Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan Di PLN Persero Ranting Parapat

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PROGRAM STRATA I

MEDAN

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN

DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

DI

PT. PLN PERSERO RANTING PARAPAT

SKRIPSI OLEH:

RAYMON PANUTURI SINAGA 020903027

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA

ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2008

KATA PENGANTAR

Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang atas berkat dan anugerahNya, peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat dalam menempuh Ujian Komprehensif untuk mencapai gelar Sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Universitas Sumatera Utara.

Dalam menyelesaikan Skripsi ini, peneliti banyak mendapat pengalaman yang berguna, suka maupun duka serta kesulitan yang dialami. Peneliti banyak menerima bimbingan, arahan, nasihat, dan juga bantuan dari berbagai pihak, untuk itu peneliti mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Prof. DR. M. Arif Nasution, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

2. Bapak DR. Marlon Sihombing, M.A selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara

3. Bapak Drs. Kariono, MSI Selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan pikiran dalam membimbing penulis dalam penulisan skripsi ini.

4. Seluruh Bapak/Ibu beserta Staf Pengajar Departemen Ilmu Administrasi Negara

5. Bapak Manajer PT. PLN Persero Ranting Parapat Bpk. Panuturi Pasaribu 6. Seluruh Pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat

7. Yang sangat saya cintai dan sangat saya muliakan, kedua orang tua saya Bapak O. Sinaga dan Ibu D. Hutabarat.

8. Sahabat-sahabatku di Departemen Ilmu Administrasi Negara

Penulis menyadari sepenuhnya, Skripsi ini jauh dari sempurna, untuk segala kekurangan, penulis memohon maaf. Oleh karena itu, penulis juga mengharapkan saran dan kritik yang membangun karena hal tersebut akan menjadi masukan untuk yang lain nantinya. Terimakasih.

Medan, Agustus 2008 Penulis

ABSTRAK

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN

DI

PT. PLN PERSERO RANTING PARAPAT

Nama : Raymon Panuturi Sinaga NIM : 020903027

Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Drs. Kariono, MSI

Penelitiaan ini untuk mengetahui bagaimana pengolahan dat menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan. Dalam penelitian ini juga dicoba untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dalam mendukung pengambilan keputusan.

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan tekhnik wawancara sebagai cara untuk mengumpulkan data. Selanjutnya hasil wawancara itu disajikan dalam bentuk analisa ilmiah.

Adapun hasil yang diperoleh oleh peneliti bahwa pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi sudah berjalan dengan baik. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan juga memberikan manfaat dalam mendukung pengambilan keputusan.

DAFTAR ISI

ABSTRAK

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI iii

DAFTAR GAMBAR vi

BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Masalah ... 1

I.2. Perumusan Masalah ... 5

I.3. Tujuan Penelitian ... 5

I.4. Manfaat penelitian ... 5

I.5. Kerangka Teori ... 6

I.5.1. Implementasi ... 6

I.5.2. Sistem ... 8

I.5.3. Data dan Informasi ... 10

I.5.4. Sistem Informasi ... 17

I.5.5. Pengambilan Keputusan... 25

I.6. Definisi Konsep ... 28

I.7. Definisi Operasional ... 30

I.8. Sistematika Penulisan ... 31

BAB II METODOLOGI PENELITIAN II.1. Metode Penelitian ... 32

II.2. Lokasi Penelitian... 32

II.4. Teknik Pengumpulan Data ... 33

II.5. Teknik Analisa Data... 33

BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN III.1. Gambaran Umum Perusahaan ... 34

III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 34

III.1.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan ... 36

III.1.3. Aktivitas Perusahaan ... 37

III.1.4. Lokasi Penelitian ... 38

III.2. Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat ... 38

BAB IV PENYAJIAN DATA IV.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan... 43

IV.1.1. Input Data ... 49

IV.1.2. Pemrosesan Data ... 50

IV.1.3. Output ... 52

IV.2. Manfaat Informasi yang Dihasilkan Sitem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan ... 56

BAB V ANALISA DATA V.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan ... 58

V.2. Manfaat Informasi yang Dihasilkan Sitem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan, Khususnya Dalam Mendukung Pembuatan Keputusan... 62

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

VI.1. Kesimpulan ... 64 VI.2. Saran ... 65 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Pemrosesan Data ...11

Gambar 2 Bagan Sistem informasi ...21

Gambar 3 Model Sistem Informasi ...26

Gambar 4 Bagan Defenisi Operasional ...30

ABSTRAK

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN PIUTANG PELANGGAN

DI

PT. PLN PERSERO RANTING PARAPAT

Nama : Raymon Panuturi Sinaga NIM : 020903027

Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Drs. Kariono, MSI

Penelitiaan ini untuk mengetahui bagaimana pengolahan dat menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan. Dalam penelitian ini juga dicoba untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dalam mendukung pengambilan keputusan.

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan tekhnik wawancara sebagai cara untuk mengumpulkan data. Selanjutnya hasil wawancara itu disajikan dalam bentuk analisa ilmiah.

Adapun hasil yang diperoleh oleh peneliti bahwa pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi sudah berjalan dengan baik. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan juga memberikan manfaat dalam mendukung pengambilan keputusan.

BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan yang mencolok selama beberapa dasawarsa sampai dengan abad ke-21 ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam aspek kehidupan manusia. Dengan tersedianya berbagai bentuk media informasi, kini masyarakat memiliki pilihan yang lebih banyak bagi informasi yang ingin mereka dapatkan. Kemajuan teknologi informasi seolah-olah membuat semua orang dapat mengetahui semua yang ingin mereka ketahui dengan segera. Sementara itu seiring dengan lajunya gerak pembangunan, organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu memanfaatkan teknologi informasi yang baru yang menunjang efektivitas, produktivitas dan efisiensi mereka.

Bangkitnya perusahaan-perusahaan besar pada akhir abad ke-18 menciptakan kebutuhan sebuah sistem informasi yang lebih besar dan rumit daripada sistem yang dirancang untuk perusahaan yang agak kecil yang ada sebelum masa itu. Perkembangan teknologi otomasi adalah penunjang utama pembuatan keputusan di dalam organisasi-organisasi modern. Dalam hal ini, aplikasi teknologi komputer benar-benar telah menandai revolusi peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien.

Tampaknya wujud peradaban yang diuraikan oleh Alvin Toffler (Wahyudi, 1998:1) dalam bukunya yang terkenal berjudul Future Shock sebagian

pernah ada dan sedang dijalani oleh umat manusia terbagi dalam tiga gelombang. Gelombang pertama terentang dari tahun 8000 Sebelum Masehi sampai sekitar tahun 1700. Pada tahapan ini kehidupan manusia ditandai oleh perdaban agraris dan pemanfaatan energi yang terbarukan. Gelombang Kedua berlangsung antara tahun 1700 hingga tahun 1970-an, dimulai dengan munculnya Revolusi Industri. Lalu peradaban Gelombang Ketiga yang kini mulai jelas bentuknya adalah peradaban yang didukung oleh kemajuan teknologi komunikasi dan informasi.

Teori-teori manajemen organisasi secara intensif mulai diperkenalkan di awal tahun 1980-an. Teori yang paling banyak dipelajari dan diterapkan adalah teori mengenai manajemen perubahan (Janner, 2006:9). Hampir semua kerangka teori manajemen perubahan menekankan pentingnya teknologi informasi sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan apabila ingin memenangkan persaingan bisnis. Kunci keberhasilan perusahaan di era tahun 1980-an adalah penciptaan dan penguasaan informasi secara tepat dan akurat. Beberapa ahli manajemen menekankan bahwa perusahaan yang menguasai informasilah yang memiliki keunggulan kompetitif dalam lingkungan makro. Pada periode ini, perubahan secara filosofis dari perusahaan tradisional menuju perusahaan modern terletak pada bagaimana manajemen kunci kinerja perusahaan.

Dalam teori organisasi modern ketika persaingan bebas telah menyebabkan customer harus bersikap pandai memilih produk yang beragam di pasar, proses penciptaan produk atau pelayanan kepada pelanggan merupakan kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini sering diasosiasikan dengan istilah manajemen seperti “market driven” atau “customer base company” yang pada

intinya adalah penilaian kinerja perusahaan berdasarkan kepuasan pelanggannya. Dan yang sangat jelas dalam format kompetisi yang baru ini adalah bahwa peranan komputer dan teknologi informasi yang digabungkan dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya, dalam membentuk sistem informasi yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan secara strategis.

Dalam perkembangan bisnis saat ini, teknologi informasi memegang peranan yang sangat penting untuk membantu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. Alasan dasar penggunaan teknologi informasi dalam dunia bisnis adalah untuk mendukung operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dan meningkatkan keunggulan kompetitif.

Setiap organisasi merupakan keseluruhan yang terdiri dari berbagai bagian yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Agar semua aktivitasnya dapat berjalan dengan lancar dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan mudah dan efisien maka suatu organisasi harus mampu menyediakan informasi yang lengkap, benar dan aktual, supaya para pengambil keputusan dapat membuat keputusan yang terbaik bagi pemecahan masalah-masalah dalam organisasi.

Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat diandalkan dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pimpinan tugas-tugas organisasi dan pembuatan keputusan yang strategis. Dalam hubungannya dengan informasi, dewasa ini telah dikembangakan suatu jaringan informasi untuk kepentingan manajemen yang dikenal dengan sistem informasi.

Tujuan utama sistem informasi adalah untuk memebantu proses manajemen pada suatu organisasi. Manajemen dalam hal ini meliputi seluruh hirarki kepengurusan dalam organisasi, mulai dari manajemen hirarki puncak yang bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan totalitas sampai pada manajemen tingkat pertama yang hanya bertanggung jawab atas operasi sehari-hari dari unti-unit tertentu saja.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem informasi terletak pada penyediaan informasi yang serba cepat, akurat, lengkap, dan akurat untuk keperluan manajemen organisasi. Terutama pada organisasi publik atau pemerintah yang bersifat memberikan pelayanan kepada masyarakat. Apabila informasi yang diterima oleh manajer terlambat, kurang relevan dengan persoalan yang akan dipecahkan dan kurang lengkap, maka setiap keputusan yang diambil akan mengecewakan bahkan merugikan bagi organisasi, masyarakat bahkan bangsa dan negara.

Berdasarkan latar belakang tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian mengenai implementasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan (SIP3) dalam pengambilan keputusan di perusahaan. Peneliti ingin meneliti hal tersebut dengan mengambil tempat penelitian di PT. PLN Persero Ranting Parapat.

Hal inilah yang membuat penulis membuat penelitian yang berjudul “Implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan (SIP3) dalam pengambilan keputusan di PT. PLN Persero Ranting Parapat”.

I.2. Perumusan Masalah

Perumusan masalah sangat penting agar diketahui arah jalan suatu penelitian. Hal ini senada dengan pendapat yang mengatakan “agar peneltian dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka penulis merumuskan masalahnya sehingga jelas dari mana harus memulai, kemana harus pergi, dan dengan apa” (Arikunto, 1992:17)

Berdasarkan penjelasan diatas maka di dalam melakukan penelitian ini penulis merumuskan masalah penelitian sebagai berikut : Bagaimana proses pengolahan data menjadi informasi dalam implementasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dalam pengambilan keputusan di PT. PLN Persero Ranting Parapat?

I.3. Tujuan Penelitian

Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui proses pengolahan data menjadi informasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan (SIP3).

b. Untuk mengetahui manfaat informasi yang dihasilkan oleh SIP3, khususnya dalam mendukung pengambilan keputusan.

I.4. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut: a. Memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu pengetahuan di

Indonesia pada umumnya dan Universitas Sumatera Utara pada khususnya yakni pada bidang Sistem Informasi Manajemen.

b. Sebagai referensi bagi kalangan akademisi baik di lingkungan Civitas Akademika Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara secara khusus maupun Universitas Sumatera Utara secara umum. c. Memberikan suatu sumbangan pemikiran bagi perusahaan khususnya

tempat penelitian ini dilaksanakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

I.5. Kerangka Teori

Untuk memudahkan penelitian diperlukan pedoman berfikir yaitu kerangka teori. Sebelum melakukan penelitian yang lebih lanjut seorang peneliti perlu menyusun suatu kerangka teori sebagai landasan berfikir untuk menggambarkan dari sudut mana peneliti menyoroti masalah yang dipilih Selanjutnya teori adalah merupakan serangkaian asumsi, konsep, dan konstruksi, definisi dan proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1989:37).

Dalam penelitian ini yang menjadi kerangka teorinya adalah : I.5.1. Implementasi

Dalam perumusan suatu kebijakan apakah menyangkut program maupun kegiatan-kegiatan selalu diiringi dengan suatu tindakan pelaksanaan atau implementasi. Karena betapapun baiknya suatu kebijakan tanpa implementasi maka tidak akan banyak berarti. Dalam kaitan ini seperti dikemukakan oleh Wahab (1990: 51), menyatakan bahwa pelaksanaan kebijakan adalah sesuatu yang penting, bahkan jauh lebih penting daripada pembuatan kebijaksanaan.

Kebijaksanaan hanya sekedar impian atau rencana bagus yang tersimpan rapi dalam arsip kalau tidak mampu diimplementasikan.

Van Master dan Van Hom merumuskan proses implementasi atau pelaksanaan sebagai berikut : “Tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah/ swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebijaksanaan. Sedangkan dalam Ceema dan Rondinelli implementasi adalah sebagai berikut: “Dalam pengertian luas, implementasi maksudnya adalah pelaksanaan dan melakukan suatu program kebijaksanaan dan dijelaskan bahwa satu proses interaksi diantara merancang dan menentukan seseorang yang diinginkan. Sedangkan Jones menyatakan bahwa proses kebijakan publik meliputi persepsi/definisi, agregasi, organisasi, respresentasi, penyusunan agenda, formulasi, legitimasi, penganggaran, pelaksanaan/implementasi, evaluasi dan penyesuaian/terminasi. Penekanan aktivitas birokrasi pemerintahan pada proses tersebut lebih pada tahapan implementasi, dengan menginterpretasikan kebijaksanaan menjadi program, proyek, dan aktivitas (Sumaryadi, 2005:15).

Menurut kamus umum Bahasa Indonesia, implementasi sama dengan pelaksanaan. Sedangkan menurut kamus webster, “to implement” (implementasi) berarti “to provide the means for carrying out” (menyediakan sarana untuk melaksanakan sesuatu).

Dari definisi-definisi di atas, maka penulis menyimpulkan bahwa implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan suatu kebijaksanaan sampai mencapai tujuan yang diinginkan.

I.5.2. Sistem

Menurut Lucas dalam Kumorotomo (1998:8), secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sementara itu, menurut James O’brien (2006:9) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input (masukan) serta menghasilkan

output (keluaran) dalam proses tranformasi yang teratur.

Unsur-unsur yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing), dan keluaran (output). Disamping itu suatu sistem senantiasa tidak terlepas dari lingkungan sekitarnya. Maka umpan balik (feedback) dapat berasal dari output tetapi dapat juga berasal dari lingkungan sistem yang dimaksud. Organisasi yang dipandang sebagai suatu sistem yang tentunya akan memiliki semua unsur-unsur itu.

Berikut ini definisi tentang sistem menurut beberapa ahli (Moekijat 2005:3):

1. Gordon B. Davis dalam bukunya, Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure, and Development, menyatakan sebagai berikut :

“System can be abstract or physical. An abstract system is an orderly arrangement of interpendent ideas or construct. For example, a system of theology is an orderly arrangement of ideas about God, man, etc. A physical system is a set of elements which operate together to accomplish an objective.

(Sistem dapat abstrak atau fisis, Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantung. Misalnya, system teologi adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan tentang Tuhan, manusia, dan sebagainya. Sistem yang

bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan)”.

2. Norman L. Enger dalam bukunya, Management Standards for Developing Information Systems, menulis bahwa :

“A system consists of related activities that meet company objectives such as inventory control of production schedulling.

(suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi)”.

1. Burch dan Strater dalam buku mereka yang berjudul Information Systems : Theory and Practice, mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“A system can be defined as any integrated assemblage of components or sub-systems designed to achieve an objective.

(suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai tujuan)”.

2. Menurut The Liang Gie dalam bukunya, Pokok - Pokok PPBS dan MIS, sistem itu diartikan sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu.

Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernatika (cybernetics). Konsep atau bidang kajian ilmiah ini terutama berkaitan engan upaya-upaya untu menerapkan usaha-usaha otomasi tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia. Konsep lain yang terkandung dalam defenisi sistem adalah konsep sinergi. Konsep ini mengandaikan bahwa, di dalam suatu sistem, output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masin bagian atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian terpisah tapi saling berhubungan secara

bersama-sama akan mengahasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah (murdi et al dalam kumorotomo, 1996:9). Karena itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain itu cara pandang sistem mengisyaratkan suatu pelaksanaan pekerja secara integratif baik menyangkut manusia, perkakas, metode maupun sumber daya yang dimanfaatkan.

Dari uarian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian yang saling berinteraksi, saling mempengaruhi dan bekerja sama secara harmonis dan teraur untuk mencapai tujuan tertentu.

I.5.3. Data dan Informasi

Kebanyakan orang mengartikan data dan informasi dengan pengertian yang sama. Namun bagi kajian ilmiah atau bagi kaum professional, dua pengertian ini mengandung perbedaan dasar. Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bangan, dan semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah menjadi informasi. Dengan demikian yang dipakai orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data. Menurut The Liang Gie dalam Sutabri (2005:17) data adalah hal peristiwa, atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan.

Dari definisi dan uraian data tersebut dapat disimpulkan bahwa data adalah data mentah yang di proses untuk menyajikan informasi. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar di bawah ini :

.

Gambar 1: Pemrosesan Data Sumber : Sutabri.

Berdasarkan gambar di atas dapat dilihat bahwa data yang telah diproses akan menghasilkan informasi. Informasi inilah nantinya yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam menunjang kelancaran kegiatan organisasi.

Menurut Burch dan Strater dalam Moekijat (2005:22) dalam mengolah data ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu :

1. Capturing

Yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa atau kejadian dalam suatu bentuk

2. Pemeriksaan (Verifying)

Yaitu pengecekan atau pengesajan data untuk menjamin agar data tersebut untuk menjamin dat tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat. 3. Penggolongan (Classyfying)

Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memebrikan arti bagi si pemakai.

4. Penyusunan atau Penyortiran (arranging, sorting)

Penyimpanan Data

Pengolahan Data

Yaitu menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Peringkasan (summarizing)

Yaitu menggabungkan atau mengumpulkan unsur-unsur data dalam satu dari dua cara.

