dengan memberikan otorisasi untuk setiap transaski, dalam batasan yang telah ditetapkan.
3. Dokumen dan Catatan Memadai Dokumen dan catatan akuntansi merupakan obyek fisik untuk
membawa data dokumen sumber, source document ataupun membukukan setiap transaksi, diikhtisarkan, dan dilaporkan.
Dokumen maupun catatan akuntansi untuk pencatatan setiap transaksi merupakan unsur penting dalam sistem, namun biasanya
dokumen yang tidak memadai dapat menyebabkan timbulnya masalah pengendalian yang lebih besar.
Beberapa prinsip tertentu menandai dan penggunaan yang tepat mengenai dokumen dan catatan akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Diberikan nomor urut b. Dibuat pada saat yang sama ketika terjadi transaksi, atau segera sesudahnya
mempengaruhi ketepatan waktu. c. Cukup sederhana agar benar-benar mudah dimengerti.
4. Pengamanan Fisik Pengamanan fisik sangat penting, terutama untuk tujuan safeguarding
assets. Pengamanan fisik tersebut merupakan salah satu bentuk pengenalian intern.
5. Verifikasi Independen Disamping istilah sistem pengawasan intern internal controls, dikenal
pula istilah internal check. Internal check ialah istilah teknik akuntansi, yaitu cek kecermatan data antara hasil dua orang atau lebih atas satu
transaksi yang sama, namun saling tidak mempengaruhi karena mereka bekerja tidak terkait independent.
F. Pengendalian Internal Persediaan
Universitas Sumatera Utara
Persediaan merupakan aset lancar yang seringkali jumlahnya material dalam suatu perusahaan kecuali perusahaan jasa atau perusahaan
tertentu yang tidak mempunyai persediaan dalam kegiatan operasional bisnisnya. Oleh karena itu pengendalian internal atas persediaan haruslah
memadai, sehingga resiko terjadinya tindakan kecurangan maupun kesalahan fraud and error dapat dihindari.
Pengendalian terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan tidak hanya saat persediaan telah berada di dalam gudang perusahaan, namun
dimulai pada saat awal transaksi pengadaan persediaan, penyimpanan, hingga persediaan tersebut digunakan untuk transaksi baik antar
departemen maupun transaksi dengan pihak ketiga. Pengendalian internal idealnya terdapat pada manajemen persediaan dari transaksi awal hingga
transaksi pengeluaran persediaan, penilaian persediaan, serta perhitungan jumlah persediaan. Bentuk pengendalian dapat berupa otorisasi kepala
departemen dalam setiap transaksi persediaan. Selain itu juga adanya pemisahan tugas dalam siklus persediaan berperan sebagai penguat
pengendalian perusahaan. Pemisahan tugas segregation of duties sangatlah penting dalam
pengendalian internal persediaan. Karena dengan adanya pemisahan tugas, maka resiko terjadinya tindak kecurangan oleh satu oknum dapat
diminimalisir. Pemisahan tugas pada siklus persediaan dapat berupa pemisahan fungsi pada:
1. Pembelian persediaan 2. Input pesanan pembelian
3. Otorisasi pembelian persediaan 4. Verifikasi dan proses penerimaan persediaan
5. Jadwal produksi persediaan untuk perusahaan manufaktur 6. Otorisasi produksi atau permintaan transfer barang untuk perusahaan
manufaktur 7. Terimatransfer barang kedari departemen produksi untuk perusahaan
manufaktur
Universitas Sumatera Utara
8. Pengolahan Persediaan dari bahan baku menjadi barang setengan jadi, atau dari barang setengah jadi menjadi barang jadi
9. Pengiriman persediaan ke customer 10. Pencatatan transaksi persediaan
11. Tanggung jawab penghitungan persediaan 12. Menyetujui Perubahan Inventarisasi Biaya Quantity termasuk
pembuangan 13. Memelihara catatan persediaan
14. Mengedit Inventarisasi Master File 15. Akses dan atau kustodian untuk persediaan
Selain adanya pemisahan tugas, pengendalian juga dapat disusun dengan mengadakan pemantauan secara rutin terhadap jumlah persediaan
yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya observasi dan pemantauan secara rutin, maka akan diketahui jumlah persediaan secara riil sesuai
dengan yang terdapat di catatan perusahaan, dan jika terdapat selisih maka catatan perusahaan dapat segera di update sehingga jumlah yang terdapat
pada laporan keuangan perusahaan akan sesuai dengan jumlah yang nyata terdapat pada fisik perusahaan.
Pengecekan fisik persediaan juga bertujuan untuk melihat fisik persediaan yang terdapat dalam gudang, apakah ada persediaan yang
rusak, usang ataupun mengalami penyusutan. Selain melakukan pengecekan fisik yang terdapat di dalam gudang perusahaan, pengecekan
fisik juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan persediaannya. Hal ini sesuai dengan SA 331 tentang sediaan yang
menjadi landasan bagi auditor dalam melakukan pemeriksaan persediaan, dimana disana disebutkan bahwa pemeriksaan persediaan juga dilakukan
di gudang lain tempat perusahaan menyimpan barang persediaannya. Untuk itu manajemen perusahaan hendaknya juga melakukan
prosedur pemeriksaan opname persediaan sebagai langkah preventif untuk mencegah terjadinya error and fraud pada persediaan yang dimiliki
perusahaan. Sehingga pengendalian internal atas seluruh persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hanya pengendalian dokumen dan
Universitas Sumatera Utara
pemisahan tugas, namun juga pengendalian yang berupa pengecekan secara langsung terhadap persediaan.
Adanya pengendalian atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan adalah hal yang penting. Mengingat jumlah persediaan yang
seringkali material dalam aset yang dimiliki perusahaan. Sehingga terjadinya kerugian dalam laporan keuangan perusahaan akibat adanya
kesalahan maupun kecurangan dapat diantisipasi. Pengendalian internal persediaan yang baik, mengharuskan:
1. Terdapat pemisahan fungsi yang jelas dan tegas antara fungsi otorisasi, pencatatan dan penyimpanan
2. Pencatatan persediaan dilakukan secara terus menerus. Pencatatan dilakukan baik dalam buku besar maupun buku pembantu kartu gudang dan kartu
piutang 3. Penerimaan dan pengeluaran persediaan diawasi secukupnya dengan
menggunakan bukti penerimaan dan pengeluaran yang sudah diberi nomor urut.
4. Inventarisasi fisik dilakukan paling sedikit setahun sekali
2.1.5. Sistem Vendor Held Stock
