Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan arsip nasional republik Indonesia (anri)

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

Oleh:

ERMA YUNITA 107025101271

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2011

PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)

Skripsi

Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)

Oleh:

ERMA YUNITA

NIM. 107025101271

Di Bawah Bimbingan

Pungki Purnomo, M. LIS

NIP: 19641215 199903 1 005

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Skripsi yang berjudul “Pengadaan Bahan Pustaka di Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)” telah diujikan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 20 Desember 2011. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan.

Jakarta, 20 Desember 2011

Sidang Munaqasyah

Ketua Sidang Sekretaris

Drs. Rizal Saiful-Haq, MA Pungki Purnomo, MLIS

NIP. 19530319 198303 1 008 NIP. 19641215 199903 1 005

Penguji I Penguji II

Mukmin Suprayogi, M.Si Drs. Rizal Saiful-Haq, MA NIP. 19623011999031001 NIP. 19530319 198303 1 008

Pembimbing

Pungki Purnomo, MLIS

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa:

1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar strata 1 di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penelitian ini telah dicantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, Desember 2011

Erma Yunita

i

ERMA YUNITA

Pengadaan Bahan Pustaka Di Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI ).

Penelitian mengenai pengadaan bahan pustaka di perpustakaan ANRI bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian dan hadiah yang dilakukan oleh perpustakaan ANRI, serta untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pengadaan bahan pustaka di perpustakaan ANRI. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Metode yang yang digunakan dalam penelitian ini adalh metode kualitatif. Informan yang digunakan dalam penelitian berjumlah dua orang yang terdiri kepala perpustakaan dan seorang tenaga pustakawan di perpustakaan ANRI. Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data menggunakan hasil wawancara. Berdasarkan hasil wawancara penelitian ini mengungkapkan bahwa pengadaan dengan cara pembelian dilakukan dengan cara memesan ke penerbit langsung melalui internet dan denga cara mendatangi serta menelusur langsung ke toko buku. Sedangkan pengadaan dengan cara hadiah perpustakaan ANRI hanya menerima hadiah tanpa meminta, dan menerima penerbitan naskah arsip yang dibuat oleh ANRI untuk disimpan di perpustakaan agar dapat dipergunakan oleh pemustaka. Adapun kendala dalam pengadaan bahan pustaka salah satunya yaitu anggaran yang disetujui tidak sesuai dengan permintaan untuk pengadaan bahan pustaka di perpustakaan ANRI.

ii

KATA PENGANTAR

Segala Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat, taufik, hidayah serta inayah-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini, dengan judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)” ini dengan

baik dan lancar. Topik skripsi ini penulis pilih atas pertimbangan pentingnya pengadaan bahan pustaka dalam melengkapi koleksi perpustakaan yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan.

Dalam proses penyusunan skripsi ini, Saya mendapatkan bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh sebab itu pada kesempatan kali ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terwujudnya penulisan skripsi ini, diantaranya yaitu kepada :

1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan karunia-Nya yang tidak terhenti sampai kapanpun.

2. Bapak Drs. H. Abd. Wahid Hasyim, M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Drs. Rizal Saiful Haq. MA, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Adab dan Humaniora, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, sekaligus selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang telah

iii penulisan skripsi ini.

5. Ibu Dosen Fakultas Adab dan Humaniora, khususnya Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan segala ilmu dan pengetahuan kepada penulis.

6. Ibu Daisy Widyanti, selaku kepala perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang memberikan informasi dan masukan-masukan kepada penulis.

7. Ibu Asyeni selaku pustakawan, dan ibu Diah saputri selaku staff di perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

8. Kedua orang tuaku Ayahanda Drs. Suryadi Sidik dan Ibunda tercinta Siti Rosidah, serta kakak-kakaku, dan keponakan-keponakanku tersayang, terima kasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian, dukungan, semangat, dan motivasi yang besar serta bantuan materil sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

9. Seseorang ”115” yang tidak bosan untuk selalu memberikan do’a, memberikan semangat dan motivasi terus menerus kepada penulis. 10. Teman-teman seperjuanganku pada Jurusan Ilmu Perpustakaan

angkatan 2007 khususnya Eva maftuhah, Fauzah Novantri, Mahdiah, Nurul Fitria Farha, Diah titik , Amaliah dan Fadhlan Abdul Wadud Imron yang telah memberikan motivasi dan semangat yang tiada henti kepada penulis.

11. Keluarga besar KKS 49 yang telah memberikan kenangan yang tidak akan terlupakan.

iv

12. Seluruh teman-teman, kaka kaka, Jurusan Ilmu Perpustakaan yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih atas segala kenangan yang telah menjadi bagian dalam perjuangan hidup kita, saat ini dan yang akan datang. Tetap jaga rasa kekeluargaan di Jurusan Ilmu Perpustakaan.

Dan semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan terimakasih yang dapat penulis sampaikan, semoga Allah SWT membalas segala amal kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini, Aamiin.

Jakarta, Desember 2011

v

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 7

C. Tujuan Penelitian ... 8

D. Manfaat Penelitian ... 8

E. Metode Penelitian... 9

1. Jenis Penelitian ... 9

2. Informan Penelitian ... 10

3. Teknik Pengumpulan Data ... 10

4. Teknik Analisis Data. ... 11

F. Definisi Istilah ... 12

G. Sistematika Penulisan ... 12

BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Khusus ... 14

vi

2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus ... 15

3. Ciri-ciri Perpustakaan khusus ... 16

4. Koleksi perpustakaan khusus ……… ... 17

B. Pengadaan Bahan Pustaka ... 20

1. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka ... 20

2. Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka ... 22

3. Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka ... 23

4. Cara pengadaan bahan pustaka ……….. . 25

BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN NASIONAL RI A. Sejarah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) ... 32

B. Posisi Perpustakaan Pada Strukutur Organisasi ANRI ……… 34

C. Visi dan Misi ANRI... 37

D. Sumber daya Manusia Perpustakaan ANRI ... 38

E. Koleksi Perpustakaan Nasional ANRI ... 39

F. Anggaran Perpustakaan Nasional RI ... 40

G. Sarana dan Sistem Temu Kembali Informasi ... 41

H. Gedung Perpustakaan ... 41

I. Saran dan Prasarana Perpustakaan ... 42

BAB IV HASIL PENELITIAN A. Pengadaan Bahan Pustaka di Perpustakaan ANRI ... 44

B. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian ... 46

a. Pembelian ke penerbit ………... 48

vii

E. Kendala-Kendala Dalam Pengadaan Bahan Pustaka ……… ... 54

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 56

B. Saran ... 58

DAFTAR PUSTAKA ... 59

viii

DAFTAR GAMBAR

ix

Tabel 1 Sumber Daya Manusia di Perpustakaan ANRI ... 39 Tabel 2 Perlengakapan Yang Tersedia Di Ruangan Perpustakaan ANRI

x

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pengajuan Ujian Proposal Skripsi 2. Surat Pengajuan Dosen Pembimbing 3. Surat Tugas Menjadi Pembimbing 4. Surat Izin Penelitian

5. Pertanyaan Wawancara

6. Formulir Pengajuan Pembiayaan Kegiatan 7. Daftar Buku Dari Hadiah

8. Daftar Buku Yang di Beli

9. Daftar Harga Buku Terbitan Naskah Arsip 10. Surat Persetujuan Ujian Skripsi

1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perpustakaan merupakan sarana pendukung kegiatan belajar mengajar di mana kegiatan utama perpustakaan adalah menyebarkan informasi dan pengetahuan, salah satu jenisnya adalah perpustakaan khusus.

Perpustakaan di zaman dulu dan sekarang tentu saja berbeda. Pada zaman dulu semua masih sederhana, manajemen yang ada belum ditata secara efektif sehingga pelayanannya pun belum maksimal. Sekarang dengan mengetahui prinsip-prinsip kepustakawanan yang ada maka perpustakaan diharuskan dapat berperan banyak dalam menyebarkan informasi. Kemajuan jaman sekarang memang menuntut perpustakaan untuk membenahi dirinya ke arah kemajuan agar tidak ditinggalkan oleh masyarakat.

Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi bahan pustaka yang dikelola dan diatur secara sistematis dengan cara tertentu.1 Dari pengertian tersebut tergambar dengan jelas bahwa perpustakaan didirikan untuk mengumpulkan, menyimpan dan memelihara koleksi untuk kemudian diatur secara sistematis agar bisa digunakan oleh penggunanya sebagai informasi. Perpustakaan harus dipertahankan

1 _{Muljani A. Nurhadi.Sejarah Perpustakaan dan Perkembangannya di Indonesia}

2

terus keberadaannya dan diselenggarakan dengan baik agar selalu bisa memberikan informasi yang tepat dan cepat kepada masyarakat di sekitarnya.

Perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah swasta) atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan SDM.2

Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu jenis perpustakaan khusus yang dikelola atau di bawah institusi pemerintahan. Perpustakaan ANRI ini berada di bawah pimpinan Sub direktorat Layanan Arsip yang menyimpan informasi-informasi atau bahan pustaka yang di butukan oleh karyawan ANRI sendiri. Perpustakaan ANRI merupakan perpustakaan khusus yang mengoleksi bermacam-macam informasi, khususnya informasi tentang ilmu sejarah dan ilmu sosial.

Dengan demikian perpustakaan khusus merupakan salah satu jenis perpustakaan yang menyimpan berbagai informasi bagi masyarakat dan peneliti untuk menambah pengetahuan sebanyak-banyaknya dan memperoleh jawaban atas suatu pertanyaan yang dibutuhkannya sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Perpustakaan ANRI menempati gedung A yang terletak di lantai 1. Kegiatan perpustakaan ANRI diselenggarakan di gedung pelayanan Arsip, karena perpustakaan menyatu dengan kegiatan kearsipan. Gedung ini terdiri dari dua lantai. Lantai 1 terdapat ruang baca yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan koleksi arsip yang dipesan oleh pemustaka, ruang katalog, ruang kepala perpustakaan, ruang microreader, ruang referensi, ruang film/ video, ruang fotokopi dan ruangan perpustakaan yang didalamnya ada koleksi perpustakaan, ruang baca, layanan sirkulasi, dan ruang kerja. Lantai 2 menjadi ruangan dokumentasi arsip dan untuk koleksi buku langka tersimpan di gedung O lantai 3.

Selain itu perpustakaan khusus biasanya juga mempunyai karakteristik khusus apabila dilihat dari fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, dan kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada umumnya. Untuk mendukung perkembangan dan majunya perpustakaan khusus, maka perlu dilakukan pembinaan secara khusus sehingga sejalan dengan lahirnya Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan, dimana Badan perpustakaan Daerah provinsi merupakan institusi yang membina seluruh perpustakan yang ada di daerah sehingga dapat diberdayakan secara maksimal serta terciptanya sumber daya

4

manusia yang berilmu pengetahuan dalam mendukung visi misi institusinya. 3

Untuk menjadikan perpustakaan sebagai sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khazanah budaya bangsa dan berbagai jenis layanan dan jasa lainnya, maka yang harus dipikirkan oleh suatu perpustakaan adalah upaya melengkapi bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka4

Bahan Pustaka merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan selain ruangan atau gedung, peralatan atau perabot, tenaga dan anggaran. Unsur-unsur tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik.

Bahan pustaka yang antara lain berupa buku, terbitan berkala (surat kabar, dan majalah), serta bahan audiovisual, seperti: audio kaset, video, slide, dan sebagainya.5

Pengadaan bahan pustaka merupakan bagian yang cukup penting dari suatu perpustakaan, karena dari awal perpustakaan berdiri faktor pengadaan memiliki peranan penting dalam menunjang maju

3

Nurichlas. Penilaian Perpustakaan Khusus Terbaik. Diakses

http://bpap.ntbprov.go.id/?q=penilaian-perpustakaan-khusus-terbaik/ pada tanggal 17 Maret 2011 jam 13.05 WIB.

4 _{Yuyu Yulia, et all., Pengadaan Bahan Pustaka, (Jakarta : Universitas Terbuka,}

1999) hal 1

5 _{Karmidi Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka (Jakarta: Universitas}

mundurnya perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka dilakukan dengan cara: membeli/melanggan, tukar menukar, penerbitan, penggandaan, dan memperolehnya secara gratis dari lembaga lain yang memiliki koleksi tertentu dan ingin mengembangkannya. Pengadaan bahan pustaka untuk perpustakaan harus berpedoman kebijakan, aturan/pedoman yang berlaku. Misalnya, untuk perpustakaan milik instansi pemerintah, terikat dengan ketentuan yang terdapat didalam keputusan tentang pengadaan barang dan jasa. Sedangkan untuk perpustakaan yang lain pada umumnya terikat oleh ketentuan adanya buku-buku tertentu yang dilarang, undang-undang hak cipta dan lain sebagainya.6

Pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan lewat pembelian, tukar menukar, hadiah atau dengancara menerbitkan sendiri. Bahan pustaka yang diadakan mencakup (1) karya cetak atau karya grafis, seperti buku, majalah, surat kabar, disertasi, laporan.(2) karya non cetak atau karya rekam, seperti: piringan hitam, rekaman audio, kaset, dan video, (3) bentuk mikro, seperti mikrofilm, mirofis, dan microopaque, serta (4) karya elektronik, seperti: disket, pita magnetik dan cakram.7

Seharusnya perpustakaan mempunyai dana untuk mengembangkan koleksinya. Walaupun pada kenyataannya ada perpustakaan yang hidup dari pemberian hadiah dari lembaga lain.

6 _{Sutarno NS, Manajemen Perpustakaan (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004) h.}

69

7

Syihabudin Qalyubi, Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi

(Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007) h. 90-91

6

Hal ini sangat tidak sehat, sebab perpustakaan akan mendapatkan kesulitan dalam melayani pembacanya. Walaupun dengan syarat tertentu kita masih bisa meminta kepada donor untuk memberikan buku-buku atau bahan yang memang diperlukan perpustakaan. Dalam usaha mengadakan bahan pustaka, harus dipahami berbagai prosedur yang harus dilalui. Salah satunya menampung saran pembaca, ini bisa datang dari pembaca, ini dapat juga datang dari para pengambil keputusan bahwa suatu bahan harus dibeli. Keputusan demikian sangat tergantung dari jenis perpustakaannya.8

Untuk perpustakaan khusus, Anggaran pengadaan bahan pustaka didapatkan dari APBN (Anggaran Penadapatan Belanja Negara) yang diberikan untuk perpustakaan Arsip nasional Republik Indonesia (ANRI), melalui sub-sub bagian yang telah ditentukan, dan anggaran untuk pengadaan bahan pustaka perpustakaan yang diturunkan tidak sepenuhnya disetujui, malainkan setengah dari yang diajukan. Selain itu keputusan mengenai buku-buku yang akan dibeli ditentukan oleh direktur lembaga tersebut. Kondisi bahan pustaka dan beragam koleksi perpustakaan di perpustakaan ANRI belum memenuhi seperti yang diharapkan. Oleh sebab itu perpustakaan ANRI dipandang untuk melaksanakan penambahan dan pembaharuan bahan pustaka khususnya mengenai Ilmu Sejarah dan Ilmu Sosial. Tetapi untuk kegiatan pengadaan bahan pustaka perpustakaan ANRI harus mendapat persetujuan dari pimpinan

8 _{Karmidi Kartoatmojo, Manajemen Perpustakaan khusus (Jakarta: Universitas}

kepala perpustakaan agar anggaran untuk melakukan pengadaan di perpustakaan dapat dicairkan.

Perpustakaan yang baik bisa dilihat dari koleksi yang dimilikinya, Hal ini menyebabkan pentingnya keberadaan bagian pengadaan pada sebuah perpustakaan. Kualitas baik dan buruknya koleksi sangat ditentukan oleh kebijakan pengadaan koleksi di sebuah perpustakaan.

Berdasarkan uraian di atas penulis ingin mengetahui bagaimana pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan ANRI, sehingga penulis mencoba untuk mendalami

“PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA”.

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah

1) Pembatasan Masalah

Agar penulisan skripsi ini lebih terarah, maka penulis memberi batasan pada “Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian dan hadiah serta kendala-kendala yang dihadapi pihak perpustakaan ANRI”.

2) Perumusan Masalah

a. Bagaimana kegiatan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian dilakukan untuk memenuhi ketersediaan bahan pustaka oleh Perpustakaan ANRI?

8

b. Bagaimana kegiatan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan ANRI yang didapat dari hadiah?

c. Apa saja kendala-kendala yang ada ada dalam proses pengadaan bahan pustaka?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari Penelitian ini adalah untuk:

a. Mengetahui kegiatan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian untuk memenuhi ketersediaan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemustaka.

b. Mengetahui kegiatan pengadaan bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiah.

c. Mengetahui kendala-kendala yang ada dalam proses pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian skripsi ini dapat digambarkan sebagai berikut :

a. Memberikan pemikiran yang dapat memperkaya khazanah pengetahuan tentang proses pengadaan bahan pustaka terutama pada jenis perpustakaan kusus seperti di Perpustakaan ANRI .

b. Memberikan masukan-masukan yang berguna bagi perpustakaan ANRI

c. Memperluas wawasan penulis tentang pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan ANRI.

d. Disamping sebagai bahan evaluasi dan masukan untuk pihak perpustakaan ANRI, khususnya tentang sistem pengadaan bahan pustaka melalui metode pembelian, hadiah maupun terbitan sendiri.

