c. Peningkatan Mutu Karyawan
Peningkatan mutu SDM pada SMP Negeri 1 Kota Bogor perlu dilakukan untuk mendukung implementasi ISO 9001:2008. Dengan demikian, karyawan akan
lebih memahami SMM ISO 9001:2008 dan bekerja sesuai dengan prosedur mutu yang dibuat, serta menyadari tanggungjawab yang dibebankan.
4.3.4 Alternatif Tindakan
Permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 memerlukan tindakan pemecahan yang sesuai. Alternatif tindakan yang
dapat dilakukan adalah : 1.
Teamwork kerjasama Kerjasama yang baik merupakan salah satu alternatif tindakan, sehingga
implementasi SMM ISO 9001:2008 dapat dilaksanakan dengan baik. Sistem yang digunakan akan lebih baik, jika ada kerjasama yang baik dari semua pihak
yang berkaitan dengan aktivitas pada SMP Negeri 1 Kota Bogor. 2.
Penambahan fasilitas pendukungpenunjang Penambahan salah satu fasilitas pendukung berupa Filling Cabinet merupakan
salah satu hal yang perlu dilakukan pada SMP Negeri 1 Kota Bogor, agar penyimpanan dokumentasi dapat dilakukan dengan baik.
3. Input Data yang Tepat Waktu
Input data yang dilakukan secara maksimal dan tepat waktu pada SMP Negeri 1 Kota Bogor dapat mendukung institusi dalam penerapan ISO 9001:2008,
sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam penyiapan laporan. 4.
Entry Data Secara Online Entry data secara online merupakan kegiatan yang menerapkan teknologi secara
maksimal di dalam pelaksanaanya. Entry data secara online perlu dilakukan untuk pemrosesan data yang lebih cepat, sehingga data dapat diinformasikan.
4.4 Struktur Hirarki
Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima tingkat. Tingkat pertama adalah fokus permasalahan ultimate goals, yaitu identifikasi
permasalahan implementasi ISO 9001:2008 di SMP Negeri 1 Bogor. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mencari alternatif yang dapat dilakukan dalam pemecahan masalah
penerapan ISO 9001:2008. Pada tingkat kedua 2 adalah kriteria masalah factor yang
terdiri dari lima 5 faktor, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, peningkatan, analisis dan peningkatan.
Tingkat ketiga 3 adalah pelaku actor yang terdiri dari top management, middle management dan operational management. Pemilihan ketiga actor tersebut berdasarkan
tim ISO 9001:2008 di SMP Negeri 1 Kota Bogor dan hasil diskusi dengan pihak SMP Negeri 1 Kota Bogor. Peran aktor-aktor tersebut sangat penting dalam penerapan ISO
9001:2008, karena masing-masing memiliki tingkat kepentingan berbeda. Pada tingkat keempat 4 merupakan tujuan object yang sesuai dengan
permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada SMP Negeri 1 Bogor. Hal ini terdiri dari perbaikan administrasi dan dokumentasi, perbaikan sistem informasi dan
peningkatan mutu karyawan. Ketiga 3 tujuan tersebut merupakan hasil analisis berdasarkan diskusi dan studi literatur.
Tingkat kelima 5 adalah alternatif tindakan alternative yang dapat diambil untuk mengatasi permasalahan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 di SMP Negeri 1
Bogor. Ketiga tujuan yang telah dirumuskan sebelumnya diperoleh beberapa alternatif, namun belum menjadi prioritas utama. Alternatif tersebut adalah teamwork kerjasama,
penambahan fasilitas pendukung dan penunjang, input data yang tepat waktu, entry data secara online. Struktur hirarki dapat dilihat pada Lampiran 4.
4.5 Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan, dan Alternatif
Hasil pengolahan data pada tingkat dua faktor atau kriteria masalah menunjukkan bahwa kriteria masalah yang dihadapi SMP Negeri 1 Bogor berturut-turut
adalah SMM 0,326, Tanggungjawab Manajemen 0,258, Manajemen Sumber Daya 0,183, Realisasi Produk 0,132 dan Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 0,098
seperti yang terlihat pada Tabel 5. Berdasarkan kelima 5 faktor tersebut, dapat diketahui bahwa faktor utama yang menjadi permasalahan penerapan ISO 9001:2008 di
SMP Negeri 1 Bogor adalah SMM. SMM menjadi faktor utama yang harus mendapatkan perhatian lebih dari pihak
sekolah dibandingkan dengan faktor-faktor yang lain. Kesalahan yang muncul didalamnya berupa kesalahan dalam hal pendokumentasian, yaitu prosedur penyimpanan
dokumen yang belum berjalan maksimal. Untuk itu, pihak sekolah perlu tertib administrasi pada proses pengambilan dokumen, setiap dokumen yang diambil, harus
segera dikembalikan ketempatnya sesuai dengan susunannya yang telah ditentukan. Hal
ini dilakukan untuk mempermudah bagian TU atau pihak lain di sekolah dalam melakukan pencarian dokumen yang dibutuhkan.
