Gambaran Umum Housekeeping Department Tanggung Jawab Departemen Housekeeping

6 BAB II URAIAN TEORITIS MENGENAI HOUSEKEEPING DEPARTMENT

2.1 Gambaran Umum Housekeeping Department

Housekeeping atau tata graha ialah salah satu bagian yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal berkaitan dengan keindahan, kerapian, kelengkapan, dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Menurut Bagyono 2006 : 1 dalam bukunya Manajemen Housekeeping, menyatakan “Housekeeping department merupakan suatu bagian paling penting dari suatu hotel yang berfungsi menjaga atau memelihara kebersihan seluruh area hotel yang berlangsung secara terus menerus dan tanpa henti. Dalam hubungan kerja bagian housekeeping, sangat membutuhkan kerja sama dan interaksi saling menguntungkan dengan department lain yang ada di hotel seperti front office, food beverage, engineering, human resources dan lain sebagainya.”

2.2 Struktur Organisasi dan Deskripsi Pekerjaan di Housekeeping Department

Agus Sulastiyono 1999 : 122 berpendapat, “Struktur organisasi adalah suatu susunan yang menunjukan bagian – bagian yang ada dalam organisasi, dan Universitas Sumatera Utara susunan orang – orang dengan jabatannya masing – masing dalam setiap bagian yang mempunyai kesepakatan bersama secara formal untuk melaksanakan kegiatan – kegiatan dalam rangka mencapai tujuan organisasi dimana orang – orang tersebut berada.” Sehingga struktur organisasi sangat penting agar masing – masing jabatan diberi kepada orang yang ahli pada bidang tersebut sehingga dapat tercapainya tujuan organisasi tersebut dengan baik.

2.2.1 Struktur Organisasi Housekeeping

Berikut gambar struktur organisasi housekeeping menurut Agung Sulastiyono 1999 : 123 : Executive Housekeeper Room SPV Public Area SPV Linen SPV Laundry SPV Wash Attd Linenkeeper Housemanmai d Roomboymaid Universitas Sumatera Utara

2.2.2 Deskripsi Pekerjaan di Housekeeping

Berdasarkan pendapat Agung Sulastiyono 1999 : 123 – 125 . Setiap bagian jabatan dari housekeeping memiliki tugas dan tanggung jawabnya untuk setiap section atau bagiannya, ini dapat kita uraikan di mulai dari :

1. Room Supervisor

Room section mempunyai tanggung jawab untuk menjaga dan kebersihan, kerapihan, kelengkapan kamar – kamar tamu. Adapun Tugas Room supervisor menurut Sri Yayuk Perwani 2006 : 17 ialah : a. Melihat dan mengawasi kembali kamar tamu yang di bersihkan oleh room attendant dan melihat apabila ada kekurangan atau kelebihan dari pemberian guest supllies yang dilakukan oleh room attendant untuk segera diberitahukan kepada room attendant yang bertugas pada section tersebut. b. Room supervisor juga harus menelepon kamar tamu yang menolak pelayanan pembersihan kamar yang di tawarkan oleh room attendant ini berguna agar room attendant dapat mengetahui kapan dapat membersihkannya, floor supervisor juga harus menawarkan handuk bersih dan sabun kepada tamu yang bersangkutan. Berpedoman pada uraian tugas di atas, dapat kita ambil kesimpulan bahwa seorang room supervisor sangat berperan penting dalam hal menjaga maupun meningkatkan standart yang sudah ditetapkan dan juga harus mampu memberi pembagian tugas serta teknik kerja Universitas Sumatera Utara untuk mengatasi kendala – kendala yang mungkin terjadi saat bertugas. Room supervisor membawahi roomboy maid, supervisor juga harus tahu tugas – tugas apa saja yang di berikan ke room attendant. Adapun tugas roomboy maid yang diberikan ialah : - Roomboy maid harus memiliki trolleynya yang berisi guest supplies dan peralatan serta kelengkapan yang di perlukan dalam membersihkan kamar tamu, perlu di perhatikan bahwa trolley tidak boleh melebihi kapasitas ataupun kurang dari kapasitas karena dapat mengakibatkan barang yang ditata dan di stok di trolley akan cepat kotor, berminyak,selama proses pembersihan. Stok kurang dapat menjadikan pemborosan waktu karena harus kembali ke pantry untuk mengambil barang yang masih kurang. - Roomboy maid juga wajib wajib menempatkan roomboy maid hand caddy di bagian paling atas. Dengan cara ini petugas tidak harus membawa seluruh trolley ke kamar. - Roomboy maid juga wajib mengikuti aturan membersihkan kamar yang sistematis agar hasilnya memuaskan, menghemat waktu serta tidak perlu dikerjakan 2 kali, pembersihan harus mengikuti urutan Universitas Sumatera Utara logis dari masuk ruang tamu hingga seleksi checking dan leaving. Tujuh langkah utama dalam pembersihan adalah masuk ke kamar tamu, memulai tugas – tugas, making the bed, dusting, pembersihan kamar mandi, vacuuming, pengecekan akhir. Setelah membaca uraian tugas dari roomboymaid tersebut dapat kita simpulkan bahwa seorang roomboymaid harus mampu menyiapkan guest supplies sesuai dengan yang dibutuhkan, tidak kurang dan tidak lebih dan juga harus mampu mempertahankan standar kebersihan kamar yang sudah ditetapkan oleh manajemen.