E. Metode Penelitian

Untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini, jenis penelitian yang ingin digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Sedangkan metode penelitiannya menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif ini metode yang bertujuan untuk menggambarkan sifat suatu keadaan yang sementara berjalan pada saat penelitian dilakukan, dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu.9

1. Jenis dan Sumber Data

a. Data Primer yaitu data yang bersumber dari responden seperti kepala perpustakaan, pustakawan, dan staf perpustakaan yang ditemui langsung di lapangan (lokasi penelitian).

b. Data Sekunder yaitu data yang bersumber dari kepustakaan, yang terdiri dari buku-buku, literature-literatur, dokumen dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

9 _{Consuelo G. Sevilla;at al., Pengantar Metode Penelitian (Jakarta: UI Press,}

10

2. Informan Penelitian

Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.10 Informan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kepala perpustakaan dan pustakawan di perpustakaan ANRI.

3. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis untuk mendapatkan informasi atau data-data dalam penelitian ini adalah :

a. Riset Perpustakaan (Library Research)

Penelitian ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku, literatur, dokumen, artikel, dengan maksud mendapatkan gambaran tinjauan literatur sesuai dengan pembahasan skripsi ini.

b. Riset Lapangan (Field Research)

Penelitian ini dimaksudkan untuk mendapatkan data-data secara langsung dari objek penelitian, yaitu dengan cara :

1. Interview (wawancara) yaitu teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti.11

10

Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2007), h.132.

4. Teknik Analisa Data

Data-data yang telah diperoleh akan dianalisa melalui tiga tahapan yaitu:

a. Reduksi Data

Data yang diperoleh penulis melalui wawancara, dan kajian pustaka dicatat secara rinci, mengelompokkan atau memilah-milah dan memfokuskan pada hal penting, maka data yang didapat bisa memberikan gambaran yang jelas.

b. Penyajian Data

Setelah data direduksi maka penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks yang bersifat naratif.

c. Penarikan Kesimpulan

Data-data yang telah dijabarkan dalam bentuk naratif maka penulis membuat kesimpulan. Kesimpulan digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah dijabarkan sebelumnya.

F. Definisi Istilah

1. Perpustakaan khusus dapat diartikan sebagai perpustakaan departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri, perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi sampai pada perpustakaan pribadi.12

12

Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999) h. 1.3.

12

2. Bahan Pustaka merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan selain ruangan atau gedung, peralatan atau perabot, tenaga dan anggaran. Unsur-unsur tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik.

3. Pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari hadiah, pembelian, tukar menukar, titipan dan pembelian.13

G. Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Mencakup latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN LITERATUR

Berisikan tentang pengertian Perpustakaan khusus, fungsi dan tujuan Perpustakaan khusus, ciri-ciri perpustakaan khusus, koleksi Perpustakaan khusus,

13 _{Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta:}

pengertian bahan pustaka, jenis-jenis bahan pustaka, pengertian pengadaan bahan pustaka, tujuan pengadaan bahan pustaka, fungsi pengadaan bahan pustaka, dan cara pengadaan bahan pustaka.

BAB III GAMBARAN UMUM

Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah berdirinya Perpustakaan ANRI, struktur organisasi, visi dan misi, sistem dan jenis layanan, koleksi perpustakaan ANRI, gedung perpustakaan, sarana dan prasarana Perpustakaan ANRI.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Pada bab ini penulis menguraikan hasil penelitian tentang pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan

Arsip Nasional RI. BAB V PENUTUP

Dalam bab ini penulis menguraikan kesimpulan dan saran.

14

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A.

Pengertian Perpustakaan Khusus

1. Pengertian Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus dapat diartikan sebagai perpustakaan departemen, lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri, perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi sampai pada perpustakaan pribadi.1

Perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah swasta) atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan SDM.2

Mulyadi Achmad Nurhadi memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi. Lembaga yang dimaksud berupa lembaga industri, lembaga perkantoran, lembaga penelitian dan lain sebagainya3.

1 _{Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas}

Terbuka, 1999) h. 1.3.

2_{http;//www.pnri.go.id, diakses pada 02 Maret 2011} 3_{Ibid. h. 1. 5.}

Dalam kamus besar ilmu pengetahuan disebutkan bahwa perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang menekankan koleksinya pada suatu bidang khusus dan bidang-bidang lain yang berhubungan.4

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah atau swasta) atau perpustakaan, asosiasi yang menangani dan mempunyai misi pada bidang tertentu dengan tujuan tertentu untuk memenuhi kebutuhan pemakai di lingkungannya baik dalam hal pengolahan maupun pelayanan informasi.

2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus berfungsi sebagai tempat penelitian, pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia5. Menurut Arif Budiwijaya tujuan perpustakaan khusus adalah:

1. Memberikan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dalam lingkungan tempat perpustakaan bernaung.

2. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas badan yang dilayani

4_{Save, M, Dagun. “Perpustakaan Khusus”, Kamus Besar Ilmu Pengetahuan,}

(Jakarta: Lembaga Pengkajian Kebudayaan Nusantara, 1997), Cet.1, h.840

5 _{Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,}

16

3. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara efektif memberikan literatur dalam segala bentuk.

4. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi dan lain-lain dalam bidang khusus.6

3. Ciri-ciri Perpustakaan Khusus

Perpustakaan khusus dapat merupakan perpustakaan sebuah departemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri maupun perusahaan swasta. Adapun ciri utama sebuah perpustakaan khusus antara lain:

a) Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja.

b) Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk tempat pepustakaan yang tersebut.

c) Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota. Dalam melakukan penelitian untuk anggota, sering dipersoalkan seberapa jauh pustakawan harus melakukan penelitian.

d) Tekanan koleksi bukan pada buku (dalam arti sempit) melainkan pada majalah, pamphlet, paten, laporan penelitian, abstrak, atau

6_{Arif Budiwijaya, Pembinaan Koleksi Perpustakaan : Dalam Lokakarya}

Pembinaan Perpustakaan Khusus Kependudukan, (Yogyakarta: Universitas Gajah Mada, 1979) h.1.

indeks karena jenis tersebut umumnya informasinya lebih mutakhir dibandingkan buku.

e) Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan. Karena itu perpustakaan khusus menyediakan jasa yang sangat berorientasi ke pemustaka dibandingkan jenis perpustakaan lain.7

4. Koleksi Perpustakaan Khusus

Bahan Pustaka merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan selain ruangan atau gedung, peralatan atau perabot, tenaga dan anggaran. Unsur-unsur tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik.8

Menurut Yuyu Yulia, koleksi diartikan sebagai kumpulan bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan.9 M. Yusuf Pawit menyatakan bahwa koleksi perpustakaan adalah sekumpulan sumber informasi dalam berbagai bentuk yang telah dipilih sesuai yang terdapat di lembaga pendidikan yang bersangkutan.10 Sementara itu Rahmat Nata Djumena Sukarman, memberikan definisi bahwa koleksi itu sendiri mengandung pemahaman tentang semua bahan

7 _{Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka}

Utama,1993) hal.49-50.

8

Karmidi, Martoatmodjo, Pelestarian Bahan pustaka (Jakarta:Universitas terbuka, 1999) hal1

9 _{Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993) hal}

3

10 _{M. Yusuf Pawit, Pedoman Mencari Sumber Informasi (Bandung: Remaja}

18

pustaka yang dikumpulkan, diolah, disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pemakai.11

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu pilar atau kekuatan daya tarikutama bagi pengunjung. Oleh sebab itu agar pilar tersebut kuat maka koleksi perpustakaan juga harus kuat, dalam pengertian memadai dalam hal jumlah, jenis, ragam dan mutu. Sementara itu semua koleksi yang dihimpun sebagai sumber informasi harus direncanakan dengan sebaik-baiknya sehingga sesuai dengan kebutuhan pemakai dan tidak menyimpang ddari kebijakan perpustakaan. Cara menghimpun informasi tersebutdimaksudkan untuk menyusun sumber informasi yang tepat sasaran dan tepat materi. Koleksi perpustakaan mencakup dua kelompok bahan pustaka yaitu pertama, tercetak seperti: buku, majalah, video dan cakram padat (compact disk/Cd). Tetapi dalam perkembangannya koleksi perpustakaan bertambah dengan bentuk-bentuki khusus seperti untuk perpustakaan umum ada koleksi permainan untuk kelompok anak-anak, sejenis alat peraga, lukisan, dan gambar-gambar. Sedangkan untuk perpustakaan yang lain sudah ada yang memiliki koleksi digital.12

11 _{Rahmat Nata Djumena Sukarman, Pedoman Umum Pengelolaan Perpustakaan}

Perguruan Tinggi, (Jakarta : Perpustakaan Nasional, 2000) hal 5

12 _{Sutarno NS, Tanggung Jawab Perpustakaaan: Dalam Mengembangkan}

Bahan pustaka ialah semua bahan tercetak yang menjadi koleksi perpustakaan13. Pada umumnya bahan pustaka digolongkan menjadi tiga macam yaitu :

a. Buku, meliputi karya monograf, karya tercetak yang meliputi 49 halaman atau lebih.

b. Bahan Berkala : majalah, surat kabar, dan bahan lain yang dikeluarkan secara berkala.

c. Bahan Audio-Visual, meliputi film, video, gambar, peta, globe, mikrofilm, rekaman suara, kaset, dsb.

