commit to user
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pengelolaan
Menurut W. J. S. Poerwadarminta 2002 : 469 pengelolaan juga biasa diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen,
yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan
sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan. Menurut T. Hani Handoko 1997 : 8
pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan memberikan pengawasan pada semua
hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya
agar mencapai tujuan organisasi. Serta di situs blogger http:wordpress.com pengelolaan adalah proses
yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan arsip dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah suatu proses
atau kegiatan dalam suatu organisasi demi mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia, dimulai dari kegiatan penataan, penyimpanan,
penemuan kembali arsip, kegiatan pemindahan arsip sampai dengan pemusnahan arsip.
B. Pengertian Arsip
Menurut Suraja Yohannes 2006:32 dalam bahasa Latin arsip disebut sebagai
Archivum
atau
Archium
, dari kata-kata tersebut diterapkan dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” yang berlaku sampai sekarang. Disamping
pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah
File
dari
commit to user
5
bahasa Latin
Fillum,
yang berarti tali, dan istilah
Records
, yang dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan.
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut
Archief,
sedang dalam bahasa Inggris disebut
Archieve
, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata
Arche
yang berarti “permulaan”. Kemudian kata
Arche
ini berkembang menjadi kata
Archia
yang berarti “catatan”. Selanjutnya dari kata
Arche
berubah lagi menjadi kata
Ar-cheion
yang berar ti “gedung
pemerin tahan”.
Arsip disini memiliki 2 pengertian, yaitu: a.
Organisasi, instansi atau lembaga yang mengelola serta menyimpan kumpulan naskah atau dokumen data.
b. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara seksama.
Dibawah ini beberapa pendapat ahli mengenai definisi arsip :
1.
Peraturan Presiden
No.31 Tahun 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
a. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis
bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
b. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara
physis
dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
2. The Liang Gie 200 : 20
Dalam kepustakaan asing menurut Margaret Odell dan Earl Strong dalam The Liang Gie 1996:115
Dz
Written knowns facts of event and transactions of the organization. Record may
commit to user
6 be in the form of correspondence, data; executed printed forms;
and cards, sheets, or books to which facts are posted”. Yang diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah
“Fakta – fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa – peristiwa dan kegiatan
– kegiatan dari organisasi. Warkat – warkat itu dapat terwujud dalam bentuk surat
– surat, data; barang – barang cetakan; kartu
– kartu, lembaran – lembaran atau buku – buku dalam mana dicantumkan fakta.”
3. Menurut Ig. Wursanto 1991 : 12
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Berdasarkan definisi dari beberapa ahli di tersebut, Arsip dapat didefinisikan sebagai kumpulan naskah
–naskah atau dokumen dalam beberapa bentuk yang di dalamnya tertera keterangan
– keterangan atau bukti akan suatu kejadian, sehingga pada saat di
perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip merupakan naskah atau dokumen dinas yang disusun, dibuat dan diterima oleh
semua satuan anggota organisasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugasnya. a.
Dasar-dasar pengelolaan kearsipan : 1.
Pengumpulan berkas yang punya nilai yuridis dan historis. 2.
Penyimpanan berkas arsip harus secara sistematis dan teratur.
3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan.
4. Penyusutan dan pemusnahan berkas sesuai dengan
peraturan yang berlaku. b.
Penyelenggaraan pengelolaan
kearsipan yang
perlu diperhatikan oleh pegawai kearsipan :
commit to user
7
1. Petugas harus mahir atau profesional dan menyenangi
dalam mengelola arsip. 2.
Prosedur kerja cukup sederhana. 3.
Perlu ada pengaturan formulir yang sederhana dan mudah dalam pengisiannya.
C. Jenis Arsip
Ig. Wursanto 1991: 21-28 membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi:
1. Menurut subjek atau isinya
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat
penagihan, dan daftar gaji. b.
Arsip Kepegawaian Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian
seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. c.
Arsip Pemasaran Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran
GBPP, satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
2. Arsip menurut sifat kepentingannya
a. Arsip nonessensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan
pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang
terlalu lama tidak penting. Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota
commit to user
8
tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain. b.
Arsip yang diperlukan
useful archives
, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan
kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun. Contohnya antara lain
: Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain.
c. Arsip penting
important archives
, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan
sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam
membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain : Surat keputusan penangkatan, pemindahan,pemberhentian daftar
sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain.
d. Arsip Vital
vital archives
, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.
Contohnya antara lain : akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai,
dokumen-dokumen kepemilikan tanah gedung, buku induk pegawai dan lain-lain.
3. Arsip menurut fungsinya
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya
yaitu : 1.
Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun. 3.
Arsip In-aktif yaitu arsip yang jarang sekali
commit to user
9
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b.
Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
4. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan
yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan,
notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita rekaman c. Piringan hitam
d. Mikro film Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan
tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan
microfilm
tersebut disebut
hard copy
.
D. Fungsi Serta Peran Arsip
a Fungsi arsip antara lain:
1 Fungsi Sejarah
Arsip yang merekam kejadian atau peristiwa dan informasi akan masa lampau dan menyuguhkan informasi untuk masa
depan. 2
Fungsi Yuridis Arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi yang memiliki fungsi
sebagai penunjang legalitas atau alat bukti apabila dibutuhkan. 3
Fungsi Ilmu Pengetahuan Arsip dapat digunakan sebagai bahan informasi untuk orang
lain yang membutuhkan gunapenambah ilmu pengetahuan.
commit to user
10
4 Fungsi Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan
apabila diperlukan. b
Peran arsip yaitu : 1
Alat utama ingatan organisasi. 2
Bahan atau alat pembuktian bukti otentik. 3
Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan.
4 Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
5 Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan
yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.
6 Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 7
Sebagai pedoman kerja. 8
Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan berbangsa dan bernegara.
9 Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Pentingnya dari sebuah fungsi arsip tersebut diatas sangat membantu bagi pihak perusahaan atau instansi karena dapat dipergunakan untuk membedakan
jenis arsip, baik arsip tersebut arsip aktif ataupun arsip inaktif. Hal tersebut dilakukan dikarenakan tempat untuk menyimpan arsip berbeda-beda. Tempat
Penyimpanan arsip secara tepat dan teratur dapat membantu dalam menemukan arsip kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.
commit to user
11
E. Tujuan Arsip
Kategori