10 sama akan mengahasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian
secara individu dan terpisah murdi et al dalam kumorotomo, 1996:9. Karena itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain
itu cara pandang sistem mengisyaratkan suatu pelaksanaan pekerja secara integratif baik menyangkut manusia, perkakas, metode maupun sumber daya yang
dimanfaatkan. Dari uarian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian
yang saling berinteraksi, saling mempengaruhi dan bekerja sama secara harmonis dan teraur untuk mencapai tujuan tertentu.
I.5.3. Data dan Informasi
Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Namun bagi kajian ilmiah atau bagi kaum professional, dua pengertian
ini mengandung perbedaan dasar. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bangan, dan semacamnya. Apabila ia telah
disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Dengan
demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data. Menurut The Liang Gie dalam Sutabri 2005:17 data adalah hal
peristiwa, atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau
penetapan keputusan. Dari definisi dan uraian data tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah
data mentah yang di proses untuk menyajikan informasi. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar di bawah ini :
Universitas Sumatera Utara
11 .
Gambar 1: Pemrosesan Data Sumber : Sutabri.
Berdasarkan gambar di atas dapat dilihat bahwa data yang telah diproses akan menghasilkan informasi. Informasi inilah nantinya yang dapat digunakan
sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam menunjang kelancaran kegiatan organisasi.
Menurut Burch dan Strater dalam Moekijat 2005:22 dalam mengolah data ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu :
1. Capturing
Yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa atau kejadian dalam suatu bentuk
2. Pemeriksaan Verifying
Yaitu pengecekan atau pengesajan data untuk menjamin agar data tersebut untuk menjamin dat tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat.
3. Penggolongan Classyfying
Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memebrikan arti bagi si pemakai.
4. Penyusunan atau Penyortiran arranging, sorting
Penyimpanan Data
Pengolahan Data Data
Informasi
Universitas Sumatera Utara
12 Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian khusus atau
rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya. 5.
Peringkasan summarizing Yaitu menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam satu
dari dua cara. 6.
Penghitungan calculating Yaitu memerlukan penanganan data secara ilmu hitung atau logika
7. Peyimpanan storing
Yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm, dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk
pemasukan kembali dan pengambilan kembali apabila diperlukan, 8.
Pengambilan Kembali retrieving Yaitu pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-
unsur data khusu dari media dimana unsur-unsur data tersebut disimpan. 9.
Reproduksi reproducing Yaitu memperbanyak data dari suatu media ke media yang lain atau dalam
kedudukan yang lain dalam media yang sama. 10.
Penyebaran Pengkomunikasian disseminating-communicating Yaitu memindahkan data dari suatu tempat ke tempat yang lain.
Lebih lanjut Burch dan Strater dalam Moekijat 2005:24, mengatakan dalam mengolah data ada beberapa metode yang dilakukan, yaitu :
1. Manual
Dalam metode manual operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan- bantuan alat-alat penting seoerti pensil, kertas, dan mistar hitung.
Universitas Sumatera Utara
13 2.
Electromechanical Yaitu gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang pegawai yang
bekerja menggunakan mesin catat kolom posting machine. 3.
Punched Card Equipment Yaitu penggunaan semua alat yang dipergunakan dalam apa yang kadang-
kadang disebut sebagai sustu sistem warkat unit unit record system. 4.
Electronic Computer Yaitu suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu unit pengolah pusat
central processor unit , dan alat-alat keluaran.
Sedangkan menurut Sutabri 2005:21 Pengolahan data adalah suatu proses menerima data sebagai masukan input, memroses processing
menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi output. Dengan demikian, pemrosesan data terdiri dari 3
tiga langkah dasar, yaitu input, prosessing, dan output. Tiga langkah ini biasanya disebut siklus pengolahan data. Adapun metode dalam pegolahan data adalah
sebagai berikut, yaitu : 1.
Metode Batch Processing Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan
dan umumnya pada beberapa tahun yang lalu. Sekarangpun metode ini masih banyak digunakan.”BATCH” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan
lebih dulu selama beberapa periode. Pengolahan data yang mengunakan kartu plong punch card merupakan contoh metode ini. Data dikumpulkan dalam
bentuk kartu plong. Setiap periode tertentu, kumpulan data ini bersama-sama diolah untuk memutakhirkan atau megupdate file induk. Sekarang ini sudah jarang
Universitas Sumatera Utara
14 yang menggunakan kartu plong. Kebanyakan menggunakan CRT cathode ray
tube terminal. Batch processing method juga masih banyak digunakan pada CRT
terminal karena sifat pengolaha data ini adalah mengumpulkan data selama periode tertentu harian, mingguan, bulanan. Metode ini disebut juga pengolaha
periodik. Periode waktu antara satu pengolahan dengan pengolahn berikutnya pada. Batch processing disebut siklus pengolahan. Lamanya periode siklus
pengolahan tergantung pada bebera faktor, yaitu volume transaksi, jumlah batch yang inginkan, dan kapasitas pengolahan yang tersedia.
2. Metode Online Processing
Metode ini disebut juga transaction processing. Metode pengolahan ini mempunya karakteristk tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan
langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Online processing dapat terdiri dari program pemrosesan saja, sedangkan pada batch processing dapat
terdiri dari beberapa processing run. Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau
diinterpretasi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan Tata Subrana, 2005:12. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau
tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada
keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang.
Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan. Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis adalah, “information is
data that has been proccesd into a form that is meaningful to the recipient and is
Universitas Sumatera Utara
15 of real or perceived value in current or prospective decisions.”
informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan
mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan- keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang. Penulis
lain, Burch dan Strater, menyatakan :”information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence”
informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau
pengertian. George R. Terry menyatakan bahwa “information is meaningful data that conveys usable knowledge”
informasi adalah data yang penting dan memberikan pengetahuan yang berguna Moekijat, 2005:9.
Kendatipun informasi dapat diperoleh secara mudah, namun sesungguhnya masih banyak manajer yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud adalah
informasi yang berkualitas baik. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan menentukan sekali efektivitas keputusan-keputusan manajer. Burch Grudnitski
dalam Kumorotomo 1998:11 menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu:akurasi, kecepatan waktu, dan relevansi.
Syarat- syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker dalam Kumorotomo 1999:11. Berikut ini adalah syarat-syarat yang
dimaksud: 1.
Ketersediaan availability; Sudah barang tentu atau syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah
tersedianya informasi itu sendiri.. informasi harus dapat diperoleh accessible bagi orang yang hendak memanfaatkannya.
2. Mudah dipahami comprehensibility;
Universitas Sumatera Utara
16 Informasi harus mudah dipahmi oleh pembuat keputusan, baik itu
menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat
kurang efektifnya keputusan manajemen. 3.
Relevan; Dalam konteks organisasi, informasi yanhg diperlukan adalah yang benar-
benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. 4.
Bermanfaat; Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus
bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi
yang bersangkutan. 5.
Tepat waktu; Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat
penting pada suatu organisasi yang membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan-keputusan yang krusial.
6. Keandalan reliability;
Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat di andalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus menjamin
tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan. 7.
Akurat; Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan
kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
Universitas Sumatera Utara
17 8.
Konsisten; Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalam penyajiannya
karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.
I.5.4. Sistem Informasi