2. Public Area Supervisor

Dalam buku Manajemen Penyelengaraan Hotel, Sony Waposo 1999 : 124 berpendapat “Public area adalah bagian yang mempunyai tanggung jawab menjaga dan memelihara kebersihan, kerapihan, kelengkapan kebutuhan ruangan umum”. Beberapa tugas public area supervisor menurut Rumekso 2001 : 111 menyatakan : a. Menjaga kerapihan, kebersihan, dan kelengkapan sarana maupun kondisi lingkungan public area. b. Menjaga pemeliharaan atau perawatan dan kelengkapan kerja. c. Mengkoordinir tugas – tugas kepada bawahannya, untuk melakukan tugasnya sesuai tugas yang di berikan. Universitas Sumatera Utara Dari uraian tugas tersebut dapat kita simpulkan bahwa seorang public area supervisor, harus mengecek setiap public area untuk memantau maupun menjaga kerapihan, kebersihan serta kelengkapan sarana sehingga apabila ada kekurangan dapat segera dikordinasikan kepada housemanmaid yang bertugas. Public area supervisor juga seperti room supervisor, mempunyai bawahan yang bertugas menjalankan pekerjaan yang sudah ditetapkan oleh public area supervisor bawahannya ini disebut housemanmaid. Adapun beberapa tugas housemanmaid ialah sebagai berikut : - Menjaga kebersihan dan kerapihan di pintu masuk utama dan lobby, hal ini sangat penting karena ini adalah bagian pertama yang akan diperhatikan oleh tamu yang dating ke hotel tersebut. Frekuensi pembersihan pintu masuk utama juga sangat bergantung pada cuaca. Jika musim hujan maka akan menyebabkan pintu masuk harus dibersihkan lebih sering dari biasanya. - Area front desk, housemanmaid yang mendapat tugas di section ini harus melakukan pembersihan yang teliti karena umumnya front desk penuh dengan ornament dan berbentuk rumit. - Housemanmaid juga bertugas menjaga kebersihan koridor selain membersihkan karpet dan lantai. Petugas juga harus membersihkan baseboards dan bingkai di Universitas Sumatera Utara sekitar pintu kamar tamu. Perkakas penerangan juga harus dilap dan lampu yang sudah padam harus diganti. Ventilasi udara dan sprinklers juga harus dilap secara teliti. - Lift elevator, pembersihan area lift meliputi sisi – sisi di dekat lantai dimana tanda lecet, goresan – goresan, dan sobekan – sobekan terjadi. Hand railings dan pengontrol lift juga harus digosok untuk menghilangkan bekas jari. - Toilet untuk tamu, toilet umum harus dibersihkan paling tidak dua kali sehari, pagi dan sore. Pembersihan yang lebih sering akan berguna untuk menjaga kelayakan sanitasi dan tingkat keamaanan. Tugas housemanmaid ini sangat penting, karena public area ialah tempat dimana para tamu banyak melihat, sehingga para housemanmaid harus mampu bekerja maksimal guna mewujudkan citra baik hotel kepada tamu yang memasuki hotel.

