Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

commit to user 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini kebutuhan akan suatu informasi sangatlah tinggi dan mutlak bagi semua organisasi atau perusahaan. Setiap organisasi baik yang berorientasi mengarah mencari keuntungan maupun yang tidak mencari keuntungan dipastikan mempunyai suatu unit kerja khusus di bidang administrasi, yang pada akhirnya berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Kegiatan suatu organisasi memerlukan banyak informasi dan data yang salah satu sumber dari data tersebut adalah arsip. Bentuk dari arsip bukan hanya tertulis tetapi juga sesuatu yang dapat dilihat dan didengarkan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Fungsi arsip berperan penting dalam kehidupan dan perkembangan suatu organisasi terutama mengenai kegiatan-kegitan yang berlangsung dalam organisasi itu dikarenakan arsip menghasilkan sumbangan yang nyata bagi organisasi bila arsip dikelola dengan tepat sehingga penataan arsip menjadi bagian yang penting dan patut disorot pelaksanaannya di dalam organisasi. Apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan selayaknya maka dipastikan dapat menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan organisasi. Sistem pengelolaan arsip diperlukan agar setiap arsip dapat terawat dan terpelihara dengan sebaik-baiknya. Dengan kegiatan pengelolaan arsip yang tepat dapat menunjang kelancaran berbagai pekerjaan di suatu organisasi serta dapat memberikan informasi secara lengkap, riil dan akurat. Namun sejauh ini masalah kearsipan sepertinya masih kurang mendapat perhatian yang selayaknya dari commit to user 2 berbagai instansi yang ada, seperti hilangnya arsip karena sistem penyimpanan yang kurang sistematis. Arsip-arsip yang berada didalam instansi tersebut harus ditata secara teratur agar mempermudah dalam pencarian arsip apabila sewaktu- waktu arsip dibutuhkan. Demikian halnya pada Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, arsip mempunyai fungsi sebagai penunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat keputusan secara cepat dan tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung pada ketepatan informasi yang terkandung di dalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan menggunakannya. Bidang kearsipan jelas bukan bidang yang dapat di anggap remeh karena bidang ini juga cukup penting seperti bidang lainnya yang ada, hal itu tertera jelas dengan di buatnya undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 1 yang mendefinisikan arsip sebagai : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Maka dari itu butuh keahlian dan ketrampilan khusus dalam mengelola arsip. Pola penempatan pegawai juga harus diperhatikan demi menunjang kelancaran kegiatan organisasi. Dengan demikian peran kearsipan sangatlah terasa nyata. Disini penulis ingin menjelaskan mengenai pelaksanaan tata kearsipan yang khususnya mengenai pengelolaan arsip dan berusaha menjelaskannya mencapai ruang lingkup yang lebih luas dalam instansi tersebut. commit to user 3 Dari uraian di atas, penulis mengambil judul sebagai berikut: “PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA ”.

B. Rumusan Masalah