Efisiensi Kerja pada Bagian Pelayanan PT. Jamsostek (Persero) Cabang Belawan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN PELAYANAN

PT. JAMSOSTEK (PERSERO)

CABANG BELAWAN

SKRIPSI MINOR

Diajukan oleh : PRILLY CHAIRUNNISA

092101065

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : PRILLY CHAIRUNNISA

NIM : 092101065

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KEUANGAN

JUDUL TUGAS AKHIR : EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN PELAYANAN PT.JAMSOSTEK

(PERSERO) CABANG BELAWAN

Tanggal ... Dosen Pembimbing Tugas Akhir

(Dra.Yulianda,M.Si)

NIP : 19590926 198601 2 001

Tanggal ... Ketua Prodi Diploma III Keuangan

(Drs., Hasan Sakti Siregar ) NIP : 19600302 198601 1 001 Tanggal ... Plt.Dekan Fakultas Ekonomi USU

(Drs.H.Arifin Lubis , MM.Ak) NIP : 19560101 198203 1 005

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN PELAYANAN PT.JAMSOSTEK (PERSERO) CABANG BELAWAN ”. Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik dari berbagai pihak diharapkan penulis untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. BapakDrs. Arifin Lubis MM,Ak selaku Plt Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs, Hasan Sakti Siregar selaku Ketua Program Studi Diploma III Keuangan.

3. Ibu Dra.Yulianda , M.Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah berbaik hati meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

4. Seluruh pegawai PT.JAMSOSTEK (PERSERO) CABANG BELAWAN yang bersedia membantu penulis dalam melengkapi isi Tugas Akhir ini.

5. Terima kasih pada Ayahanda M.Apriansyah dan Ibunda Elly Takvriana,SE serta abangku Rendy dan kedua adikku Rexi dan Rava atas cinta dan semangat yang terus mengalir tanpa batas untukku.

6. Seluruhsahabat jurusan keuangan09 terutama iboeng,ican,fauza,emir,ijen,tiya, herta, cindy ,tika, ayuk, ilak, dan serta sahabat saya sarah, cute ,caya yang telah memberikan semangat dan membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir ini.

7. Terimakasih buat Reza Surya Mardhika yang selalu siap sedia membantu dan menyemangati penulis dalam menyelesaikan Tugas akhir ini .

Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca

sekalian. Medan, Desember 2012

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ………. i

DAFTAR ISI……….. iii

DAFTAR GAMBAR………. iv

BAB I PENDAHULUAN………. 1

A. Latarbelakang………. 1

B. Permasalahan……….. 4

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian……….. 4

D. Sistematika Penelitian………. 5

1. Jadwal Penelitian………. 5

2. Laporan Penelitian……… 6

BAB II PROFIL PERUSAHAAN……….. 7

A. Sejarah Ringkas………. 7

B. Struktur Organisasi……… 9

C. Uraian Tugas……….. 11

BAB III PEMBAHASAN……….. 24

A. Pengertian Efisiensi Kerja...……… 24

B. Asas-asas Efisiesnsi Pekerjaan Kantor...……….. 26

C. Prosedur Kerja Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK... 29

D. Unsur-unsur Efisiensi Kerja....………. 30

E. Hambatan Kerja pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK... 32

F. Efisiensi Kerja pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK... 33

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN……….. 36

A. Kesimpulan……….. 36

B. Saran……… 36

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. JAMSOSTEK (Persero)

Cabang Belawan……… 10 Gambar 3.1 Tata Cara Penyelesaian Jaminan JKK, JHT, dan KK.. 30

BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang masalah

Dalam proses menghasilkan barang atau jasa, suatu perusahaan menggunakan beberapa faktor produksi yaitu: tenaga kerja (labour), modal (capital), sumber daya fisik (physical resources), dan kewirausahaan (entrepreneurship). Tenaga kerja yang sekarang lebih populer disebut dengan sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor produksi yang sangat berpengaruh dalam pencapaian hasil suatu perusahaan. Dengan adanya sumber daya manusia yang kompeten maka suatu perusahaan akan mampu menghasilkan laba maksimal juga menunjukkan kinerjanya terhadap masyarakat sebagai konsumen barang atau jasa yang dihasilkan.

Setiap perusahaan atau instansi selalu berusaha menggunakan faktor produksi sekecil mungkin untuk mencapai hasil yang maksimal. Oleh karena itu, perusahaan akan menggunakan dana atau sumberdaya yang ada secara efektif dan efisien.

Efisiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya yang digunakan untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Semakin kecil biaya yang digunakan untuk menghasilkan barang atau jasa berarti semakin efisien penggunaan biaya tersebut.Begitu juga dengan penggunaan sumber daya manusia, jumlah orang yang bekerja menentukan hasil yang akan dicapai, namun tak selamanya jumlah pagawai yang besar memberikan

hasil yang besar pula. Oleh karena itu, perusahaan harus memperhatikan dan menilai kerja pegawai yang dimilikinya.

Efesiensi kerja merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan suatu organisasi dengan tujuan untuk dapat memperoleh hasil yang dikehendaki dengan usaha yang seminimal mungkin dikaitkan dalam hubungannnya dengan pemakaian tenaga jasmani, pikiran, waktu, ruang, benda, dan uang. Dengan kata lain efesiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah dalam mengerjakan pekerjaan serta menghemat biaya yang dikeluarkan. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan .

Menurut Sedarmayanti (2001:112), efisiensi kerja adalah pelaksanaan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuannya yang merupakan cara yang termudah mengerjakannya, termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek jaraknya. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Efisiensi kerja merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Efesiensi kerja dapat ditetapkan misalnya terhadap suatu prosedur, metode, formulir, pengaturan mesin, atau jenis alat-alat lain yang dipergunakan untuk membantu mempercepat proses penyelesian tugas/pekerjaan. Efesiensi

kerja tidak pernah terlepas dari kultur di dalam masyarakat tertentu. Sudah menjadi pengetahuan umum bahwa para pekerja Indonesia, baik yang bekerja pada instansi pemerintah maupun swasta seringkali di identifikasikan dengan efesiensi kerja yang rendah. Cara inilah yang seharusnya diterapkan untuk mewujudkan efesiensi kerja di lingkungan kantor.

