Fasilitas Perpustakaan Badan Pengawas Tenaga Nuklir Sejarah Sistem Otomasi Perpustakaan Badan Pengawas Tenaga Nuklir
28 Pengawas Tenaga Nuklir sebenarnya sudah dilakukan yaitu dengan digunakannya
sistem otomasi Bapeten yang dibuat dan dikembangkan oleh Staf Pengelolaan Data yang berada di bawah Subbag Pengelolaan Data, Bagian Data dan Informasi,
Biro Perencanaan Badan Pengawas Tenaga Nuklir. Sistem otomasi Bapeten menyediakan fasilitas pengolahan atau katalogisasi dan OPAC. Namun seiring
dengan kebutuhan perpustakaan yang semakain banyak dan untuk mempermudah proses sirkulasi maka pada tahun 2008 Perpustakaan Badan Pengawas Tenaga
Nuklir mengganti sistem otomasinya dengan sistem otomasi Senayan. Alasan penggantian sistem otomasi ini menurut Staf Pengelolaan Data
Badan Pengawas Tenaga Nuklir karena sistem otomasi Bapeten kurang memenuhi standar kebutuhan perpustakaan seperti tidak adanya fasilitas sirkulasi, report,
barcode dll.
55
Walaupun mungkin ke depan sistem otomasi Bapeten akan dikembangkan lagi, karena menurut Staf Pengelolaan Data Badan Pengawas
Tenaga Nuklir pada saat pembuatan dan pengembangan sistem otomasi Bapeten belum diketahui secara rinci fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan perpustakaan.
56
Berikut ini adalah gambaran tentang perbandingan modul antara sistem otomasi Bapeten dengan sistem otomasi Senayan.
1. Pengolahan a. Sistem otomasi Bapeten
Proses pengolahan dilakukan pada modul administrasi. Modul ini terdiri dari menu admin group, admin all kategori, admin item pustaka. Fungsi
pengolahan pada modul ini hanya untuk input data penelusuran OPAC On-Line Public Acces Catalog saja. Sebelum input data harus login dahulu. user name dan
pasword untuk pengelola perpustakaan dibuatkan oleh Staf Pengelolaan Data Badan Pengawas Tenaga Nuklir.
55
Sanjaya, Heru Eka. Wawancara taggal 24 November 2009 pukul 17.00
56
Sanjaya, Heru Eka. Op. Cit
29 1 Admin group
Menu ini digunakan untuk mengelola jenis koleksi apa saja yang ada di perpustakaan. Misalnya: buku teks, referensi, CD ROM, dll. Berikut adalah
gambar tampilan menu admin group:
Gambar 4. Admin group Untuk menambah group baru dilakukan dengan cara menekan new book
group dan akan muncul layar seperti gambar dibawah ini:
Gambar 5. Add new group
30 2 Admin all kategori
Menu ini digunakan untuk mengelola kategori apa saja yang termasuk pada group atau jenis koleksi yang ada di perpustakaan. Misalnya untuk group
buku teks berisi buku-buku karya umum, ilmu-ilmu sosial, ilmu-ilmu murni, dll. Berikut adalah gambar tampilan menu admin all kategori:
Gambar 6. Admin all kategori Untuk menambah kategori baru dilakukan dengan cara menekan input
kategori yang ada pada kanan bawah layar dan akan muncul layar seperti gambar dibawah ini:
Gambar 7. Input kategori baru
31 3 Admin item pustaka
Menu ini digunakan untuk mengelola item pustaka. Sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 8. Admin item pustaka Untuk menambah item baru dilakukan dengan cara menekan input item
baru yang ada pada kanan atas layar dan akan muncul layar seperti gambar dibawah ini:
Gambar 9. Input item pustaka
32 Data bibliografi baru yang dimasukkan adalah:
a Kategori pustaka: kategori koleksi b No. Katalog: nomor panggil koleksi
c No. Seri: nomor seri koleksi d Judul pustaka: judul koleksi
e ISBN: nomor ISBN atau ISSN f Pengarang: kepengarangan
g Penerbitkota: nama penerbit dan kota terbit h Tahun terbit: tahun terbit publikasi
