commit to user
mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima. Perbedaan gaji dan upah terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu
penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila memiliki ikatan kerja yang kuat dan sah, sedangkan seseorang menerima upah apabila
ikatan kerjanya tidak kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada akhir bulan, sedangkan upah
diberikan setiap hari ataupun setiap minggu.
4. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian
Sistem penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terorganisasi atau terpadu untuk melaksanakan
suatu kegiatan pembayaran atau kompensasi atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai yang meliputi pencatatan,
pembuatan daftar gaji, penyiapan sampai pembayaran gaji. Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, tambahan tunjangan yang
diterima, potongan-potongan tertentu, laporan kepada pemerintah dan persyaratan untuk kepegawaian.
Menurut Mulyadi 2001:391, sistem akuntansi penggajian adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan
yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan tetap perbulan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari
kerja maupun jumlah produk yang dihasilkan.
commit to user
Dari pengertian diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem penggajian adalah suatu bentuk pemberian kompensasi yang diterima
oleh karyawan atau pegawai yang sifatnya tetap per bulan atau per minggu.
1 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian
dan Pengupahan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan meliputi:
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-
surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara, dan pemindahan karyawan.
b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
jam hadir setiap karyawan di perusahaan. c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tertentu.
commit to user
d. Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan jumlah upah bruto setiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa Pph Pasal 21, utang karyawan, dan iuran untuk organisasi karyawan.
e. Rekap daftar gaji dan upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. f. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan pembuatan daftar gaji dan upah atau
dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini sebagai catatan setiap karyawan mengenai rincian
gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan- potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan yang diserahkan kepada setiap
karyawan dimasukkan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah karyawan berisi informasi mengenai
nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan.
h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan
commit to user
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
2 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi 2001:382 catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah sebagai berikut:
a Jurnal umum Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk
mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung
yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
d Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
commit to user
3 Fungsi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan
Menurut Mulyadi 2001:382 fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
meliputi: fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan.
a. Fungsi kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
b. Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak karyawan dan
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
d. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertangggung jawab untuk mencatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah
commit to user
karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan: bagian utang, bagian
kartu biaya, dan bagian jurnal. 1. Bagian utang
Bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.
2. Bagian kartu biaya Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam
kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja.
3. Bagian jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung
jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. e. Fungsi keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank.
4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan
Sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur yang meliputi:
commit to user
a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi atau pabrik. b. Prosedur pencatatan waktu kerja
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu kerja yang diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan
distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.
c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan. d. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan ke departemen-departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja tersebut. e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dalam prosedur ini, fungsi keuangan membuat bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah, dimana jumlah yang tertera
dalam bukti kas keluar harus sesuai dengan jumlah pembayaran gaji dan upah yang dikeluarkan perusahaan.
commit to user
f. Prosedur pembayaran gaji dan upah Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi
dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna
pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke
amplop gaji dan upah.
5. Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan
