• Lembar ke-1 diberikan ke pelanggan. • Lembar ke-2 untuk Finance Business Support bersamaan dengan bukti setoran
bank. • Lembar ke-3 untuk diarsipkan dengan nomor urut.
c. Perhitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan
1 Pengawas operasi memberikan laporan fisik kepada Supervisor Fleet dan kepala logistik mengadakan perhitungan atas persediaan, kemudian
membuat ke laporan stock opname dan menandatanganinya pada tanggal yang telah ditentukan.
2 Pada tanggal stock opname, pengawas operasi mengeluarkan daftar stock opname rangkap 2 dua dan menyerahkannya kepada Fnance Business
Support. Supervisor FBS beserta tim penghitung fisik melakukan perhitungan, lalu menuliskan hasilnya ke dalam daftar perhitungan fisik
persediaan, kemudian menyerahkannya ke pengawas operasi satu lembar dan satu lembar lagi di arsipkan menurut tanggal.
3 Pengawas operasi membandingkan laporan stock opname Supervisor FBS yang dibandingkan juga dengan data di file komputer. Selain itu, pengawas
operasi menghitung selisihnya lalu membuat laporan stock opname dan menyerahkannya Operasi Area Manager. OAM menandatangani laporan
stock opname dan mengambil tindakan untuk mengenakan biaya kepada Supervisor Fleet apabila
ditemukan pengurangan persediaan.
4.6. Analisis Peranan Sistem VHS Terhadap Pengendalian Internal Persediaan
1. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
Manajemen PT. Pertamina Patra Niaga menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting.
Linkungan pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Pertamina
Universitas Sumatera Utara
Patra Niaga akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.
1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi Falsafah manajemen yang diterapkan PT. Pertamina Patra Niaga
dalam melaksanakan transaksi penjualan barang dagangan sangat mendukung dalam
menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan
kepuasan perusahaan melalui ”one day service”. Kondisi ini sangat penting karena PT. Pertamina Patra Niaga merupakan perusahaan yang bergerak di
bidang penjualan BBM, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benarwajar tentang transaksi yang
berhubungan dengan persediaan barang dagangan, baik laporan penjualan, laporan
penerimaan barang, laporan stock opname dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah
ditetapkan serta sudah didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup, sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik.
2. Struktur Organisasi Stuktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun
dengan baik, yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan, dan administrasi, dan fungsi operasi. Namun dari hasil
pengamatan, penulis menemukan kelemahan-kelemahan dalam pengendalian karena belum mencerminkan adanya pemisahan fungsi
operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan yang seharusnya, antara lain :
• Staff FBS, yang memegang fungsi penerimaan kas juga berfungsi sebagai pencatatan dan fungsi penyimpanan kas. Selain itu staff FBS juga
Universitas Sumatera Utara
berfungsi sebagai pemegang petty cash untuk biaya-biaya kecil yang timbul dalam perusahaan.
• Perusahaan belum mempunyai fungsi khusus yang menangani tanggung jawab terhadap seluruh pemrosesan data, yaitu fungsi pengolahan data elektronik
PDE. Fungsi PDE dimasukkan dalam fungsi keuangan dan administrasi, tetapi sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi antara fungsi perancang
penyusun sistem dan program, fungsi operasi pengolahan data, dan fungsi penyimpan dokumen data sistem informasi.
3. Komite Audit Penulis tidak banyak memperoleh informasi mengenai masalah
audit, karena dewan komisaris dan komite audit perusahaan ini berkedudukan
di kantor pusat, Jakarta. Namun kantor pusat akan mengirim tim audit untuk mengadakan pemeriksaaan terhadap pelaksanaan pengendalian intern
persediaan barang dagangan dengan cara meminta laporan rutin dari pihak manajemen serta mengevaluasinya. Menurut penulis hal ini cukup
memadai karena PT. Pertamina Patra Niaga merupakan perpanjangan operasional dari suatu satuan usaha PT. Pertamina Patra Niaga.