Tabel 5. Susunan prioritas faktor kriteria masalah
FaktorKriteria Masalah Bobot
Prioritas Sistem Manajemen Mutu
0,326 1
TanggungJawab Manajemen 0,258
2 Manajemen Sumber Daya
0,183 3
Realisasi Produk 0,132
4 Pengukuran, Analisis dan
Peningkatan 0,098 5
Hasil pengolahan data pada tingkat tiga aktor menunjukkan bahwa secara berurutan peranan pelaku atau aktor yang bertanggung jawab terhadap faktor atau
kriteria masalah dalam pelaksanaan ISO 9001:2008 di SMP Negeri 1 Bogor adalah pihak Middle Management PKS Kesiswaan, PKS Pendanaan, PKS Kurikulum dan PKS
Manajemen, Top Management Kepala Sekolah dan Operational Management Staff Guru. Data tersebut dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Susunan prioritas aktor
Aktor Bobot Prioritas
Middle Management 0,6585 1
Top Management 0,4583 2
Operational Management 0,2476 3
Hasil pengolahan data pada level 4 tujuan menunjukkan bahwa secara berurutan tujuan yang hendak dicapai oleh aktor-aktor dalam hubungannya dalam pelaksanaan ISO
9001:2008 di SMP Negeri 1 Bogor adalah Perbaikan Dokumentasi dan Administrasi merupakan prioritas penting yang harus dilakukan SMP Negeri 1 Kota Bogor , Perbaikan
Sistem Informasi pada SMP Negeri 1 Kota Bogor dilakukan dengan pemeriksaan
jaringan internet, perbaikan Mutu Karyawan antara lain dilakukan dengan pelatihan kepada Staff Guru dan Tata Usaha, Data tersebut dapat dilihat pada Tabel 7.
Perbaikan dokumentasi dan administrasi menjadi prioritas utama yang perlu dilakukan oleh pihak sekolah. Kurangnya fasilitas untuk penyimpanan dan keamanan
dokumen di sekolah membuat perbaikan dokumentasi dan administrasi menjadi prioritas utama yang perlu dilakukan oleh sekolah, sehingga tidak menjadi hambatan bagi pihak
sekolah dalam pelaksanaan SMM. Tujuan kedua yang hendak dicapai oleh SMP Negeri 1 Bogor adalah perbaikan
sistem informasi. Perbaikan sistem informasi perlu dilakukan, karena dengan adanya sistem informasi yang modern, proses input dan transfering data menjadi lebih cepat,
serta mudah diproses. Tujuan ketiga yang hendak dicapai oleh pihak sekolah adalah perbaikan mutu
staff TU dan guru. Untuk memperbaiki mutu staff, pihak sekolah perlu melakukan sosialisasi mengenai pelaksanakan SMM di SMP Negeri 1 Bogor secara jelas dan
berkala, sehingga staff TU dapat memahami dan melaksanakan SMM sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh sekolah, kemudian pihak sekolah perlu meningkatkan
mutu SMM dengan melakukan pendidikan dan pelatihan, sehingga sekolah memiliki staff TU yang kompeten dan dapat menjalankan seluruh sistem yang telah ditetapkan
dengan baik untuk kemajuan sekolah.
Tabel 7. Susunan prioritas tujuan
Tujuan Bobot Prioritas
Perbaikan Dokumentasi dan Administrasi
0,5966 1
Perbaikan Sistem Informasi 0,4257
2 Perbaikan Mutu Karyawan
0,3415 3
Hasil pengolahan data pada tingkat 5 atau lima alternatif tindakan menunjukkan bahwa secara berurutan, alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan
atau memecahkan penyebab permasalahan adalah Teamworkkerjasama, Penambahan Fasilitas Penunjang, Input Data yang Tepat Waktu, Entry Data secara Online, seperti
dimuat pada Tabel 8.
Teamwork merupakan alternatif dengan prioritas utama dan harus segera dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan. Dengan adanya kerjasama antar pihak
yang berkaitan dengan penerapan SMM ISO 9001:2008, maka akan adanya implementasi penerapan SMM yang baik. Penambahan fasilitas penunjang merupakan
alternatif kedua. Filling Cabinet merupakan suatu hal yang diperlukan di SMP Negeri 1 Bogor. Filling Cabinet diperlukan untuk menyimpan seluruh dokumen yang ada,
sehingga dokumen akan tersusun secara rapi dan aman. Input data yang tepat waktu menjadi alternatif ketiga 3 dalam pemecahan
masalah yang dihadapi. Masukan data secara maksimal dan tepat waktu di sekolah dapat mendukung dalam penerapan ISO 9001:2008, sehingga tidak terjadi keterlambatan
dalam penyiapan laporan atau dokumen yang akan diserahkan pada pihak sekolah. Entry data secara online merupakan alternatif keempat dalam pemecahan masalah yang
dihadapi. Entry data secara online merupakan kegiatan yang menerapkan teknologi secara maksimal didalam pelaksanaannya. Entry data secara online perlu dilakukan
untuk pemprosesan data yang lebih cepat, sehingga data untuk input dapat ditinjau langsung oleh pihak sekolah. Laporan harian, mingguan dan bulanan yang dilakukan
pihak sekolah harus tetap dilaksanakan secara konsisten dan tepat waktu.
Tabel 8. Susunan prioritas alternatif tindakan
Alternatif Tindakan Bobot
Prioritas TeamworkKerjasama 0,4801
1 Penambahan Fasilitas Penunjang
0,3909 2
Input Data yang Tepat Waktu 0,2754 3
Entry Data Secara Online 0,2163 4
4.6 Implikasi Manajerial
