1. Dibutuhkannya waktu untuk menyelesaikan operasi produksi dan untuk memindahkan produk dari suatu tingkat proses ke tingkat proses lainnya
yang disebut persediaan dalam proses dan pemindahan 2. Alasan organisasi, untuk memungkinkan suatu unit membuat jadwal
operasinya secara bebas tidak tergantung dari yang lainnya. Hal-hal yang perlu diungkapkan dalam laporan keuangan sehubungan dengan
persediaan meliputi: 1. Persediaan disajikan dalam kelompok aset lancar pada neraca pemerintah
berdasarkan harga perolehan terakhir 2. Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan yang
digunakan dalam pelayanan masyarakat, barang atau perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi, barang yang disimpan untuk dijual atau
diserahkan kepada masyarakat, dan barang yang masih dalam proses produksi yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan kepada
masyarakat; 3. Kondisi persediaan; persediaan dengan kondisi rusak atau usang, tidak
dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan. Karena sudah rusak, sedangkan neraca hanya mencatat yang
masih layak pakai
2.1.2. Manajemen Persediaan
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari
fungsi-fungsi manajemen itu. Jadi manajemen itu merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan. Yohanes Yahya 2006
memberikan pengertian manejemen sebagai berikut: “Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditatapkan.”
Universitas Sumatera Utara
Menurut Mary Parker Follet Manajemen Adalah sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi
Menurut Ricky W. Griffin Manajemen Adalah sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu proses bekerja untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya secara efektif dan efisien dengan menggunakan orang-orang melalui perencanaan, pengaturan, kepemimpinan dan
pengendalian dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Manajemen Persediaan adalah serangkaian kegiatan mengelola
bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau
perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin.
2.1.3. Sistem Informasi Persediaan
Sistem informasi persediaan merupakan salah satu cara untuk menyajikan suatu informasi mengenai persediaan kepada pihak
manajemen di dalam suatu perusahaan. Sedangkan tujuan penyusunan sistem informasi persediaan yang
terdiri dari sistem dan prosedur persediaan menurut Midjan dan Susanto 2001 : 150 adalah untuk dapat menangani hal-hal sebagai berikut:
1. Sebagian besar kekayaan perusahaan dagang dan industri pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karenanya perlu disusun sistem dan
Universitas Sumatera Utara
prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya, juga dapat ditingkatkan efektivitasnya.
2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari kemungkinan pencurian, terbakar, kerusakan dan lain-lain demi
mempertahankan kontinuitas perusahaan. 3. Perusahaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan
pengeluarannya juga pemasukannya ke perusahaan. Kesalahan dalam pemasukan yang disebabkan karena harga dan kualitas akan
mempengaruhi baik terhadap hasil produksi juga terhadap harga pokok penjualannya.
Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan yang ada di dalam perusahaan sudah seharusnya ditangani dengan baik oleh pihak
yang pertanggungjawab dalam menanganinya, karena sebagian besar kekayaan perusahaan itu tertanam dalam persediaan perusahaan. Oleh
karena itu, diperlukan sistem informasi akuntansi persediaan bahan baku sebagai alat bantu dalam pencapaian tujuan perusahaan.
A. Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan
barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur
pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan a. Mengambil pesanan pelanggan
b. Persetujuan kredit c. Memeriksa ketersediaan persediaan
d. Menjawab permintaan pelanggan 2. Pengiriman barang
Universitas Sumatera Utara
a. Ambil dan pak pesanan b. Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha a. Penagihan
b. Pemeliharaan data piutang usaha c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan kas a. Menangani kiriman uang pelanggan
b. Menyimpannya ke bank Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang
tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. 1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
2. Semua transaksi yang dicatat valid benar-benar terjadi 3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat 5. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
B. Siklus Biaya
Siklus akuntansi biaya dalam suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh siklus kegiatan usaha perusahaan tersebut.
1. Siklus kegiatan perusahaan dagang dimulai dengan pembelian barang dagangan dan tanpa melalui pengolahan lebih lanjut diakhiri dengan
penjualan kembali barang dagangan tersebut. Dalam perusahaan tersebut, siklus akuntansi biaya dimulai dengan pencatatan harga pokok barang
dagangan yang dibeli dan berakhir dengan penyajian harga pokok barang dagangan yang dijual. Tujuan akuntansi biaya dalam perusahaan dagang adalah
untuk menyajikan informasi harga pokok barang dagangan yang dijual, biaya administrasi dan umum, serta biaya pemasaran.