i Jumlah : jumlah yang ada di perpustakaan j Lokasi : lokasi koleksi
k Ringkasan isi abstract : catatan penting berkaitan dengan koleksi Untuk menyimpan dilakukan dengan cara menekan enter dan data bibliografi
telah berhasil disimpan. b. Sistem otomasi Senayan
Proses pengolahan dilakukan pada modul bibliografi. Terdapat fasilitas add new item untuk mengolah koleksi dengan judul yang sama. Menu yang
terdapat pada modul bibliography adalah: 1 Add new bibliography
Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru dilakukan dengan cara menekan add new bibliography dan akan muncul layar seperti gambar
dibawah ini:
33 Gambar
10. Entry data bibliografi baru
Data bibliografi yang harus dimasukkan adalah : a Title: judul koleksi
b Edition: edisi c Author: pengarang
d GMD: General Material Designation e ISBNISSN: nomor ISBN atau ISSN
f Class: nomor klasifikasi koleksi DDC, UDC atau lainnya g Publisher : penerbit, sesuai dengan data pada master file
h Publish year : tahun terbit i Place: tempat terbit
j Collation : deskripsi fisik k Series title: judul seri jika ada
l Call number: nomor panggil koleksi m Topics: topik atau subyek sesuai dengan data pada master file
n Language: bahasa o Abstractnotes: catatan yang berkaitan dengan bibliografi koleksi
p Image: gambar biasanya sampul yang akan dimunculkan di OPAC q Attachment : file yang berkaitan dengan koleksi, contoh: scan halaman daftar
isi koleksi. Kemudian dilakukan dengan cara menekan save kemudian akan muncul form
34 untuk memasukkan item koleksi atau nomor barcode. Untuk menambah item
dilakukan dengan cara menekan pada add new item, dan akan muncul layar sebagaimana gambar di bawah ini :
Gambar 11. Menambah item kopi Data yang dimasukkan adalah:
a Title : judul koleksi b Item code : nomor barcode
c Inventory code : nomor inventaris d Location: tempat mendisplay sesuai dengan data pada master file.
e Siteplacement: tempat penyimpnanan f Collection type: tipe koleksi
g Item status: status item apakag ada atau keluar h Order number: nomor pemesanan
i Order date: tanggal pemesanan j Received date: tanggal penerimaan
k Supplier: nama penyedia koleksi bahan pustaka l Item source: asal, apakah hadiah atau pembelian
m Invoice: nomor penerimaan n Invoice date: tanggal penerimaan
o Price: harga
35 2. Menu bibliographic list
Digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada. Informasinya adalah: title, pengarang, ISBNISSN, copies dan last update. Dengan menu ini
title judul, ISSNISBN, copies dan juga last update dapat diurutkan. Sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 12. Bibliographic list Untuk mengedit atau menghapus bibliografi dengan cara:
a Mengetik judul yang akan dirubah pada search bibliografi, kemudian dilakukan dengan menekan search.
b Melakukan check box data pada judul yang akan dihapus lalu dilakukan dengan cara menekan delete selected data untuk menghapus dan dilakukan dengan
cara menekan icon edit sebelah kiri judul untuk mengedit. c Melakukan edit pada bagian yang diinginkan kemudian menekan save change.
Berikut adalah gambar tampilan menu edit bibliography:
Gambar 13. Edit bibliography
36 3. Menu item list
Untuk melihat item yang dalam database Senayan. Terdapat menu item code, title, type, location, classifikasi dan last update. Sebagaimana gambar
dibawah ini:
Gambar 14. Item list Untuk proses edit dan hapus item dengan menu ini juga bisa digunakan.
