commit to user
20
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.
Penyusutan ditunjukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip
ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Maksud penyusutan adalah untuk penghemat:
a. Ruangan untuk penyimpanan.
b. Biaya untuk pengadaan sarana.
c. Waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan.
K. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan
secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Prosedur-prosedur
dalam pemusnahan
arsip adalah
sebagai berikut:
a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan.
b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait.
c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan.
d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan
bahan kimia, pembakaran, atau
pulping
dibubur, dan dicacah.
L. Masalah-Masalah Dalam Pengelolaan Arsip
Menurut Ig Wursanto 1989 : 29 masalah-masalah dibidang kearsipan sebagai berikut :
1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sempurna, sistem pemeliharaan kurang diperhatikan dan
kurang sistematis, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh
commit to user
21
pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
2. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana
yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 3. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari
para ahli kearsipan. 4. Bertambahnya terus - menerus arsip-arsip tanpa di ikuti dengan
penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat
penyimpanan arsip tidak mecukupi. 5. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan
pentingnya arsip-arsip
bagi organisasi,
sehingga sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
M. METODE PENGAMATAN