Universitas Sumatera Utara
2. Siklus kegiatan perusahaan jasa dimulai dengan persiapan penyerahan jasa dan berakhir dengan penyerahan jasa kepada pemakainya. Siklus akuntansi
biayanya dimulai dengan pencatatan biaya persiapan penyerahan jasa dan berakhir dengan disajikannya harga pokok jasa yang diserahkan. Akuntansi
biaya dalam perusahaan jasa bertujuan untuk menyajikan informasi harga pokok per satuan jasa yang diserahkan kepada pemakai jasa.
3. Siklus kegiatan perusahaan manufaktur dimulai dengan pengolahan bahan baku di bagian produksi dan berakhir dengan penyerahan produk jadi ke bagian
gudang. Siklus akuntansi biayanya dimulai dengan pencatatan harga pokok bahan baku yang dimasukkan dalam proses produksi, dilanjutkan dengan
pencatatan biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik yang dikonsumsi untuk produksi, serta berakhir dengan disajikannya harga pokok
produk jadi yang diserahkan oleh bagian produksi ke bagian gudang.
2.1.4. Sistem Pengendalian Persediaan
Untuk dapat memahami pengendalian internal terhadap persediaan maka penulis akan menguraikan terlebih dahulu apa itu pengendalian
intern. Pengendalian intern berfungsi sebagai alat untuk membantu pimpinan perusahaan menilai struktur organisasi serta kegiatan yang
dijalankan perusahaan sehingga dapat mencegah dan menghindari penyelewengan dan kecurangan yang dapat menghambat tercapainya
tujuan yang diharapkan oleh perusahaan. Pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan pengawasan intern yang memadai, sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan
informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk
mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Pengawasan intern juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan.
Menurut Joseph W. Wikinson 1995, hal 101 “ Sistem informasi akuntansi erat kaitannya dengan pengawasan intern, karena apabila suatu
Universitas Sumatera Utara
sistem dijalankan dengan baik maka pengawasan pun akan lebih mudah untuk dilaksanakan, karena banyak informasi yang dihasilkan dari sistem
informasi akuntansi digunakan oleh manajemen untuk mengendalikan operasi ”.
Melalui sistem informasi inilah terkumpul dan tercatat seluruh transaksi dan bukti-bukti kegiatan perusahaan, yang kemudian disampaikan kepada yang
memerlukan. Pengawasan intern dalam perusahaan oleh manajemen sistem informasi akuntansi sebagai salah satu alat pengawas intern harus dirancang
dengan baik agar dapat membantu tiap-tiap kepala bagian dengan mengumpulkan informasi serta menetapkan titik pengecekan atas pekerjaan seorang pegawai
dalam hubungannya dengan pegawai lain agar pimpinan memperoleh keyakinan bahwa pengawasan intern yang diciptakan berjalan efektif.
A. Definisi Pengendalian Internal
Pengertian pengendalian
internal menurut COSO Committee of Sponsoring Organization studi dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh
Arens, dkk 20003 adalah sebagai berikut: “Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors,
management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following
categories: 1 effectiveness and efficiency of operations; 2 reliability of financial reporting; 3 compliance with applicable laws and regulations.”
Pengertian di atas menyatakan bahwa pengendalian internal merupakan proses yang dilaksanakan oleh dewan komisaris, manajemen dan pimpinan
yang berada di bawah mereka untuk memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendalian tercapai, yaitu:
1. efektivitas dan efisiensi operasi; 2. keandalan laporan keuangan;
3. ketaatan terhadap hukum dan peraturan.
B. Tujuan Pengendalian Internal
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan defines pengendalian internal yang dikemukakan COSO dalam SAS No. 78 yang dikutip oleh Arens, dkk 2003 di atas bahwa
tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut: 1 effectiveness and efficiency of operations;
2 reliability of financial reporting; 3 compliance with applicable laws and regulations.