6. Penghitungan (calculating)

Yaitu memerlukan penanganan data secara ilmu hitung atau logika 7. Peyimpanan (storing)

Yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan seperti kertas, mikrofilm, dan sebagainya, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan kembali dan pengambilan kembali apabila diperlukan,

8. Pengambilan Kembali (retrieving)

Yaitu pencarian sampai ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusu dari media dimana unsur-unsur-unsur-unsur data tersebut disimpan. 9. Reproduksi (reproducing)

Yaitu memperbanyak data dari suatu media ke media yang lain atau dalam kedudukan yang lain dalam media yang sama.

10.Penyebaran Pengkomunikasian (disseminating-communicating)

Yaitu memindahkan data dari suatu tempat ke tempat yang lain.

Lebih lanjut Burch dan Strater dalam Moekijat (2005:24), mengatakan dalam mengolah data ada beberapa metode yang dilakukan, yaitu :

1. Manual

Dalam metode manual operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan-bantuan alat-alat penting seoerti pensil, kertas, dan mistar hitung.

2. Electromechanical

Yaitu gabungan dari orang dan mesin. Misalnya seorang pegawai yang bekerja menggunakan mesin catat kolom (posting machine).

3. Punched Card Equipment

Yaitu penggunaan semua alat yang dipergunakan dalam apa yang kadang-kadang disebut sebagai sustu sistem warkat unit (unit record system). 4. Electronic Computer

Yaitu suatu susunan dari alat-alat masukan, suatu unit pengolah pusat

(central processor unit), dan alat-alat keluaran.

Sedangkan menurut Sutabri (2005:21) Pengolahan data adalah suatu proses menerima data sebagai masukan (input), memroses (processing) menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi (output). Dengan demikian, pemrosesan data terdiri dari 3 (tiga) langkah dasar, yaitu input, prosessing, dan output. Tiga langkah ini biasanya disebut siklus pengolahan data. Adapun metode dalam pegolahan data adalah sebagai berikut, yaitu :

1. Metode Batch Processing

Metode ini merupakan metode pengolahan data yang banyak digunakan dan umumnya pada beberapa tahun yang lalu. Sekarangpun metode ini masih banyak digunakan.”BATCH” berarti pengolahan terhadap data yang dikumpulkan lebih dulu selama beberapa periode. Pengolahan data yang mengunakan kartu plong (punch card) merupakan contoh metode ini. Data dikumpulkan dalam bentuk kartu plong. Setiap periode tertentu, kumpulan data ini bersama-sama diolah untuk memutakhirkan atau megupdate file induk. Sekarang ini sudah jarang

yang menggunakan kartu plong. Kebanyakan menggunakan CRT (cathode ray tube) terminal. Batch processing method juga masih banyak digunakan pada CRT terminal karena sifat pengolaha data ini adalah mengumpulkan data selama periode tertentu (harian, mingguan, bulanan). Metode ini disebut juga pengolaha periodik. Periode waktu antara satu pengolahan dengan pengolahn berikutnya pada. Batch processing disebut siklus pengolahan. Lamanya periode siklus pengolahan tergantung pada bebera faktor, yaitu volume transaksi, jumlah batch yang inginkan, dan kapasitas pengolahan yang tersedia.

2. Metode Online Processing

Metode ini disebut juga transaction processing. Metode pengolahan ini mempunya karakteristk tertentu, yaitu transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Online processing dapat terdiri dari program pemrosesan saja, sedangkan pada batch processing dapat terdiri dari beberapa processing run.

Informasi adalah data yang telah diklasifikasi atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam pengambilan keputusan (Tata Subrana, 2005:12). Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Nilai informasi berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada keputusan, maka informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan.

Pengertian informasi menurut Gordon B. Davis adalah, “information is data that has been proccesd into a form that is meaningful to the recipient and is

of real or perceived value in current or prospective decisions.” (informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan-keputusan-keputusan yang akan datang). Penulis lain, Burch dan Strater, menyatakan :”information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence” (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau pengertian). George R. Terry menyatakan bahwa “information is meaningful data that conveys usable knowledge” (informasi adalah data yang penting dan memberikan pengetahuan yang berguna) (Moekijat, 2005:9).

Kendatipun informasi dapat diperoleh secara mudah, namun sesungguhnya masih banyak manajer yang kekurangan informasi kalau yang dimaksud adalah informasi yang berkualitas baik. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan menentukan sekali efektivitas keputusan-keputusan manajer. Burch & Grudnitski dalam Kumorotomo (1998:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu:akurasi, kecepatan waktu, dan relevansi. Syarat- syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker dalam Kumorotomo (1999:11). Berikut ini adalah syarat-syarat yang dimaksud:

1. Ketersediaan (availability);

Sudah barang tentu atau syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri.. informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

Informasi harus mudah dipahmi oleh pembuat keputusan, baik itu menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.

3. Relevan;

Dalam konteks organisasi, informasi yanhg diperlukan adalah yang benar-benar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.

4. Bermanfaat;

Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan.

5. Tepat waktu;

Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada suatu organisasi yang membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan-keputusan yang krusial.

6. Keandalan (reliability);

Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat di andalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.

7. Akurat;

Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

8. Konsisten;

Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

I.5.4. Sistem Informasi

Melaksanakan sebuah sistem informasi bukan sekedar mengotomatisasikan prosedur lama, tetapi menata dan memperbaharui bahkan menciptakan aliran data yang baru yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat, sistematis dan sederhana, menentukan model penyajian yang informatif dan standart, serta distribusi yang efektif.

Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang memebentuk suatu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusiakan informasi. Dengan kata lain, sistem informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. Sutedjo (2002:11).

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam sebuah organisasi yang memepertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial gengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sutabri (2005:42)

Menurut O’brien (2006:5), sistem informasi dapat merupakan kombinasi dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software),

jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi

(software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Ada tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi informasi. Ketiga alasan tersebut dapat ditemukan dalam tiga peran penting yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan, yaitu :

1. Mendukung proses dan operasi perusahaan.

2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajemen. 3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

O’brien (2006:15) mengemukakan ada berbagai jenis sistem informasi, yaitu :

1. Sistem pendukung operasi

Sistem ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat dipergunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi ini adalah untuk secara efisien memproses transasksi perusahaan, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan.

Sistem ini terdiri atas 3 jenis, yaitu :

a. Sistem pemrosesan transaksi. Sistem ini yang mencatat dan memproses data yang dihasilkan dalam transaksi perusahaan. Sistem ini memproses dengan dua cara dasar : pertama,

pemrosesan batch, yaitu data transaksi dikumpulkan selama satu periode waktu dan diproses secara periodik. Kedua, real-time (online), yaitu data diproses segera setelah suatu transaksi terjadi. b. Sistem pengendalian proses. Sistem ini mengawasi dan

mengendalikan proses fisik.

c. Sistem kerjasama perusahaan, yaitu untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas tim serta kelompok kerja, dan meliputi aplikasi yang kadang kala disebut sebagai sistem otomatisasi kantor.

2. Sistem pendukung manajemen

Sistem ini berfokus kepada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan. Ada tiga jenis utama sistem pendukung manajemen, yaitu :

a. Sistem informasi manajeman, yaitu memberikan informasi dalam bentuk laporan yang telah ditentukan sebelumnya untuk pengambilan keputusan.

b. Sistem pendukung keputusan, yaitu memberikan dukungan interaktif khusus untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis.

c. Sistem informasi eksekutif, yaitu memberi informasi penting dari sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan , dan sumber lainnya yang dibentuk seseuai dengan kebutuhan informasi para eksekutif.

Gambar : 2 Bagan Sistem Informasi

Sumber : O’Brien

Dari gambar di atas dapat kita lihat klasifikasi konseptual sistem informasi. Sistem informasi dikategorikan dalam cara ini untuk menekankan peran-peran utama yang dimainkan oleh setiap sistem dalam operasi manajemen suatu bisinis atau perusahaan.

Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen. Komponen-komponen-komponen inilah yang pada akhirnya akan menciptkan suatu informasi yang bermanfaat bagi internal maupun eksternal organisasi. Komponen-komponen itu terdiri dari :

1. Sumber daya manusia

Yaitu sumber daya yang akan mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi dua hal, yaitu :

a. Pemakai akhir (end user). Pemakai akhir adalah orang orang yang akan menggunakan sistem informasi atau informasi yang

b. Pakar Sistem Informasi ( SI ). Pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah meliputi analis sistem, pembuat

software, operator sistem, dan personel tingkat manajerial, teknis dan staf SI lainnya. Singkatnya, analis sistem mendesai sistem sistem informasi berdasarkan kebutuhan sistem informasi dari pemakai akahir, pembuat software membuat perangkat komputer berdasarkan pada spesifikasi analis sistem, dan operator membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringn besar.

2. Sumber Daya Hardware (perangkat lunak).

Yaitu meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini tidak hanya meliputi mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, lembaran-lembaran kertas hingga disk magnetis atau optikal.

3. Sumber daya software (perangkat lunak).

Yaitu meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian operasi yang disebut program, dengan hardware komputer pengendalian dan langsung, tetapi juga rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Berikut ini contoh-contoh sumber daya software :

a. Software Sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.

b. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu komputer oleh pemakai akhir.

c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakn sistem informasi.