3. Linen Supervisor

Agus Sulastiyono 1999 : 124 berpendapat bahwa “Linen adalah bagian yang bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan, dan kerapihan seluruh jenis – jenis linen yang dibutuhkan untuk keperluan operasional hotel.” Universitas Sumatera Utara Adapun Tugas dan tanggung jawab linen supervisor menurut Rumekso 2001 : 15 dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Menjadwalkan pekerjaan yang terorganisir., mengatur jadwal kerja yang sesuai agar tercipta efektifitas pada pekerjaan dan lebih teratur. 2. Mengadakan inventori, seorang linen supervisor harus mengecek dan mengadakan penambahan inventori bila terjadi kekurangan pada linen. 3. Memimpin kerja linenkeeper, yaitu memberikan job description untuk dilakukan oleh linenkeeper Seorang linen supervisor harus mampu menjadwalkan pekerjaan yang terorganisir, harus mengecek inventori yang ada sehingga tidak terjadi kehabisan barang maupun stock dan juga harus mencatat setiap linen yang keluar maupun masuk sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan barang. Adapun tugas dan tanggung jawab linenkeeper meliputi : - Menyiapkan linen di linen trolley untuk masing – masing floor berdasarkan jumlah kamar yang isi dan disesuaikan dengan fasilitas masing – masing kamar. - Mencatat semua linen yang dikeluarkan dari linen room di dalam buku khusus untuk tiap jenis linen serta jumlahnya masing – masing. Universitas Sumatera Utara - Menyimpan linen lama yang sudah tidak digunakan di tempat khusus. - Membuat laporan linen yang hilang, yang dibeli oleh tamu dan yang diberikan kepada tamu sebagai souvenir sehingga linen supervisor dapat menggunakannya dalam laporan penyusutan barang dan kebutuhan akan pengadaan barang baru. Dari uraian tugas tersebut, dapat disimpulkan linenkeeper harus tetliti dalam menyiapkan linen di trolley untuk masing – masing floor sehingga tidak terjadi kelebihan maupun kekurangan, linenkeeper juga harus mengecek setiap linen agar dapat mengetahui linen yang hilang maupun rusak untuk dilaporkan kepada supervisor agar diadakan permintaan pembelian barang.

4. Laundry Supervisor

Agustinus Darsono 2011 : 125 berpendapat “Laundry ialah salah satu bagian di hotel yang bertanggung jawab atas pencucian, baik pencucian pakaian tamu, seragam karyawan maupun linen – linen hotel .” Adapun beberapa tugas yang dilakukan oleh laundry supervisor menurut Sri Yayuk Perwani 2006 : 73 ialah : 1. Membuat jadwal kerja yang teratur agar terciptanya efesiensi dan efektifitas dalam pekerjaan. Universitas Sumatera Utara 2. Memfile setiap cucian yang masuk baik dari tamu yang meminta maupun dari hotel itu sendiri. 3. Mengadakan inventori untuk mengetahui bila terjadi kehabisan atau kekurangan barang yang diperlukan laundry section sehingga dapat mengadakan pembelian pengadaan barang. 4. Memimpin kerja laundry attendant, sehingga sesuai dengan job description yang sudah diberikan. Laundry supervisor wajib menyatat setiap cucian yang masuk baik dari hotel maupun tamu yang meminta, juga mengadakan inventori untuk mengetahui barang yang diperlukan sehingga dapat mengadakan pembelian. Laundry attendant, ialah jabatan yang di kepalai oleh seorang laundry supervisor yang melakukan pekerjaan sesuai dengan standard operasioanal prosedur yang sudah ditetapkan. Menurut Agustinus Darsono 2011 : 23 menguraikan beberapa tugas laundry attendant, yaitu : a. Mencuci segala linen supplies yang digunakan oleh housekeeping departemen room section antara lain sheets, pillow case, blanket, bed skirt, bed pad, bed cover, curtain, dan towel. Universitas Sumatera Utara b. Mencuci Linen supplies yang digunakan FB department, seperti table cloth, napkin, place mat, apron, table skirting, green velvet, glass towel, dan kitchen towel. c. Mencuci uniform milik seluruh karyawan hotel. d. Menerima cucian baik dari tamu yang menginap maupun tamu yang menginap di hotel lain. Dari uraian tersebut penulis menyimpulkan laundry attendant harus menyortir setiap cucian yang masuk, baik itu dari dalam hotel maupun dari tamu yang menginap di hotel tersebut.

2.3 Tanggung Jawab Departemen Housekeeping

Menurut Rumekso 2006 : 77 , “Tanggung jawab departemen housekeeping cukup vital, departemen housekeeping harus memberikan pelayanan kepada para tamu, terutama yang menyangkut pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruang hotel.” Adapun beberapa tanggung jawabnya menurut Bagyono 2008 : 96 dapat dilihat sebagi berikut : - Comfortable Kenyamanan, Mengatur keadaan kamar serta fasilitas yang ada harus dapat memberikan rasa nyaman dan betah tinggal di kamar. Contohnya : housekeeping harus dapat mengatur kamar sedemikian menarik dan bagus sehingga dapat menimbulkan rasa nyaman kepada tamu yang menginap. - Safe Rasa aman, Housekeeping harus bisa memberikan rasa aman, memberikan keselamatan kepada tamu baik itu untuk tamu itu sendiri maupun barang-barang tamu tersebut selama berada di kamar. Universitas Sumatera Utara Contohnya : housekeeping harus mampu menjaga kepercayaan tamu, dengan cara tidak mengambil barang – barang milik tamu, sehingga tamu tersebut merasa aman untuk tinggal di hotel tersebut. - Attractive Daya tarik, Housekeeping harus mampu mengatur keadaan kamar dengan dekorasi sederhana tetapi menarik Dapat kita ambil contoh, housekeeping mampu mengatur susunan dekorasi kamar yang menarik, sehingga dapat menciptakan kesan yang sangat menarik dan baik pada saat tamu pertama melihat kamar tersebut. - Make A Good and Friendly Atmosphere, Housekeeping harus mampu memberikan suasana yang baik dan bersifat kekeluargaan. Menyambut setiap tamu yang datang dengan ramah dan kekeluargaan, biarkan tamu merasa santai sehingga tamu merasa seperti di rumah sendiri. Contohnya, terhadap tamu yang kita bisa menyapa tamu tersebut dengan bertanya hal – hal atu kesan – kesan terhadap hotel dengan ramah sehingga menciptakan suasana yang santai. - Hospitality Ramah Tamah, Petugas housekeeping harus bersifat sopan santun dan ramah tamah, baik kepada tamu maupun kepada sesama karyawan dan atasan. - Responsibility Tanggung Jawab, Dalam pelaksanaan tugas setiap harinya, petugas housekeeping harus mampu melaksanakan tugasnya dengan penuh tanggung jawab. Universitas Sumatera Utara - Coorperation Kerjasama, Dalam pelaksanaan tugas harus bisa terjalin kerjasama yang baik antara departemen yang satu dengan departemen yang lainnya sehingga tugas yang akan dikerjakan berjalan dengan lancar dan sinkronisasi tujuan perusahaan dapat dicapai dengan semaksimal mungkin. Dari uraian – uraian tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa Departemen Housekeeping harus bisa memberikan rasa kenyamanan, rasa keamanan, mengatur daya tarik kamar dan menciptakan suasana yang ramah dan bersahabat sehingga tamu yang dating ke hotel tersebut tidak merasa takut maupun asing dengan suasana hotel tersebut.

2.4 Peranan Manajemen dalam Operasional Housekeeping pada