Rumusan Masalah Struktur Organisasi Jaringan Kegiatan

Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.”

B. Rumusan Masalah

Pembayaran gaji merupakan masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan pimpinan. Oleh sebab itu, pengawasan internal gaji sangat penting untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyimpangan terhadap gaji yang dapat merugikan perusahaaninstansi. Sehubungan dengan hal ini maka penulis mencoba untuk membahas permasalahan “Apakah Sistem Pengawasan Internal Gaji yang diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah berjalan efektif?.”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut : a. Untuk dapat memahami sistem pencatatan dan perhitungan gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. b. Untuk dapat mengetahui secara langsung prosedur pembayaran gaji pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara c. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan internal gaji yang diterapkan oleh Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara telah berjalan efektif.

2. Manfaat Penelitian

Yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah sebagai berikut : a. Bagi Penulis Sebagai salah satu syarat guna menyelesaikan program Diploma III Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Sumatera Utara dan untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan serta pemahaman tentang sistem pengawasan internal gaji. b. Bagi PerusahaanInstansi Sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan dimasa yang akan datang, khususnya pada sistem pengawasan internal gaji. c. Bagi Pihak Lainnya Sebagai bahan referensi untuk melakukan penelitian pada waktu yang akan datang.

D. Rencana Penulisan

Rencana penulisan terdiri dari jadwal surveyobservasi dan rencana isi yang dibuat untuk mempermudah penulis dalam menyusun tugas akhir ini. Universitas Sumatera Utara

1. Jadwal SurveyObservasi

Jadwal surveyobservasi yang akan dilakukan penulis adalah sebagai berikut : Tabel 1.1 Jadwal SurveyObservasi

2. Rencana Isi

Rencana isi tugas akhir ini terdiri dari empat bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Hal ini sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pembuatan tugas akhir yang telah ditetapkan bahwa susunan tugas akhir harus praktis dan sistematis. Oleh karena itu, laporan penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut : NO KEGIATAN JUNI JULI 2014 2014 I II III IV I II 1 Pengesahan Penulisan Tugas Akhir 2 Pengajuan Judul 3 Permohonan Izin Riset 4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data 6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Pengesahan Tugas Akhir Universitas Sumatera Utara BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang apa yang menjadi latar balakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, serta rencana penulisan yang terdiri dari jadwal surveyobservasi dan rencana isi. BAB II : BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA Dalam bab ini penulis akan menguraikan tentang sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL GAJI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA Pada bab ini penulis akan menguraikan tentang pengertian gaji, unsur-unsur gaji, sistem pencatatan dan perhitungan gaji, prosedur pembayaran gaji, dan sistem pengawasan internal gaji. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Sebagaimana akhir dari penulisan tugas akhir ini, maka penulis akan mengambil kesimpulan dari penelitian yang dilakukan pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan beberapa saran yang mungkin Universitas Sumatera Utara akan bermanfaat bagi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Universitas Sumatera Utara BAB II BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA A. Sejarah Ringkas Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendididikan dan Kebudayaan No. 4762S1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 01991997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah nama menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No.09501979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul. Dalam perkembangan selanjutnya berdasarkan Keputusan Presiden No. 11 tahun 1989 tertanggal 6 Maret 1989 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara merupakan satuan organisasi lingkungan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berada di Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional No. 001RG1990 tertanggal 21 Universitas Sumatera Utara September 1990. Dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No. 44 tahun 1998 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a. Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera, Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah nama menjadi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ditetapkan sebagai salah satu Lembaga Teknis Daerah sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lambaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Utara dan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa Perpustakaan dan Kearsipan merupakan unsur urusan wajib pemerintah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah. Universitas Sumatera Utara Visi dan Misi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.” Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan datang. Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah : a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskahdokumen sebagai hasil karya budaya bangsa. b. Meningkatkan promosi gemar membaca dan masyarakat sadar akan pentingnya arsip untuk meningkatkan daya saing. c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca. Universitas Sumatera Utara d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi Pemerintahan, BUMD, Swasta dan masyarakat. e. Mendorong pengembangan kualitas Sumber Daya Manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.

B. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh sorang Kepala Badan pejabat struktural eselon II a dan dibantu 5 lima orang pejabat struktural eselon III a. Universitas Sumatera Utara Gambar 2.1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Sumber : BPAD PROVSU

C. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara : Universitas Sumatera Utara

1. Sekretariat

a. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program kesekretariatan. b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan. c. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan. d. Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal. e. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja. f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah BPAD. g. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor. h. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan fungsional. i. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat internal Badan. j. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja. k. Menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian koordinasi rencana program kerja Sekretariat dan bidang-bidang Badan. l. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan. m. Menyelenggarakan pengadaan, pemeliharaan, penataan, pembinaan dan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapanperalatan kantor. Universitas Sumatera Utara n. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan, pengelolaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi serta hubungan masyarakat. o. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas kegiatan bidang-bidang di lingkup BPAD.