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi mutakhir dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi perpustakaan khusus adalah tidak dilihat pada banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan pada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi mutakhir serta penelusuran informasi.14 Perpustakaan khusus yang baik adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi secara khusus dan perlengkapan yang memadai, sehingga dapat memberikan pelayanan yang dapat digunakan untuk kepentingan pemakai.

13 _{Karmidi, Martoatmodjo, Buku Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Khusus}

(Jakarta: Universits terbuka, 1999) h

14

Surachman, Arif “Pengelolaan Perpustakaan Khusus”,

20

Jenis koleksi perpustakaan khusus menurut wujud fisik. Dibedakan menjadi sebagai berikut :15

• Buku teks biasa

• Buku rujukan/referensi (seperti handbook,

ensiklopedi, direktori, kamus, peta, dan statistik).

• Literatur sekunder (seperti Bibliografi khusus, indeks

dan abstrak)

• Bukan buku (majalah, surat kabar, mikrofilm/fish,

audio visual, CD-ROM.

• Dokumen lain : standar paten, pamflet, brosur,

kliping, dll.

B.

Pengadaan Bahan Pustaka

1.

Pengertian Pengadaan Bahan pustaka

Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna sesuai dengan perkembangan zaman. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi buku, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan, video kaset, CD-Rom dan lain-lain.

15

Karmidi, Martoatmodjo, Buku Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: Universits terbuka, 1999) hal 17-18

Pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap, dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber, seperti hadiah, pembelian, tukar menukar, titipan dan pembelian.16

Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dan kebijakan pengembangan koleksi sebuah perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya bermuara dan pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi yang mana yang menjadi prioritas utama pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi. 17

”Dengan demikian arah pengembangan koleksi sudah jelas. Hal ini penting untuk dilaksankan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis lainnya yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna jasa perpustakaan masuk kedalam jajaran koleksi.”18

Pengadaan dalam suatu perpustakaan dapat diartikan sebagai penambahan koleksi perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber seperti hadiah,

16

Soetminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: kanisius, 1992)

17 _{Darmono, Perpustakaan Sekolah: pendekatan aspek manajemen dan tata kerja (}

Jakarta:Grasindo, 2007)

18_{Darmono, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah (Jakarta : Gramedia}

22

pembelian, tukar menukar, titipan, dan pembelian.19 Menurut American Library Association (ALA) pengadaan baik itu majalah dan buku maupun dokumen-dokumen lain terdiri dari pembelian, penukaran, dan menerima sebagai hadiah.

Menurut Sulistyo (1991:37) dalam mengadakan koleksi kemungkinan mengusahakan bahan-bahan yang belum dimiliki perpustakaan, bisa juga menambah bahan-bahan pustaka yang jumlahnya masih kurang.20

Hal yang terpenting untuk mewujudkan peran perpustakaan yang perlu diperhatikan adalah koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Karena koleksi harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Sedangkan adanya koleksi harus lewat proses pengadaan bahan pustaka yang ada diperpustakaan.

Setiap bahan pustaka yang akan diadakan oleh perpustakaan biasanya dilakukan seleksi terlebih dahulu, penyeleksian merupakan faktor yang penting, maka diperlukan suatu kemampuan dan keahlian serta pengalaman agar suatu perpustakaan selalu berupaya untuk menyajikan informasi yang dapat memuaskan penggunanya.

2. Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka

Pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuaian

20 _{Lina Khoerunnisa. Pengadaan Bahan Pustaka. Diakses}

http://www.pemustaka.com/pengadaan-bahan-pustaka.Html pada tanggal 17 Juni 2011 jam 20.00 WIB.

diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran yang tersedia. Dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.

3 Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka

Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga mengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada dalam koleksi.

Bagian pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahan pustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikan pelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu, perlu disadari oleh petugas, anggota staff, dan pengguna secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjadi tanggung jawab bersama.

Menurut Eva Philipps, (1992:109) Kebijakan pengadaan dari suatu perpustakaan tergantung pada beberapa hal:21

21

Eva Philipps, Membina Perpustakaan ( Jakarta: Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI), 1992. Hal 109-110

24

a. Anggaran

Organisasi harus menyisihkan dana untuk membeli buku dan majalah dari anggaran belanja tahunnya. Kadang-kadang lembaga lain memberi sumbangan dana untuk membeli buku-buku luar negeri.

b. Tujuan dan prioritas dari organisasi

Bidang apa yang menjadi lingkup koleksi perpustakaan? Tidak semua buku dapat atau perlu dibeli.

c. Jenis pemakai dan kebutuhannya

Apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis?

d. Hubungan dengan perpustakaan atau pusat dokumentasi lain. Apakah di daerah Anda terdapat perpustakaan? Dari mana Anda dapat meminjam buku yang jarang diperlukan oleh pemakai perpustakaan Anda, atau kemana Anda dapat menyarankan pemakai untuk mendapatkan buku.

e. Kekhususan

Apakah terdapat perjanjian antara lembaga Anda dan lembaga lain yang mengatur bidang koleksi yang harus dihimpun oleh perpustakaan Anda? dengan perpustakaan lain? Karena perpustakaan umumnya mempunyai dana yang terbatas, perjanjian kerja sama yang diperlukan.

f. Staf Perpustakaan

Dalam membeli buku harus dipertimbangkan jumlah tenaga di perpustakaan dan kemampuan mereka.

g. Bahasa

Kemampuan bahasa pemakai menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya. Misalnya buku dalam bahasa apa yang perlu dibeli dan berapa banyak.

Kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi sebagai:

a. Pedoman bagi para selektor untuk untuk bekerja lebih terarah b. Sarana komunikasi untuk memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selnjutnya.

c. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana.

4. Cara pengadaan bahan pustaka

Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan denga minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan

26

berasal dari berbagai sumber, seperti hadiah, tukar menukar, titipan, dan pembelian.22

a. Pembelian

Penambahan koleksi dengan cara membeli merupakan kegiatan penambahan koleksi yang paling banyak dilakukan oleh perpustakaan. Dengan cara ini dapat dilakukan pemilihan koleksi yang benar-benar sesuai kebutuhan pengguna dan dana yang tersedia. Sebelum melakukan pembelian buku, setiap judul buku yang diperoleh dari hasil pemilihan, perlu diperiksa kembali untuk mengetahui apakah buku tersebut sudah dimiliki perpustakaan atau sedang dipesan. Kemudian dibuat daftar desiderata, yaitu daftar pesanan buku yang ditunda pembeliannya, karena belum tersedia dan atau karena kesulitan mendapatkan koleksi tersebut.23

Pemesanan lansung dapat dilakukan pada penerrbit ataupun pada took buku. Penerbit Indonesia pada umumnya melayani permintaan perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani permintaan perpustakaan.24Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku. Apabila bahan pustaka telah ditentukan pada tahap pemilihan, proses selanjutnya adalah pemesanan. Pemesanan dapat dilakukan melalui saluran berikut :

22

Soeatminah, Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan (Yogyakarta: kanisius, 1992) hal. 71

23 _{F. Rahayuningsih, Pengelolaan perpustakaan, hal. 15}

24 _{Qalyubi, Syihabuddin dkk. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi}

a. Toko buku

Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relative sedikit. Pembelian dengan cara ini juga dilakukan untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka yang sewaktu-waktu dibutuhkan, biasanya pembelian untuk jumlah judul dan eksemplar yang tidak banyak.

b. Penerbit

Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam nnegeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Sementaara itu, penerbit luar negeri hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun vendor (penjaja) sehingga perpustakaaan Indonesia harus melalui toko buku. Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengenai hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.

c. Agen Buku

Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan vendor. Agen buku ini berperan sebagai

28

mediator antar perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri tidak lazim menjual langsung terbitan-terbitannya. Beberapa penerbit besar di tanah air juga sudah memanfaatkan jasa agen ini untuk pendistribusian terbitan-terbitan mereka.

b. Tukar Menukar Bahan Pustaka

Bahan pustaka tertentu tidak dapat dibeli di toko buku, tetapi hanya dapat diperoleh melalui pertukaran atau hadiah. Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi atau jumlah bahan pustaka yang terlalu banyak, atau hadiah yang tidak diinginkan, dan tentunya ada keinginan untuk ditukarkan dengan bahan pustaka yang lain. Pada proses tukar menukar dibutuhkan kesepakatan yang lazimnya memiliki pebandingan 1 : 1 tidak memandang berat, tebal, atau tipis publikasi, dan harga .