4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian
persediaan sudah cukup baik dilakukan oleh manajemen PT. Pertamina Patra Niaga. Kondisi ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan
pendelegasian wewenang kepada setiap anggota perusahaan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.
5. Metode Pengendalian Manajemen Metode pengendalian manajemen oleh perusahaan dilakukan
dengan mengkombinasikan penggunaan rasio perputaran persediaan, pertimbangan manajemen, dan analisa nilai terhadap masing-masing jenis
persediaan barang dagangan. Manajemen menetapkan kebijakan ini
Universitas Sumatera Utara
dengan memperhatikan pertimbangkan atau keputusan manajemen bukan pengalaman masa lalu, serta mengaitkannya dengan kemungkinan
perubahan pasar pada masa yang akan datang. Menurut penulis, metode pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan ini sudah cukup
mendukung terciptanya lingkungan pengendalian yang baik.
6. Fungsi Audit Intern Umumnya auditor internal di dalam suatu perusahaan mempunyai
fungsi untuk memantau efektivitas kebijaksanaan serta prosedur akuntansi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Secara
teori, keberadaan auditor internal harus independen dalam segala hal dan tanggung jawab langsung kepada pimpinan perusahaan. Dalam hal ini PT.
Pertamina Patra Niaga telah memiliki auditor internal. Fungsi audit internal pada perusahaan ini telah berjalan dengan
baik karena setiap tahunnya akan dilaksanakan audit internal oleh auditor internal yang dikirimkan dari kantor pusat ke kantor cabang perusahaan.
7. Praktek dan Kebijakan Karyawan Kebijakan dan prosedur staff dan kepegawaian di perusahaan ini
telah diterapkan cukup baik, hal ini memegang peranan yang penting bagi jalannya pengawasan karena karyawan merupakan komponen yang
penting dalam pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. Dalam hal ini perusahaan telah menerapkan kebijakan perekrutan, pelatihan dan
memberi penghargaan sesuai dengan tanggung jawab setiap karyawan yang berprestasi. Kondisi seperti ini sudah baik untuk membina kualitas
karyawan yang jujur, terampil dan memiliki loyalitas terhadap perusahaan.
8. Pengaruh Ekstern Dalam membuat kebijaksanaan atas pengendalian persediaan
barang dagangan, PT. Pertamina Patra Niaga juga memperhatikan pengaruh-pengaruh dari pihak eksternal. Pengaruh dari pihak eksternal
Universitas Sumatera Utara
dapat berupa peraturan permerintah, serta adanya pernyataan dari pihak konsumen tentang produk tertentu. Menurut penulis tindakan yang
dilakukan oleh manajemen perusahaan sudah cukup baik, untuk menjaga kredibilitas perusahaan.
2. Penilaian Resiko
Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan barang dagangan adalah wajar dan tepat waktu sudah
cukup baik. Manajemen telah mengenali dan mempelajari resiko-resiko yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian yang
diperlukan untuk menghadapi hal tersebut. Penetuan resiko persediaan barang dagangan yang ada pada PT.
Pertamina Patra Niaga dilakukan atas pertimbangan produk Bahan Bakar Minyak BBM yang bersifat cair mudah berkurang karena memuai atau
mudah diselewangkan, sehingga mengakibatkan berkurangnya penjualan atau menimbulkan kerugian bagi perusahaan, serta pertimbangan atas
resiko sanksi hukum dari pemerintah karena penjualan BBM subsidi. Hal ini akan mengakibatkan kerugian secara materi dan merusak prestise
perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan mengadakan stok opname yang memeriksa kebenaran kewajaran jumlah dari setiap
produknya, sehingga resiko penyelewengan dapat diperkecil. Penugasan Pengawas Operasi juga dilakukan agar dapat mengurangi kerugian akibat
berkurangnya stock karena menguap atau pencurian. Menurut penulis manajemen cukup tanggap terhadap resiko-resiko
yang telah ditentukan dan perubahan-perubahan yang harus dilakukan untuk bisa bersaing di era globalisasi ini, baik dari segi teknologi, sistem
informasi, peraturan dan standar baru yang harus diikuti. Dari segi teknologi informasi perusahaan ini telah menerapkan sistem komputerisasi
informasi akuntansi dan keuangan, sedangkan dari segi peraturan, PT. Pertamina Patra Niaga bisa menyesuaikan kebijakan penjualan produknya
terhadap peraturan pemerintah yang berlaku.