Tujuan pengendalian internal ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Efektivitas dan efisiensi operasi
Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan pengulangan kerjasama yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh
aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. 2. Keandalan laporan keuangan
Agar dapat menyelenggarakan operasi usahanya, manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian
internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data atau catatan yang andal memungkinkan akan
tersusunnya laporan keuangan yang dapat diandalkan. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan
Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk menjapai
tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan. Pengendalian internal mengarah pada sebuah proses produksi karena
pengendalian internal menyatu dalam kegiatan operasi organisasi dan merupakan bagian integral kegiatan utama manajemen yaitu perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan.
C. Unsur-unsur Pengendalian Internal
Universitas Sumatera Utara
Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat-sifat khusus yang berbeda. Karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal
yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh sebab itu untuk dapat menciptakan pengendalian internal
harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat memepengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Unsur-unsur pengendalian internal menurut COSO 1992 dalam SAS No. 78 dikutip oleh Arens, dkk 2003 terdiri dari lima unsur, yaitu:
1. Control Environment 2. Risk Assesment
3. Control Activites 4. Information and Communication
5. Monitoring Unsur-unsur pengendalian internal tersebut merupakan proses yang
diperlukan untuk mencapai tujuan pengendalian internal. Kelima unsur pengendalian internal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian internal mencerminkan sikap dan tindakan
manajemen mengenai pengendalian lingkungan perusahaan. Lingkungan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. Faktor-faktor
tersebut adalah sebagai berikut:
a. Integrity and Ethical Value Nilai integritas dan etika Etika dan kejujuran merupakan dasar bagi pengendalian yang
dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan meredam tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan
b. Commitment to Competent Komitmen terhadap kompetensi Komitmen terhadap kompetensi termasuk pertimbangan
manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya diterjemahkan ke dalam
Universitas Sumatera Utara
keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan. Komitmen terhadap kompetensi meliputi pertimbangan manajemen dan keahlian yang
dibutuhkan. Kompetensi adalah pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas individu.
c. Participation of the Board of Director or Audit Committee Partisipasi Dewan Komisaris dan Komite Pemeriksa
Dewan komisaris dan komite pemeriksa sangat mempengaruhi kesadaran pengendalian dari perusahaan. Komite pemeriksa atau komite
audit adalah direktur-direktur yang bukan merupakan bagian dari tim manajemen. Dewan komisaris dan komite pemeriksa harus melaksanakan
tanggung jawab yang yang dipercayakan kepada mereka dengan baik dan mengawasi secara aktif pelaporan kebijakan serta prosedur perusahaan.
d. Management’s Philosophy and Operating Style Filosofi Manajemen dan Gaya Operasi
Filosofi manajemen adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi manajemen perusahaan dan karyawannya. Filosofi
manajemen merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh manajemen. Gaya operasi mencerminkan
ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Filosofi dan gaya operasi manajemen mempengaruhi
kualitas pengendalian internal.
e. Organizational Structure Struktur Organisasi Individu bergabung dalam organisasi dengan maksud utama untuk
mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai dengan kemampuan yang dimilikinya sendiri. Struktur organisasi mencerminkan pembagian
wewenang di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan pembagian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat
mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai
Universitas Sumatera Utara
tujuan organisasi. Disamping itu, dengan pembagian wewenang yang jelas akan memudahkan pertanggungjawaban dalam melaksanakan tugasnya.
f. Assignment of Authority and Responsibility Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab
Faktor ini meliputi bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi dilimpahkan dan bagaimana melaporkan hirarki
wewenang dalam hubungan-hubungan yang telah dibentuk, juga meliputi kebijakan-kebijakan sehubungan dengan praktek bisnis yang berlaku,
pengetahuan dan pengalaman personel, sumber-sumber yang ada untuk melaksanakan pekerjaan. Ini juga meliputi kebijakan dan komunikasi yang
diarahkan kepada keyakinan bahwa seluruh personel memahami tujuan- tujuan perusahaan, mengetahui tindakan-tindakan bagaimana mereka
saling berhubungan dan mendukung tujuan-tujuan tersebut, serta menyadari bagaimana dan untuk apa melaksanakan tanggungjawabnya.
g. Human Resource Policies and Practies Praktir dan kebijakan personalia Suatu pengendalian yang baik tidak dapat menghasilkan informasi
keuangan yang handal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur. Karenanya penting bagi perusahaan untuk
memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang diharapkan, maka perusahaan perlu memiliki metode
yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka
D. Perancangan Pengendalian Internal
Dalam merancang pengendalian intern Mulyadi, 1995 perlu diperhatikan elemen pokok sistem pengendalian intern, yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab
fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan
Universitas Sumatera Utara
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan cukup terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab.