Jadi ada dua jenis aktivasi paertukaran, penukaran bahan-bahan pustaka yang tidak diperlukan dan penukaran bahan-bahan-bahan-bahan pustaka yang baru antara dua perpustakaan.25Adapun tujuan dari pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan adalah sebagai berikut :

25

Lina Khoerunnisa. Pengadaan Bahan Pustaka. Diakses

http://www.pemustaka.com/pengadaan-bahan-pustaka.Html pada tanggal 17 Juni 2011 jam 20.00 WIB.

a. Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak tersedia .

b. Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi atau penerimaan hadiah yang tidak sesuai, dan

c. Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan.

c. Hadiah

Sebagian bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.

Teknik penerimaan hadiah ada dua cara yang mungkin ditempuh dalam perolehan hadiah, yaitu hadiah atas permintaan dan hadiah tidak atas permintaan.

a. Hadiah atas permintaan26

1) Mempersiapkan daftar donator yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, bulletin, laporan lembaga dan lainnya.

26

Yuyu Yulia, Pengadaan Bahan Pustaka, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1993) hal 59

30

2) Perpustakaan menyusun daftra bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya) di dalam maupun diluar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, bulletin, laporan lembaga dan seterusnya.

3) Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.

4) Apabila pihak donor telah me3ngirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih.

5) Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yang diinventarisasi dan seterusnya.

b. Hadiah tidak atas permintaan27

1) Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.

2) Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih.

3) Bahan pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan

apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka bener-bener telah sesuai, dapat segera diproses.

4) Jika bahan pustaka tidak sesuai, disidihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.

d. Titipan

Pengadaan bahan pustaka melalui titipan biasanya dilaksankan oleh pecinta buku yang menitipkan koleksinya diperpustakaan agar dibaca oleh pemakai perpustakaan.28

32

BAB III

GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN ANRI

A. Sejarah Singkat ANRI

Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia yang berlokasi di Jalan Ampera Raya No.7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan 12560. Telp. (021) 7805851; facsimile (021) 7810280, (021) 7805812. Email. info@anri.go.id/ website @anri.go.id.

Arsip merupakan bahan bukti yang sangat penting dalam menunjukkan hak seseorang atas warisan, tanah dan hak milik lainnya sesuai dengan Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Jika ditelusuri sejarah berdirinya lembaga kerasipan dalam peradaban manusia yang ada sekarang, maka ditemukan informasi mengenai asal-usul berdiri lembaga kerasipan sejak zaman Yunani kuno. Pada tahun 1789 terjadi Revolusi Perancis yang menuntut kebebasan, persamaan dan persaudaraan ini mendengung dan terasa pengaruhnya di seluruh dunia. Peristiwa yang terjadi di Perancis ini ternyata ikut mendorong proses ke arah pembentukan lembaga arsip secara nasional bernama Archives Nationale di Negara tersebut, berdasarkan dekrit yang dikeluarkan pada tanggal 12 September 1790. Inggris mengikuti jejak Perancis, pada tanggal 14 Agustus 1838 Inggris mendirikan sebuah lembaga pusat kearsipan. Belanda baru resmi mendirikan Algemeen Rijksarchief pada tahun 1902, sementara 10 tahun sebelumnya Landsarchief didirikan oleh pemerintah kolonial di Batavia, ibukota wilayah jajahan di Hindia Belanda.

Orang yang dianggap berjasa dalam pendirian lembaga kearsipan di Indonesia adalah Mr.Jacob Anne van der Chijs. Ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai landsarchivaris pertama yang menitikberatkan kepada penerbitan di bidang kearsipan. Pada tahun 1925 gedung arsip pindah dari Koningsplein Noord nomor 17 (Jalan Medan Merdeka Utara sekarang) ke Molenvliet 111 (Jalan Gajah Mada 111 sekarang) bekas kediaman mantan Gubernur Jenderal Reinier de Klerk. Pejabat landsarchivaris yang terakhir pada masa Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven 1937-1942.

Di antara tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Archief ordonnantie yang bertujuan mengatur urusan kearsipan di Hindia Belanda, yaitu untuk menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah, arsip baru dan arsip lama. Masa pendudukan Jepang (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Landsarchief pada masa pendudukan Jepang disebut Kobunsjokan dan ditempatkan di bawah Bunkyoku. Setelah kemerdekaan RI lembaga ini diambil alih oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementrian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP & K) dan diberi nama ARSIP NEGERI (1945-1947).

Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/ B, nama ARSIP NEGERI diubah menjadi ARSIP NEGARA RIS (1950-1959). Kemudian pada tahun 1951 oleh menteri ditunjuk seorang pegawai tinggi kementerian PP dan K yaitu Prof. R. Soekanto untuk memimpin Arsip Negara yang berlangsung selama enam tahun hingga tahun

34

1957, kemudian dilanjutkan oleh Drs. R. Moh Ali yang diangkat secara resmi pada tanggal 1 Juni 1957. Berdasarkan SK Menteri PP dan K nomor 69626/ a/ s nama ARSIP NEGARA diganti menjadi ARSIP NASIONAL (1959-1967). Perubahan ini mulai berlaku surut semenjak tanggal 1 Januari 1959. Dengan perubahan ini maka Kepala Arsip Nasional secara langsung bertanggung jawab kepada Menteri PP dan K.

Tahun 1967 merupakan periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional karena pada tahun inilah melalui Keppres 228/ 1967, tanggal 2 Desember 1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai lembaga non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Dan berdasarkan Keputusan Presiden No. 26/ 1974 Arsip Nasional RI bertugas menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kerasipan nasional. Dan perpustakaan merupakan bagian dari struktur organisasi Arsip Nasional ini yang bertugas untuk menyimpan berbagai bahan pustaka (karya cetak) dari arsip yang digunakan sebagai bahan penunjang penelitian.1

B. Posisi Perpustakaan ANRI Pada Struktur Organisasi ANRI

Perpustakaan ANRI tidak memiliki struktur organisasi pribadi melainkan menyatu dengan struktur organisasi Arsip. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 tahun 2006 pada tanggal 22 Desember 2006. Struktur organisasi perpustakaan yang berada dibawah Direktorat Pemanfaatan adalah sebagai berikut:2

1

Tim penulisan buku Kenangan ANRI. ANRI Dalam Gerak Langkah 50 Tahun Indonesia Merdeka (Jakarta: ANRI, 1996), h. 4-27.

Gambar I.

Struktur Organisasi ANRI

Perpus\takaan Arsip Nasional Republik Indonesia berada dalam stuktur Direktorat Pemanfaatan. Direktorat Pemanfaatan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program di bidang pemanfaatan arsip. Direktorat Pemanfaatan ini dipimpin oleh seorang direktur yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Deputi Bidang Konservasi Arsip. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 128 ayat 1, Direktorat Pemanfaatan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:

DIREKTORAT PEMANFAATAN

Sub Direktorat Layanan Arsip

Sub Direktorat Penerbitan Naskah

Sumber Arsip dan Pameran

Seksi Layanan Arsip Media Baru

dan Perpustakaan Seksi Layanan

Arsip Konvensional

Jabatan Fungsional

36

a. Penyusunan program di bidang layanan arsip statis dan perpustakaan.

b. Penyusunan program di bidang penerbitan naskah sumber arsip dan pameran.

Direktorat Pemanfaatan terdiri atas:

a. Sub Direktorat Layanan Arsip, yang mempunyai tugas melaksanakan pemberian layanan arsip statis dan perpustakaan. Dalam melaksanakan tugasnya sub Direktorat layanan arsip menyelenggarakan fungsi:

1) Pelaksanaan layanan arsip konvensional.

Yang dimaksud dengan arsip konvensional biasa disebut sebagai arsip tekstual dengan media kertas, arsip kartografik dan arsip kearsitekturan.

2) Pelaksanaan layanan arsip media baru dan perpustakaan.

Dalam prosedur tetap layanan arsip media baru, yang dimaksud dengan arsip media baru adalah arsip institusi pengelola khasanah karya cetak dan atau karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi para pengguna.

Sub Direktorat Layanan Arsip terdiri atas: a) Seksi Layanan Arsip Konvensional.

Seksi Layanan Arsip Konvensional mempunyai tugas memberikan layanan arsip konvensional.

b) Seksi Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan.