Cara mengedit atau menghapus item: a Mengetik judul atau item code di kolom search dan dilakukan dengan cara
menekan search b Kemudian check box data yang akan dihapus dengan menekan Delete Selected
Data atau untuk mengedit dilakukan dengan cara menekan icon edit sebelah kiri judul.
c Untuk mengedit dilakukan dengan mengaktifkan icon edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas. Kemudian mengedit yang diinginkan dengan
cara menekan save change. Berikut adalah gambar tampilan menu edit item:
37 Gambar 15. Edit item
4. Menu checkout items Memberikan informasi mengenai item yang sedang dipinjam.
Menginformasikan menu item code, member id peminjam, title, loan date tanggal pinjam, due date tanggal kembali. Berikut adalah gambar tampilan menu
checkout items:
Gambar 16. Checkout item 5. Menu import data
Digunakan untuk mengambil data bibliografi dari luar program sistem otomasi Senayan dan berbentuk format csv yang akan dimasukkan dalam program
aplikasi Senayan. Data yang diisi adalah:
38 a File to import : file yang akan diimport, berekstensi .csv dan sesuai dengan
format .csv yang digunakan Senayan. b Field separator : pemisah antar field yang digunakan
c Field enclosed with : karakter pembukapenutup field d Number of record to import: jumlah record yang akan diimport
e Start from record : proses import mulai dari record ke berapa. Berikut adalah gambar tampilan proses import bibliography:
Gambar 17. Proses import bibliography 6. Menu export data
Untuk mengambil data bibliografi dalam aplikasi Senayan yang dapat di masukkan dalam aplikasi Senayan lainnya. Proses eksport menghasilkan file .csv,
dan proses import membutuhkan file dalam format .cvs. Format .csv berurutan sebagai berikut: title, GMD, edisi, ISBN, publisher, tahun terbit, deskripsi fisik,
judul seri, call number, bahasa, tempat terbit, klasifikasi, catatan, nama file image, nama file attachment, pengarang, subyek. Contoh:
Nuclear Physic,Printed Book,,0764541668,John Wiley,2008, ii, 56 p.; ill.; 28 cm.,,621.48 Pre n,
English,New York,621.48,,nuclear physics.jpg, ,Presman, Roger,Nuklir
Data yang diisikan: a Field separator : mendefinisikan pemisah antar field
b Field enclosed with : mendifinisikan karakter pembukapenutup
39 c Field record separator : pemisah antar record
d Number of record to export: jumlah record yang di eksport e Start from : mulai dari record berapa
Berikut adalah gambar tampilan menu eksport bibliography
Gambar 18. Proses eksport bibliography 2. OPAC
a. Sistem otomasi Bapeten OPAC Online Public Access Catalog adalah sarana penelusuran yang
diperuntukkan bagi user, agar user dapat mencari suatu koleksi perpustakaan. Dalam sistem otomasi Bapeten modul OPAC terdiri dari quick search pustaka
pencarian cepat, advanced search pencarian canggih. Pada quick search, pencarian dapat dilakukan dengan mengetikkan kata kunci judul saja pada kolom
yang tersedia. Berikut adalah gambar tampilan detail OPAC sistem otomasi Bapeten:
Gambar 19. OPAC detail sistem otomasi Bapeten
40 Sedangkan pada advanced search terdapat tiga kolom pencarian yaitu:
khusus judul, khusus penerbit, khusus pengarang, khusus key words abstract. Sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 20. Advanced search OPAC sistem otomasi Bapeten
Berikut ini adalah gambar detail tampilan OPAC sistem otomasi Bapeten:
Gambar 21. OPAC detail sistem otomasi Bapeten
41 b. Sistem otomasi Senayan
Sedangkan pada sistem otomasi Senayan modul OPAC Online Public Access Catalog terdiri dari simple search pencarian sederhana, advanced
search pencarian canggih, navigasi library information informasi tentang perpustakaan, navigasi help on search dan librarian login. Pada simple search,
pencarian dapat dilakukan dengan mengetikkan kata kunci judul, pengarang, subyek pada kolom yang tersedia. Sedangkan pada advanced search terdapat
tiga kolom pencarian yaitu: khusus title, khusus author dan khusus subject. Berikut adalah gambar tampilan OPAC sistem otomasi Senayan:
Gambar 22. OPAC sistem otomasi Senayan Berikut ini adalah gambar detail tampilan OPAC sistem otomasi Senayan:
Gambar 23. OPAC detail sistem otomasi Senayan
42 Berikut ini adalah gambar detail tampilan OPAC sistem otomasi Senayan dalam
bentuk XML:
Gambar 24. XML OPAC sistem otomasi Senayan 3. Keanggotaan
a. Sistem otomasi Bapeten Pada sistem otomasi Bapeten modul keanggotaan tidak tersedia.