4. Sumber daya data.

Yaitu sumber daya yang akan diproses menjadi informasi. Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisinis dan kegiatan serta entitas lainnya.

5. Sumber daya jaringan

Yaitu sumber daya yang akan menjadi media komunikasi dalam organisasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan meliputi :

a. Media Komunikasi. Contohnya, meliput i kabel twisted-pair, kabel tembaga, dan kabel optikal fiber; serta gelombang mikro, selular, dan satelit yang nirkabel.

b. Dukungan jaringan. Kategori ini menekankan bahwa banyak

hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contohnya meliputi pemroses komunikasi seperti modem dan prosesor antar jaringan, serta software pengendali, sperti software

Sumber daya-sumber daya yang telah dijelaskan adalah merupakan komponen dasar sistem informasi. Komponen-komponen itu akan bekerja sama dalam melakukan aktivitas untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang akan memanfaatkan informasi tersebut. Adapun aktivitas sistem informasi menurut O’Brien (2006:39) adalah sebagai berikut :

1. Input SumberDaya Data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukkan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari berbagai media jenis fisik seperti formulir kertas.

2. Pemrosesan Data Menjadi Informasi

Data biasanya tergantung pada pada aktivitas pemrosesan, seperti penghitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pegikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahnya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus menrus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

3. Output Produk Informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka melalui aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.

Kita secara rutin menggunakan informasi yang disediakan oleh produk-produk ini ketika kita bekerja dalam organisasi.

4. Penyimpanan Sumber Daya Data

Penyimpanan adalah komponen sistem dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.

5. Pengendalian Kinerja Sistem

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian. Kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output dan penyimpanan.

Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar berikut ini :

Gambar 3 : Model Sistem Informasi Sumber : Obrien

Gambar 3 mengilustrasikan model sistem informasi yang menunjukkan kerangka konsep dasar ubtuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar sistem informasi), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), hardware (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi informasi.

I.5.5. Pengambilan Keputusan

Salah satu kegiatan manajemen yang penting adalah memahami sistem sepenuhnya untuk mengambil keputusan-keputusan yang tepatyang akan dapat memperbaiki hasil sistem keseluruhan dalam batas-batas tertentu. Dengan demikian, pengambilan keputusan merupakan suatu proses memilih dari beberapa alternatif yang dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif. Altternatif yang baik untuk memecahkan suatu masalah atau menyelesaikan suatu pertentangan.

a. Unsur-unsur Pengambilan Keputusan

Alasan seorang manajer harus mengambil suatu keputusan adalah ia menghadapi suatu masalah atau suatu situasi pertentantangan. Tindakan pengambilan keputusan mengakibatkan suatu penyelesaian masalah atau pertentangan. Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur.

1. Model

Model menunjukkan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan kualitatif

Kriteria yang dirumuskan menunjukkan tujuan dari masalah keputusan (misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum). Apabila ada beberapa kriteria yang berentangan (misalnya menambah jasa langganan dan mengurangi persediaan), pengambilan keputusan harus mengadakan kompromi.

3. Pembatas

Ada faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan. Kurangnya dana menjadi suatu contoh pembahasan.

4. Optimalisasi

Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model), manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambilan keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau yang optimum.

b. Tingkat-tingkat Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan dapat terjadi mulai dari jenis keputusan sepintas lalu yang sangat rutin (keputussan terprogramkan). Untuk menggolongkannya, kita membagi pengambilan keputusan itu kedalam tiga tingkat :

1. pengambilan keputusan tingkat strategis

Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidak pastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang memenuhi seluruh organisasi. Tujuan organisasi ditentukan dan beberapa strategi di buat yang dapat mengandung misalnya perluasan pabrik, penentuan susunan produksi, penggabungan, penggolongan, pengeluaran modal, atau penjualan

organisasi. Oleh karena itu, strategi ini bergabung dengan perencanaan jangka panjang dan meliputi penentuan tujuan, penentuan kebijaksanaan, dan pencapaian keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

2. pengambilan keputusan tingkat taktis

Pengambilan keputusan tingkat taktis berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Jenis pengambilan keputusan di hubungkan dengan bidang-bid ang seperti perumusan anggaran, analisis aliran dana, penentuan tata ruang pabrik, masalah kepegawaian, perbaikan produk serta penelitian dan pengembangan.

Sementara pengembalian keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis memerlukan gabungan dari kegiatan perencanaan dan kegiatan perngawasan yang hampir sama. Jenis pengambilan keputusan ini mempunyai sedikit, apa bila ada, kemungkinan untuk mengambil keputusan terprogramkan. Untuk sebagian besar aturan-aturan keputusan dalam pengambilam keputusan taktis tidak tersusun dan tidak dapat di pertanggung jawabkan terhadap kebiasaan sehari-hari dan peraturan yang mengatur sendiri.

3. pengambilan keputusan tingkat teknis

Pada tingkat pengambilan keputusan ini standar-standar di tentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus

dapat di laksanakan dengan cara yang efektif dan efesien. Pengambilan keputusan ini merupakan diberikannya perintah-perintah khusus yang khusus yang mengawasi operasi-operasi khusus. Fungsi manajemen utama yang termasuk kedalam golongan pengambilan keputusan ini adalah fungsi pengawasan dengan perencanaan yang di laksanakan agak terbatas. Contoh jenis pengambilan keputusan ini adalah penerimaan atau penolakan kredit, pengendalian proses, penentuan waktu, penerimaan, pengiriman, pengawasan investasi dan penempatan karyawan.

I.6. Definisi Konsep

Konsep merupakan istilah dan definisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial ( Singarimbun, 1995 : 33 ). Definisi konsep dimaksudkan untuk menghindari interpretasi ganda dari variabel yang diteliti.

1. Implementasi adalah perbuatan atau tindakan yang sesuai dengan peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan.

2. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.

3. Data adalah fakta yang tidak sedang digunakan pada proses pengambilan keputusan, biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan.

4. Informasi adalah data yang telah diambil kembali, diolah dan digunakan untuk memberi dukungan keterangan bagi pengambilan kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan.

5. Pemrosessan data adalah proses merubah data menjadi informasi melalui suatu metode tertentu ynag mencakup kegiatan penyimpanan data dan penanganan data.

6. Penyimpanan data adalah menyimpan data dalam bentuk laporan-laporan kertas micro film dan lain-lainnya yang dapat disimpan dan dilihat kembali pada saat data tersebut diperlukan.

Input

Proses

Output

I.7. Definisi Operasional

Definisi Operasional merupakan operasionalisasi dari definisi konsep. Dalam definisi operasionalisasi ini disajikan parameter indikator dari variabel yang diteliti dengan tujuan untuk memudahkan membaca fenomena-fenomena yang diteliti.

Definisi operasional implementasi Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan adalah :

Berupa data-data yang didapatkan dari bagian-bagian organisasi sebagai informasi yang dibutuhkan internal organisasi.

Proses merupakan pengolahan data/input yang telah berada di dalam organisasi, yang didalamnya terdiri dari manajemen pelaksana dan kontrol terhadap semua kegiatan yang dilaksanakan.

Hasil akhir yang dicapai dengan adanya pelaksanaan dan pengolahan informasi yaitu informasi yang berguna bagi internal organisasi.

I.8. Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini terdiri dari latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, kerangka teori, definisi konsep, definisi operasional, dan sistematika penulisan.

BAB II : METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini terdiri dari bentuk penelitian, lokasi penelitian, populasi dan sample, teknik pengumpulan data dan teknik analisa data.

BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

Bab ini memberikan gambaran umum mengenai daerah penelitian yang meliputi keadaan geografis, kependudukan, sosial ekonomi, dan pemerintahan. BAB IV : PENYAJIAN DATA

Bab ini membahas tentang hasil data-data yang diperoleh di lapangan.

BAB V : ANALISA DATA

Bab ini merupakan tempat uaraian data yang diperoleh saat penelitian dan memberikan pembahasan dan interpretasinya atas permasalahan yang diajukan.

BAB VI : PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang dilakukan dan saran-saran yang dianggap penting dan perlu sebagai rekomendasi program.

BAB II

METODOLOGI PENELITIAN

II.1. Metode Penelitian

Metode peneltian yang digunakan untuk menjawab pelaksanaan penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Menurut Moeloeng (2004: 6) menyatakan bahwa penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang hal-hal yang dialami oleh subjek penelitian secara holistik (utuh) dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa pada suatu konteks khusus yang alamiah. Dengan demikian dapat ditegaskan kembali bahwa penelitian ini juga ditempuh berdasarkan tujuan untuk memahami bagaimana implementasi sistem informasi manajemen dalam pelaksanaan tugas pegawai. II.2. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT. PLN Persero Ranting Parapat. II.3. Populasi dan Sampel

Adapun yang menjadi populasi sekaligus sampel dalam penelitian ini adalah beberapa orang dari pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat, yang dijadikan oleh peneliti sebagai key informan, dan dianggap peneliti dapat mewakili dalam mendapatkan informasi dalam penelitian ini, yaitu :

1. Manajer Ranting 2. Supervisor

a. Supervisor Pelayanan Pelanggan b. Supervisor Administrasi Keuangan c. Supervisor Catat Meter

3. Operator Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan (SIP3)

II.4. Teknik Pengumpulan Data

1. Teknik pengumpulan data primer :

a. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada pihak yang yang berhubungan dengan penelitian. Penelitian ini melakukan wawancara langsung dengan Pegawai PT. PLN Persero Ranting Parapat

2. Teknik pengumpulan data sekunder :

a. Penelitian kepustakaan yaitu dengan mengumpulkan data dan informasi melalui literatur yang relevan dengan judul penelitian seperti buku-buku, artikel dan makalah yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.

b. Studi dokumentasi yaitu dengan cara memperoleh data melalui pengkajian dan penelaahan terhadap catatan penulis maupun dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah-masalah yang diteliti.

