Unsur-unsur otomasi perpustakaan
26Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Citakaryakarsa Mandiri, 2008. Hal. 222.
27Sulistyo-Basuki. Op. Cit. Hal. 96 28Corbin dalam Hariyadi, Utami. Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan di
Indonesia. Hasil Kongres VI Seminar . Jakarta: Pengurus Besar IPI, 1993. Hal. 256. 29Sukirno,
Automasi Perpustakaan. Dalam http:haidaro.multiply.multiplycontent.comjournalitem11AUTOMASI_PERPUSTAKAANtan
ggal 25 November 2009 pukul 20.25
11 Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau
syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah:
a Pengguna Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi
perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi
pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka?
Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam
mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun
anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh
pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak
atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru. Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan
pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi
operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
30
b Perangkat keras Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data
menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang
memerlukan program untuk menjalankannya.
30
Arif, Ikhwan, Makalah Seminar dan Workshop Sehari “ Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan Otomasi Perpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan “
UMM 4 Oktober 2003. Hal. 4-5
12 Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer
adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer : 1 Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
2 Harga terjangkau murah 3 Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
4 Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf
yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi
ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari
vendor penyedia komputer.
31
c Perangkat lunak Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk
mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam
berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan multi-tasking, kemampuan mengelola data yang lebih handal,
dapat dioperasikan secara bersama-sama multi-user. Sistem informasi perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan
operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain
dalam lingkup operasi perpustakaan. Menentukan Software sendiri:
1 Membangun sendiri 2 Mengontrakan keluar
3 Membeli software jadi yang ada di pasaran
31
Ibid. Hal. 5
13 Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus:
1 Sesuai dengan keperluan 2 Memiliki ijin pemakaian
3 Ada dukungan teknis, pelatihan, dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
4 Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses
tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah
satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar
pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam
pemecahan masalah. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan- kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
32
d Perangkat jaringan Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan
karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain: komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card LAN Card terminal kabel Hub, jaringan
telepon atau radio, modem. Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
1 Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan LAN, WAN 2 Lokasi dari hardware: komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
3 Protokol komunikasi yang digunakan 4 Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
33
e Perangkat data Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai
32
Ibid. Hal. 6-7
33
Ibid. Hal. 7-8
14 Pengolahan
Data Informasi
Penyimpanan
Keluaran kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda,
dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti , dan . Data disusun mulai dari bits, bytes,
fields, records, file dan database. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data
tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam
periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file data file storage ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan
pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
34
Gambar 1. Model dasar sistem informasi
Masukan Pengolahan
Gambar 2. Model pengembangan sistem informasi f Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat
lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat
keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual
harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
34
Ibid. Hal. 8-11
15 Manual atau prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan
khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu
sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar- standar dan prosedur-prosedur.
35
6. Cakupan sistem otomasi perpustakaan a Pengadaan koleksi
b Katalogisasi, inventarisasi c Sirkulasi, reserve, inter-library loan
d Pengelolaan penerbitan berkala e Penyediaan katalog OPAC
f Pengelolaan anggota.
36