Seksi Layanan Arsip Media Baru dan Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan arsip rekaman suara, citra bergerak (mikrofilm,mikrofische), elektronik (film dan video) dan gambar statik (foto), serta layanan perpustakaan.

b. Sub Direktorat Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran (citra daerah).

Sub Direktorat Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran mempunyai tugas melaksanakan penelusuran arsip dan penyiapan naskah dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip, serta mempersiapkan bahan-bahan pameran.

c. Jabatan fungsional.

C. Visi dan Misi ANRI

Mengenai Visi dan Misi, Perpustakaan memiliki Visi dan Misi yang merujuk ke Visi dan Misi organisasi ANRI yaitu sebagai berikut :

Visi

Arsip sebagai simpul pemersatu bangsa.

Misi

1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan.

38

3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah di pengadilan.

4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa serta bahan bukti pertanggungjawaban nasional.

5. Menyediakan arsip dan memberikan akses kepada publik untuk kepentingan pemerintahan bangsa.

D. Sumber Daya Manusia Perpustakan ANRI

Sumber daya manusia di perpustakaan adalah semua tenaga kerja atau perangkat yang terdiri atas pimpinan, pejabat fungsional pustakawan, pelaksana teknis operasional seperti pengadaan, pengolahan, dan layanan, serta pelaksana teknis administrative dan ketatausahaan yang mendukung semua kegiatan perpustakaan. Semua perangkat tersebut merupakan tim kerja (team work) yang harus dapat bekerja sama untuk keberhasilan perpustakaan.3

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang/subyek yang ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang menjadi tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu biasanya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/ bidang yang ditangani oleh lembaga induknya.

Sumber daya manusia di Perpustakaan ANRI terdiri dari latar belakang dalam bidang perpustakaan, sehingga staff yang bekerja di perpustakaan dapat menjalankan tugas dengan baik dan dapat memahami

3 _{Sutarno NS. Perpustakaan dan Masyarakat (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia,}

bidang kerjanya masing-masing. Perpustakaan ANRI memiliki sumber daya manusia sebagai berikut :

Tabel 1.

Sumber Daya Manusia di Perpustakaan ANRI

Pendidikan

Jumlah

Jabatan

Nama

D3- Bahasa Inggris 1 Orang Kepala Perpustakaan Daisy Widyanti

S1- Perpustakaan 1 Orang Pustakawan Asyeni Simamora

D3- Perpustakaan 1 Orang Staf Perpustakaan Diah Saputri

E. Koleksi Perpustakaan ANRI

Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan ANRI hanya terdapat koleksi tercetak saja yang difokuskan pada disiplin ilmu sejarah dan sosial, karena sebagai penunjang penelitian pada koleksi arsip yang dimiliknya. Berikut adalah koleksi-koleksi yang dimilki oleh perpustakaan ANRI antara lain:

a. Koleksi Umum yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu terutama bidang sejarah dan ilmu sosial.

b. Koleksi Referensi seperti ensiklopedia, kamus atlas, almanak, statistik, atlas, dan lain sebagainya.

c. Koleksi terbitan pemerintah seperti Lembaran Negara dari tahun 1950 sampai dengan tahun 1993, tambahan lembaran Negara dan perundang-undangan.

d. Koleksi buku langka seperti Regeerings Almanak, Staatsblad, Preanger, Regentschappen, Oud Batavia, dan Oud Soerabaia.

40

F. Anggaran

Perpustakaan merupakan unit yang mengeluarkan uang bukannya unit yang mampu menghasilkan uang. Hal ini harus disadari oleh pustakawan karena itu pustakawan harus mampu merencanakan anggaran perpustakaan secermat mungkin. Bila sebuah lembaga atau departemen atau perusahaan memutuskan untuk menyusun perpustakaan guna membantu tugas badan induknya, harus disadari bahwa perpustakaan harus dibiayai. Hal lain perlu diperhatikan bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang tumbuh dan berkembang, baik dalam arti koleksi, jasa maupun manusianya. Karena itu, perpustakaanpun dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran, sedapat mungkin lebih besar atau bila tidak, sebesar anggaran sebelumnya. Anggaran ini sedapat mungkin mampu membiayai staf, keperluan operasional, serta penambahan koleksi perpustakaan.4

Anggaran Perpustakaan ANRI berasal dari APBN (Anggaran dan Pendapatan Belanja Negara). Pelaksanaan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan ANRI dilakukan melalui pembelian, membukukan naskah-naskah arsip atau disebut dengan PNSAP dan hadiah. Pengadaan di perpustakaan ANRI dilakukan oleh kepala perpustakaan, karena perpustakaan tidak memiliki bagian pengadaan khusus. Dana yang diturunkan oleh ANRI untuk pengadaan koleksi

4 _{Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka}

di perpustakaan kurang lebih sebesar Rp.30.000.000.- /tahunnya untuk pengadaan bahan pustaka.

G. Sarana dan Sistem Temu Kembali Informasi

Sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemustaka. Suatu sistem temu kembali didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka.

Sarana temu kembali yang digunakan oleh Perpustakaan Arsip Nasional RI sudah terotomasi dengan menggunakan database yang dibuat dari Perpustakaan Arsip Nasional RI sendiri. Database ini baru diterapkan pada tahun ini, dan akan terotomasi pada tahun yang akan mendatang. Sebelumnya sistem temu kembali informasi pada Perpustakaan ANRI masih manual dan belum menggunakan OPAC.

H. Gedung Perpustakaan

Gedung perpustakaan sebagai pusat kegiatan yang saling berhubungan antara administrasi perkantoran dan kegiatan kepustakawanan. Kebutuhan ruangan dapat dilihat dari jumlah kegiatan yang diadakan. Makin banyak kegiatan perpustakaan makin banyak ruangan yang diperlukan.5 Gedung perpustakaan yang

5 _{Taslimah Yusuf. Manajemen Perpustakaan Umum (Jakarta: Universitas Terbuka,}

42

terlihat bagus dan lebih terpelihara biasanya berfungsi lebih baik dari yang tidak terpelihara.

Perpustakaan ANRI menempati gedung A yang terletak di lantai 1. Kegiatan perpustakaan ANRI diselenggarakan di gedung pelayanan Arsip, karena perpustakaan menyatu dengan kegiatan kearsipan. Gedung ini terdiri dari dua lantai. Lantai 1 terdapat ruang baca yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan koleksi arsip yang dipesan oleh pemustaka, ruang katalog, ruang kepala perpustakaan, ruang microreader, ruang referensi, ruang film/ video, ruang fotokopi dan ruang perpustakaan yang terdapat koleksi perpustakaan, ruang baca, layanan sirkulasi, dan ruang kerja. Dan untuk koleksi buku langka tersimpan di gedung O lantai 3.

I. Sarana dan Prasarana Perpustakaan

Perpustakaan sebagai sumber informasi dan tempat kegiatan belajar informal memerlukan sarana dan prasarana yang dapat menunjang kegiatan baik bagi petugas maupun bagi para pemustaka. Yang dimaksud dengan sarana dan prasrana perpustakaan adalah semua peralatan dan perlengkapan pokok dan penunjang agar kegiatan perpustakaan dapat berjalan baik. Sarana tersebut antara lain gedung, meja dan kursi untuk membaca dan lain sebagainya.

Tabel 2.

Perlengkapan yang tersedia di ruangan Perpustakaan ANRI

pada tahun 2011

NO. JENIS

PERLENGKAPAN

JUMLAH KONDISI

1. Meja Baca 6 Buah Baik

2. Kursi Baca 12 buah Baik

3. Rak Buku 11 buah Baik

4. Lemari Referensi 1 buah Baik

5. Rak Majalah 1 buah Baik

6. Komputer 2 unit Baik

7. Printer 1 unit Baik

8. Lampu baca 12 buah Baik

9. Meja Kerja 2 buah Baik

10. Kursi Kerja 3 buah Baik

11. Telepon 1 buah Baik

12. Dispenser 1 buah Baik

44

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Pengadaan Bahan Pustaka Di Perpustakaan ANRI

Pengadaan bahan pustaka adalah penambahan bahan pustaka untuk dijadikan koleksi perpustakaan yang sudah terencanakan terlebih dahulu. Dalam pengadaan bahan pustaka harus sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemakai dan isinya yang relevan, mutakhir, serta lengkap sesuai kebutuhan pemakai. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijakan masing-masing perpustakaan tersebut. Koleksi bahan pustaka terdiri dari buku, majalah, dan bahan pustaka non buku, namun perpustakaan ANRI tidak memiliki bahan pustaka non buku melainkan bahan pustaka buku.

Penelitian tentang bahan pustaka ini dilakukan di perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian kualitatif. Untuk mendapatkan data, penulis melakukan wawancara langsung dengan Kepala perpustakaan yang menjabat juga sebagai bagian pengadaan dan pustakawan di perpustakaan tersebut.

