e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan
jabatanpangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar TetapTidak TetapEmiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c.
Melakukan administrasi kemahasiswaan. d.
Melakukan urusan pemberian izinrekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e.
Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi. f.
Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g.
Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
Universitas Sumatera Utara
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian. b.
Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan. c.
Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d.
Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan
pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
D. Jaringan UsahaKegiatan
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan
tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
Universitas Sumatera Utara
b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan
teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
c. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.
d. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
e. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehigga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuan. f.
Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidang
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap instansi tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan instansi, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Universitas Sumatera Utara
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan
adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia SDM yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas,seperti perayaan hari-hari besar keagaaan misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a
Mi’raj, dan lain-lain sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa
kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain adalah sebagai berikut :
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genapganjil. 2. Perkuliahan semester genapganjil.
3. Ujian mid semesterujian semester genapganjil. 4. Wisuda mahasiswa
Universitas Sumatera Utara
BAB III PEMBAHASAN
A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor Bagi Pegawai Staf Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
Menurut pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil
manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimnya adalah perbandingan output sumber efisiensi terhadap input hasil dari pekerjaan
kantor itu sendiri. Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai staf itu sendiri dengan menggunakan
akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai staf mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan
kantor, maka seorang pimpinan Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai staf bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU yaitu: 1.
Kesadaran pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran
akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan
proses yang panjang.
2. Keahlian pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu
ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi
Universitas Sumatera Utara
daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat
kita lihat dari perekrutan pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan
syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai staf disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila
disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya
disiplin yang baik pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas job description dan wewenang yang
jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai staff sehingga mereka mengetahui dengan tepat
dimana dan bagaimana posisi mereka.
Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut : 1.
Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat
dikembalikan pada iklim unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda dan uang.
Universitas Sumatera Utara
2. Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut. Dalam beberapa hal ada persamaan antara
efisiensi dari produktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena
lapangan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas berkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil
secara nyata atau fisik. Pelaksanaan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan yang paling bawah justru efisiensi tingkat bawah ini yang sulit untuk
dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus
dilakukan terus-menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam pekerjaan kantor adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang
dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian
produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor
yang mendukung atau menunjang.
Universitas Sumatera Utara
Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya
spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas
operasional pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji
coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai terhadap barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.
B. Azas - azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas USU
1. Azas Perencanaan Pada Kantor Bagian Akademik Fakultas USU
Azas perencanaan adalah azas yang menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan
pekerjaan. Azas perencanaan membantu pegawai staf untuk mempertahankan imbangan yang tepat dalam bidang pekerjaan, bagian terbesar dari waktu serta
usahanya dikerahkan ke arah sasaran-sasaran pokok. Kegagalan merencanakan pekerjaan akan mengakibatkan timbulnya ketidak efisienan.
Adapun indikasi-indikasi yang menunjukkan kurangnya perencanaan adalah : Keterlambatan dalam hal menyelesaikan pekerjaan kantor.
a. Moril rendah
b. Ketiadaan arah bagi kelompok kerja
Universitas Sumatera Utara
c. Pemborosan bahan-bahan
d. Kehilangan waktu para pekerja
e. Ketiadaan usaha menyeluruh secara terkoordinasi
Perencanaan yang tepat akan membantu menunjukkan saat yang tepat untuk mengajukan sebuah ide atau program kepada pihak atasan atau kepada bawahan.
Secara logis, apabila pegawai staf berada dalam suasana receptive atau sedang mengalami masalah maka perencanaan tersebut merupakan sebuah pemecahan.
Dalam hal ini timing sangat penting, dalam kebanyakan kasus bijaksana untuk menyusun sebuah rencana secara menyeluruh, kemudian menyimpannya, dan
mengeluarkannya bilamana diperlukan. Perwujudan azas perencanaan ini pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU meliputi penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran Tahunan RKAT Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian, dan melakukan administrasi Akademik terhadap apa
yang diperlukan dan dibutuhkan oleh setiap unit bagian Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU agar apa yang direncanakan dapat tercapai dan terlaksana
sesuai dengan visi dan misi Fakultas Ekonomi USU.
2. Azas Penyerdahanaan Pada Kantor bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
