Jenis Persediaan Barang Unsur-Unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang

Pengawas operasi secara khusus bertugas melakukan pengawasan terhadap kegiatan penerimaan produk, penyimpanan hingga pengeluaran produk ke konsumen. 2. Performance Support Performance Support secara khusus bertugas melakukan pengumpulan data-data penerimaan produk, pengeluaran produk, SDM dan kegiatan operasional di wilayah kerja Supervisor Fleet. 3. Staff Administrasi Keuangan Staff Administrasi Keuangan secara khusus bertugas melakukan pencatatan transaksi penjualan, piutang dan hutang di wilayah kerja Supervisor Fleet. 4. Loading Master Loading Master secara khusus bertugas melakukan penerimaan produk dan memastikan kuantitas produk yang dipesan sesuai dengan yang diterima di tangki timbun.

4.3 Jenis Persediaan Barang

Persediaan yang dimiliki oleh PT. Pertamina Patra Niaga termasuk jenis persediaan barang dagang yang dibeli untuk dijual kembali. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang oil gas maka PT. Pertamina Patra Niaga mempunyai persediaan berupa Bahan Bakar Minyak BBM dan Non BBM yang terdiri dari: 1. BBM a. ProHSD merek dagang: Patra Diesel b. HSFO 180 IFO 180 cSt merek dagang: Patra Fuel 180 c. HSFO 380 IFO 380 cSt merek dagang: Patra Fuel 380 d. IDO e. Avtur – Jet A1 merek dagang: Patra Avtur f. Gasoline RON 95 merek dagang: Patra Ultra g. Gasoline RON 91 merek dagang: Patra Extra h. Gasoline RON 88 merek dagang: Patra Power i. Kerosene Patra Kerosene Universitas Sumatera Utara 2. Non BBM a. Gas merek dagang: Patra Gas b. Aspal penetrasi 6070 c. Minarex, Paraffinic d. Solvent SBPx, LAWS, Pertasol, Minasol e. Green cokes f. Slack wax g. Smooth fluid h. Paraffin Wax i. Sulfur