Dalam wawancara penulis menanyakan kepada Ibu Daisy widyanti yang menjabat sebagai kepala perpustakaan, dan Ibu Asyeni yang menjabat sebagai pustakawan di perpustakaan ANRI, hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka, diantaranya dengan beberapa cara seperti pembelian bahan pustaka, hadiah, dan deposit,

kepada kordinator perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia dalam penulisan skripsi ini.

Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan perpustakaan khusus yang menyimpan informasi khusus dalam bidang Ilmu Sejarah dan Ilmu Sosial Di Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian langsung ke toko buku langsung dan ke penerbit, hadiah yang didapat dari pihak Institusi maupun personal, dan Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran (PNSAP) yang dimana pihak perpustakaan mengartikannya dengan terbitan sendiri, namun saya mengartikannya dengan deposit (simpanan) karena yang menerbitkan bukan perpustakaan langsung melainkan pihak ANRI. Selain itu Perpustakaan ANRI tidak melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara pelelangan karena pelelangan dilakukan jika anggaran diatas 50 juta, namun anggaran pengadaan perpustakaan ANRI tidak mencapai diatas 50 juta.

Anggaran pengadaan bahan pustaka Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diperoleh dari anggaran rutin

Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) diperoleh melalui APBN (Anggaran Pendapatan Belanja Negara). Dilakukan beberapa tahap diantaranya sebagai berikut :

a. Pihak perpustakaan terlebih dahulu membuat proposal dan RAB (Rincian Anggaran Biaya),

46

b. RAB diajukan kepada kepala Sub Direktorat Layanan Arsip untuk diperiksa dan diserahkan kepada direktur pemanfaatan,

c. RAB diserahkan kebagian perencanaan untuk diolah untuk mengetahui diterima tidaknya ajuan tersebut,

d. RAB diserahkan ke Badan Perencanaan dan Pembangunan Nasional & Derjen Anggaran (BAPPENAS),

e. Jika disetujui dikeluarkan DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran),

f. Lalu diturunkan ke ANRI dalam bentuk DIPA kemudian dibagikan oleh kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) kemasing-masing bagian untuk dibahas bersama,

g. Kemudian melaksanakan program kerja dan kegiatan masing-masing kerja, jika disetujui langsung disampaikan ke unit pengadaan disertai RAB (Rencana Anggaran Belanja),

h. Diproses, disetujui, kemudian memulai untuk melakasanakan transaksi pengadaan.

B. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui pembelian

Pelaksanaan pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan ANRI salah satunya dilakukan melalui pembelian, Pengadaan di perpustakaan ANRI dilakukan oleh kepala perpustakaan. Untuk mengadakan koleksi dengan pembelian, perpustakaan perlu

menyediakan anggaran untuk pembelian bahan pustaka. Anggaran pengadaan koleksi merupakan bagian dari anggaran perpustakaan yang telah direncanakan. Biasanya perpustakaan membuat rencana baik. Disamping anggaran perpustakaan harus menentukan macam dan jenis bahan pustaka yang dijadikan koleksi perpustakaan, maka diperlukan juga kebijakan dalam seleksi bahan pustaka.

Untuk sekarang ini kebijakan secara tertulis di perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) belum ada, hanya kebijakan secara lisan tentang anggaran untuk pengadaan. Hanya saja setiap anggaran yang diminta tidak seutuhnya disetujui tetapi hanya setengahnya yang diminta yang dapat dicairkan, untuk tahun ini anggaran pengadaan untuk perpustakaan belum dicairkan hingga perpustakaan belum melakukan pengadaan dengan cara pembelian.

Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan ANRI difokuskan pada koleksi ilmu sejarah dan ilmu sosial. Yang bertanggung jawab atas pengadaan bahan pustaka adalah kepala perpustakaan sendiri, karena perpustakaan tidak memiliki bagian pengadaan khusus untuk perpustakaan. Beberapa sarana untuk mendapatkan atau memilih sumber informasi yang diinginkan seperti:

1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri 2. Daftar terbitan buku

3. Internet 4. Surat kabar 5. Brosur penerbit

48

Menurut hasil wawancara dengan pustakawan di perpustakaan ANRI, Bahan pustaka yang didapat dengan cara pembelian yang dilakukan perpustakaan ANRI melalui prosedur sebagai berikut:

1. Pustakawan mencari informasi melalui brosur, koran dan internet tentang bahan pustaka yang diinginkan untuk disusun oleh pustakawan.

2. Diseleksi oleh Kepala Perpustakaan

3. Diserahkan kepada Pimpinan yaitu Sub Direktorat Layanan Arsip untuk disetujui

4. Lalu diserahkan kembali kepada pihak perpustakaan untuk disusun daftar-daftar bahan pustaka yang ingin dibeli.

Proses pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis dengan kegiatan mengadakan bahan pustaka untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam metode pengadaan bahan pustaka melalui pembelian ada beberapa metode yang dapat dilakukan perpustakaaan. Perpustakaan ANRI melakukan pengadaan buku dengan melakukan pembelian dengan cara, seperti:

1. Pembelian langsung ke penerbit

Untuk pembelian langsung ke penerbit, biasanya dilakukan oleh pustakawan yang telah mendapatkan persetujuan dari kepala perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan pemesanan bahan pustaka melalui internet.

Adapun prosedur yang harus dilakukan dalam pemesanan buku melalui pembelian langsung ke penerbit yaitu sebagai berikut :

a. Pihak perpustakaan meminta katalog kepada penerbit melalui internet.

b. Lalu ditelusur bahan pustaka yang akan dibeli

c. Diseleksi oleh kepala perpustakaan dan meminta persetujuan pembelian.

d. Melakukan pemesanan melalui internet

e. Kemudian bahan pustaka yang dipesan akan diantar langsung ke perpustakaan

f. Selanjutnya melakukan transaksi pembayaran antara pihak perpustakaan dengan petugas penerbit.

Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dalam pengadaan dengan cara pembelian ke penerbit, pihak perpustakaan ANRI melakukannya ke Penerbit Gramedia Pustaka Utama Gedung Kompas Gramedia, Blok I, Lantai 4 & 5. Jl. Palmerah Barat 29-37, Jakarta 10270. Telp: 021 - 53650110/53650111

Sedangkan untuk koleksi khusus sejarah pihak perpustakaan ANRI melakukannya ke penerbit KOBAM (Komunitas Bambu) di daerah Depok dengan pemesanannya melalui internet.

50

2. Pembelian langsung ke toko buku

Menurut informasi yang di dapat dari Ibu Asyeni Simamora yang menjabat sebagai pustakawan di perpustakaan ANRI, Pembelian langsung ke toko buku dilakukan pustakawan langsung atas persetujuan kepala perpustakaan. Untuk pembelian langsung ke toko buku, ada beberapa cara yang dilakukan yaitu sebagai berikut: a. Pustakawan diperintahkan oleh kepala perpustakaan

mendatangkan langsung ke toko buku seperti Gramedia yang di Matraman.

b. Pustakawan menelusur langsung ke tempat buku-buku dan memilih bahan pustaka yang ingin dibeli.

c. Setelah mendapatkan buku-buku yang ingin dibeli, pihak pustakawan langsung melakukan transaksi pembayaran langsung kepada pihak toko buku.

d. Memberikan laporan bahan pustaka

e. yang dibeli dan bukti pembayaran kepada kepala perpustakaan.

Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian baik langsung ke penerbit dan ke toko buku dilakukan di perpustakaan jika anggaran pengadaan bahan pustaka disetujui oleh atasan kepala perpustakaan yaitu Sub Layanan Arsip. Jika anggaran tidak disetujui, pembelian akan ditunda. Untuk tahun 2011 ini anggaran untuk pengadaan bahan pustaka belum disetujui sehingga untuk tahun ini

pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian belum terlaksanakan.

C. Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Deposit

Pengadaan bahan pustaka melalui deposit ini dilakukan dengan cara mengumpulkan karya Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran (PNSAP) yaitu terbitan ANRI berdasarkan bahan arsip yang ada di ANRI. Maksud dari Penerbitan Sumber Naskah Sumber Arsip dan pameran (PNSAP) yaitu dari pihak arsip sendiri membukukan sebuah naskah arsip dalam bentuk buku, diterbitkan dan disimpan sebagai koleksi perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan dapat dipergunakan oleh pengguna perpustakaan. Langkah-langkah pengadaan dengan PNSAP sebagai berikut:

a. Atas persetujuan dari kepala bagian Arsip, bagian pengadaan di Arsip bekerja sama dengan karyawan arsip membukukan sebuah naskah arsip yang tertentu saja menjadi sebuah buku.

b. Kemudian diserahkan kepada pihak perpustakaan untuk di simpan dan dipergunakan oleh pengguna di perpustakaan serta diperjualbelikan kepada pengguna dengan harga yang telah ditentukan.