b. Sistem otomasi Senayan Digunakan untuk mengelola data-data anggota perpustakaan. Terdiri dari
menu: 1 Menu view member list
Digunakan untuk melihat anggota yang sudah terdaftar dalam sistem dan terdapat fasilitas delete dan edit. Informasinya berupa member id, member name,
membership type, email, last update. Sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 25. List data anggota
43 Data yang harus diisi untuk data anggota baru adalah member id id
anggota barcodeRFID, member name nama lengkap anggota, register date tanggal mendatar, expiry date tanggal kadaluarsa, institution nama institusi,
nama kantor atau nama organisasi, membership type tipe keanggotaan, gender jenis kelamin, e-mail, address alamat rumah atau kantor, postal code kode
pos, phone number nomor telepon, fax number nomor fax, personal id number nomor id personal seperti no. KTP, notes catatan singkat, dan upload photo
file foto anggota. Di expiry date ada auto set terdapat set tanggal expired anggota yaitu dengan menekan check yang dihitung berdasar membership type.
Jika diuncheck maka expiry date ditentukan secara manual. Terdapat pending membership, jika pending membership dicheck anggota yang bersangkutan tidak
dapat melakukan sirkulasi, walaupun masih aktif. Berikut adalah gambar tampilan menu form add new member:
Gambar 26. Form add new member 2 Menu member type
Menu untuk menetapkan loan limit batas eksemplar peminjaman, loan periode lama pinjam, reserve pemesanan, reserve limit batas eksemplar
pemesanan, membership periode lama keanggotaan, reborrow limit batas perpanjangan, fine each day denda perhari, dan overdue grace periode
toleransi keterlambatan dalam hari. Berikut adalah gambar tampilan menu member type:
44 Gambar 27. Member type
3 Menu import data Digunakan untuk mengambil data member dari luar aplikasi senayan yang
kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi senayan dan format data berupa .csv. Berikut adalah gambar tampilan menu member import:
Gambar 28. Member import 4 Menu export data
Digunakan untuk mengambil data member didalam aplikasi Senayan dan hasilnya berupa data dalam bentuk .csv. Contoh:
M001,Desy,0,Mahasiswa,desyyahoo.com, Jakarta,99999,Perpustakaan
Bapeten,,member_M001.jpeg,KTP No. 123,99999,99999,2008-12-25,2008-12-25,2009-12-25,
Anggota Terbaik tahun 2010
45
Berikut adalah gambar tampilan menu member eksport:
Gambar 29. Member eksport 4. Sirkulasi
a. Sistem otomasi Bapeten Pada sistem otomasi Bapeten modul untuk sirkulasi juga tidak tersedia
b. Sistem otomasi Senayan Sirkulasi terdapat pada modul circulation. Modul ini dipakai untuk proses
sirkulasi. Terdiri dari menu: 1 Menu start transaction
Digunakan untuk melakukan transaksi melalui member id id anggota. Muncul informasi anggota dilakukan dengan cara menekan tab loans untuk
melakukan transaksi peminjaman, current loans daftar peminjaman terkini, reserve untuk kebutuhan pemesanan literatur, fines denda, loan history
sejarah peminjaman yang dilakukan oleh anggota. Terdapat juga current loans untuk mengembalikan return dan memperpanjang extend peminjaman.
Dilakukan dengan cara menekan finish transaction agar semua proses transaksi tercatat ke dalam sistem. Dibawah ini adalah gambar tampilan proses sirkulasi:
46 Gambar 30. Proses sirkulasi
2 Menu quick return Pengembalian cepat dengan menggunakan item id. Sebagaimana gambar
dibawah ini:
Gambar 31. Quick return 3 Menu loan rules
Untuk pengaturan peminjaman yang didasarkan pada member type, collection type, GMD. Aturannya berupa batas jumlah peminjaman loan limit,
periode peminjaman loan period, batas perpanjangan reborrow limit, denda per hari fine each day dan toleransi keterlambatan overdue grace periode.