4.4. Unsur-Unsur Pengendalian Internal Persediaan Barang

1. Lingkungan Pengendalian Internal Persediaan Barang

Pengendalian intern PT. Pertamina Patra Niaga terhadap persediaan barang dagangan dapat dijelaskan berdasarkan faktor-faktor yang meyusun lingkungan pengawasan dibawah ini. 1 Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen merupakan aktivitas yang memberikan parameter bagi perusahaan dan karyawan tentang pentingnya pengendalian. Pada PT. Pertamina Patra Niaga, falsafah manajemen dikondisikan dengan adanya suatu keyakinan oleh manajemen puncak untuk menciptakan hubungan bisnis yang baik. Dalam hal ini semua karyawan ditekankan untuk bertindak dan bersikap jujur kepada konsumen, pemasok, dan semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini sangat penting karena PT. Pertamina Patra Niaga merupakan perusahaan besar di bidang oil gas, yang pendapatan utamanya berasal dari penjualan produk-produk Bahan Bakar Minyak BBM. Selain itu, kepuasan pelayanan kepada para langganan juga perlu diperhatikan. Pimpinan PT. Pertamina Patra Niaga secara tegas mengutarakan bahwa apabila ada ”need and want” dari para konsumen terhadap produk-produk yang didistribusikannya, maka Universitas Sumatera Utara perusahaan akan secepat mungkin melayani mereka agar tidak terjadi penggantian oleh produk-produk lain. Pengiriman produk yang dipesan oleh konsumen lokal akan dilakukan secepat mungkin pada hari itu juga, sedangkan untuk konsomen di luar kota, akan di usahakan melalui sistem pengiriman yang tercepat dan terbaik. ”One Day Service”, itulah motto perusahaan ini. Gaya operasi manajemen PT. Pertamina Patra Niaga menekankan pentingnya laporan-laporan dari pihak bawahan, yang meliputi target- target yang telah disusun. Selain itu, hal ini dilakukan untuk memenuhi target yang ditetapkan kantor pusat di Jakarta, serta alat pengendalian dalam menjalankan kegiatan perusahaan. 2 Struktur Organisasi Struktur organisasi disusun secara fungsional, yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi operasi. Penyusunan struktur organisasi berdasarkan fungsi ini sesuai untuk perusahaan seperti PT. Pertamina Patra Niaga karena akan terlihat dengan jelas pembagian tugas dan wewenang dari setiap fungsional yang ada di perusahaan, sehingga pengendalian dapat dilakukan dengan lebih baik lagi di PT. Pertamina Patra Niaga. 3 Komite Audit PT. Pertamina Patra Niaga mempunyai komite audit dan dewan komisaris. Komite audit dan dewan komisaris berkedudukan di Jakarta, yang pada saat-saat tertentu atau minimal 2 dua kali dalam setahun mengadakan pemeriksaan terhadap jalannya operasional dan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manejemen pusat dan cabang. Hal ini cukup memadai karena fungsi ini merupakan perpanjangan operasional kesatuan usaha PT. Pertamina Patra Niaga. Universitas Sumatera Utara 4 Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan pengembangan dari struktur organisasi, yang secara garis besar di wujudkan dalam bentuk pemisahan fungsi-fungsi. Pemisahan fungsi pada PT. Pertamina Patra Niaga juga telah diadakan, yaitu fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, serta fungsi logistik. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut, maka manajemen pada tingkat yang lebih tinggi dapat menilai bagian-bagian yang dipimpinnya, apakah setiap karyawan telah melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai fungsinya. Selain pemisahan fungsi, perusahaan ini juga telah menerapkan pendelegasian wewenang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Pendelegasisan wewenang dilakukan dengan memperhatikan kemampuan terbaik dari setiap karyawan. 5 Metode Pengendalian Manajemen Metode manajemen merupakan metode yang digunakan oleh manajemen untuk memantau aktivitas setiap fungsi dan anggota organisasi. Untuk tujuan pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Pertamina Patra Niaga menggunakan metode pengendalian manajemen dengan teknik : • rasio perputaran persediaan, • pertimbangan manajemen, • analisis nilai terhadap masing-masing jenis persediaan. 6 Fungsi Audit Intern PT. Pertamina Patra Niaga cabang Medan tidak mempunyai auditor internal, tetapi kantor pusat mengirimkan auditor internal ke kantor cabang Medan, secara berkala dua kali dalam setahun ataupun sewaktu-waktu. Audit internal ini bertugas untuk meminta laporan keuangan tahunan serta Universitas Sumatera Utara menilai kewajarannya. Jika dalam penyajiaan laporan keuangan tersebut ditemukan penyelewenagan atau kecurangan, maka temuan audit tersebut akan dilaporkan kepada pimpinan. 7 Praktek dan Kebijakan Karyawan Penerimaan pegawai atau staff di PT. Pertamina Patra Niaga ini ditangani oleh bagian Human Resource , sedangkan untuk pencatatan dan penyimpanan data pegawai dikelola oleh bagian administrasi. Apabila perusahaan membutuhkan pegawai atau staff, maka bagian umum akan membuat iklan lowongan dimedia massa dengan menentukan syarat-syarat tertentu untuk kualifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Disamping itu perusahaan juga telah mengadakan pelatihan yang rutin dan memberikan penghargaaan reward kepada karyawan yang berprestasi. 8 Pengaruh Ekstern Selain pengendalian manajemen diatas, PT. Pertamina Patra Niaga juga mempertimbangkan pengaruh eksternal, yaitu dengan adanya produk Bahan Bakar Minyak BBM yang diperjualbelikan oleh perusahaan sejenis. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi terhadap laporan analisa pasar yang dibuat Performance Support. Perusahaan juga memperhatikan peraturan pemerintah yang berhubungan dengan jenis obat-obatan atau produk farmasi lainnya yang dilarang penggunaanya.

2. Penilaian Resiko Persediaan Barang Dagangan

PT. Pertamina Patra Niaga menilai persediaan Bahan Bakar Minyak BBM dengan memperhatikan sifat minyak yang dapat menguap di suhu tinggi. Jadi apabila kelebihan stock pada mobil tangki akan membuat resiko berkurangnya minyak karena suhu akan semakin besar, maka hal tersebut akan mengakibatkan resiko berkurangnya penjualan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasi resiko tersebut, perusahaan ini membuat kebijaksanaan stock opname sekali dalam sebulan. Kegiatan perhitungan Universitas Sumatera Utara fisik ini dipimpin oleh Supervisor Fleet, yang juga turut diperiksa oleh Operation Manager. Pada pelaksanaanya, tim penghitungan fisik ini berganti-ganti pada setiap stock opname, kecuali jika Operation Manager berhalangan atau tidak bisa hadir pada hari yang ditetapkan untuk stock opname. Perusahaan ini mengendalikan persediaan dengan cara melakukan penjadwalan pendistribusian produk ke konsumen dengan persediaan yang tersedia.

