155
transaksi dilakukan dengan benar, sehingga menghasilkan jumlah besaran yang seharusnya.
Dokumen suatu transaksi dicatat apabila transaksi yag bersangkutan sudah
memenuhi beabsahan formal dan materiil. Ada dua jenis dokumen, yang pertama dokumen intern
yakni dokumen yang dibuat dan dikeluarkan sendiri oleh perusahaanbiasanya lembar kedua dalam bentuk copy. Lembar pertama atau yang
asli diserahkan kepada pihak luat yang terkait. Kedua dokumen ekstern, dokumen transaksi yang diterima dari pihak luat yang membuat dan mengeluarkan bukti
transaksi yang bersangkutan.
Analisis bukti transaksi pada dasarnya meliputi kegiatan; 1 Mengidentifikasi keabsahan fisik dokumen transaksi, kebenaran
identitas fisik dokumen. 2 Mengidentifikasi dan meneliti transaksi, sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan. 3 Mengidentifikasi kebenaran hasil penghitungan nilai uang,
memperhatikan penerapan metode dan peraturan perpajakan yang berlaku.
4 Mengidentifikasi pengaruh terjadinya transaksi yangbersangkutan terhadap aktiva, kewajiban dan ekuitas perusahaan.
5 Untuk kepentingan pencatatan, menentukan akun – akun
perkiraan yang harus didebit dan dikredit akibat pengaruh terjadinya transaksi.
Penyediaan tempat khusus dan penataan dokumen transaksi sebagai filearsip pada dasarnya bertujuan untuk mengamankan file secara fisik dan
memudahkan penelusuran jika diperlukan. Untuk pengamanan file secara fisik biasanya perusahaan menyediakan map untuk berkas folder dan almari arsip
filing cabinet sebagai tempat penyimpanan dokumen. Contohnya;
1. Kelompok dokumen penjualan kredit, untuk arsip faktur penjualan 2. Kelompok dokumen pembelian kredit, untuk arsip faktur pembelian
3. Kelompok dokumen penerimaan kas, untuk arsip bukti – bukti
transaksi penerimaan uang kas 4. Kelompok dokumen pengeluaran kas, untuk arsip bukti
– bukti transaksi penerimaan kas
5. Kelompk dokumen memorial, untuk arsip bukti transaksi lainnya.
Jenis – jenis dokumen transaksi
a. Kuitansi
Kuitansi adalah dokumen transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu
. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
Bagi perusahaan kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan dokumen pembayaran kepada pihak yang bersangkutan. Sementara kuitansi yang
diserahkan kepada pihak lain merupakan dokumen penerimaan uang dari pihak yang bersangkutan. Kuitansi harus dibuat sekurang
– kurangnya dalam rangkap dua
. Lembar pertama harus dibubuhi materai sesuai dengan ketentuan undang
– undang yang berlaku, lembar tersebut untuck diserahkan
156
kepada pihak pembayar. Lembar kedua copy digunakan sebagai sumber dan dokumen pencatatan akuntansi.
b. Faktur penjualan
Faktur invoice merupakan dokumen transaksi pembelian atau penjualan barang dengan pembayaran kredit
. Atau adakalanya perusahaan besar yang tidak menjual barang secara eceran, disediakan faktur untuk
penjualan tunai. Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pihak pembeli bersama
–sama dengan barang dijual, kadang – kadang faktur
dikirimkan lebih dulu. Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima dari pihak penjual merupakan faktur pembelian yang digunakan sebagai dokumen
transaksi pembelian barang. Bagi pihak penjual, faktur dikirimkan kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan. Lembar kedua copy dari faktur
yang bersangkutan digunakan sebagai dokumen transaksi penjualan barang. Bentuk faktur
yang digunakan oleh suatu perusahaan yang berbeda dengan faktur yang digunakan oleh perusahaan lainnya.
c. Faktur penjualan tunai
Faktur penjualan tunai dipergunakan sebagai dokumen transaksi penjualan tunai.
Digunakan perusahaan tidak untuk menjual barang secara
eceran atau tidak menjual kepada konsumen akhir. Nota penjualan tunai yang tidak bisa digunakan
perusahaan yang menjual secara eceran disebut nota kontan
. Faktur penjualan tunai dibuat sekurang – kurangnya dalam
dua rangkap ; lembar pertama asli diserahkan kepada pembeli, lembar
kedua sebagi sumber dan pencatatan akuntansi. d.
Nota debitkredit Nota kredit
Credit memorandum adalah dokumen transaksi
penerimaan barang yang telah dijual secara kredit
retur penjualan atau
pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas
yang tidak sesuai dengan pesanan. Nota kredit dinuat oleh pihak penjual dan dikirimkan kepada pihak pembeli. Dari pihak pembeli, ketika barang
dikembalikan kepada penjual atau permintaan pengurangan harga faktur
yang disetujui pihak penjual disebut return pembelian. Jika dibuat oleh pihak pembeli dan dikirimkan kepada penjual,
maka nota yang
bersangkutan disebut nota debit. e.
Bukti memorial Bukti memorial merupakan dokumen transaksi intern dalam bentuk
memo dari pejabat perusahaan kepada bagian akuntansi, untuk mencatat
suatu peristiwa atau keadaan intern yang pengaruhnya mengakibatkan perubahan terhadap aktiva, kewajiban atau ekuitas
perusahaan. Misalkan
penghapusan piutang yang dipandang tidak mungkin dapat ditagih dan penghentian aktiva tetap dari penggunanya, pencatatan gaji pegawai atau
beban – beban lain yang masih harus dibayarkan, penyusutan aktiva tetap,
nilai sediaan barang pada akhir periode, dll dan keadaan ini biasanya terjadi pada akhir periode.
f. Dokumen penerimaan dan pengeluaran kas