II.5. Teknik Analisa Data

Teknik analisa data dalam penelitian ini adalah analisa data deskriptif kualitatif, Yaitu menguraikan serta menginterpretasikan data yang diperoleh di lapangan dari para responden. Pada tahap berikutnya, data yang diperoleh dianalisis secara cermat guna mendapatkan kesimpulan yang penulis harapkan dapat dijadikan kontribusi penelitian ini bagi implementasi sistem informasi manajemen dalam pelaksanaan tugas pegawai tempat penelitan ini berlangsung.

BAB III

DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN

III.1. Gambaran Umum Perusahaan III.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

1. Sebelum Kemerdekaan Sampai Dengan Tahun 1965

Sejarah kelistrikan di Sumatera Utara bukanlah baru. Kalau listrik mulai ada di wilayah Indonesia tahun 1893 di daerah Batavia ( Jakarta sekarang ), maka 30 tahun kemudian (1923) listrik mulai ada di Medan. Sentralnya dibangun di tanah pertapakan Kantor PLN Cabang Medan yang sekarang di Jl. Listrik No. 12 Medan, dibangun oleh NV NIGEM / OGEM perusahaan swasta Belanda. Kemudian menyusul pembangunan kelistrikan di Tanjung Pura dan Pangkalan Brandan (1924), Tebing Tinggi (1927), Sibolga (NV ANIWM) Brastagi dan Tarutung (1929), Tanjung Balai (1931) milik Gemeente – Kotapraja, Labuhan Bilik (1936) dan Tanjung Tiram (1937).

Masa penjajahan Jepang , Jepang hanya mengambil alih pengelolaan Perusahaan Listrik Swasta Belanda tanpa mengadakan penambahan mesin dan perluasan jaringan. Daerah kerja dibagi menjadi Perusahaan Listrik Sumatera Utara, Perusahaan Listrik Jawa dan seterusnya sesuai struktur organisasi pemerintahan tentara Jepang waktu itu.

Setelah Proklamasi RI 17 Agustus 1945, dikumandangkanlah Kesatuan Aksi Karyawan Perusahaan Listrik di seluruh penjuru tanah air untuk mengambil alih perusahaan listrik bekas milik swasta Belanda dari tangan Jepang. Perusahaan Listrik yang sudah diambil alih itu diserahkan kepada Pemerintah RI dalam hal ini

dengan Penetapan Pemerintah No.1 SD/45 ditetapkan tanggal 27 Oktober sebagai Hari Listrik. Sejarah memang membuktikan kemudian bahwa dalam suasana yang makin memburuk dalam hubungan Indonesia – Belanda, tanggal 3 Oktober 1953 keluar Surat Keputusan Presiden No. 163 yang memuat ketentuan Nasionalisasi Perusahaan Listrik milik swasta Belanda sebagai bagian dari perwujudan pasal 33 ayat(2) UUD 1945.

Setelah aksi ambil alih itu, sejak tahun 1955 di Medan berdiri Perusahaan Listrik Negara Distribusi Cabang Sumatera Utara ( Sumatera Timur dan Tapanuli ) yang mula – mula dikepalai R.Sukarno ( merangkap kepala di Aceh ), tahun 1959 dikepalai oleh Ahmad Syaifullah. Setelah BPU PLN berdiri dengan SK Menteri PPUT No. 16/1/20 tanggal 20 Mei 1961, maka organisasi kelistrikan dirubah. Sumatera Utara, Aceh, Sumbar, Riau menjadi PLN Eksploitasi. Tahun 1965, BPU PLN dibubarkan dengan Peraturan Menteri PUT No. 9 /PRT/64 dan Peraturan Menteri No. 1/PRT/65 ditetapkan pembagian daerah kerja PLN menjadi 15 Kesatuan daerah Eksploitasi. Sumatera Utara tetap menjai Eksploitasi I.

2. Dari Eksploitasi I Menjadi Wilayah II

Sebagai tindak lanjut dari pembentukan PLN Ekploitasi I Sumatera Utara tersebut, maka dengan keputusan Direksi PLN No. KPTS 009/DIRPLN/66 tanggal 14 April 1966, PLN Eksploitasi I dibagi menjadi empat cabang dan satu sektor, yaitu Cabang Medan, Binjai, Sibolga, P.Siantar (Berkedudukan di Tebing Tinggi). PP No. 18 tahun 1972 mempertegas kedudukan PLN sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dengan hak, wewenang dan tanggung jawab membangkitkan, menyalurkan dan mendistribusikan tenaga listrik ke seluruh Wilayah RI. Dalam SK Menteri tersebut PLN Eksploitasi I Sumatera Utara

dirubah menjadi PLN Eksploitasi II Sumatera Utara.Kemudian menyusul Peraturan Menteri PUTL No. 013/PRT/75 yang merubah PLN Eksploitasi menjadi PLN Wilayah. PLN Eksploitasi II menjadi PLN Wilayah II Sumatera Utara.

3. Dari Perum Menjadi Persero

Dengan keluarnya peraturan pemerintah No. 23 / 1994 tanggal 16 Juni 1994 maka ditetapkan status PLN sebagi persero. Adapun yang melatarbelakangi perubahan status tersebut adalah untuk mengantisipasi kebutuhan listrik yang terus meningkat dewasa ini. Dimana pada abad 21 nanti, PLN tidak dapat tidak harus mampu menghadapi tantangan yang ada. PLN harus mampu menggunakan tolak ukur Internasional, dan harus mampu berswadaya tinggi, dengan manajemen yang berani transparan, terbuka, desentralisasi, profit center dan cost center. Untuk mencapai tujuan PLN meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan mendorong perkembangan industri pada PJPT II yang tanggung jawabnya cukup besar dan berat, kerjasama dan hubungan yang harmonis dengan instansi dan lembaga yang terkait perlu dibina dan ditingkatkan terus.

III.1.2. Visi, Misi dan Motto Perusahaan

Adapun yang menjadi visi PT. PLN Persero Adalah :

“Diakui sebagai Prusahaan Kelas Dunia yang bertumbuh-kembang, unggul, dan terpercaya dengan bertumpu kepada potensi insani”

Sedangkan yang menjadi visi perusahaan adalah :

a. menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi kepada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan pemegang saham

b. Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat.

c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi

d. Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan Dan yang menjadi motto perusahaan adalah :

“Listrik Untuk Kehidupan Yang Lebih Baik” III.1.3. Aktivitas Perusahaan

Sebelum membicarakan aktivitas atau kegiatan perusahaan, terlebih dahulu haruslah diketahui maksud dan tujuan PT. PLN Persero, yaitu :

a. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus memupuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.

b. Mengusahakan penyediaan tenaga listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai dengan tujuan untuk :

1. Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil dan merata serta peningkatan kegiatan ekonomi.

2. Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan penyediaan tenaga listrik untuk melayani kebutuhan masyarakat. c. Merintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik.

d. Menyelenggarakan usaha-usaha lain yang menunjang penyediaan tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Untuk mewujudkan maksud dan tujuan tersebut, PT. PLN Persero mengadakan usaha antara lain :

a. Dengan mengindahkan prinsip-prinsip ekonomi dan jaminan terhadap keselamatan dan kekayaan Negara, PT. PLN Persero menyelenggarakan penyediaan tenaga listrik, yang meliputi tenaga pembangkitan, transmisi, dan distribusi sampai dengan titik pemakain (pelanggan atau masyarakat). b. Melakaukan perencanaan dan pembangunan sarana penyediaan listrik

untuk penyelenggaraan usaha tersebut.

c. Melakukan pekerjaan usaha penunjang penyediaan tenaga listrik.

Akhirnya dapat kita ketahui bahwa tujuan hadirnya PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah sebagai wahana teknologi dan pemerataan pembangunan di segala bidang di Indonesia umumnya dan Kota Parapat pada khususnya, mempunyai manfaat dan hakekat yang besar bagi kehidupan masyarakat dalam menunjang perekonomian bangsa ini.

III.1.4. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian (PT. PLN Persero Ranting Parapat) berada di pinggiran kota Parapat, yaitu berada di Jalan Bangun Dolok No. 1 Kecamatan Girsang Sipangan Bolon.

III.2. Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat

Adapun Struktur organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 5 : Struktur Organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat Sumber : Penelitian 2008

Adapun pembagian tugas dan fungsi masing-masing elemen organisasi di atas adalah sebagai berikut :

1. Manajer Ranting

Manajer Ranting bertugas mengawasi tugas-tugas dari seksi-seksi yang ada dan mengambil keputusan yang terkait dengan manajemen dan pelaksanaan fungsi organisasi.

2. Seksi Pelayanan Pelanggan

Tugas pokok seksi pelayanan pelanggan adalah : Melayani masyarakat sehubungan dengan listrik

Sedangkan yang menjadi fungsi seksi pelayanan pelanggan adalah :

1. Memberikan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik kepada calon pelanggan dan masyarakat lainnya.

2. Melayani permintaan penyambungan baru, perubahan daya, penyambungan sementara, perubahan tarif, ganti nama pelanggan,

balik nama pelanggan, dan perubahan lainnya serta pengaduan yang berhubungan dengan penyambungan tenaga listrik.