3. Sistem Vendor Held Stock

Pengertian Vendor Held Stock adalah perniagaan dengan titik penyerahan BBM ke pelanggan dari depot PT Pertamina Patra Niaga, termasuk didalamnya perawatan, penyimpanan dan pengelolaan tangki milik pelanggan BBM. Ruang lingkup pekerjaan sistem Vendor Held Stock PT. Pertamina Patra Niaga adalah sebagai berikut: 1. Penanganan penerimaan BBM dari mobil tangki transportir ke tangki timbun PT. KAI 2. Penimbunan BBM di setiap tangki PT. KAI 3. Penyediaan stok yang mencukupi sesuai dengan permintaan 4. Pendistribusian BBM dari tangki timbun ke Lokomotif Genset Kereta sarana lain yang membutuhkan BBM dengan custody transfer melalui Flowmeter sesuai dengan jumlah permintaan pada Fuel Chit 5. Penanganan losses BBM pada saat penerimaan dari mobil tangki, pada tangki timbun dan pada saat penyaluran. 6. Melakukan pencatatan pada setiap transaksi yang dilakukan pada Fuel Ticket 7. Administrasi dan pelaporan dengan cut off setiap hari pada pukul 16.00 antara lain: a. Jumlah volume BBM yang diterima b. Jumlah volume stok yang tersedia di tangki timbun c. Jumlah volume yang disalurkan d. Jumlah losses yang terjadi Universitas Sumatera Utara PT Pertamina Patra Niaga menggunakan software SAP dalam kegiatan operasinya. SAP yaitu singkatan dari System Application and Product in data processing, merupakan software Enterprise Resources Planning ERP, yaitu suatu software IT dan manajemen yang digunakan untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasiterhubung yang satu dengan lainnya. SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut : a. SD-Sales Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order proses sales, shipping dan billing b. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian procurement dan pengelolaan inventory c. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi manufacturing suatu perusahaan. d. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik e. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis f. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai g. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management treasury, general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. h. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas Universitas Sumatera Utara i. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling j. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol Gambar 4.1 . Sistem Vendor Held Stock PT. Pertamina Patra Niaga Dalam pelaksanaan transaksi pemesanan, penerimaan, perhitungan, dan pengeluaran persediaan barang melibatkan beberapa fungsi terkait, prosedur yang harus diikuti, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Pengendalian terhadap persediaan barang dagangan biasanya dianggap merupakan bagian dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Dalam hal ini PT. Pertamina Patra Niaga membuat kebijakan terhadap sistem penjualan tunai dan sistem penjualan kredit. Berikut ini akan di jelaskan sistem informasi dan komunikasi yang terkait dengan sistem penjualan dan penerimaan kas. Universitas Sumatera Utara 1 Sistem informasi dan komunikasi penjualan tunai Penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara pelanggan melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan. Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tunai ini adalah fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi dan fungsi operasi. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : • sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang diisi menurut kebutuhan pelanggan, • faktur penjualan tunai, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan tertentu yang mencakup jumlah penjualan, syarat-syarat penjualan dan tanggal penjualan, • delivery order, yaitu formulir yang digunakan untuk menunjukkan perincian dan tanggal pengiriman, • surat jalan, yaitu formulir yang menunjukkan nama produk, ditujukan kebagian pengiriman untuk diantarkan ke tujuan pelanggan, • pita register kas, yaitu formulir yang dipergunakan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima dari pelanggan dengan cap ”lunas”, • faktur pajak, yaitu faktur yang mencatat jumlah potongan pajak pertambahan nilai PPn untuk barang yang dijual, • kas bon penerimaan kas, yaitu semacam daftar uang tunai dan dokumen bank seperti cek, bilyet giro, dan lain-lain yang merupakan laporan jumlah yang diterima oleh kasir untuk selanjutnya disetor ke bank. 2 Sistem informasi dan komunikasi penjualan kredit Pesanan penjualan kredit dapat dilakukan melalui Sales Representative SR berdasarkan prinsipal yang diwakilinya. Dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut : • sales order, yaitu permohonan barang dagangan oleh pelanggan yang diisi menurut kebutuhan pelanggan, Universitas Sumatera Utara • faktur penjualan kredit, yaitu faktur yang menunjukkan penjualan kredit tertentu yang mencakup jumlah penjualan 27, n30, tanggal penjualan dan lain- lain, • delivery order, yaitu formulir yang dipergunakan untuk menunjukkan perincian produk, jumlah dan alamat penerima, • faktur pajak reklame, yaitu faktur yang memuat jumlah pajak pertambahan nilai PPN untuk barang yang dijual, • bukti pembayaran, yaitu dokumen yang berisi bukti pembayaran oleh debitur terhadap piutangnya, • memo kredit, dikeluarkan jika terjadi pengembalian barang, • bukti pengembalian barang berada digudang untuk mencatat barang yang dikembalikan, • bukti memorial untuk menghapus piutang jika terjadi pengembalian barang. 3 Sistem informasi dan komunikasi penerimaan kas Penerimaan kas terjadi diperoleh melalui penjualan tunai maupun pernjualan kredit. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut : • faktur penjualan, yaitu faktur yang menunjukkan jumlah penjualan, syarat, tanggal, dan lain-lain, • kas dan penerimaan kas yaitu daftar uang tunai dan dokumen bank, • bukti penagihan, yaitu dokumen untuk menagih kepada debitur, • bukti penyetoran oleh debitur tentang pembayaran sejumlah piutang. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi atas persediaan barang dagangan adalah : • jurnal ; penjualan dan penerimaan kas, • buku harian ; penjualan, penerimaan kas, dan memorial, • buku besar ; perkiraan persediaan barang dagangan, perkiraan penjualan dan perkiraan piutang, • buku pembantu ; persediaan barang dagangan, piutang. Secara periodik bagian keuangan dan administrasi harus membuat beberapa laporan penjualan. Bagian operasi akan membuat laporan Universitas Sumatera Utara penerimaan barang dari pusat, laporan retur barang yang dijual , daftar pesanan, dan laporan pengiriman barang. Selain itu, laporan analisa pasar dan laporan penjualan beberapa tahun lalu dibuat jika diperlukan untuk menjadi suatu pertimbangan dalam membuat suatu kebijakan dan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Laporan mengenai jumlah persediaan dibuat oleh bagian operasi yang disebut dengan laporan posisi stock buffer stock, sedangkan laporan stock opname di buat atas kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan yang disiapkan oleh bagian operasi. Pengelolaan Stock Penyaluran BBM Invoice Tagihan sebesar BBM yang digunakan Pembayaran Invoice Gambar 4.2 . Siklus Sistem Vendor Held Stock PT. Pertamina Patra Niaga