2. Sub Bagian Umum

a. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai. b. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian. c. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas. d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas. e. Melaksanakan pengumpulan databahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat. f. Melaksanakan penyusunan perencanaankegiatan kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum. g. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, pemberian cuti serta tugasizin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinanstruktural, fungsional dan teknis, pemberian izin perkawinan dan perceraian. h. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai. i. Melaksanakan pengusulan peningkatan kesejahteraan pegawai di lingkungan Badan. Universitas Sumatera Utara j. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Badan. k. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan. l. Melaksanakan administrasipenatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip. m. Melaksanakan urusan keprotokolan, upacara, absensi dan penyiapan rapat-rapat. n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum. o. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaanperawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor. p. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak. q. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan.

3. Sub Bagian Keuangan

a. Melaksanakan penyusunan bahan dan penyiapan anggaran Badan. b. Melaksanakan pengadministrasian dan pembukuan keuangan Badan. Universitas Sumatera Utara c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan daerah. d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan. e. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan. f. Melaksanakan verifikasi keuangan. g. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai. h. Melaksanakan pengumpulan databahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat. i. Melaksanakan penyusunan perencanaanprogram kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan. j. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan. k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi SAI dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan. l. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya. m. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada Badan. n. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan. o. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara

4. Sub Bagian Program

a. Melaksanakan pengumpulan databahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat. b. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaanprogram kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan perpustakaan, arsip dan dokumentasi. c. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan. d. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem perpustakaan, arsip dan dokumentasi. e. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data perpustakaan, arsip dan dokumentasi. f. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program. g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya. h. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Sekretaris sesuai bidang tugasnya. i. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara j. Melaksanakan pemantapan prosedur birokrasi kerja, tata naskah dinas, sarana administrasi, sistem pelayanan, pengkajian dan eksaminasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

5. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah

a. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pelestarian terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara baik tercetak maupun terekam serta pemasyarakatan dan pengawasan realisasi Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. b. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak maupun terekam sebagai koleksi deposit daerah, sesuai ketentuan yang ditetapkan. d. Menyelenggarakan dan pengelolaan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Katalog Induk Daerah, Daftar Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik pengarang Sumatera Utara, penerbitan Majalah Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, dan penerbitan penulisan cerita rakyat daerah. Universitas Sumatera Utara e. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian bidang Pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan deposit daerah, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. f. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan. g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.

6. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka

a. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pengelolaan dan standar koleksi perpustakaan baik yang diselenggarakan oleh Provinsi maupun KabupatenKota. b. Melakanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan tentang pengembangan koleksi perpustakaan dan peningkatan pengolahan bahan pustaka, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan hunting dan pengkajian dalam rangka seleksi pengadaan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah, menyelenggarakan penerbitan Daftar Tambahan Buku, penerbitan Majalah Perpustakan, Kearsipan dan Dokumentasi, penjilidan dan preservasi bahan pustaka. Universitas Sumatera Utara d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan dan penyempurnaan prosedur tetap tentang seleksi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah dan penerbitan Daftar Tambahan Buku Accession List serta presevasi bahan pustaka. e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelakasanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah. f. Melaksanakan pengadaan, pengolahan, pendistribusian dan pengembangan bahan pustaka sesuai dengan kepentingan pemustaka.

7. Sub Bidang Deposit Daerah

a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pengajian bahandata untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pengumpulan, penyimpanan dan pelestarian karya intelektual dan artistik baik tercetak maupun terekam yang diterbitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, peringatan dan penerapan sanksi hukum, hunting deposit, penerbitan Bibliografi Daerah dan penerbitan Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam. b. Melaksanakan pengumpulan dan penyajian bahandata untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan Universitas Sumatera Utara pelestarian koleksi Deposit Daerah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelestarian karya cetak dan terekam yang ditebitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990, peringatan dan penerapan sanksi hukum kepada para penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya. d. Melaksanakan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, hasil Karya Pengarang Sumatera Utara, dan penerbitan penulisan cerita rakyat Daerah serta preservasi bahan pustaka. e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.

8. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi

a. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar layanan kepustakaan, jaringan informasi bahan pustaka, penerapan otomasi dan media alternatif lainnya. b. Menyelenggarakan penerapan program jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara c. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, bahan pustaka, penerapan otomasi, kerjasama jaringan perpustakaan dan media alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan standar yang telah ditetapkan. d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.