3. Mencatat, membuat, dan mempersiapkan berkas setipa permintaan calon pelanggan dan masyarakat lainnya secara tertib dan teratur pada formulir yang disediakan.

4. Meneruskan berkas setiap permintaan calon pelanggan dan masyarakat lainnya kepada fungsi yang terkait.

5. Memeberikan pelayanan pelanggan pembayaran Biaya Penyambungan (BP), Uang Jaminan Pelanggan (UJL), Tagihan Susulan, Biaya Penyambungan Sementara. Baiaya Perubahan dan Biaya lain ditetapkan Sesuai dengan peraturan yang berlaku.

6. Menyiapkan dan membuat kuitansi penerimaan pembayaran BP, UJL, Tagihan yang ditetapkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

7. Menyiapkan perintah kerja pemasangan, perbaikan, perubahan, pembongkaran Sambungan Tenaga Listrik (SL) dan berita acara pelaksanaanya.

8. Mengirim perintah kerja pemasangan, perbaikan, perubahan, pembongkaran Sambungan Tenaga Listrik (SL) dan berita acara pelaksanaanya kepada fungsi yang terkait.

9. Memantau dan meyelesaikan pelayanan sebagaimana dimaksud pada butir 1 sampai dengan butir 7 di atas.

10.Memelihara Data Induk Langganan (DIL)

11.Melakukan koordinasi dengan fungsi yang terkait.

3. Seksi Operasi Distribusi

Tugas Pokok seksi operasi distribusi adalah :

Melaksanakan tugas pengoperasian pendistribusian tenaga listrik dan penertiban listrik pada pelanggan.

Sedangkan yang menjadi fungsi operasi distribusi adalah :

1. Pelaksanaan kegiatan pengawasan dan pemeriksaan gardu setrta jaringan distribusi tenaga listrik.

2. Pelaksanaan kegiatan pengaturan operasional system pendistribusian tenaga listrik.

3. pelaksanaan pelayanan/penanggulangan gangguan jaringan tegangan rendah, gangguan pendistribusian, alat pembatas dan pengukur (APP), rangkaian jaringan kepada pelanggan.

4. Pelaksanaan penyusunan sasaran operasi APP pelanggan. 5. Pelaksanaan kegiatan pemeriksaaan APP pelanggan.

6. Pelaksanaan pembuatan berita acara pemeriksaan dan penyimpanan dokumen serta bukti penyalahgunaan jaringan tenaga listrik pada pelanggan.

4. Seksi Administrasi Keuangan

Bertugas memproses surat masuk dan surat keluar, membuat laporan penyetoran pendapatan dari rekening listrik maupun dari sambungan baru.

5. Seksi Catat Meter

Tugas Pokok Sesksi Pelayanaan Pelanggan adalah :

Melakukan pemeliharaan Rute Baca Meter (RBM) dan pembacaan kWh meter pelanggan

Sedangkan yang menjadi fungsi seksi catat meter adalah : 1. Pelaksanaan pencatatan kWh-meter pelanggan

2. Pelaksanaan pencatatan daftar kWh-meter normal dan tidak normal 3. Melaksanakan Daftar pencatatan Meter (DPM) untuk pelanggan baru.

BAB IV

PENYAJIAN DATA

IV.1. Proses Pengolahan Data Menjadi Informasi Dalam Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan

Membahas masalah sistem informasi tidak terlepas dari dua hal yang mendasar, yaitu data dan informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis diketahui bahwa bagi PT. PLN Persero Ranting Parapat, data adalah sebagai bahan dasar untuk mengetahui jumlah tagihan rekening listrik dari para pelanggan. Sedangkan informasi sedangkan informasi adalah sebagai bahan dasar untuk melakukan pengawasan dan pengambilan keputusan. Artinya kualitas informasi yang yang diperoleh berpengaruh terhadap proses pengawasan dan pengambilan keputusan.

Berdasarkan wawancara yang dilakukan oleh peneliti adapun yang menjadi alasan implementasi sistem informsasi pengelolaan piutang pelanggan adalah untuk menunjang proses bisnis PT. PLN Persero Ranting Parapat, yaitu fungsi tata usaha langganan IV hingga fungsi tata usaha langganan VI. Adapun fungsi tata usaha langganan yang terdapat pada PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah :

1. Fungsi Pelayanan Pelanggan / FPL (FI)

Fungsi dapat dikatakan sebagai gerbang pertama bagi para pelanggan, calon pelanggan atau masyarakat yang memerlukan informasi dan layanan yang berhubungan dengan penyambungan baru, perubahan daya, penyambungan sementara, perubahan nama, perubahan tarif, pindah tempat pembayaran rekening, dan sebagainya.

Fungsi ini ibarat sungai adalah merupakan upstream atau hulu. Apabila segala proses dilakukan di hulu dengan baik, maka baiklah semua proses sampai hilir. Fungsi ini menghasilkan sumber pendapatan PT. PLN Persero Ranting Parapat dan menyiapkan data untuk memebentuk data base pelanggan dan data yang mengolah data dari calon pelanggan menjadi pelanggan.

2. Fungsi Pembacaan Meter / FPM(FII)

Pendapapatan terbesar yang diperoleh perusahaan adalah dari penjualan tenaga listrik, yang dibayar oleh pelanggan setiap bulan memlalui rekening listrik pemakaian rekening listrik setiap bulan dicatat oleh fungsi ini dengan baik, benar, tepat waktu sesuai jadwal yang telah ditetapkan.

Hasil pencatatan stand meter dan pemakaian KWh dikirim ke fungsi pembuatan rekening. Fungsi ini seperti halnya FPL mengadakan kontak langsung dengan pelanggan pada saat pencatatan stand meter setiap bulan.

Fungsi ini mempunyai peran sangat penting karena:

a. Yang memproses tenaga listrik menjadi pendapatan/piutang listrik. b. Berkaitan dengan unsur pelayanan.

3. Fungsi Pembuatan Rekening / FPR (FIII)

Fungsi ini tidak secara langsung berhubungan dengan pelanggan. Kegiatan utamanya adalah membuat rekening listrik bulanan seluruh pelanggan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Sumberdata untuk pembuatan rekening diterima dari fungsi pencatatan meteran.

Fungsi ini dalam melaksanakan kegiatan berorientasi pada fungsi pembukuan pelanggan dan fungsi penagihan antara lain:

a. Mencetak rekening listrik per kogol, per payment point dan menurut nomor kontrol atau nomor kontrak.

b. Mencetak daftar rekening per kogol, per payment point dan menurut kontrol atau nomor kontrak.

c. Mencetak rekapitulasi per kogol, per payment point dan perjenis tarif. Fungsi ini seperti halnya FPL dan FPM sangat berperan menentukan sumber pendapatan PLN.

4. Fungsi Pembukuan Pelanggan / FBL (FIV)

Fungsi ini dalam kegiatannya tidak secara langsung dengan pelanggan, lebih berperan sebagai internal audit. Melakukan pengurusan, pengawasan dan pencatatan transaksi hutang-piutang antara pelanggan dan PLN.

Rekening listrik yang diterima dari fungsi pembuatan rekening di atur fungsi ini sebagai berikut:

a. Rekening listrik kogol umum, kogol non ABRI, kogol PEMBA, kogol BUMN/BUMD dikirim kefungsi penagihan.

b. Rekening kogol ABRI dikirim ke fungsi pengawasan kredit kecuali yang berlaku di PT PLN (persero) ditribusi Jawa dan Tangerang penagihan dilakukan oleh kantor distribusi.

5. Fungsi Penagihan / FPH(FV)

Fungsi ini dalam kegiatannya secara langsung berhubungan dengan pelanggan yang membayar rekening bulan berjalan dan rekening tunggakan. Jadi tugas utamanya melayani pelanggan yang akan membayar rekening listrik untuk kogol umum, kogol non ABRI, dan kogol PEMDA dan kogol BUMN/BUMD. Fungsi

ini juga melakukakan penagihan listrik kogol ABRI dengan system legalisasi, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk memberikan pelayanan yang baik harus diperhatikan :

a. Fasilitas harus memadai, sarana tempat pembayaran harus aman dan pelayanan harus cepat.

b. Jadwal pembayaran antara tanggal 1 sampai dengan tanggal 20 setiap bulan. c. Fungsi ini yang bertanggung jawab atas prestasi penagihan rekening listrik

setiap bulan harus dilaporkan dalam iktisar mutasi rekening listrik, iktisar laporan rekening yang ada di tempat pembayaran dan iktisar penyelesaian pembayaran rekening listrik dengan bank/ koperasi..

6. Fungsi Pengawasan Kredit / FPK(FVI)

Fungsi ini sama halnya dengan fungsi penagihan dalam kegiatannya secara langsung berhubungan dengan pelanggan, khususnya melakukan sanksi pemutusan sementara, penyambungsn kembali dan penyambungan rampung. Dan juga melaksanakan penyelesaian dan pengawasan dan penghapusan piutang ragu-ragu.

Fungsi ini berperan dalam hal menarik piutang yang tertunggak dan dalam hal menurunkan ratio piutang listrik dengan melakukan berbagai upaya, agar piutang pelanggan yang tertunggak di lunasi pelanggan.