Banyak pendapat-pendapat mengenai efisiensi kerja yang harus dicapai sebuah instansi atau perusahaan agar dapat membangun perusahaan tersebut menjadi lebih besar. Dengan menilai efisiensi kerja perushaan, maka perusahaan akan tahu sudah maksimalkah perusahaan dalam mempergunakan sumberdaya yang ada.

Penilaian efisiensi kerja dapat dinilai dari berbagai macam segi, seperti penilaian dari penggunaan sumber modal yang di dapat, penggunaan sumber daya manusia yang ada, atau penggunaan fasilitas yang ada. Selain itu, untuk mengukur efisienkah perusahaan tersebut, dapat juga dilihat dari bagaimana respon masyarakat terhadap perusahaan atau instansi yang bersangkutan.

Sebuah perusahaan atau instansi dapat dikatakan efisien apabila perusahaan itu dapat menggunakan secara maksimal seluruh sumberdaya yang dimiliki dan mempunyai hasil yang maksimal pula setelah penggunaan sumberdaya yang ada.

PT. JAMSOSTEK merupakan perusahaan besar yang banyak memiliki nasabah. PT. JAMSOSTEK mengatasi masalah-masalah mengenai jaminan sosial. Dalam hal menyelesaikan masalah-masalah dalam pengklaiman jaminan, para nasabah JAMSOSTEK akan berurusan dengan bagian pelayanan. Untuk itu,

bagian pelayanan harus mempunyai sistem pelayanan yang baik agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan baik.

Sistem kerja yang ada di bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan pada dasarnya sudah bagus. Walaupun begitu, dalam setiap bagian ada saja masalah yang dialami oleh sebuah bagian. Masalah yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan adalah sistem online antara komputer yang satu dengan yang lain sering terjadi kemacetaan atau offline. Selain itu, terdapat nasabah yang kurang mengerti dalam prosedur pengajuan klaim sehingga membuat pelayanan terhadap nasabah menjadi terganggu. Hal ini dapat menghambat pekerjaan yang ada pada bagian Pelayanan PT.JAMSOSTEK Cabang Belawan. Selain hambatan, kemudahan pada bagian pelayanan antara lain: kelengkapan peralatan dan perlengkapan kerja memadai, prosedur kerja yang sudah ada, serta ruangan pelayanan yang nyaman membuat pekerjaan pada bidang pelayanan menjadi lebih mudah.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis memilih judul “Efisiensi Kerja pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) Cabang Belawan”.

B. Permasalahan

Dari uraian latar belakang diatas maka masalah yang menjadi fokus dari penelitian ini berhubungan dengan efisiensi kinerja adalah “Apakah kerja pada bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan sudah efisien?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sudah efisienkah kinerja bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK cabang Belawan.

2. Manfaat penelitian Manfaat penelitian adalah :

a. Bagi perusahaan, merupakan masukan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah-langkah untuk masa yang akan datang. Sehingga diharapkan perusahaan akan terus mengalami perkembangan yang lebih baik.

b. Bagi pembaca, sebagai bahan acuan dan bahan pembanding dalam penulisan paper di masa yang akan datang.

c. Bagi penulis, untuk mempelajari dan mendalami tentang bagaimana efisiensi kinerja yang baik.

D. Sistematika Penelitian

1. Jadwal penelitian

Penelitian ini dilakukan sejak tanggal 23 April s/d 29 Juni 2012 . Tempat penelitian adalah bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (Persero) cabang Belawan, jalan K.L. Yos Sudarso no.

2. Laporan penelitian

Setelah melakukan riset pada PT. JAMSOSTEK (Persero) cabang Belawan, penulis menuliskan hasil dari penelitian yang telah dilakukan.

a. Bab I Pendahuluan

Bab I membahas mengenai latarbelakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, serta sistematika penelitian.

b. Bab II Profil Perusahaan

Bab II membahas mengenai sejarah ringkas, struktur organisasi, serta uraian tugas.

c. Bab III Pembahasan

Bab III membahas mengenai pengertian efisiensi kerja, asas-asas efisiensi pekerjaan kantor, prosedur kerja bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK, unsur-unsur efisiensi kerja, hambatan kerja pada bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK, dan efisiensi kerja pada bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan.

d. Bab IV Kesimpulan dan Saran

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah PT. JAMSOSTEK

PT. JAMSOSTEK baru dikenal 22 September 1995, saat perusahaan pemerintah itu ditetapkan sebagai satu-satunya penyelenggara program JAMSOSTEK di Indonesia, lewat PP No. 36 Tahun 1995, hari lahir badan itu adalah 5 Desember 1977. Pada 5 Desember 1977, pemerintah menerbitkan PP No. 33/1977 tentang pelaksanaan program Asuransi Sosial Tenaga Kerja. Bersama dengan itu, diterbitkan pula PP No. 34/1977 tentang Perum Astek sebagai wadah penyelenggara program Astek. Status Astek sebagai Perum kemudian berubah menjadi PT. melalui PP No. 19/1990. Perusahaan besar terjadi 17 Februari 1992, saat UU No. 3 Tahun 1992 tentang JAMSOSTEK diluncurkan.

Jika dirunut kebelakang, program JAMSOSTEK sudah dimulai dirintis sejak tahun 1947 ketika UU No. 33/1947 tentang kecelakaan kerja dan UU No. 24/1947 tentang kecelakaan perang diberlakukan. Setahun berikut, meluncur UU No.12/1948, UU ini mengatur tentang usia tenaga kerja, jam kerja, tempat kerja, perumahan dan kesehatan buruh. Perlindungan tenaga kerja diatur lagi tahun 1951 dengan diluncurkan UU No. 2/1951 tentang kecelakaan kerja. Pada tahun 1952, diberlakukan peraturan Menteri Pemburuhan (PMP) No. 48/1952 dan kemudian diubah lagi dengan PMP No. 8/1956. Ketentuan mengenai penyelenggaraan kesehatan buruh itu kemudian di lengkapi dengan PMP No. 18/1957. Peraturan tersebut menguraikan tentang bantuan kepada badan yang menyelenggarakan usaha jaminan social buruh. Lewat Keputusan Menteri Perburuhan No. 5/1964,

lahirlah Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS). Yayasan inilah yang antara lain berfungsi sebagai penghimpunan iuran dan pembayaran ganti rugi kepada buruh dan kelurganya yang terkena resiko kerja.

UU tenaga kerja yang agak lengkap lahir tahun 1969. Pada UU No. 15/1969 tentang pokok-pokok mengenai tenaga kerja itu antara lain, disebut pemerintah menagtur penyelenggaraan pertanggungan social dan bantuan social bagi tenaga kerja dan keluarga. Peristiwa yang dianggap penting Milestone dalam sejarah JAMSOSTEK di Indonesia adalah lahirnya Perum Astek tanggal 5 Desember 1977 dengan modal disetor Rp. 2,5 Milyar. Program yang ditangani masih terbatas pada Asuransi Kecelakaan Kerja (AKK), Asuransi kematian (AK), dan Tabungan Hari Tua (THT). Moes Yoenoes adalah orang pertama yang dipercaya memimpin Perum Astek. Dia didampingi Dr. Indra Hatari, Srimardji Srimuwarjo, MSc, dan Sutrisno Prawiradibrata.

Pengembangan program terjadi tahun 1990 ketika Menaker Cosmas Batubara mengeluarkan Permen No. 4/1990 tentang Jaminan Pemeliharaan kesehatan Tenaga Kerja (JPKTK). JPKTK kemudian dikukuhkan kedalam UU No. 3/1992 tantang JAMSOSTEK dengan nama Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK). UU mulai berlaku efektif 1 Juni 1992 itu mewajibkan perushaan menelenggarkan empat program JAMSOSTEK, yakni jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kesehatan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK).

Pada masa Perum Astek, iuran AKK sebesar 0,24 hingga 3,6%, AK pekerja 0,5%, THT masing-masing 1,5% perusahaan, dan 1% tenaga kerja. Sedangkan iuran AK dan AKK 100% dibayar pengusaha. Partisipasi pekerja pada era

PT.JAMSOSTEK pun hanya dapa program JHT, yaitu 2% pekerja. Dimana partisipasi pekerja dalam program Astek/JAMSOSTEK yang dibayar perushaan.

B. Struktur Organisasi

Organisasi pada prinsipnya adalah menyatukan untuk mengkoordinir satu kelompok dari berbagai tingkatan personalia dan menyatukan berbagai kepentingan dengan menggunakan kemampuan yang ada untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Struktur organisasi dapat di pandang sebagai kerangka menyeluruh dan menghubungkan fungsi-fungsi dari suatu dan disusun dengan perkembangan kebutuhan organisasi atau mempermudah pegawai untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab. Oleh karena itu, suatu perusahaan harus memiliki struktur organisasi baik untuk memperlancar dan mensukseskan pelaksanaan tuganya.

Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan KEPALA KANTOR CABANG Bidang Pemasaran Account Officer Petugas Adm. Pemasaran Bidang Pelayanan Verifikator Jaminan Costumer Service Officer Bidang JPK Provider Service Officer Verifikator Jamnian JPK Bidang IT Data Administrator Technical Support Data Operator Bidang Keuangan Verifikator Keuangan Verifikator Anggaran dan Perpajakan Pembukuan Kasir Personalia & Umum Petugas Umum Petugas Pengadaan Arsipasi Satpam Cleaning Service SEKRETARIS

C. Uraian Tugas

Di dalam suatu kegiatan dalam perusahaan memilki bagian-bagian yang tidak lepas dari segala tanggung jawab dan tugas-tugasnya. Adapun jabatan/tingkatan yang ada dalam PT. JAMSOSTEK cabang Belawan Medan serta tugas yang dibebenkan adalah:

1. Kepala Kantor Cabang

Kepala Kantor Cabang berfungsi mengarahkan, merencanakan dan mengendalikan kegiatan kantor cabang yang meliputi kegiatan pemasaran, pelayanan peserta, administrasi kepesertaan dan iuran, akuntansi, SDM dan umum untuk memastikan tercapainya target kantor cabang yang dipimipin dan menciptakan kinerja sehat/sangat sehat dari kantor cabang.

Uraian tugas:

a. menyusun rencana kerja dan anggaran kantor cabang

b. merencanakan pengendalian kegiatan kerja untuk pencapaian kinerja kantor cabang

c. melakukan identifikasi dan tindak koreksi terhadap penyimpanan yang terjadi agar dipatuhinya ketentuan yang berlaku

d. mengarahkan tersusunnya peta potensi kepesertaan dan penyebaran PPK untuk tercapainya target perusahaan

e. Mengarahkan dan mengendalikan terselenggaranya pelayanan kepada perserta, perusahaan dan PPK

f. Mengkoordinasikan terselenggaranya system informasi kantor cabang

g. Mengarahkan dan mengendalikan pembuatan laporan dan kegaitan administratif seluruh bidang agar dapat disajikan secara benar, tepat waktu dan akurat

h. Melaksanakan tugas-tugas lainnya sesuai instruksi Kepala Kantor Wilayah untuk kelancaran kegiatan usaha

2. Kepala Bidang Pemasaran

Kepala Bidang Pemasaran berfungsi mengorganisir fungsi pemasaran di cabang dan melakukan implementasi kebijakan pemasaran untuk memastikan tercapainya target pesertaan dan iuran.

Uraian tugas:

a. menghimpun informasi dari berbagai instansi dan organisasi terkait untuk mendapatkan data perusahaan sebagai dasar untuk menyususun data potensi dan menetapkan target kepesrtaan b. menyusun rencana kerja Bidang Pemasaran setiap bulan, untuk

dijadikan rencana kerja kantor cabang termasuk penyesuaian setelah adanya RKAP yang dipusatkan kantor pusat

c. Melakukan pembinaan terhadap AO untuk tercapai administrasi (kepesrtaan, iuran, DUTK, penyelesaian rekonsiliasi) dalam rangka penerbitan sertifikat, KPJ, KPK, dan P/RSJHT

d. Memonitor penyampaian data uapah secara bulanan dari perusahaan untuk kelancaran penerbitan P/RSJHT

e. Melakukan kerjasama dengan mitra kerja dalam bentuk Kerja Sama Operasional (KSO) untuk mendukung tercapainya target kepesrtaan dan iuran

f. Melakukan pembinaan terhadap bawahannya untuk

meningatkan kualitas pelayanan

g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya sesuai instruksi Kepala Cabang dalam rangka kelancaran kegiatan kantor cabang

3. Account Officer

Account Officer berfungsi melakukan perluasan dan pembinaan kepesertaan guna tercapainya target dan tertib administrasi kepesertaan. Uraian tugas:

a. membuat rencana kerja perluasan dan pembinaan kepesrtaan sesuai target yang telah ditentukan

b. melakukan penyuluhan kepada PWBD dan peserta

c. melakukan kunjungan bersama instansi terkait dalam rangka perluasan kepesertaan dan penyelesaian tunggakan serta mempersiapakan dukungan law enforcement

d. meneliti dokumen pendaftaran kepesertaan dan uapah TK, menghitung dan menerbitkan penetapan iuran

e. merekam data kepersertaan, meneliti serta mengoreksi data mutasi kepesertaan

f. mengirimkan sertifikat KPJ, KPK, DUTK, P/RSJHT dan lain-lain ke perusahaan

g. melaksanakan tugas sesuai intruksi Kepala Bidang Pemasaran demi kelancaran Kantor Cabang

4. Petugas Administrasi Pemasaran

Berfungsi melaksanakan administrasi kegiatan bidang pemasaran untuk kelancaran kegiatan bidang pemasaran.

Uraian tugas:

a. Melakukan perekam data potensi-potensi

b. Mencocokkan antara data potensi dengan data base data potensi c. Mengagendakan formulir pendaftaran dan administrasi

kepesertaan

d. Membuat laporan hasil kegiatan bidang pemasaran

5. Kepala Bidang Pelayanan

Berfungsi mengorganisasi fungsi pelayanan dua cabang untuk memastikan kelancaran pelayanan jaminan.

Uraian tugas:

a. menyusun rencana kerja bidang Pelayanan untuk dijadikan rencana kerja Kantor Cabang termasuk penyesuaian setelah adanya RKAP yang ditetapkan Kantor Pusat

b. mengendalikan pelayanan jaminan serta menanggapi keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta

c. memvefikasi berkas penetapan jaminan untuk menetapkan sesuai kewenangannya

d. memastikan terselenggarankan laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu

e. melakukan pembinaan terhadap bawahannya untuk

meningkatkan kualitas pelayanan

f. melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan instruksi dari Kepala Cabang dalam rangka kelancaran tugas Kantor Cabang

6. Customer Service Office

Berfungsi memberikan pelayanan kepesertaan, iuran dan pengajuan jaminan serta memberikan informasi dan menangani keluhan peserta. Uraian tugas:

a. memberikan pelayanan informasi program JAMSOSTEK dan menerima keluhan peserta untuk meningkatkan pelayanan yang cepat dan akurat

b. menerima, meneliti kelengkapan dan keabsahan dokumen pendaftaran, dokumen pembayaran iuran dan dokumen pengajuan pemabayaran jaminan untuk menjamin pelayanan yang baik dan benar

c. menerima dan memeriksa dokumen permintaan koreksi sertifikat, KPJ, KPK, dan R/PSJHT

d. menerima surat keterangan RS dan menyerahkan surat jaminan rawat kepada peserta

e. menertibkan kuitansi/voucher iuran dan menetak daftar penerimaan iuran harian

f. menetapkan besarnya JHT/JKM dan mencetak pembayaran jaminan secara harian

g. menertibkan surat pemberitahuan kalim JHT dan JKM yang siap bayar

h. memastikan terselanggaranya laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu

i. melaksanakan tugas lainnya sesuai instruksi kepala bidang untuk kelancaran kegiatan bidang pelayanan

7. Verifikator Jaminan

Berfungsi verifikasi, meneliti kasus, dan menetapkan klaim JPK dan JKK.

Uraian tugas:

a. Menertibkan suara konfirmasi tahap I dan pengecekkan data atau kasus yang dianggap meragukan sebagai bahan penyelesaian penetapan jaminan

b. Melakukan verifikasi, merekam dan menetapkan klaim JKK dan JPK baik kapasitas maupun fee for service

c. Membuat voucher dan BPJ klaim JPK dan JKK (pembayaran transfer)

8. Kepala Bidang JPK

Merencanakan, melaksanakan, mengoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan pelayanan JPK berdasarkan system dan prosedur yang telah ditetapkan.

Uraian tugas:

a. merencanakan penyelesaian klaim tepat waktu dan mengendalikan pelayanan jaminan JPK Dasar dan JPK Tambahan serta menanggapi keluhan peserta untuk mewujudkan kepuasan peserta

b. melakukan penetapan besarnya jaminan JPK sesuai batas kewenangannya

c. memastikan penerbitan KPK dan surat jaminan

d. memastikan terselenggaranya laporan yang benar dan akuurat serta tepat waktu

e. mengendalikan pelayanan JPK Dasar dan JPK Tambahan dan menanggapi serta menindak lanjuti keluhan daari peserta

9. Provider Service Office

Berfungsi melakukan perhitungan biaya perkapital, pembinaan, dan koordinasi dengan PPK dalam memberikan layanan JPK.

10.Kepala Bidang Teknologi Informasi

Berfungsi memonitor penggunaan hardware, software, dam jaringan untuk mengoptimalkan dan menjamin tetap beroperasi perangkat

computer di Kantor Cabang, mengelola data base dan aplikasinya untuk memberikan pelayanan kepada peserta.

Uraian tugas:

a. menyususun, merencanakan kebutuhan sarana pengolahan data untuk Kantor Cabang

b. mengengdalikan pemeliharaan peralatan dan fasilitas computer, meliputi perangkat lunak, perangkat keras berikut jaringannya. c. memastikan terselenggaranya (iuran jaminan keuangan) secara

periode untuk data werehouse

d. merencanakan, memelihara pengamanan data dan system komputerisasi (back up, security, and recovery) untuk kelangsungan operasional

e. memastikan terselenggaranya pemutakhiran data base

f. memonitor perkembangan pemakaian space data base dengan mengevaluasi kapasitas server untuk kelancaran pengolahan data base

11.Data Adminstrator

Pemeliharaan dan mengatur kewenangan system dan data base guna kelancaran proses bisnis perusahaan.

12.Technical Support

Melakukan pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas teknologi informasi kantor cabang (hardware and software) guna mendukung proses bisnis perusahaan.

13.Data Operator

Melakukan pengolahan data dan pencetakan sertifikat KPJ, KPK, SPI, DUTK, KPJ duplikat, P/RSJHT, listing KPJ, daftar tertanggung.

14.Kepala Bidang Keuangan

Berfungsi mengorganisir fungsi keuangan : anggaran, perpajakan, pengelolaan kas dan pembukuan di kantor cabang untuk memastikan berjalannya system keuangan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Uraian tugas:

a. bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan kantor cabang

b. mengkoordinir penyusunan laporan keuangan kantor cabang c. bertanggung jawab atas pengendalian anggaran di kantor

cabang

d. melakukan otoritas pengeluaran kas dan bank e. melakukan kas opname secara harian

f. mengendalikan saldo R/C sesuai dengan kerjasama bank g. melakukan posting harian terhadap transaksi keuangan

h. menyetujui hasil rekonsiliasi DUTK dan Surat Pemberitahuan Iuran

15.Akuntansi

Berfungsi melaksanakan pencatatan semua transaksi dengan tertib dan benar untuk penertiban neraca percobaan.

Uraian tugas:

a. melakukan verifikasi atas semua bukti transaksi keuangan b. mensyahkan SPI dan rekonsiliasi iuran

c. melakukan pencatatan atas segala jenis transaksi penerimaan maupun pengeluaran

d. menerbitkan surat permintaaan transfer

e. mengendalikan penggunaan semua Rekening Antara f. monitoring RC harian

g. melakukan rekonsiliasi bank h. menyusun neraca percobaan

i. memastikan terselenggaranya laporan yang benar dan akurat serta tepat waktu

16.Verifikator Anggaran dan Perpajakan

Menyusun anggaran dan melaksanakan administrasi perpajakan. Uraian tugas:

a. melaksanakan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran termasuk DPKP/KBL

b. memonitor pelaksanaan penggunaan anggran

c. menghitung, memungut, menyetor, melaporkan semua jenis pajak (PPh 21, PPh 23, dan PPN) dan membuat SPT tahunan d. melaksanakan administrasi perpajakan

17.Pembukuan

Melakukan pembukuan, merekapitulasi dan menyajikan transaksi secara harian.

Uraian tugas:

a. membukukan penerimaan iuran via bank b. membukukan data BUBM

c. meminta persetujuan voucher pembayaran BUBM d. mencetak listing unaudited secara harian

e. mencetak buku harian dan rekapitulasi kas/bank f. melakukan rekonsiliasi bank secara periodic

g. menyiapkan daftar pembayaran jaminan via transfer

18.Kepala Bidang SDM dan Umum

Berfungsi mengorganisir kegiatan administrasi dan pembinaan kepegawaian pengadaan dan pemeliharaan sarana/prasarana serta kerumahtanggaan untuk memberikan dukungan optimal terhadap kelancaran operasional kantor cabang.

Uraian tugas:

a. merencanakan dan mengusulkan kebutuhan pegawai serta pengembangannya untuk optimalisasi kegiatan kantor cabang b. menyusun rencana pengadaan sarana/prasarana kantor cabang

untuk kelancaran pelaksanaan tugas

c. memastikan tersedianya Formulis Induk JAMSOSTEK untuk kelancaran pelayanan peserta memastikan terlaksananya

administrasi dan pembinaan pegawai untuk meningkatkan kinerja pegawai

d. mempersiapkan pelaksanaan Diklat penyegaran unutk meningkatkan keterampilan dan wawasan pegawai

e. memastikan terlaksananya pemberian hukuman dan usulan penghargaan untuk menegakkan disiplin pegawai dan meningkatkan motivasi kerja

f. memastikan terselenggaranya laporan magang yang benar dan akurat serta tepat waktu

19.Petugas Umum

Menata dan melaksanakan administrasi karywan, rumah tangga/pemeliharaan serta keprotokolan.

Uraian tugas:

a. melaksanakan dan menata administrasi karyawan Kantor Cabang

b. melaksanakan tertib administrasi karyawan (pembayaran gaji, lembur, cuti, absensi, SPPD, dll)

c. menyelesaikan administrasi/laporan yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan dan keluarganya

d. meyiapkan rapat dan melaksanakan tugas protocol

e. menyelesaikan adminstrasi/laporan yang berhuubungan dengan kesejahteraan karyawan dan keluarga pengobatan JPK, kelengkapan dokumen karena mutasi, pension atau kematian

BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Efisiensi Kerja

Efisiensi berasal dari kata efisien. Efisien dalam kamus bahasa Indonesia berarti menggunakan waktu dan tenaga tepat sesuai rencana dan tujuan. Maksudnya adalah bagaimana perusahaan dapat menggunakan sumber daya yang ada agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

Efisiensi dalam kamus bahasa Indonesia adalah ketepatan cara dalam menjalankan sesuatu tanpa membuang-buang waktu dan tenaga sehingga mendapatkan hasil yang maksimal. Untuk itu, agar tujuan perusahaan dapat tercapai, haruslah dapat mengefesiensikan sumber daya yang ada secara maksimal. Ini berarti membuat sebuah rencana kerja yang baik agar kinerja dari sumber daya yang ada dapat menghasilkan tujuan secara maksimal.

Menurut Gie (2009:23), efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.

Tujuan efesiensi kerja pada PT .JAMSOSTEK Cabang Belawan Medan adalah melakukan tugas dengan benar dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai suatu tujuan atau misi pada kantor tersebut. Berkenaan dengan prinsip efesiensi yang meliputi semua bidang pekerjaan dan harus diterapkan disemua bidang pekerjaan juga, maka jika prinsip efesiensi dapat diterapkan dengan baik akan menciptakan produktifitas yang tinggi bagi organisasi.

Pengertian efesiensi dikemukakan oleh Robert (2001:56) adalah “efesiensi merupakan salah satu faktor penting dalam penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan. Efesiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima.”

Menurut Kurniawan (2002:114) bahwa “efesiensi adalah perbandingan output per unit input”, sama halnya dengan pengertian efesiensi yang dikemukakan oleh Horngren (2003:503) bahwa “efesiensi merupakan perbandingan yang optimum antara masukan dan pengeluaran.”

Berdasarkan uraian-uraian tentang pengertian efesiensi diatas ,maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu bahwa yang dimaksud efesiensi yang mana dapat diukur dengan membandingkan antara waktu, metode kerja, dan daya guna pencapaian hasil yang optimum suatu pekerjaan. Efesiensi merupakan suatu proses dan hasil-hasil efektif yang dicapai dari hasil-hasil-hasil-hasil usaha untuk mencari yang lebih baik dan yang lebih mudah untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Bagian Pelayanan PT.JAMSOSTEK Cabang Belawan Medan selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai melalui peningkataan efesiensi. Para Pegawai dan staff diharapkan dapat meningkatkan efesiensi kerja sehingga tujuan dari bagian pelayanan dapat dicapai.

Efesiensi kerja suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari memanfaatkan secarea maksimal sumber daya yang ada untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efesiensi merupakan perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas.

Efesiensi kerja menjadi salah satu acuan dalam menilai kinerja dari sebuah perusahaan. Suatu pekerjaan itu dilakukan secara efesien jika pencapaian suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan dengan prosedur kerja yang ada sehingga menghasilkan pekerjaan yang maksimal dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal.

Jadi, efesiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara maksimal dengan memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal dengan tetap mengikuti prosedur kerja yang sudah ditetapkan.

B. Asas-asas Efesiensi Pekerjaan Kantor

Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar pekerjaan dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada beberapa asas yangperlu diterapkan. Menurut Maris dalam blognya memaparkan 5 asas dalam kerja, yaitu:

1. Asas perencanaan

Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, agar dapat dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapatdievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-besarnya).Perencanaan berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbangan-pertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir.

2. Asas penyederhanaan

Penyederhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan.Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method).

Dalam penelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi.

3. Asas penghematan

Pemakaian biaya, bahan, benda, sedapat mungkin diusahakan tidak berlebihan, cukup sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan. Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain.

4. Asas penghapusan

Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya dengan hasil yang hendak dicapai. Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan

5. Asas penggabungan

Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja. Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien.

Dalam proses kerja, untuk memperoleh efisiensi kerja harus memenuhi syarat-syarat efisiensi kerja. Menurut Maris dalam blognya syarat yang harus dipenuhi untuk kerja yang efisien adalah:

1. Pekerjaan yang dikerjakan berguna target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan.

2. Dalam pelaksanaan harus ekonomis. Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu, peralatan,ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-tepatnya. Tidak terjadi pemborosan.

3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan. Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan.

4. Ada pembagian kerja yang jelas. D e n g a n p e r h i t u n g a n t i d a k m u n g k i n

5. P e k e r j a a n h a n y a d i k e r j a k a n o l e h seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.

6. Wewenang dan tanggung jawab harus sama. Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan bersangkutan.

7. Prosedur kerja harus praktis. Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan lancar dan tidak sulit.

C. Prosedur Kerja Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK

Bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK memiliki prosedur kerja yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.1 Tata Cara penyelesaian jaminan JKK, JHT, dan KK Sumber: Buku Petunjuk Teknis Penyelesaian Jaminan JKK-JHT-KK

D. Unsur-unsur Efisiensi Kerja

Dalam meningkatkan cara kerja agar efisien, menurut Maris dalam blognya terdapat tiga unsur yang terkait didalamnya, yaitu waktu, biaya, dan metode kerja.

1. Penggunaan waktu yang efisien

Penggunaan waktu pada Bagian Pelayanan PT.JAMSOSTEK Cabang Belawan Medan selalu diusahakan seproduktif mungkin tanpa membuang-buang waktu untuk hal-hal yang tidak berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Pada pekerjaan di Bagian Pelayanan PT.JAMSOSTEK Cabang Belawan Medan hal ini dapat dilihat dari :

Salah satu pihak tidak setuju Penetapan

•% Cacat

•Besar Jaminan

Penetapa

•% Cacat

•Besar Jaminan

Penetapan

•% Cacat

•Besar Jaminan

Meminta Penetapan ke

Mentri Koordinasi dgn dokter penaihat untuk pertimbangan medis Meminta Penetapan Disnakertrans Penetapan Final Pengusaha Badan Penyelenggara Disnakertrans Dokter

Penasihat Menakertrans

Lap KK III beserta dokumen pendukung Lap KK III beserta dokumen

pendukung Meminta

Penetapan Disnakertrans

BP ragu

a. Rencana Kerja

Pada Bagian Pelayanan PT.JAMSOSTEK Cabang Belawan Medan selalu disusun Rencana kerja dan rencana kerja tersebut disesuaikan dengan tepat waktu. Misalnya menyediakan formulir untuk mengajukan klaim jaminan .

b. Disiplin

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai.

Beberapa aktivitas yang dapat dilihat pada bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK adalah sebagai berikut:

a. Melayani nasabah yang mengajukan klaim. b. Mendengar keluhan-keluhan dari para nasabah.

c. Melayani calon nasabah yang ingin masuk PT. JAMSOSTEK.

d. Memberikan solusi kepada calon nasabah dalam memilih jaminan yang cocok untuk calon nasabah.

2. Penggunaan biaya

Biaya merupakan suatu hal yang sangat rentan untuk dibicarakan. Semua perusahaan termasuk JAMSOSTEK menggunakan biaya secara minimal untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Penggunaan biaya secara minimal maksudnya adalah bagaimana perusahaan membuat pembiayaan seminimal dan memanfaatkan sumber daya yang ada sehingga hasil yang di peroleh maksimal. Contoh dari penggunaan biaya secara minimal adalah PT. JAMSOSTEK memiliki

mesin fotokopi sendiri sehingga pembiayaan fotokopi berkas menjadi lebih murah dibandingkan harus memfotokpi berkas ke luar.

3. Metode kerja

Metode kerja dimaksudkan untuk mencapai cara kerja yang efisien. Metode kerja yang ada pada bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan dapat dilihat sebagai berikut:

a. Setiap pekerjaan yang akan dilakukan, diklasifikasikan menurut jenis jaminan.

b. Menyusun dan menyimpan dokumen yang berkaitan dengan jenis jaminan.

c. Setiap pegawai bertanggung jawab dalam menyiapkan kelengkapan pekerjaan.

E. Hambatan kerja Pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK

Setiap perusahaan memiliki sistem atau prosedur kerja yang dibuat untuk mempermudah pekerjaan. Selain itu juga, prosedur dibuat untuk meminimalisasi resiko dalam pekerjaan sehingga tidak terjadi hambatan dalam kegiatan kerja. Akan tetapi, prosedur yang sudah dibuat tidak akan menghilangkan hambatan pekerjaan. Beberapa hambatan pekerjaan yang ada pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK (Persero) Cabang Belawan adalah:

1. Jaringan komputer antara yang satu dengan yang lain mengalami gangguan atau offlinesehingga membuat hubungan antara sesama pegawai pada bagian Pelayanan atau dengan bagian lain menjadi terganggu.

2. Sifat nasabah yang kurang mengerti dalam prosedur klaim asuransi membuat proses pekerjaan menjadi lama.

3. Pegawai sepenuhnya belum dapat menggunakan waktu secara baik sehingga pekerjaan yang seharusnya dapat terselesaikan dengan cepat menjadi lama.

4. Keterlambatan dalam penyediaan perlengkapan kerja membuat pekerjaan menjadi lama.

I. Efisiensi Kerja pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan

Dari unsur-unsur efisiensi kerja yang telah dibahas diatas serta melihat hambatan yang dialami pada bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan, efisiensi kerja sudah dapat dikatakan efisien. Hal ini dapat terlihat dari beberapa unsur-unsur yang terpenuhi dalam efisiensi kerja yang dapat dilihat dibawah.

a. Dalam pemanfaatan waktu, bagian pelayanan sudah sangat efisien. Ini terlihat dari perencanaan kerja yang dimiliki bagian Pelayanan sangatlah cepat dan mudah sehingga dapat menghemat waktu pekerjaan sehingga menghasilkan tingkat produktifitas yang tinggi. Selain itu, disiplin waktu yang diterapkan perusahaan kepada pegawai membuat pegawai bekerja sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. b. Penggunaan biaya yang sudah efisien. Ini terlihat dari adanya

beberapa peralatan atau perlengkapan kantor yang dipenuhi oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat meminimalisasi pengeluaran.

Ini dilihat dari perusahaan memiliki mesin fotocopy sehingga pegawai tidak perlu lagi memfotocopy berkas keluar kantor yang dapat memperbesar pengeluaran serta tidak dapat menggunakan waktu secara efisien.

c. PT. JAMSOSTEK memiliki metode kerja yang cukup bagus sehingga pekerjaan yang ada menjadi lebih cepat dengan adanya metode kerja. Contoh dari metode kerja PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan bagian Pelayanan adalah mengklasifikasikan setiap jenis jaminan sehingga tidak terjadi kesemrautan dalam pembagian berkas.

Selain pekerjaan yang sudah efisien seperti yang telah dijelaskan, bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK juga mempunyai hambatan yang tidak mengefisiensikan pekerjaan. Contoh dari hambatan yang membuat pekerjaan menjadi tidak efisien antara lain:

a. Jaringan yang sering offline, hal ini membuat pekerjaan yang seharusnya berjalan cepat menjadi terhambat. Solusi yang harus dilakukan agar jaringan tidak offline adalah dengan sering melakukan pengecekkan terhadap sistem jaringan komputer dan selalu mengupdate jaringan komputer terbaru.

b. Sifat nasabah yang kurang mengerti dalam prosedur klaim asuransi. Hal ini sering terjadi karena tidak semua nasabah mengetahui bagaimana prosedur kerja dalam pengajuan klaim. Hal ini dapat diatasi dengan memberikan pengarahan atau pengertian bagaiamana sistem/prosedur kerja dalam pengajuan klaim kepada nasabah.

c. Sering terjadinya human error. Hal ini biasanya terjadi karena pegawai salah meletakkan berkas nasabah atau meletakkan berkas nasabah di sembarang tempat. Hal ini dapat diatasi dengan melihat jenis jaminan apa yang digunakan nasabah dan meletakkan berkas tersebut sesuai dengan jenis jaminan nasabah.

d. Keterlambatan penyediaan perlengkapan. Hal ini dapat menghambat pekerjaan, solusi yang dapat dilakukan adalah dengan selalu memeriksa perlengkapan pada pagi hari sebelum memulai pekerjaan agar pada saat kerja tidak ada lagi menunggu perlengkapan yang dapat menghambat pekerjaan dan memperlama waktu yang dibutuhkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Pembahasan yang penulis lakukan pada bab III, penulis mempunyai satu kesimpulan mengenai efisiensi kinerja yang ada pada bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan.

1. Bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan sudah efisien dalam pekerjaan. Ini terbukti dari tata cara kerja yang diterapkan sudah dijalankan dengan baik oleh pegawai.

2. Sarana kantor untuk menunjang pekerjaan pada bagian pelayanan tersedia dengan rapi. Ini dilihat dari seluruh pegawai bagian pelayanan harus menyediakan kelengkapan kerja.

3. Kemampuan pegawai bagian pelayanan dalam mengoperasikan sistem kerja yang sudah dibuat sudah sangat baik. Ini terlihat dari pegawai bagian pelayanan dalam melayani dengan efisien nasabah dan mengarsip setiap dokumen yang ada.

B. Saran

Setelah membuat kesimpulan mengenai efisiensi kinerja bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat di pertimbangkan oleh perusahaan khususnya bagaian pelayanan.

1. Bagian pelayanan harus lebih meningkatkan kembali kinerja sehingga dapat memenuhi kepuasan komsumen, karena bagian pelayanan langsung berhubungan dengan para konsumen dari PT. JAMSOSTEK.

2. Perusahaan harus bisa membuat skema kerja yang lebih ringkas dan cepat sehingga dalam melayani konsumen dapat bekerja lebih maksimal.

3. Perusahaan harus lebih banyak lagi bekerja sama dengan instansi atau perusahaan lain sehingga PT. JAMSOSTEK dapat merangkul seluruh elemen masyarakt di Indonesia.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Manajemen Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta, 2007 Anthony, Robert N, Manajemen Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Rineka Cipta,

Jakarta, 2001

Buku Petunjuk Teknis Penyelsaian Jaminan JKK-JHT-KK

Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Liberty, Yogyakarta, 2009

Hasibuan, Sayuti,Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Kedua, Muhammadiyah University Press, Surakarta, 2001

Horngren, Human Resource Management, Cetakan Pertama, Penertbit Macmillan Publishing Company, 2003

http://mariswadika.blogspot.com/2012/05/efisiensi-kerja-kantor.html

Kuncoro, Mudrajat, Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama,PenerbitErlangga, Jakarta, 2003

Kurniawan, Tjakrawala, Manajemen Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta, 2002

2. Sifat nasabah yang kurang mengerti dalam prosedur klaim asuransi membuat proses pekerjaan menjadi lama.

3. Pegawai sepenuhnya belum dapat menggunakan waktu secara baik sehingga pekerjaan yang seharusnya dapat terselesaikan dengan cepat menjadi lama.

4. Keterlambatan dalam penyediaan perlengkapan kerja membuat pekerjaan menjadi lama.

I. Efisiensi Kerja pada Bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan

Dari unsur-unsur efisiensi kerja yang telah dibahas diatas serta melihat hambatan yang dialami pada bagian Pelayanan PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan, efisiensi kerja sudah dapat dikatakan efisien. Hal ini dapat terlihat dari beberapa unsur-unsur yang terpenuhi dalam efisiensi kerja yang dapat dilihat dibawah.

a. Dalam pemanfaatan waktu, bagian pelayanan sudah sangat efisien. Ini terlihat dari perencanaan kerja yang dimiliki bagian Pelayanan sangatlah cepat dan mudah sehingga dapat menghemat waktu pekerjaan sehingga menghasilkan tingkat produktifitas yang tinggi. Selain itu, disiplin waktu yang diterapkan perusahaan kepada pegawai membuat pegawai bekerja sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. b. Penggunaan biaya yang sudah efisien. Ini terlihat dari adanya

beberapa peralatan atau perlengkapan kantor yang dipenuhi oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat meminimalisasi pengeluaran.

Ini dilihat dari perusahaan memiliki mesin fotocopy sehingga pegawai tidak perlu lagi memfotocopy berkas keluar kantor yang dapat memperbesar pengeluaran serta tidak dapat menggunakan waktu secara efisien.

c. PT. JAMSOSTEK memiliki metode kerja yang cukup bagus sehingga pekerjaan yang ada menjadi lebih cepat dengan adanya metode kerja. Contoh dari metode kerja PT. JAMSOSTEK Cabang Belawan bagian Pelayanan adalah mengklasifikasikan setiap jenis jaminan sehingga tidak terjadi kesemrautan dalam pembagian berkas.

Selain pekerjaan yang sudah efisien seperti yang telah dijelaskan, bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK juga mempunyai hambatan yang tidak mengefisiensikan pekerjaan. Contoh dari hambatan yang membuat pekerjaan menjadi tidak efisien antara lain:

a. Jaringan yang sering offline, hal ini membuat pekerjaan yang seharusnya berjalan cepat menjadi terhambat. Solusi yang harus dilakukan agar jaringan tidak offline adalah dengan sering melakukan pengecekkan terhadap sistem jaringan komputer dan selalu mengupdate jaringan komputer terbaru.

b. Sifat nasabah yang kurang mengerti dalam prosedur klaim asuransi. Hal ini sering terjadi karena tidak semua nasabah mengetahui bagaimana prosedur kerja dalam pengajuan klaim. Hal ini dapat diatasi dengan memberikan pengarahan atau pengertian bagaiamana sistem/prosedur kerja dalam pengajuan klaim kepada nasabah.

c. Sering terjadinya human error. Hal ini biasanya terjadi karena pegawai salah meletakkan berkas nasabah atau meletakkan berkas nasabah di sembarang tempat. Hal ini dapat diatasi dengan melihat jenis jaminan apa yang digunakan nasabah dan meletakkan berkas tersebut sesuai dengan jenis jaminan nasabah.

d. Keterlambatan penyediaan perlengkapan. Hal ini dapat menghambat pekerjaan, solusi yang dapat dilakukan adalah dengan selalu memeriksa perlengkapan pada pagi hari sebelum memulai pekerjaan agar pada saat kerja tidak ada lagi menunggu perlengkapan yang dapat menghambat pekerjaan dan memperlama waktu yang dibutuhkan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Pembahasan yang penulis lakukan pada bab III, penulis mempunyai satu kesimpulan mengenai efisiensi kinerja yang ada pada bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan.

1. Bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan sudah efisien dalam pekerjaan. Ini terbukti dari tata cara kerja yang diterapkan sudah dijalankan dengan baik oleh pegawai.

2. Sarana kantor untuk menunjang pekerjaan pada bagian pelayanan tersedia dengan rapi. Ini dilihat dari seluruh pegawai bagian pelayanan harus menyediakan kelengkapan kerja.

3. Kemampuan pegawai bagian pelayanan dalam mengoperasikan sistem kerja yang sudah dibuat sudah sangat baik. Ini terlihat dari pegawai bagian pelayanan dalam melayani dengan efisien nasabah dan mengarsip setiap dokumen yang ada.

B. Saran

Setelah membuat kesimpulan mengenai efisiensi kinerja bagian pelayanan PT. JAMSOSTEK (persero) cabang Belawan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat di pertimbangkan oleh perusahaan khususnya bagaian pelayanan.

1. Bagian pelayanan harus lebih meningkatkan kembali kinerja sehingga dapat memenuhi kepuasan komsumen, karena bagian pelayanan langsung berhubungan dengan para konsumen dari PT. JAMSOSTEK.

2. Perusahaan harus bisa membuat skema kerja yang lebih ringkas dan cepat sehingga dalam melayani konsumen dapat bekerja lebih maksimal.

3. Perusahaan harus lebih banyak lagi bekerja sama dengan instansi atau perusahaan lain sehingga PT. JAMSOSTEK dapat merangkul seluruh elemen masyarakt di Indonesia.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad, Manajemen Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta, 2007 Anthony, Robert N, Manajemen Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Rineka Cipta,

Jakarta, 2001

Buku Petunjuk Teknis Penyelsaian Jaminan JKK-JHT-KK

Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Penerbit Liberty, Yogyakarta, 2009

Hasibuan, Sayuti,Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Kedua, Muhammadiyah University Press, Surakarta, 2001

Horngren, Human Resource Management, Cetakan Pertama, Penertbit Macmillan Publishing Company, 2003

http://mariswadika.blogspot.com/2012/05/efisiensi-kerja-kantor.html

Kuncoro, Mudrajat, Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama,PenerbitErlangga, Jakarta, 2003

Kurniawan, Tjakrawala, Manajemen Bisnis, Edisi Pertama, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta, 2002