4.5. Prosedur Pengendalian Intern Persediaan Barang
Prosedur untuk penjualan tunai, penjualan kredit dan perhitungan fisik persediaan barang dagangan pada PT. Pertamina Patra Niaga dapat
dijelaskan di bawah ini :
a. Penjualan Tunai
1 Pelanggan datang ke kantor SAM, atau dapat juga melalui sales representative untuk memesan barang. Bagian pemesanan dalam hal in SAMSR akan
membuat sales order dalam rangkap 2 dua, yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan untuk pembayaran melalui setoran bank ke
rekening PT. Pertamina Patra Niaga. • Lembar ke-2 untuk diarsipkan.
2 Selanjutnya SR akan membuat delivery order sebanyak 4 empat lembar, yaitu:
• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan • Lembar ke-2 untuk SAM
• Lembar ke-3 untuk Pengawas Operasi • Lembar ke-4 untuk diarsipkan
Jika berdasarkan delivery order tersebut bagian operasi dapat memenuhinya, maka barang dipersiapkan untuk diserahkan kepada pelanggan.
3 Sesuai dengan delivery order, SR akan membuat faktur penjualan sebanyak rangkap 4 empat, yaitu :
• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan beserta delivery order. • Lembar ke-2 untuk SAM untuk dibandingkan dengan delivery order
dari langganan • Lembar ke-3 untuk akuntansi
• Lembar ke-4 untuk arsip 4 Petugas pengiriman menerima barang yang telah dikeluarkanbeserta faktur
penjualan untuk pelanggan dan dikirimkan ke alamat tujuan atau diserahkan ke pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
b. Penjualan Kredit
1 Penjualan kredit dilakukan dengan prosedur pesanan, baik melalui Sales Area Manager, sales representative, lewat telepon ataupun melalui
email. Jika pesanan telah diterima, maka SAM tau SR membuat sales order rangkap tiga, yaitu :
• Lembar ke-1 untuk persetujuan kredit • Lembar ke-2 untuk pertinggal langganan
• Lembar ke-3 untuk arsip 2 Apabila order penjualan disetujui, maka SAM atau SR akan menanyakan
bagian operasi, apakah barang yang tersedia cukup untuk memenuhi pesanan.
3 Dengan disetujuinya permintaan barang secara kredit, maka SAM atau SR akan membuat delivery order sebanyak rangkap 5 lima,
yaitu : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan
• Lembar ke-2 untuk SAM • Lembar ke-3 untuk Akuntansi
• Lembar ke-4 untuk Pengawas Operasi • Lembar ke-5 untuk di arsipkan
5 Berdasarkan delivery order yang diterima, maka staf operasi akan mengeluarkan jenis dan jumlah barang tersebut.
6 Bersama dengan barang, delivery order lembar ke-1 dan ke-2 sebagai surat jalan, dan lembar ke-2 sesudah ditandatangani oleh pelanggan
dikembalikan kepada SR. 7 Sesuai dengan delivery order, bagian penjualan akan membuat faktur
penjualan rangkap 4 empat : • Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan.
• Lembar ke-2 untuk SAM sebagai bahan perbandingan dengan delivery order yang ditandatangani pelanggan.
• Lembar ke-3 untuk akuntansi. • Lembar ke-4 untuk diarsipkan.
8 Sesudah piutang ditagih, maka dibuatlah bukti penagihan 3 tiga lembar, yaitu:
Universitas Sumatera Utara
• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan. • Lembar ke-2 untuk Finance Business Support bersamaan dengan bukti setoran
bank. • Lembar ke-3 untuk diarsipkan dengan nomor urut.
c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
Kategori