Dibawah ini adalah gambar tampilan menu loan rules:
47 Gambar 32. Loan rules
4 Menu loan history Menu yang berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Informasi yang
muncul adalah member id, member name, item code, title, loan date, due date. Terdapat fasilitas mencetak daftar history peminjaman dan pencarian data history
yang dilakukan berdasarkan member idmember name, document title, item code, loan date from dan loan date until. Dibawah ini adalah gambar tampilan menu
loan history:
Gambar 33. Loan history 5. Stock Opname
a. Sistem otomasi Bapeten Pada sistem otomasi Bapeten modul untuk stock opname tidak tersedia
b. Sistem otomasi Senayan Modul ini digunakan untuk kegiatan stock opname. Terdiri dari menu
48 stocke take history laporan stok opname yang telah dilakukan, current stocke
take pengembalian ststus koleksi perpustakaan, stocke take report laporan stok opname, finish stocke take untuk proses penyelesaiaan stok opname, current
lost items daftar koleksi yang dianggap hilang. a Menu stock take history
Menu ini untuk laporan stock opname yang telah dilakukan. Terdiri dari informasi stock take name, start date, end date, report. Sebagaimana gambar
dibawah ini:
Gambar 34. Stock take history b Menu current stock take
Menu ini digunakan untuk mengembalikan status koleksi perpustakaan yang dianggap hilang oleh sistem ke status exist koleksi dinyatakan ada. Proses
initialize harus dilakukan agar menu ini dapat digunakan. Berikut adalah gambar tampilan menu current stock take:
Gambar 35. Current stock take
49 c Menu stock take report
Berisi laporan kegiatan stocke take yang telah dilakukan. Proses initialize harus dilakukan agar menu ini dapat digunakan. Dibawah ini adalah gambar
tampilan menu stock take report:
Gambar 36. Stockt take report d Finish stock take
Setelah selesai melakukan stock opname dilakukan dengan cara menekan link ini. Terdapat sub menu purge lost item. Berikan tanda cek pada yes, maka
data item pada bibliography yang berada dalam current lost item akan hilang. Dibawah ini adalah gambar tampilan menu finish stock take:
Gambar 37. Finish stock take e Current lost items
Merupakan daftar koleksi yang hilang pada saat stock opname selain koleksi yang dipinjam. Sebagaimana gambar dibawah ini:
50 Gambar 38. Current lost item
6. Laporan a. Sistem otomasi Bapeten
Modul laporan tidak tersedia b. Sistem otomasi Senayan
Informasi laporan kegiatan perpustakaan. Terdiri dari menu: a Menu collection statistic statistik koleksi
Berisi laporan ststistic total titles total judul koleksi, total checkout items total item yang sedang dipinjam, total items in library total item yang ada di
perpustakaan tidak dipinjam, total titles by mediumGMD total judul berdasr GMD, 10 most popular titles koleksi yang banyak dipinjam. Dibawah ini
adalah gambar tampilan statistik koleksi:
Gambar 39. Tampilan statistik koleksi b Menu loan report informasi seputar peminjaman
Terdiri dari laporan total peminjaman, peminjaman berdasar GMD,
51 peminjaman berdasar tipe koleksi, total transaksi peminjaman, rata-rata transaksi
per hari, anggota yang sedang mempunyai pinjaman, anggota yang tidak mempunyai pinjaman, dan total peminjaman yang terlambat. Dibawah ini adalah
gambar tampilan menu loan report:
Gambar 40. Loan report menu c Menu membership report
Berisi laporan keanggotaan yaitu: total anggota yang terdaftar, total anggota aktif, total anggota berdasar tipe anggota, total anggota yang tidak aktif
dan daftar 10 sepuluh anggota teraktif. Dibawah ini adalah gambar tampilan menu membership report:
Gambar 41. Membership report 7. Sistem
a. Sistem otomasi Bapeten Modul sistem pada sistem otomasi Bapeten juga tidak tersedia, Untuk
pembuatan password harus ke Staf Pengelolaan Data Badan Pengawas Tenaga Nuklir.