Di antara empat elemen pokok sistem pengawasan pengendalian intern tersebut diatas, elemen karyawan yang bermutu merupakan elemen
sistem pengawasan yang paling penting. Jika karyawan kompeten competent: meliputi kombinasi keahlian, pengetahuan,
ketelitianketekunan dan cukup wewenang, dan dapat dipercaya, berbagai sistem pengawasan intern yang lain dapat ditiadakan.
E. Aktivitas Pengendalian
1. Pembagian Tugas Ada empat pedoman dalam pembagian tugas untuk mencegah kekeliruan
yang disengaja maupun tidak menjadi perhatian khusus:
a. Pemisahan Pengelolaan Aktiva - Akuntasi Alasan untuk tidak memperkenalkan satu orang memegang tanggungjawab
atas seluruh aktivitas ialah untuk menghindarkan perusahaan dari penipuan. Misalnya, jika kasir menerima uang masuk dan sekaligus
pembukuan kas maupun piutang, akan sangat besar kemungkinannya bahwa dia akan menerima pembayaran dari seorang pelanggan, kemudian
memanipulasi perkiraan pelanggan tersebut dengan cara tidak membukukan penjualan atau mencatat kredit palsu di dalam perkiraan itu.
Contoh lain pemisahan fungsi yang tidak memadai ialah pembagian gaji oleh petugas pembukuan yang bertugas menangani gaji karyawan, serta
pengolahan catatan persediaan barang oleh karyawan bagian gudang.
b. Pemisahan Otorisasi - Penanganan Aktiva Sebaiknya orang yang memberi otorisasi transaksi tidak turut
berpartisipasi dalam pengendalian terhadap aktiva yang bersangkutan. Sebagai contoh, orang yang sama tidak boleh memberikan otorisasi untuk
Universitas Sumatera Utara
pembayaran faktur penjualan, sekaligus menandatangani cek untuk pembayaran tagihan atas faktur tersebut. Demikian pula, otorisasi untuk
menambah karyawan baru atau mencoret karyawan yang keluar dari daftar gaji, tidak boleh dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab membayar
gaji.
c. Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi Sistem akuntansi dapat dikatakan kurang baik apabila dalam sistem
tersebut seorang karyawan bertanggungjawab untuk mencatat transaksi, dari sejak tahap pertama pembukuan sampai dengan akhir berupa posting
dalam buku besar dan pelaporan. Ini memperbesar kemungkinan bahwa kesalahan yang tidak disengaja akan tetap tidak terungkap, dan mendorong
pelaksanaan kerja yang serampangan.
d. Pemisahan operasiakuntansipencatatan Fungsiunit dan laporan akuntansi mempunyai sifat independen
terhadap kegiatan unit fungsional lain dari segi pandang pucuk pimpinan organisasi perusahaan. Apabila masing-masing departemen atau divisi
menyelenggarakan pembukuan dan pelaporannya sendiri-sendiri, akan timbul kecenderungan untuk berat sebelah subyekyif mengenai
hasilkegiatan yang dilaporkan. Oleh karena itu untuk mencegah hal semacam itu secara khusus bagian penanganan catatan harus berada dalam
departemen tersendiri dibawah pengawasan seorang kontroler.
2. Prosedur Otorisasi Agar sistem pengendalian dapat berhasil dengan baik, setiap
transaksi harus diotorisasi dengan semestinya. Apabila seseorang dalam organisasi dapat melakukan pembelian dan penjualan aktiva dengan
sekehendak hatinya, pasti akan timbul kekacauan. Otorisasi dapat diberikan dalam bentuk umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti
bahwa manajemen menetapkan kebijakan yang dirumuskan untuk dilaksanakan didalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijakan ini
Universitas Sumatera Utara
dengan memberikan otorisasi untuk setiap transaski, dalam batasan yang telah ditetapkan.
3. Dokumen dan Catatan Memadai Dokumen dan catatan akuntansi merupakan obyek fisik untuk
membawa data dokumen sumber, source document ataupun membukukan setiap transaksi, diikhtisarkan, dan dilaporkan.