Universitas Sumatera Utara
3. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT. Pertamina Patra Niaga sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari
penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan barang dagangan yang melibatkan
beberapa fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus
di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang
berwenang.
4. Aktivitas Pengendalian
1. Otorisasi transaksi Otorisasi atas transakasi dan aktivitas dilakukan dengan
pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya : laporan penerimaan barang dan
pengeluaran barang diotorisasi oleh Pengawas Operasi. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan aktivitas ini sudah cukup memadai
dalam melaksanakan pengendalian intern persediaan barang dagangan.
2. Pemisahan tugas PT. Pertamina Patra Niaga telah mengadakan pemisahan tugas
yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan barang dagangan. Satu diantaranya adalah pada kegiatan
perhitungan fisik persediaan barang dagangan, dilihat bahwa ada pembagian tugas yang jelas, yakni : melaporkan jumlah persediaan barang
dagangan gudang oleh Pengawas Operasi, menghitung fisik persediaan, yang terdiri dari Operasi Area Manager, Sales Area Manager, Finance
Business Support, dan beberapa petugas dari bagian operasi serta membuat laporan fisik oleh pengawas operasi.
Universitas Sumatera Utara
3. Catatan akuntansi PT. Pertamina Patra Niaga telah membuat dokumen-dokumen dan
catatan-catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan, namun dokumen-dokumen tersebut tidak mempunyai nomor urut tercetak.
Menurut penulis, tidak adanya nomor urut tercetak ini akan melemahkan pengendalian intern pada perusahaan karena hal ini dapat menyebabkan
karyawan kurang berhati-hati atau kurang bertanggung jawab dalam penggunaan formulir dan bukti transaksi lainnya lebih dari satu kali.
4. Pengendalian akses Perlindungan fisik atas persediaan barang dagangan pada
perusahaan ini sudah cukup memadai, yakni dengan tersedianya gudang sebagai tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan tabung gas untuk
menanggulangi bahaya kebakaran, serta diawasi oleh petugas operasi yang berwenang.
Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan juga telah memadai, yaitu dengan tersedianya blinder map sebagai tempat penyimpanan masing-
masing dokumen, serta membuat kembali dan tetap menyimpan catatan yang rusak baik dalam komputer maupun catatan manual. Selain itu,
perusahaan juga telah melakukan pengawasan fisik terhadap komputer, yaitu dengan memilih jaringan komputer.
Menurut penulis, kebijakan perusahaan dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap persediaan dan catatan, serta
aktiva perusahaan sudah cukup memadai dalam mewujudkan pengendalian intern yang baik.
5. Pengecekan independen atas pelaksanaan Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang
berhubungan dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara tidak langsung menciptakan suatu pengecekan yang
independen di antara bagian-bagian yang melakukan penjualan,
Universitas Sumatera Utara
mengeluarkan barang, mengirimkan barang, yang mencatat, dan bagian yang membuat faktur.
5. Pemantauan
Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang
lain. PT. Pertamina Patra Niaga melakukan pemantauan persediaan barang dagangan dengan melakukan stok opname setiap bulannya untuk
disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen, serta memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan
yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri
manajemen. Jadi, secara tertulis aktivitas pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya pengendalian intern yang
memadai dalam perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