52 b. Sistem otomasi Senayan
Terdiri dari menu: a Menu system configuration
Digunakan untuk melakukan pengubahan preferensi global aplikasi Senayan. Sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 42. Konfigurasi global senayan b Menu modules
Terdiri dari module list melihat daftar module, search mencari modul, edit dan delete modul serta add new module menambah modul. Dibawah ini
adalah gambar tampilan menu module list:
Gambar 43. Module list
53 Dibawah ini adalah gambar tampilan menu add new module:
Gambar 44. Add new module c Menu system user
Menu untuk menentukan user yang dapat mengakses sistem sesuai dengak haknya masing-masing. User ini nanti dapat melakukan Login sesuai dengan
username dan password-nya masing-masing. Menu ini terdiri dari add new user menambah user, users list melihat daftar user, search mencari user, edit dan
delete user. Untuk menambah user baru dilakukan dengan cara menekan add new user dan isikan login username, real name, groups, password. Dibawah ini adalah
gambar tampilan menu user:
Gambar 45. Menu user
54 Dibawah ini adalah gambar tampilan menu tambah user:
Gambar 46. Tambah user d Menu user groups
Untuk mendefinisikan groups dari user. Menu ini bisa untuk membuat pengelompokan user-user system serta memberikan hak baca read atau tulis
write. Setiap user bisa mempunyai lebih dari satu grup. Dibawah ini adalah gambar tampilan menu user groups:
Gambar 47. User groups e Menu holiday setting
Untuk menentukan hari-hari libur dan perpustakaan tidak membuka pelayanan. Dibawah ini adalah gambar tampilan menu set holiday:
55 Gambar 48. Set holiday
Dibawah ini adalah gambar tampilan menu add special holiday:
Gambar 49. Add special holiday f Menu barcode generator
Untuk membuat barcode, masukkan kodenya, tentukan ukuran barcode small, medium, atau big, dan dilakukan dengan cara menekan tombol generate
barcode. Hanya kumpulan angka dan huruf yang dapat diproses dalam menu ini. Dibawah ini adalah gambar tampilan menu barcode generator:
56 Gambar 50. Form untuk membuat barcode
g Menu backup database Untuk membuat cadangan backup database.
8. Master file a. Sistem otomasi bapeten
Pada sistem otomasi bapeten modul master file tidak tersedia. b. Sistem otomasi Senayan
Menu ini untuk memasukan data yang dapat digunakan sebagai master dalam entry data bibliografi. Data-datanya adalah:
a GMD General Material Designation merupakan bentuk fisik koleksi. Sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 51. GMD
57 b Publisher diisi nama penerbit, sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 52. Publisher c Supplier merupakan data suplier, sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 53. Supplier d Author diisi nama pengarang, sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 54. Author
58 e Topic diisi dengan topik atau subyek koleksi, sebagaimana gambar dibawah
ini:
Gambar 55. Topic f Location diisikan kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi,
sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 56. Location g Place diisi dengan tempat terbit, sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 58. Place
59 h Item status
Diisi dengan status item repair,on loan, reserved. Data yang diisi dalam item status adalah item status code, item status name serta rules. Pilih no loan
transaction item tidak bisa dipinjam, misal: koleksi digital atau skipped by stock take tidak di proses dalam stock take. Dibawah ini adalah gambar tampilan
menu item status:
Gambar 59. Item status h Collection type diisi dengan tipe koleksi, sebagaimana gambar dibawah ini:
. Gambar 60. Collection type
Berikut perbedaan modul sistem otomasi Bapeten dengan sistem otomasi Senayan, sebagaimana tabel dibawah ini:
Sistem Otomasi Bapeten Sistem Otomasi Senayan
1. Modul administrasi bibliografi 1. Modul bibliografi
2. Modul opac 2. Modul opac
60 3. Tidak ada
3. Modul membership keanggotaan 4. Tidak ada
4. Modul circulation sirkulasi 5. Tidak ada
5. Modul stock take stock opname 6. Tidak ada
6. Modul reporting laporan 7. Tidak ada
7. Modul system sistem 8. Tidak ada
8. Modul master file master data bibliografi
Tabel 4. Gambaran perbedaan modul sistem otomasi Bapeten dengan sistem otomasi Senayan
61
BAB. V HASIL PENELITIAN