2.3.1 Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office Department
1.ROOM DIVISION
Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua
sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian frontoffice sebagai penjualnya.
Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah: 2.Laporan status kamar
Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office.
Housekeeping bertanggung jawab meng-update status kamar tersebut secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor.
Laporan room status termasuk Vacant Clean VC, Vacant Clean Inspection VCI, Vacant Dirty VD, Sleep out SO, Occupaid No Lugagge ONL, Out of
Service OS, Out of order OO, Do not disturb DND.
Laporan.Discrepancy
Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan
sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum
2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore. Laporan kehilangan dan penemuan barang
Universitas Sumatera Utara
Setelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada
yang hilang, housekeeping melapor ke front office untuk memproses pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga melaporkan setiap
penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.
Laporan lainnya
Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu.
Hubungan Front Office dengan Housekeeping Antara lain:
Room Blocking
Front office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar
VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.
PermintaanTamu
Universitas Sumatera Utara
Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu, misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap
masalahcomplain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping .Hubungan housekeeping dengan kantor depan dibagi menjadi dua hal,yaitu dari
pihak tatagraha dan pihak kantor depan. Tatagraha melakukan hal-hal berikut : 1.
Laporan status kamar room report 2.
housekeeping melaporkan kepada kantor depan mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya. Hal ini penting karena kantor
depan akan tahu mengenai Kamar-kamar yang akan di sewa oleh tamu,kamar yang bersih, dan kamar yang sedang general cleaning.
3. Laporan dikirim oleh housekeeping pada pukul 08.00 dan 15.00. ke kantor
depan. 4.
Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu room Articles missing report
5. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik tamu yang tertinggal di
kamar sesudah tamu berangkat check out.
Dari pihak Front Office meliputi hal-hal berikut :
1. Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera
masuk check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.
Universitas Sumatera Utara
2. mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.
3. mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi
tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting VIP. 4.
memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.
5. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.
6. .memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.
7. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeeping
dengan Front Office . maka room discrepancy report dan diadakan pengecekan langsung.
2.3.2 Hubungan Housekeeping Department dengan Engineering Department
Kategori