4. Aktivitas Pengendalian Persediaan Barang

Aktivitas pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Pertamina Patra Niaga meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan barang dagangan yang ditetapkan telah dilaksanakan dalam beberapa kategori seperti diuraikan dibawah ini : 1 Pemisahan tugas yang cukup Tangki BBM VendorKonsumen Tangki BBM PT. Pertamina Patra Penggunaan BBM oleh Universitas Sumatera Utara Pada penjualan barang dagangan dilakukan pemisahan tugas-tugas yang jelas antara lain : • Menerima pesanan oleh SR • Melakukan penjualan oleh SR dan SAM • Mengeluarkan barang oleh pengawas operasi atau operator • Mengirimkan barang oleh operator • Mencatat penjualan oleh staff administrasi Pada perhitungan fisik barang dagangan ada pembagian tugas yang jelas antara lain: • Melaporkan jumlah persediaan barang dagangan di gudang oleh Pengawas operasi, • Menghitung fisik persediaan barang dagangan oleh tim penghitungan persediaan, yang terdiri dari Supervisor Fleet, Pengawas Operasi, Operasi Area Manager dan beberapa petugas dari bagian operasi, • Membuat laporan perhitungan fisik 2 Otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas PT. Pertamina Patra Niaga melakukan dua cara dalam penyediaan barang dagangan, yaitu : • Penerimaan kiriman barang dagangan dari supplier • Penerimaan kiriman barang dagangan dari cabang lain Arus prosedur otorisasi terhadap penerimaan kiriman barang dagangan dari pusat di uraikan sebagai berikut : • Bagian operasi akan menerima barang kiriman dari supplier apabila jenis dan jumlah barang sesuai dengan perincian di surat pengiriman barang, • Bagian operasi melaporkan pengiriman barang tersebut ke bagian keuangan dan administrasi • Bagian keuangan dan administrasi membuat laporan penerimaan barang untuk di kirim ke kantor pusat.

5. Pemantauan Persediaan Barang

Universitas Sumatera Utara Pemantauan yang dilakukan oleh PT. Pertamina Patra Niaga sehubungan dengan pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagangan adalah dengan memantau dan memeriksa secara rutin pelaksanaan kerja dari fungsi-fungsi yang terkait, apakah telah sesuai dengan metode dan prosedur. Pemantauan atas persediaan barang dagangan secara khusus meliputi penilaian dan penganalisaan laporan stock opname setiap bulan untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen. Jika pihak manajemen perusahaan menemukan penyimpangan dalam pelaksanaan transaksi yang berhubungan dengan barang dagangan sehingga dapat menimbulkan keluhan dari konsumen, maka pihak manajemen akan melakukan perbaikan seperlunya yang disesuaikan dengan perubahan kondisi. Hal ini dilakukan untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan. Universitas Sumatera Utara Gambar 4.3. Flowchart Pelaksanaan Pekerjaan VHS Vendor Administrator Operator PPN Menyerahkan Form Fuel Cek keabs ahan Mencatat Nomo r PO Menyerahkan Fuel Ticket Menyalurkan BBM sesuai Mengesahka n Fuel Ticket deng Menyerahkan copy Fuel Ticket kepad a Merekap Fuel Chit dan copy Fuel Ticket. Mencatat setiap transaksi ke dalam Buku Jurnal dan input ke Komputer. Membuat Berita Acara Rekapitulasi Menerima copy Fuel Ticket Universitas Sumatera Utara

4.5. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang