BAB III PEMBAHASAN
A. Makna Efisiensi Pekerjaan Kantor Bagi Pegawai Staf Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU
Menurut pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU, efisiensi pekerjaan kantor adalah rasio antara hasil pekerjaan kantor dengan hasil
manajemen yang dipergunakan atau disebutkan juga sebagaimana lazimnya adalah perbandingan output sumber efisiensi terhadap input hasil dari pekerjaan
kantor itu sendiri. Adapun sumber efisiensi utama pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah pegawai staf itu sendiri dengan menggunakan
akal, pikiran, dan pengetahuan yang ada sehingga pegawai staf mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan
kantor, maka seorang pimpinan Unsur-unsur efisien yang melekat pada pegawai staf bagian Akademik
Fakultas Ekonomi USU yaitu: 1.
Kesadaran pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran
akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan hasil dan
proses yang panjang.
2. Keahlian pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU.
Dikerjakan oleh seorang ahli hasilnya akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian seseorang akan sesuatu perlu
ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi
Universitas Sumatera Utara
daripada tanpa menggunakan alat. Keahlian pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sudah terjamin dan diakui. Hal ini dapat
kita lihat dari perekrutan pegawai staf Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU yang sebelumnya melalui beberapa test dengan pemenuhan
syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bekerja menjadi pegawai staf disetiap masing-masing bagian yang telah ditentukan pada Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU.
3. Disiplin. Kedua unsur diatas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila
disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya
disiplin yang baik pada Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU antara lain dilakukan penyebaran tugas job description dan wewenang yang
jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai staff sehingga mereka mengetahui dengan tepat
dimana dan bagaimana posisi mereka.
Efisiensi menggambarkan perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu sebagai berikut : 1.
Segi usaha, suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat
dikembalikan pada iklim unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda dan uang.
Universitas Sumatera Utara
2. Segi hasil, suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya baik mengenai mutu ataupun jumlah suatu hasil tersebut. Dalam beberapa hal ada persamaan antara
efisiensi dari produktivitas terutama dalam pencapaian kinerja. Namun demikian kedua istilah itu tidak selamanya dapat dipergunakan karena
lapangan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU sangat luas, mulai pemakaian, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan dari perencanaan, sedangkan produktivitas berkenaan dengan sesuatu yang dapat diukir secara jelas dan luas lingkupnya terbatas pada hasil
secara nyata atau fisik. Pelaksanaan efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi
USU tidak hanya meliputi di tingkat atas saja, tetapi juga meliputi tingkat pekerjaan yang paling bawah justru efisiensi tingkat bawah ini yang sulit untuk
dilaksanakan karena meliputi banyak pegawai, tidak mudah atau cepat kelihatan dan meliputi hal-hal yang sangat kecil. Perhatian terhadap efisiensi harus
dilakukan terus-menerus hingga merupakan suatu kebiasaan. Efisiensi dalam pekerjaan kantor adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang
dicapai oleh kerja itu. Dalam perkembangan lebih lanjut efisiensi diartikan pula dengan pengertian
produktivitas, kepraktisan, nasionalitas, penghematan dan lain-lain. Efisiensi dapat juga dari segi teknis, segi ekonomis, dengan memperhatikan faktor-faktor
yang mendukung atau menunjang.
Universitas Sumatera Utara
Adapun faktor yang diperhatikan untuk mendukung atau menunjang efisiensi pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU adalah adanya
spesifikasi khusus dari pihak Universitas Sumatera Utara. Contohnya adalah pengadaan barang. Barang-barang yang akan dibeli untuk memperlancar aktivitas
operasional pekerjaan Kantor Bagian Akademik Fakultas Ekonomi USU. Dimana barang-barang yang akan dipergunakan sebelumnya sudah terjamin dan teruji
coba oleh pihak Universitas Sumatera Utara. Aturan berbentuk spesifikasi barang mengikuti spesifikasi Universitas Sumatera Utara. Kemudian Kantor Bagian
Akademik Fakultas Ekonomi USU memakai terhadap barang-barang yang diperlukan sesuai dengan standar aturan spesifikasi Universitas Sumatera Utara.
B. Azas - azas Efisiensi Pekerjaan Kantor Pada Bagian Akademik Fakultas USU
Kategori