Dokumen maupun catatan akuntansi untuk pencatatan setiap transaksi merupakan unsur penting dalam sistem, namun biasanya
dokumen yang tidak memadai dapat menyebabkan timbulnya masalah pengendalian yang lebih besar.
Beberapa prinsip tertentu menandai dan penggunaan yang tepat mengenai dokumen dan catatan akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Diberikan nomor urut b. Dibuat pada saat yang sama ketika terjadi transaksi, atau segera sesudahnya
mempengaruhi ketepatan waktu. c. Cukup sederhana agar benar-benar mudah dimengerti.
4. Pengamanan Fisik Pengamanan fisik sangat penting, terutama untuk tujuan safeguarding
assets. Pengamanan fisik tersebut merupakan salah satu bentuk pengenalian intern.
5. Verifikasi Independen Disamping istilah sistem pengawasan intern internal controls, dikenal
pula istilah internal check. Internal check ialah istilah teknik akuntansi, yaitu cek kecermatan data antara hasil dua orang atau lebih atas satu
transaksi yang sama, namun saling tidak mempengaruhi karena mereka bekerja tidak terkait independent.
F. Pengendalian Internal Persediaan
Universitas Sumatera Utara
Persediaan merupakan aset lancar yang seringkali jumlahnya material dalam suatu perusahaan kecuali perusahaan jasa atau perusahaan
tertentu yang tidak mempunyai persediaan dalam kegiatan operasional bisnisnya. Oleh karena itu pengendalian internal atas persediaan haruslah
memadai, sehingga resiko terjadinya tindakan kecurangan maupun kesalahan fraud and error dapat dihindari.
Pengendalian terhadap persediaan yang dimiliki perusahaan tidak hanya saat persediaan telah berada di dalam gudang perusahaan, namun
dimulai pada saat awal transaksi pengadaan persediaan, penyimpanan, hingga persediaan tersebut digunakan untuk transaksi baik antar
departemen maupun transaksi dengan pihak ketiga. Pengendalian internal idealnya terdapat pada manajemen persediaan dari transaksi awal hingga
transaksi pengeluaran persediaan, penilaian persediaan, serta perhitungan jumlah persediaan. Bentuk pengendalian dapat berupa otorisasi kepala
departemen dalam setiap transaksi persediaan. Selain itu juga adanya pemisahan tugas dalam siklus persediaan berperan sebagai penguat
pengendalian perusahaan. Pemisahan tugas segregation of duties sangatlah penting dalam
pengendalian internal persediaan. Karena dengan adanya pemisahan tugas, maka resiko terjadinya tindak kecurangan oleh satu oknum dapat
diminimalisir. Pemisahan tugas pada siklus persediaan dapat berupa pemisahan fungsi pada:
1. Pembelian persediaan 2. Input pesanan pembelian
3. Otorisasi pembelian persediaan 4. Verifikasi dan proses penerimaan persediaan
5. Jadwal produksi persediaan untuk perusahaan manufaktur 6. Otorisasi produksi atau permintaan transfer barang untuk perusahaan
manufaktur 7. Terimatransfer barang kedari departemen produksi untuk perusahaan
manufaktur
Universitas Sumatera Utara
8. Pengolahan Persediaan dari bahan baku menjadi barang setengan jadi, atau dari barang setengah jadi menjadi barang jadi
9. Pengiriman persediaan ke customer 10. Pencatatan transaksi persediaan
11. Tanggung jawab penghitungan persediaan 12. Menyetujui Perubahan Inventarisasi Biaya Quantity termasuk
pembuangan 13. Memelihara catatan persediaan
14. Mengedit Inventarisasi Master File 15. Akses dan atau kustodian untuk persediaan
Selain adanya pemisahan tugas, pengendalian juga dapat disusun dengan mengadakan pemantauan secara rutin terhadap jumlah persediaan
yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya observasi dan pemantauan secara rutin, maka akan diketahui jumlah persediaan secara riil sesuai
dengan yang terdapat di catatan perusahaan, dan jika terdapat selisih maka catatan perusahaan dapat segera di update sehingga jumlah yang terdapat
pada laporan keuangan perusahaan akan sesuai dengan jumlah yang nyata terdapat pada fisik perusahaan.