9. Sub Bidang Layanan Perpustakaan

a. Melaksanakan jasa layanan perpustakaan. b. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan LTPS. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan layanan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan dan penyempurnaan standar layanan jasa perpustakaan, informasi, bibliografi, literatur sekunder, administrasi keanggotaan perpustakaan, statistik, rujukan, kerjasama layanan dan sirkulasi bahan pustaka. e. Melaksanakan jasa layanan informasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. f. Melaksanakan jasa layanan Bibliografi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara g. Melaksanakan jasa layanan literatur sekunder sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. h. Melaksanakan administrasi keanggotaan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. i. Melaksanakan statistik layanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. j. Melaksanakan jasa layanan rujukan bahan pustaka sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. k. Melaksanakan kerjasama layanan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. l. Melaksanakan promosi minat baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. m. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

10. Sub Bidang Teknologi Informasi

a. Melaksanakan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dn penyajian data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi. Universitas Sumatera Utara c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyjian bahandata untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan otomasi dan multimedia sesuai dengan ketentuan standar yang ditetapkan. d. Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

11. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan

a. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan. b. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis perpustakaan serta kelembagaan Perpustakaan sesuai kebijakan nasional. c. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah dan tahunan dalam Bidang Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM Perpustakaan melalui pemasyarakatan, penyuluhan, pembinaan pustakawan, Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan serta pengembangan minat baca sesuai kebijakan nasional. Universitas Sumatera Utara e. Menyelenggarakan kegiatan lomba minat baca, perpustakaan terbaik dan lomba pustakawan teladan tingkat Sumatera Utara. f. Menyelenggarakan pengkordinasian, pengendalian, pemasyarakatan, penyuluhan, pendataan, dokumentasi, informasi, semua jenis perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

12. Sub Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia

a. Melaksanakan pembinaan teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan magang perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Melaksanakan lomba minat baca dan pustakawan teladan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara f. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan pendidikan dan pelatihan, pembinaan bimbingan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional, peserta magang, dan peningkatan kemampuan SDM kepustakawanan. g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan pengembangan dan peningkatan SDM, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkaan.

13. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan

a. Melaksanakan lomba perpustakaan terbaik sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahandata untuk penyusunan dan penyempurnaan standar koordinasi dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah maupun masyarakat, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian bahandata untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan Universitas Sumatera Utara pengembangan dan peningkatan kelembagaan perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah dan swasta, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca masyarakat sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkan.

14. Bidang Arsip dan Dokumentasi

a. Menyelenggarakan perencanaan Pelaksanaan Pelayanan Arsip Statis kepada publik. b. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan, Pengelolaan Kearsipan serta Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten Kota serta Perusahaan- perusahaan Swasta. c. Menyelenggarakan perencanaan PembinaanPelatihan Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten Kota serta Perusahaan-perusahaan Swasta. Universitas Sumatera Utara d. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis In Aktif, Statis dan Dokumentasi dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Perusahaan Swasta. e. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai ketentuan yang ditetapkan. f. Menyelenggarakan pengkoordinasian, pengendalian, penyuluhan, pendataan, pengumpulan kearsipan dan dokumentasi sesuai ketentuan standar yang ditetapkan. g. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten Kota. h. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.

15. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi

a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan dan penyempurnaan, penyelenggaraan standar kearsipan dinamis dan statis dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai dengan standar yang ditetapkan. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan Universitas Sumatera Utara pengelolaan Arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupatenkota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penggunaan sarana dan prasarana dokumentasi dalam peningkatan pengelolaan dokumentasi perangkat daerah, lintas daerah kabupatenkota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip kabupatenkota yang telah memiliki pedoman retensi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya. f. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya. g. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara

16. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan

a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk penyusunan rencana, pengembangan jaringan kearsipan, dokumentasi dan penyempurnaan standar pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi. b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahandata untuk pengendalian dan pengawasansupervisi, penelitianpengkajian, pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan, pemasyarakatan, pembinaan SDM kearsipan dan dokumentasi, penyuluhan kearsipan, pengembangan dan peningkatan arsip statis dan dokumentasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi, sesuai dengan standar yang ditetapkan.

D. Jaringan Kegiatan

Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara selalu menjalankan perpustakaan keliling untuk melayani masyarakat di pinggiran kota Medan. Selain untuk melayani masyarakat pinggiran kota, Universitas Sumatera Utara Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga mengutus perpustakaan keliling ke posko-posko pengungsian korban bencana alam. Ini merupakan salah satu bentuk kepedulian Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terhadap para pengungsi. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga menggelar Perpustakaan Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah LTPS, dengan menggunakan 4 Mobil Perpustakaan Keliling MPK dan 1 Unit Mobil LTPS. Kegiatan ini ditujukan untuk meningkatkan minat baca dan mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya masyarakat Sumatera Utara. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terus berupaya untuk menciptakan inovasi perbaikan dalam upaya meningkatkan kinerja penyelenggaraan pelayanan termasuk dengan menjalin kerja sama dengan beberapa instansi yang diharapkan dapat mewujudkan perpustakaan khususnya di Sumatera Utara.

E. Kinerja Terkini