D. Pelaksanaan Pengadaan Melalui Hadiah

Secara umum pegadaan bahan pustaka melalui hadiah mempunyai dua macam cara yaitu dengan cara hadiah atas

52

permintaan dan hadiah tidak atas permintaan. Untuk pengadaan melalui hadiah ini di perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tidak mempunyai aturan khusus seperti yang mencakup hadiah atas permintaan dan permohonan dalam mengajukan hadiah kepada Instansi lain, karena setiap hadiah yang diberikan kepada perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tidak ada aturan tertulis yang mengikat untuk menjalin kerjasama tersebut. Sedangkan hadiah hanya diperoleh dari pihak institusional atau lembaga lain tanpa ada atas permintaan kepada pihak lain.

Pihak perpustakaan dalam hal penerimaan hadiah tidak memiliki prosedur apapun, meskipun semua hadiah dari pemberi atau penyumbang akan diterima oleh pihak perpustakaan, tetapi pihak perpustakaan memprioritaskan koleksi hadiah bahan pustaka yang berkaitan dengan Ilmu Sejarah dan Ilmu Sosial. Perpustakaan hanya membatasi koleksi apa saja yang akan diberikan, pembatasan tersebut di berikan kepada pihak personal yang ingin memberikan hadiah. Tetapi secara umum perpustakaan mempunyai prinsip yaitu menampung dan menerima semua bahan pustaka yang diberikan kepada penyumbang atau lembaga lain yang menyumbangkannya. Untuk penerimaan hadiah, perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) rutin setiap setahun sekali menerima hadiah. Biasanya hadiah berasal dari 2 (dua) pihak yaitu :

1. Pihak Institusional seperti :

a. Penerbit Komunitas Bambu (KOBAM)

Komunitas Bambu (KOBAM) salah satu lembaga yang memberikan hadiah kepada perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang menerbitkan buku khusus Sejarah yang terletak di Depok, Jawa Barat.

b. Koninklijk Instituet Voor Troopen Land en Valkeu Kende (KITLV) adalah suatu lembaga di daerah Prapanca yang menerbitkan bahan pustaka yang berbahasa Belanda.

c. Penerbit Kompas

d. Penerbit Gramedia Pustaka Utama Gedung Kompas Gramedia, Blok I, Lantai 4 & 5. Jl. Palmerah Barat 29-37, Jakarta 10270.

2. Hadiah dari pihak Personal :

a. Karyawan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) seperti buku-buku yang berkaitan dengan kearsipan.

b. Kalangan umum atau dari orang luar yang ingin memberikan hadiah kepada perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pihak perpustakaan siap menerimanya dengan terbuka.

Langkah-langkah yang harus dilakukan setelah menerima hadiah tersebut adalah sebagai berikut

a. Menandatangani surat penerimaan bahan pustaka b. Mencocokan bahan pustaka dengan surat pengantar

54

c. Menyeleksi bahan pustaka yang cocok untuk disetujui di perpustakaan.

Untuk hadiah atas permintaan, pihak ANRI tidak pernah melakukan permintaan bahan pustaka, karena keadaan tempat yang tidak memadai untuk menempatkan bahan pustaka, tetapi perpustakaan ANRI lebih sering menerima hadiah tanpa permintaan, hadiah yang datang sendiri tanpa diminta oleh perpustakaan.

E. Kendala-Kendala Dalam Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam Pengadaan bahan pustaka perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan beberapa cara seperti pembelian secara langsung maupun tidak langsung. Biasanya kesulitan yang dihadapi pihak perpustakaan dalam pengadaan bahan pustaka itu mempunyai bermacam-macam kendala baik itu dalam hal pembelian langsung ke penerbit, ke toko buku, maupun pengadaan dari hadiah.

Dari hasil wawancara peneliti dengan kepala perpustakaan dan pustakawan perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia), ada beberapa hal yang menjadi kendala didalam pembelian bahan pustaka. Berikut ini kendala-kendala yang dihadapi oleh pengadaan bahan pustaka:

1. Kendala Pada Cara Pembelian

Dalam pengadaan bahan pustaka perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan beberapa cara

seperti pembelian langsung ke penerbit dan ke toko buku. Biasanya kendala yang terjadi pada pembelian langsung ke penerbit yaitu penerbit kadang susah dihubungi melalui e-mail, buku yang dibeli secara langsung ke toko sering terjadi duplikasi dengan yang sudah ada di perpustakaan, penulis dalam bidang sejarah relatif sedikit, mahalnya harga koleksi, serta kendala anggaran yaitu setiap mengajukan anggaran, yang disetujui tidak sepenuhnya dikeluarkan hanya setengahnya saja yang dapat dikeluarkan untuk pengadaan bahan pustaka.

2. Kendala Pada Cara Hadiah

Kendala yang terjadi pengadaan bahan pustaka dari hadiah yaitu banyak hadiah bahan pustaka yang datang dari berbagai penerbit dan lembaga lain, tetapi kebanyakan yang tidak sesuai dengan subjek perpustakaan. Namun pihak perpustakaan ANRI tetap menampung, hanya tidak dipajang di rak koleksi karena keadaan tempat yang sempit dan kurangnya rak koleksi yang menyebabkan bahan pustaka disimpan.

3. Kendala Pada Cara Deposit

Kendala yang terjadi dalam pengadaan dengan cara deposit yaitu Naskah Arsip yang dijadikan buku hanya naskah-naskah arsip tertentu saja tidak untuk arsip-arsip penting,dan arsip yang dijadikan dalam bentuk buku, tidak tiap tahun rutin pengadaannya.

56

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Dari hasil penelitian tentang pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan Arsip nasional Republik Indonesia (ANRI) dapat disimpulkan bahwa Pengadaan dengan cara pembelian langsung ke penerbit dilakukan melalui internet dengan prosedur sebagai berikut :

a. Pihak perpustakaan meminta katalog kepada penerbit malalui internet.

b. Lalu ditelusur bahan pustaka yang akan dibeli

c. Diseleksi oleh kepala perpustakaan dan meminta persetujuan pembelian.

d. Melakukan pemesanan melalui internet, bahan pustaka yang dipesan.

e. Kemudian bahan pustaka yang dipesan akan diantar langsung keperpustakaan.

f. Selanjutnya melakukan transaksi pembayaran antara pihak perpustakaan dengan petugas penerbit.

2. Pembelian langsung ke toko buku, dilakukan oleh pustakawan langsung yang datang dan menelusur langsung ke toko buku dan melakukan pembelian.

3. Maksud dari deposit Penerbitan Naskah Sumber Arsip dan Pameran (PNSAP) yaitu dari pihak arsip sendiri membukukan sebuah naskah arsip dalam bentuk buku, diterbitkan dan disimpan sebagai koleksi perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),

4. Pengadaan dengan cara hadiah, perpustakaan ANRI hanya mendapatkan hadiah tidak atas permintaan, hadiah datang sendiri tanpa diminta. Namun banyak bahan pustaka yang tidak sesuai dan tidak cocok dengan perpustakaan.

5. Perpustakaan tidak melakukan pengadaan dengan cara pelelangan, karena anggaran yang diterima tidak diatas target pelelangan yaitu diatas 50 Juta.

58

B. Saran

1. Meningkatkan pengadaan koleksi bahan pustaka dan bahan referensi dalam berbagai disiplin ilmu melalui pembelian maupun hadiah.

2. Bahan pustaka yang ada dari hasil hadiah, yang tidak sesuai/tidak cocok subjeknya jangan disimpan di kardus, tetapi dapat diberikan ke lembaga maupun instansi yang membutuhkan, agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

3. Sebelum melakukan pembelian buku secara langsung ke toko buku, seharusnya puatakawan melakukan pengecekan di rak, buku yang sudah tersedia, agar tidak terjadi duplikasi buku yang dibeli dengan yang sudah tersedia di perpustakaan.

4. Segera dilaksanakan program penukaran dengan perpustakaan/lembaga didalam maupun diluar negeri, karena dengan program penukaran ini akan memberi banyak keuntungan, antara lain: menghemat anggaran dan perpustakaan akan memperoleh bahan pustaka yang tidak diperjualbelikan ditoko buku atau agen penjualan.

5. Perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) merupakan salah satu jenis perpustakaan khusus, oleh karenanya hendaknya lebih mengusahakan promosi dari berbagai media, baik melalui pamflet maupun internet.

LAMPIRAN 11. Gambar-Gambar

Gambar 1. Homepage Database

Gambar 3. Kolom tambah data koleksi

Gambar 5. Lemari Referensi

Gambar 7. Koleksi Umum