Pengecekan fisik persediaan juga bertujuan untuk melihat fisik persediaan yang terdapat dalam gudang, apakah ada persediaan yang
rusak, usang ataupun mengalami penyusutan. Selain melakukan pengecekan fisik yang terdapat di dalam gudang perusahaan, pengecekan
fisik juga dilakukan di gudang lain tempat perusahaan menyimpan persediaannya. Hal ini sesuai dengan SA 331 tentang sediaan yang
menjadi landasan bagi auditor dalam melakukan pemeriksaan persediaan, dimana disana disebutkan bahwa pemeriksaan persediaan juga dilakukan
di gudang lain tempat perusahaan menyimpan barang persediaannya. Untuk itu manajemen perusahaan hendaknya juga melakukan
prosedur pemeriksaan opname persediaan sebagai langkah preventif untuk mencegah terjadinya error and fraud pada persediaan yang dimiliki
perusahaan. Sehingga pengendalian internal atas seluruh persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hanya pengendalian dokumen dan
Universitas Sumatera Utara
pemisahan tugas, namun juga pengendalian yang berupa pengecekan secara langsung terhadap persediaan.
Adanya pengendalian atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan adalah hal yang penting. Mengingat jumlah persediaan yang
seringkali material dalam aset yang dimiliki perusahaan. Sehingga terjadinya kerugian dalam laporan keuangan perusahaan akibat adanya
kesalahan maupun kecurangan dapat diantisipasi. Pengendalian internal persediaan yang baik, mengharuskan:
1. Terdapat pemisahan fungsi yang jelas dan tegas antara fungsi otorisasi, pencatatan dan penyimpanan
2. Pencatatan persediaan dilakukan secara terus menerus. Pencatatan dilakukan baik dalam buku besar maupun buku pembantu kartu gudang dan kartu
piutang 3. Penerimaan dan pengeluaran persediaan diawasi secukupnya dengan
menggunakan bukti penerimaan dan pengeluaran yang sudah diberi nomor urut.
4. Inventarisasi fisik dilakukan paling sedikit setahun sekali
2.1.5. Sistem Vendor Held Stock
Pengelolaan persediaan merupakan salah satu kegiatan usaha perusahaan yang paling penting. Salah satu konsep pengelolaan persediaan adalah Vendor-
Managed Inventory. Konsep ini berjalan dimana vendor atau supplier yang bertanggungjawab memonitor dan mengatur persediaan konsumen Evans, 2007.
Menurut Andre Steyndberg 2003 pengertian sistem Vendor Held Stock adalah routing of demands for specific goodsitems directly to supplier warehouse
on warehouse requisitions rather than to the mine warehouse.
Universitas Sumatera Utara
Go
wh acc
Ca
2.2. Tinja
pen stru
teg per
c org
oedehoop m
Mine accou Mine
Good End us
G
Pada s hen acquitin
count dan ashBank S
auan Peneli
Penelit ngendalian
uktur organ gas, b sist
rlindungan praktek ya
ganisasi, d
mine
unts e warehouse
ds ser
Gambar 2.1
sistem Ven ng warehou
at time of teyndberg,
itian Terda
tian yang intern men
nisasi yang tem wewen
yang cukup ang sehat d
karyawan
Delive Dou
1. Sistem V
ndor Held S use requisit
f payment: 2003.
ahulu
dilakukan nurut Muly
g memisahk nang dan p
p terhadap k dalam mela
yang mutun
WRe
Goods
Invoice
ery lead time ble handling
Vendor Held
Stock penca tion: DT Co
DT Vendo
oleh San yadi yang d
kan tanggun prosedur pen
kekayaan, u aksanakan tu
nya sesuai d
eqn
Paym e
d Stock
atatan akun ost – CT V
or suspense
nty mengan diantaranya
ng jawab fu ncatatan ya
tang, penda ugas dan fu
dengan tang
S
ment S
ntansinya ad Vendor susp
e account –
nalisis akt a terdiri da
ungsional s ang membe
apatan dan b ungsi setiap
ggung jawab
upplier tow
Supplier acc Supplier wa
dalah: pense
– CT
tivitas ri a
secara erikan
biaya, p unit
bnya.
wn
counts arehouse
Universitas Sumatera Utara