Sebelum kita melihat aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, mulai dari proses input, pemrosesan data sampai kepada proses output, terlebih dahulu kita melihat sumber daya yang mendukung proses tersebut. Sumber daya yang dimaksud peneliti disini adalah perangkat-perangkat yang digunakan oleh para pegawai, yaitu

sumber daya hardware, sumber daya software, dan sumber daya jaringan. Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan peneliti, adapun sumber daya yang dimaksud di atas yang terdapat di PT. PLN Persero Ranting Parapat adalah sebagai berikut :

1. Sumber Daya Hardware

Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis sumber daya hardware yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat terdiri dari :

a. Komputer

Komputer yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebanyak 10 unit.

b. Printer

Printer yang digunakan di PT. PLN Persero ranting Parapat dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebanyak 5 unit.

c. Removable disk

Removable disk yang digunakan di PT. PLN Persero Ranting Parapat

Dalam mendukung sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebanyak 2 unit. Removable disk tersebut terdiri dari 1 unit

harddisk eksternal dengan kapasitas 20Gb, dan 1 unit iomega dengan

kapasitas 4,3Gb. 2. Sumber Daya Software

Dari hasil observasi yang dilakukan peneliti di PT. PLN Persero Ranting Parapat, adapun sumber daya Software yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Sistem Operasi

Sistem operasi yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem informasi manajemen pengelolaan piutang pelanggan di PT. PLN Persero Parapat adalah sistem operasi Micrsoft Windows XP dan sistem operasi Microsoft Windows 2000 Server.

b. Pengolah dokumen

Adapun pengolah dokumen yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah Microsoft Office. c. Sistem Aplikasi

Adapun sistem aplikasi yang digunakan dalam mendukung aktivitas sistem informasi pengelolaan piuatng pelanggan adalah Oracle sebagai database dan Visual Basic sebagai Programing Tools.

3. Sumber Daya Jaringan

Adapun konfigurasi jaringan yang digunakan dalam mendukung proses pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah dengan menggunakan jaringan Local Area Network (LAN) dengan konfigurasi client-server., yaitu dalam melakukan aktivitasnya seemua komputer terhubung ke satu komputer server.

Dalam mengolah data menjadi informasi yang baik, sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan akan melakukan aktivitas mulai dari proses input, pemrosesan data, sampai kepada output. Berikut ini penulis akan menyajikan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan para key informan untuk mengetahui proses pengolahan data menjadi informasi dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan.

IV.1.1. Input Data

Input data di dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan dimulai dengan mengambil data ke bagian pengelolaan data di Kantor Cabang PT. PLN Persero Pematang Siantar. Data diambil langsung dengan menggunakan removable disk sebagai media perantara. Data yang diambil adalah data saldo rekening yang akan ditagih kepada para pelanggan dalam satu bulan berjalan. Data yang dimabil dari kantor cabang ini dinamakan data SOREK. Berikut hasil wawancara penulis dengan Bapak Jerry Sirait selaku operator komputer sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, Tanggal 19 Agustus 2008 :

“ Data yang akan dimasukkan ke dalam sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, diambil dari bagian pengolahan data di Kantor Cabang. Data yang diambil adalah data sorek. Data itu diambil langsung dengan menggunakan removable disk”

Kemudian data tersebut akan diubah formatnya. Komputer sistem akan mengubah data tersebut dan akan dinamakan menjadi data piutang pelanggan. Sebelum data piutang pelanggan tersebut dimasukkan ke dalam database komputer server terlebih dahulu data itu akan diperiksa. Data piutang pelanggan akan dibandingkan dengan data fisik yang ada pada saksi pelayanan pelanggan. Hal ini dilakukan untuk melihat apakah jumlah saldo yang ada pada data piutang pelanggan tersebut sudah sama dengan data fisik yang ada pada saksi pelayanan pelanggan. Apabila sama baru kemudian data itu dimaksukkan ke dalam database komputer server. Akan tetapi apabila data tidak sama, maka data tersebut akan dikembalikan kepada bagian pengolahan data kantor cabang PT PLN persero Cabang Pematang Siantar, agar dilakukan pemeriksaan ulang terhadap data piutang pelanggan tersebut.

Setelah dilakukan pemeriksaan baru data akan dimasukkan kedalam database komputer server dan data piutang pelanggan tersebut akan disimpan kedalam magnetic disk dalam komputer server. Berikut hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan Bapak Ferdinand Manik, selaku Supervisor Pelayanan Pelanggan, pada Tanggal 19 Agustus 2008 :

“Data sorek yang diambil tersebut akan saya periksa dulu. Saya akan membandingkan data sorek dengan data fisik yang ada pada saya. Apabila jumlah saldo pada kedua data tersebut sama, baru data sorek tersebut dimasukkan ke dalam database komputer server”.

IV.1.2. Pemrosesan Data

Pemrosesan data merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam mengubah data menjadi informasi. Pada tahap inilah data tesebut akan diproses menjadi informasi. Di dalam sistem informasi pengolahan piutang pelanggan tahap pertama dalam pemrosesan data adalah penggunaan data. Data piutang pelanggan tersebut akan digunakan oleh payment point (loket pembayaran) untuk melakukan proses penagihan rekening listrik kepada para pelanggan. Berikut hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Jerry Sirait, selaku operator komputer sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, pada Tanggal 20 Agustus 2008 :

“Data piutang pelanggan yang tersimpan di dalam database komputer server sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan akan digunakan oleh loket pembayaran untuk melakukakan proses pembayaran rekening listrik”.

Pada saat pelanggan membayar rekening listrik diloket pembayaran, petugas loket pembayaran akan melakukan pencarian data dengan memasukkan identitas pelanggan

kedalam komputer client yang ada pada loket pembayaran. Kemudian data mengenai tagihan listrik pelanggan tersebut akan tampil di komputer client tersebut. yang terdiri dari, sebagai berikut :

1. Nama pelanggan

Data mengenai nama pelanggan 2. Tarif/daya.

Data mengenai daya listrik oleh pelanggan 3. Kode golongan.

Data mengenai golongan pelanggan 4. Kode kedudukan.

Data mengenai alamat pelanggan 5. Rp PLN

Data mengenai jumlah uang yang masuk kepada kas PT. PLN Persero Ranting Parapat

6. Rp PPJ

Data mengenai jumlah uang yang yang akan dikirimkan ke pemerintah daerah sebagai pajak penerangan jalan

7. Rp tagihan.

Data mengenai jumlah uang yang akan dibayar oleh pelanggan.

Berikut hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Hendra Hutabarat, selaku petugas loket pembayaran, pada Tanggal 20 Agustus 2008 :

“Ketika pelanggan ingin membayar rekening listrik, saya akan memasukkan identitas pelanggan tersebut ke dalam komputer client yang ada di dalam loket pembayaran, kemudian akan muncul jumlah tagihan

Setelah pelanggan melakukan pelunasan piutang pelanggan di loket pembayaran, komputer server secara otomatis akan memperbaharui data piutang pelanggan yang tersimpan di dalam database komputer server tersebut. Semua transaksi penjulan rekening pelanggan setiap hari di loket pembayaran akan diolah oleh komput er

server. Kemudian komputer server akan menjumlahkan semua data tersebut dan

membuat rekapitulasi pelunasan dari data tersebut. Rekapitulasi inilah nantinya yang menjadi salah satu informasi, yang akan didistribusikan kepada pihak yang berada di dalam organisai PT. PLN Persero Ranting Parapat. Berikut hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Bapak Jerry Sirait, selaku operator komputer sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, pada Tanggal 19 Agustus 2008 :

“Transaksi pembayaran rekening listrik di loket pembayaran secara otomatis akan tersimpan di dalam database komputer server. Komputer server secara otomtis akan memanipulasi semua transaksi yang terjadi di loket pembayaran”.

IV.1.3. Output

Pada bagian ini semua pemrosesan data akan didistribusikan kepada pihak internal perusahaan. Pendistribusian data dilakukan dengan cara menampilkan data tersebut di masing-masing komputer client dalam bentuk halaman website. Dari hasil observasi yang dilakukan oeh penulis adapun informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan adalah sebagai berikut :

a. Informasi Pelunasan Informasi ini terdiri dari

Informasi ini berisi tentang rekapitulasi rekening yang sudah dicetak atau yang sudah dibayar oleh pelanggan.

2. Informasi Pelunasan Payment-point

Informasi ini berisi tentang rekening yang sudah lunas atau yang sudah dibayar di payment-point.

3. Informasi setoran pelunasan

Informasi ini berisi mengenai uang yang sudah disetor ke Bank dari payment-point.

4. Informasi rekapitulasi koreksi rekening

Informasi ini mengenai rekapitulasi rekening yang dikoreksi akibat pembatalan rekening.

b. Informasi Rekapitulasi Piutang

Informasi mengenai rekapitulasi rekening listrik yang belum dibayar. c. Informasi Tunggakan

Informasi mengenai tunggakan rekening listrik. d. Informasi Historis Stand Meter

Informasi ini berisi tentang data-data mengenai pemakaian tenaga listrik setiap pelanggan.

e. Informasi Daftar Pelanggan Bersinar

Informasi ini berisi tentang data pelanggan yang pemakaian datanya di atas 6600 watt.

Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat gambar di bawah ini :

Gambar 5

Sumber : PT. PLN Persero Ranting Parapat

Dari gambar di atas dapat kita lihat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan. Informasi dihasilkan dalam bentuk halaman

Sementara itu berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis, bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, dinilai sudah sudah mudah diperoleh (accesible) bagi pegawai yang akan memanfaatkannya. Imformasi yang dihasilkan dinilai mudah dipahami (comprehensible), relevan dengan, misi dan tujuan orgnisasi PT. PLN Pesero Ranting Parapat. Informasi yang dihasilkan dinilai bemanfaat bagi organisasi PT. PLN Persero Ranting Parapat. Informasi yang dihasilkan dinilai selalu tersedia tepat pada waktunya dan berasal dari sumber-sumber yang diandalkan kebenarannya. Kemudian informasi yang dihasilkan dinilai bersih dari kesalahan dan kekeliruan serta tidak mengandung kontradiksi dalam penyajiannya. Berikut ini hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan Bapak Panuturi Pasaribu, selaku Manajer PT. PLN Persero Ranting Parapat, Tanggal 20 Agustus 2008 :

“Ya…… Infomasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan mudah diperoleh, mudah dipahami, relevan dengan tujuan organisasi, bermanfaat, selalu tersedia tepat waktu, dan memang terbbas dari kontradikisi ketika disajikan”.

IV.2. Manfaat Informasi yang Dihasilkan Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan Khususnya dalam Mendukung Pengambilan Keputusan.

Membahas masalah sistem informasi tidak terlepas dari dua hal yang mendasar, yaitu data dan informasi. Dari hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis diketahui bahwa bagi PT. PLN Persero Ranting Parapat, data adalah sebagai bahan dasar untuk mengetahui jumlah tagihan rekening listrik dari para pelanggan. Sedangkan informasi sedangkan informasi adalah sebagai bahan dasar untuk melakukan pengawasan dan pengambilan keputusan. Artinya kualitas informasi yang yang diperoleh berpengaruh terhadap proses pengawasan dan pengambilan keputusan.

Pelaksanaan sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan diharapkan mampu memebrikan manfaat terhadap internal organisasi PT. PLN Persero Ranting parapat. Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan harus memeberikan manfaat, khususnya dalam pengambilan keputusan. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis diketahui ada beberapa informasi yang dimanfaatkan oleh manajer maupun pegawai dalam pengambilan keputusan. Berikut ini penulis akan menyajikan informasi yang dimanfaatkan oleh manajer maupun pegawai dalam pengambilan keputusan, yaitu :

1. Informasi Tunggakan

Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis, diketahui bahwa informasi tunggakan akan memberikan informasi mengenai besarnya jumlah tunggakan dan siapa-siapa pelanggan yang sedang menunggak rekening listriknya. Informasi inilah yang akan memberikan dukungan bagi manajer ataupun pegawai dalam mengambil keputusan untuk mengtasi masalah tunggakan rekening listrik tersebut. Berikut ini hasil wawancara yang

dalam satu gedung. Perkembangan komunikasi data menuju konfigurasi LAN dalam prateknya terjadi karena dua kemungkinan :

1. Pengembangan dari pengolahan data dengan menggunakan personal komputer (PC) yang terpisah. Mengolah data secara terpisah-pisah pada banyak PC mungkin dirasa memeperlambat efektivitas kerja. Timbul gagasan untuk mengakses data dari satu komputer. Maka digabunglah teknologi komputer dengan teknologi komunikai data. Akhirnya diterapkan metode pengolahan data secara terdisttribusi yang mencakup pemakaian bersama database, pemakaian bersama perangkat lunak aplikasi dan perkakas untuk meningkatakan produktivitas dan efisienasi kerja melalui konfigurasi LAN.

2. Pengembangan LAN melalui perombakan down-sizing dari sistem multi-user yang menggunakan komputer-komputer besar. Sistem multi-user yang lengkap biasanya membutuhkan investasi dan biaya pemeliharaan yang cukup besar, karena banyak peralatan tambahan. Kini sudah tersedia teknologi PC yang lebih ekonomis dalam penggunaan ruangan dan penggunaan ruangan, tetapi kapasitas pengolahannya tidak kalah dengan komputer mainframe. Maka banyak organisasi termasuk PT. PLN Persero Ranting Parapat yang kemudian menyusun jaringan dengan PC dalam konfigurasi LAN.

Data yang sudah diperiksa tersebut akan di-upload ke dalam komputer server dan secara otomatis akan tersimpan di dalam magnetic disk yang ada di dalam komputer server. Komputer server inilah yang akan melayani permintaan data dari masing-masing komputer client.

Data yang tersimpan di dalam database komputer server akan digunakan oleh petugas loket pembayaran untuk menjual rekening listrik. Permintaan data dilakukan dengan cara memasukkan identitas pelanggan ke dalam komputer client yang berada di loket pembayaran. Komputer server akan memproses data tersebut dan akan memberikan data kepada komputer client, yaitu mengenai jumlah tagihan yang akan di bayar oleh pelanggan.

Setelah pelanggan melunasi tagihan rekening listrik tersebut komputer server secara otomatis akan memperbaharui data yang ada di dalam database komputer server tersebut. Pembaharuan data dilakukan dengan cara online processing, yaitu semua transaksi pelunasan rekening yang terjadi di loket pembayaran secara otomatis akan ditambahkan ke dalam database komputer server. Komputer server akan memanipulasi data-data tersebut. Data-data tersebut akan dikelompokkan di dalam komputer server. Data inilah nantinya yang akan berubah menjadi informasi, dan yang akan didistribusikan kepada pihak internal organisasi.

Pendistribusian informasi dilakukan dengan cara menampilkan informasi di masing-masing komputer client dalam bentuk website. informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan memiliki kualitas yang baik. Hal ini dapat kita lihat berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis.

adalah dengan menggunakan electronic data processing (pengolahan dengan menggunakan perangkat elektronik) dengan cara online processing (pemrosesan data secara real time).

Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan juga memiliki kualitas yang baik. Hal ini diukur dari ketentuan persyaratan yang dikemukakan oleh Parker dalam Kumorotomo (1999:11), yaitu ketersediaan, mudah dipahami, relevan, bermanfaat, tepat waktu, keandalan, akurat, dan konsisten telah terpenuhi dengan baik.

V.2. Manfaat Informasi Yang dihasilkan Oleh Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan, Khusunya Dalam Mendukung Pembuatan Keputusan.

Berdasarkan kondisi di lapangan diketahui ada beberapa manfaat informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan, khususnya dalam mendukung pengambilan keputusan. Informasi yang dihaslkkan oleh sistem informasi pengelolaan pelanggan bermanfaat dalam melakukan pengawasan terhadap proses alur kas pendapatan PT. PLN Persero Ranting Parapat. Manajer dengan mudah dapat melihat transaksi pencatatan hutang-piutang antara perusahaan dengan pelanggan.

Sistem informasi pengelolaan piutang pelangan menghasilkan informasi mengenai besar jumlah tunggakan rekening listrik. Dari informasi tersebut manajer dapat membuat satu keputusan. Keputusan dibuat mengenai strategi yang akan dijalankan untuk mengurangi tunggakan rekening listrik tersebut.

Dari informasi tersebut Manajer akan memerintahkan seksi yang terkait untuk menjalankan strategi tersebut. Manajer juga akan tetap mengawasi pelaksanaan keputusan tersebut.

Dari kerangka teori yang dibangun oleh penulis diketahui bahwa informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi harus memebrikan manfaat terhadap pihak internal organisasi. Berangkat dari kondisi di lapangan diketahui bahwa informasi yang

pelanggan adalah keputusan tingkat treknis. Pengawasan yang dilakukan oleh manajer maupun supervisor dalah merupakan contoh-contoh keputusan tingkat teknis.

Berdasarkan pada alur pemikiran di atas maka dapat ditari kesimpulan bahwa poses pengolahan data menjadi informasi pada PT. PLN Persero Ranting Parapat secara kulaitataif berjalan dengan baik. Hal ini berarti implementasi sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan di PT. PLN Persero Ranting Parapat tanapa bermaksud menafikkan yang lain sudah berjalan dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi (1992). Prosedur Penelitian. Bina Aksara. Jakarta. Azwar, Saifuddin (2004). Metode Penelitian. Pustaka Pelajar. Yogyakarta.

Hasibuan, Malayu (2001). Manajemen. Dasar, Pengertian, dan Masalah. Bumi Aksara. Jakarta.

Kumorotomo, Wahyudi, dkk (1998). Sistem Informasi Manajemen. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

Moekijat (2005). Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Mandar Maju. Bandung.

Nawawi, Hadari (1991). Metode Penelitian Sosial. Gadjah Mada University Press. Yogyakarta.

O’Brien, James. A. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Perspektif Bisnis dan Manajerial. Salemba Empat. Jakarta.

Simarmata, Janner (2005). Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. Andi. Yogyakarta.

Singarimbun, Masri, dkk. (1995). Metode Penelitian Survei. LP3S. Jakarta. Sugiyono (2001). Metode Penelitian Administrasi. Alfabeta. Bandung.

Sumaryadi, I Nyoman (2005). Efektivitas Implementasi Otonomi Daerah. Citra Utama. Jakarta.

Sutabri, Tata (2005). Sistem Informasi Manajemen. Andi. Yogyakarta. Sutarto (1993). Dasar-dasar Organisasi. Gajah Mada Press. Yogyakarta.

Sutedjo, Budi, dkk. (2002). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta.