2.2. Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek
pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisaasi Arep dan Tanjung, 2002. Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang
mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres. Di sinilah letak pentingnya uraian pekerjaan dalam setiap organisasi.
Menurut Dessler 2006, uraian pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan
bagaimana kondisi kerjanya
2.3. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan
Pendidikan dan pelatihan adalah suatu proses yang akan menghasilkan suatu perubahan perilaku sasaran pendidikan dan pelatihan. Secara konkret
perubahan perilaku itu berbentuk peningkatan kemampuan dari sasaran pendidikan dan pelatihan. Kemampuan ini mencakup kognitif, afektif, maupun
psikomotor. Apabila dilihat dari pendekatan sistem, maka proses pendidikan dan pelatihan itu terdiri dari input sasaran diklat dan output perubahan perilaku,
dan faktor yang mempengaruhi proses tersebut Notoatmodjo, 2003. Program pendidikan dan latihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai
sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap kesenjangan antara kompetensi yang ada saat ini dengan kompetensi standar atau yang
diharapkan untuk dilakukan oleh seseorang, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pendidikan dan latihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap
yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu program pendidikan dan latihan. Selain
itu dengan analisis kebutuhan pendidikan dan latihan maka lembaga penyelenggara pendidikan dan latihan HRD atau Divisi Training dapat
memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu
pelatihan, baik bagi partisipan sebagai individu masyarakat umum maupun bagi
perusahaan atau industri su7as.wordpress.com
Menurut Simamora 1995, pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan keahlian-keahlian, pengetahuan, pengalaman,
ataupun perubahan sikap seorang individu. Pelatihan merupakan penciptaan suatu lingkungan dimana para karyawan dapat memperoleh atau mempelajari sikap,
kemampuan, keahlian, pengetahuan dan perilaku yang spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Dengan demikian pelatihan sangat berkaitan dengan perolehan
keahlian-keahlian atau pengetahuan tertentu, dan mengajarkan trainee untuk
melaksanakan aktivitas atau pekerjaan. 2.3.1 Tujuan Pelatihan
Menurut Mangkunegara 2002, tujuan pelatihan dan pengembangan adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi. 2. Meningkatkan produktivitas kerja.
3. Meningkatkan kualitas kerja. 4. Meningkatkan ketetapan perencanaan sumber daya manusia.
5. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja. 6. Meningkatkan rangsangan agar pegawai mampu berprestasi secara maksimal.
7. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan kerja. 8. Menghindari keusangan obsolence.
9. Meningkatkan perkembangan karyawan. Menurut Hardjana 2001, pelatihan dalam arti luas mempunyai tujuan
untuk membantu pekerja dalam:
1. Mempelajari dan mendapatkan kecakapan-kecakapan baru 2.
Mempertahankan dan meningkatkan kecakapan-kecakapan yang sudah dikuasai.
3. Mendorong pekerja agar mau belajar dan berkembang. 4. Mempraktekkan di tempat kerja hal-hal yang sudah dipelajari dan diperoleh
dalam pelatihan. 5. Mengembangkan pribadi pekerja.
6. Mengembangkan efektifitas lembaga.
7. Memberi motivasi kepada pekerja untuk terus belajar dan berkembang. Menurut Simamora 1995, tujuan-tujuan utama pelatihan secara luas
dapat dikelompokkan dalam lima bidang yaitu: 1. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan perubahan teknologi.
Melalui pelatihan, pelatih memastikan bahwa karyawan dapat secara efektif menggunakan teknologi-teknologi baru.
