Dalam sistim komputer dibentuk 2 macam arsip yaitu: a.
arsip transaksi transaction file b.
arsip induk master file
2. Prosedur penagihan piutang
Pada tahap berikutnya setelah terjadinya piutang maka akan dilakukan penagihan terhadap para debitur. Heckert, Wilson dan James dalam bukunya
Controlleship mengatakan bahwa: “once credit is grated, every effort must be made to secure payment in
accordance with the terms of sale and within a reasonable”. Hal tersebut dapat diartikan bahwa apabila telah diberikan pinjaman, harus
dilakukan usaha untuk memperoleh pembayaran sesuai dengan syarat pelaksanaan proyek dalam suatu waktu yang wajar.
Ada tiga cara yang dapat ditempuh dalam melakukan penagihan piutang pada langganan:
a. Diantarkan langsung oleh langganan atau debitur ke perusahaan.
b. Melakukan penagihan secara langsung kepada pemilik perusahaan dengan
mendatangi secara langsung pada debitur. c.
Melakukan penagihan melalui telepon atau mengirimi surat penagihan kepada debitur atau melalui transfer bank ke rekening giro yang dicetak ke
rekening Koran pada akhir bulan. Penagihan sebaliknya dilakukan oleh petugas yang khas ditunjuk untuk itu
Disebut collector. Adapun prosedur penagihan piutang adalah:
Didik Hermadi : Analisis Manajemen Piutang Pada PT. Beton Perkasa Wijaksana Skripsi Minor, 2008 USU Repository © 2009
a. Bagian piutang menyusun daftar tagihan piutang yang telah jatuh tempo.
Daftar tagihan tersebut akan diserahkan kepada panagih beserta kuitansi penjualan asli.
b. Penagihan langsung mendatangi pelanggan ke alamat masing-masing dan
menagih piutang yang tercantum pada daftar tagihan. Setiap pelunasan yang dilakukan pelanggan akan diberikan kuitansi penjualan asli akan
dicap lunas. c.
Uang hasil penagihan yang diperoleh akan diserahkan kepada kasir beserta daftar tagihannya.
d. Kasir menghitung uang tagihan dan apabila sudah cocok dengan daftar
tagihan, maka daftar tagihan tersebut akan diberikan cap telah diterima kasir. Setelah dicap daftar tagihan tersebut akan diserahkan kembali
kepada penagihcollector. e.
Selanjutnya bagian penagihan akan menyerahkan daftar tagihan kebahagian piutang dan bagian akuntansi. Bagian piutang mencatat
piutang yang diterima pada buku tambahan dan bagian akuntansi mencatat dalam buku harian dan buku besar.
Ada beberapa teknik yang digunakan oleh PT. Beton Perkasa Wijaksana untuk melakukan penagihan piutang, yaitu:
1. Melalui surat Bilamana waktu pembayaran utang dari pelanggan sudah lewat beberapa
hari tetapi belum juga dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat mengirim surat dengan nada “mengingatkan menegur langganan yang belum membayar
Didik Hermadi : Analisis Manajemen Piutang Pada PT. Beton Perkasa Wijaksana Skripsi Minor, 2008 USU Repository © 2009
tersebut bahwa utangnya sudah jatuh tempo. Apabila utang tersebut belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirim maka dapat dikirimkan surat kedua
yang nadanya lebih keras. 2. Melalui telepon
Apabila setelah dikirim surat teguran ternyata utang-utang tersebut belum juga dibayar, maka bagian penagihan kredit dapat menelepon langganan dan
secara pribadi memintanya untuk segera melakukan pembayaran. Kalau dari hasil pembicaraan tersebut ternyata misalnya langganan mempunyai alasan yang dapat
diterima maka mungkin perusahaan dapat memberikan perpanjangan sampai satu jangkan waktu tertentu.
3. Kunjungan personal Melakukan kunjungan secara personal atau pribadi ke tempat langganan
seeringkali digunakan karena derasakan sangat efektif dalam usaha-usaha pengumpulan piutang.
4. Tindakan yuridis Bilamana ternyata langganan tidak mau membayar utang-utangnya maka
perusahaan dapat menggunakan tindakan-tindakan hokum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan.
3. Prosedur penyisihan piutang
Kategori