commit to user
5
bahasa Latin
Fillum,
yang berarti tali, dan istilah
Records
, yang dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut
Archief,
sedang dalam bahasa Inggris disebut
Archieve
, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata
Arche
yang berarti “permulaan”. Kemudian kata
Arche
ini berkembang menjadi kata
Archia
yang berarti “catatan”. Selanjutnya dari kata
Arche
berubah lagi menjadi kata
Ar-cheion
yang berar ti “gedung
pemerin tahan”.
Arsip disini memiliki 2 pengertian, yaitu: a.
Organisasi, instansi atau lembaga yang mengelola serta menyimpan kumpulan naskah atau dokumen data.
b. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara seksama.
Dibawah ini beberapa pendapat ahli mengenai definisi arsip :
1.
Peraturan Presiden
No.31 Tahun 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
a. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
b. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara
physis
dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
2. The Liang Gie 200 : 20
Dalam kepustakaan asing menurut Margaret Odell dan Earl Strong dalam The Liang Gie 1996:115
Dz
Written knowns facts of event and transactions of the organization. Record may
commit to user
6 be in the form of correspondence, data; executed printed forms;
and cards, sheets, or books to which facts are posted”. Yang diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah
“Fakta – fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa – peristiwa dan kegiatan
– kegiatan dari organisasi. Warkat – warkat itu dapat terwujud dalam bentuk surat
– surat, data; barang – barang cetakan; kartu
– kartu, lembaran – lembaran atau buku – buku dalam mana dicantumkan fakta.”
3. Menurut Ig. Wursanto 1991 : 12
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan definisi dari beberapa ahli di tersebut, Arsip dapat didefinisikan sebagai kumpulan naskah
–naskah atau dokumen dalam beberapa bentuk yang di dalamnya tertera keterangan
– keterangan atau bukti akan suatu kejadian, sehingga pada saat di
perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip merupakan naskah atau dokumen dinas yang disusun, dibuat dan diterima oleh
semua satuan anggota organisasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugasnya. a.
Dasar-dasar pengelolaan kearsipan : 1.
Pengumpulan berkas yang punya nilai yuridis dan historis. 2.
Penyimpanan berkas arsip harus secara sistematis dan teratur.
3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan.
4. Penyusutan dan pemusnahan berkas sesuai dengan
peraturan yang berlaku. b.
Penyelenggaraan pengelolaan
kearsipan yang
perlu diperhatikan oleh pegawai kearsipan :
commit to user
7
1. Petugas harus mahir atau profesional dan menyenangi
dalam mengelola arsip. 2.
Prosedur kerja cukup sederhana. 3.
Perlu ada pengaturan formulir yang sederhana dan mudah dalam pengisiannya.
C. Jenis Arsip