2. Mengurangi waktu belajar bagi karyawan baru untuk menjadi kompeten dalam pekerjaan. Seringkali seorang karyawan baru tidak memiliki keahlian dan
kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi mampu mencapai output dan standar kualitas yang diharapkan. Hal ini disebabkan: a sistem seleksi
karyawan yang tidak sempurna; b manajemen dengan sengaja mengangkat karyawan-karyawan yang membutuhkan pelatihan untuk bekerja pada level
standar; c seringkali manajemen mengangkat karyawan yang memiliki bakat untuk mempelajari berbagai pekerjaan rendah dibandingkan karyawan ahli
dalam satu bidang pekerjaan. 3. Membantu memecahkan permasalahan operasional. Serangkaian program
pelatihan dalam berbagai bidang yang diberikan oleh konsultan ataupun perusahaan membantu karyawan dalam memecahkan masalah-masalah
organisasional dan melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif. 4. Mempersiapkan karyawan untuk promosi. Mengembangkan kemampuan
promosional karyawan adalah konsisisten dengan kebijakan personalia untuk promosi dari dalam; pelatihan adalah unsur kunci dalam sistem pengembangan
karir. 5. Mengorientasikan karyawan terhadap organisasi. Program orientasi dapat
mengurangi kecemasan karyawan, menghemat waktu penyelia.
2.3.2 Metode Pelatihan
Dessler 2006 mengungkapkan beragam metode yang digunakan perusahaan untuk menyampaikan pelatihan, antara lain:
1. On-the-Job Training On-the-Job Training atau disingkat OJT pelatihan langsung kerja berarti
meminta seseorang untuk mempelajari pekerjaan itu dengan langsung mengerjakannya. Jenis pelatihan OJT yang paling dikenal adalah metode
coaching membimbing atau understudy sambil belajar. Di sini, seorang
pekerja yang telah berpengalaman atau penyelia yang dilatih ditugaskan untuk melatih karyawan. Pada level bawah, orang yang dilatih dapat mendapatkan
keterampilan dengan mengamati penyelianya. Keunggulan dari metode ini adalah: Metode ini relatif tidak mahal; orang yang dilatih belajar sambil
bekerja. Tidak membutuhkan fasilitas di luar kantor yang mahal seperti ruang kelas atau peralatan belajar tertentu. Metode ini juga memberikan
pembelajaran, karena orang yang dilatih belajar sambil melakukannya dan mendapatkan timbal balik yang cepat atas prestasi mereka.
2. Magang Magang adalah suatu proses terstruktur dimana orang menjadi pekerja yang
terampil melalui kombinasi dari pelajaran di kelas dan pelatihan langsung di pekerjaan. Hal ini secara luas digunakan untuk melatih beberapa pekerjaan.
Secara tradisional hal ini melibatkan orang yang belajar di bawah bimbingan seorang yang ahli dibidangnya.
3. Pelatihan dengan Simulasi Pelatihan simulasi terkadang disebut pelatihan di ruang depan adalah sebuah
metode dimana orang-orang yang dilatih belajar dengan peralatan yang sebenarnya atau dengan simulasi yang akan digunakan dalam pekerjaan, tetapi
sebenarnya mereka dilatih di luar pekerjaan. Hal ini diperlukan karena terlalu mahal atau terlalu berbahaya melatih karyawan pada pekerjaan. Misalnya,
menempatkan para pekerja baru pada lini perakitan dapat memperlambat produksi, dan untuk pelatihan yang menyangkut keamanan seperti pelatihan
untuk pilot, pelatihan tersimulasi mungkin menjadi satu-satunya alternatif paling praktis.
2.4. Tahapan Perencanaan Pelatihan
Tahapan-tahapan dalam perencaan pelatihan adalah sebagai berikut: 1. Analisis Kebutuhan Pelatihan Training Need Analysis
Pada tahap pertama organisasi memerlukan fase penilaian yang ditandai dengan satu kegatan utama yaitu analsis kebutuhan pelatihan. Terdapat tiga
situasi dimana organisasi diharuskan melakukan analisis tersebut yaitu: performance problem, new system and technology serta automatic and
habitual training . Situasi pertama, berkaitan dengan kinerja dimana karyawan
organisasi mengalami degradasi kualitas atau kesenjangan antara unjuk kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan. Situasi kedua, berkaitan dengan
penggunaan komputer, prosedur atau teknologi baru yang diadopsi untuk memperbaiki efesiensi operasional perusahaan. Situasi ketiga, berkaitan
dengan pelatihan yang secara tradisional dilakukan berdasarkan persyaratan- persyaratan tertentu misalnya kewajiban legal seperti masalah kesehatan dan
keselamatan kerja. TNA merupakan sebuah analisis kebutuhan tempat kerja secara spesifik dimaksud untuk menetukan apa sebetulnya kabutuhan pelatihan
yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya dana, waktu dll secara efektif
sekaligus menghindari kegatan pelatihan yang tidak perlu. TNA dapat pula dipahami sebagai sebuah investigasi sistematis dan komprehensif tentang
berbagai masalah dengan tujuan mengidentifikasi secara tepat beberapa dimensi persoalan, sehingga akhirnya organisasi dapat mengetahui apakah
masalah tersebut memang perlu dipecahkan melalui program pelatihan atau tidak.
Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab asking question getting answers. Pertanyaan diajukan kepada setiap
karyawan dan kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan pelatihan dapat diketahui untuk
memecahkan masalah tersebut. Masalah yang membutuhkan pelatihan selalu berkaitan dengan lack of skill or knowledge sehingga kinerja standar tidak
dapat dicapai. Dengan demikian dapat disimpulkan kinerja aktual dengan kinerja situasional.
Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan
dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi
yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Tahapan TNA mempunyai elemen penting
yaitu: identifikasi masalah identifikasi kebutuhan pengembangan standar
kinerja identifikasi peserta pengembangan kriteria pelatihan
perkiraan biaya keuntungan.
2. Perencanaan dan Pembuatan Desain Pelatihan
Desain pelatihan adalah esensi dari pelatihan, karena pada tahap ini bagaimana kita dapat menyakinkan bahwa pelatihan akan dilaksanakan.
Keseluruhan tugas yang harus dilaksanakan pada tahap ini adalah: mengidentifikasi sasaran pembelajaran dari program pelatihan; menetapkan
metode yang paling tepat; menetapkan penyelenggara dan dukungan lainnya; memilih dari beraneka ragam media; menetapkan isi; mengidentifikasi alat-alat
evaluasi; menyusun urut-urutan pelatihan. Selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah membuat materi pelatihan yang diperlukan dan
dikembangkan seperti: jadwal pelatihan secara menyeluruh estimasi waktu; rencana setiap sesi; materi-materi pembelajaran seperti buku tulis, buku
bacaan, hand out dll; alat-alat bantu pembelajaran; formulir evaluasi. 3. Implementasi Pelatihan
Tahap berikutnya untuk membentuk sebuah kegiatan pelatihan yang efektif adalah implementasi dari program pelatihan. Keberhasilan implementasi
program pelatihan dan pengembangan SDM tergantung pada pemilihan selecting program untuk memperoleh the right people under the right
conditions . TNA dapat membantu mengidentifikasi the right people dan the
right program sedangkan beberapa pertimbangan training development and
concideration program dapat membantu dalam menciptakan the right
condition .
4. Evaluasi Pelatihan
Keberhasilan pelatihan dapat diketahui dengan melakukan evaluasi. Secara sistimatik manajemen pelatihan meliputi tahap perencanaan yaitu
training need analysis , tahap implementasi dan tahap evaluasi. Tahap terakhir
merupakan titik kritis dalam setiap kegiatan karena acap kali diabaikan sementara fungsinya sangat vital untuk memastikan bahwa pelatihan yang telah
dilakukan berhasil mencapai tujuan ataukah justru sebaliknya. Persepsi terhadap Evaluasi Pelatihan konsep pelatihan sudah sejak lama mengalami
masalah perseptual. Sebagai kegiatan banyak organisasi mempersepsikan
evaluasi secara keliru disamping mengabaikan atau sama sekali tidak melakukannya setelah pelatihan diadakan su7as.wordpress.com, 2009.
2.5. Analisis Kebutuhan Pelatihan
Kategori