27
5.2.Aspek Utama Penunjang Sistem Informasi Manajemen
Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang keberhasilan sebuah sistem informasi. Berikut adalah beberapa faktor
utama tersebut:
5.2.1. Aspek Perencanaan
Aspek perencanaan menjadi awal dari pemanfaatan sebuah sistem informasi. Organisasi atau perusahaan bisnis membutuhkan visi dan rancangan
informasi ketika akan menerapkan teknologi informasi. Menurut Husein 2002: 298 hal ini disebabkan oleh:
a. Penerapanaplikasi teknologi informasi tidak akan pernah dikelola hanya oleh satu orang saja. Pembicaraan dan kesepakatan bersama tentang
bagaimana memanfaatkan aplikasi teknologi informasi dapat memberi pemahaman yang sama tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi terhadap
sistem informasinya. b. Penentuan sumber daya informasi perusahaan dapat membantu
mengkomunikasikan bagaimana keadaan masa depan dan membantu memberi pemahaman yang konsisten dalam pembuatan keputusan oleh setiap orang.
c. Penentuan rancangan sistem informasi membantu pembuatan keputusan tentang bagaimana bisnis sistem informasi akan dijalankan. Pembicaraan tentang
rancangan sistem informasi membantu mendefinisikan style perusahaan. Menurut Martin Husein, 2002:299, visi informasi adalah ungkapan
tertulis tentang keadaan masa depan dan apa yang diharapkan untuk kepentingan
Universitas Sumatera Utara
28
penggunaan informasi dan manajemen organisasi. Sedangkan rancangan teknologi informasi adalah cara sumber daya informasi seharusnya digunakan untuk
mencapai visi informasi. Perancangan sistem informasi yang ideal untuk masa depan sangat baik
dilakukan dengan memikirkan semua sumber daya informasi dalam organisasi sebagai suatu sistem tunggal, yang dipengaruhi oleh sikap dan perilaku
manusianya, perubahan teknologi, dan kebutuhan bisnis dimasa depan. Rancangan informasi bagi perusahaan hendaknya menyeluruh, tidak aspek komponen
teknologi saja seperti sistem mainframe, aplikasi komputer mikro, atau telekomunikasi.Suatu visi sistem informasi dapat dan seharusnya membantu
mengurangi otomasi yang terpisah dalam organisasi. Menurut Husein 2002:306 isi dari keputusan rancangan sistem informasi
adalah: a.
Aspek manajerial meliputi peran manajer, fungsi kepemimpinan teknologi, produktivitas dan penekanan terhadap kualitas, orientasi terhadap
pelayanan dan profesionalisme. b.
Aspek sistem manajemen meliputi peran organisasi sistem informasi, besarnya perangkat aplikasi, mekanisme yang mengkaitkan dengan
rencana bisnis, mekanisme perencanaan dan pengawasan sistem informasi. c.
Aspek infrastruktur meliputi lokasi, workstation dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
29
d. Aspek data meliputi kepemilikan dan penyebaran data, pengelola,
keamanan data, siapa yang mengakses data, dan siapa yang mengakses data ke pihak luar.
e. Aspek aplikasi meliputi siapa pengguna, lokasi aplikasi sistem informasi.
Ditambahkan pula bahwa untuk mendukung pengembangan sistem tersebut perlu direncanakan perangkat lunak yang tidak tergantung pada sistem
operasi dan perangkat keras yang digunakan oleh pengguna. Untuk itu direkomendasikan menggunakan pembangunan perangkat lunak dengan model
arsitektur tiga lapisan three-tierd architecture yang membagi perangkat lunak menjadi tiga komponen yang satu sama lain tidak saling bergantung yaitu lapisan
satu berinteraksi dengan penyimpanan data, lapisan kedua berfungsi sebagai pemroses operasi logika yang merupakan representasi prosedur dan proses kerja
suatu sistem dan proses standar dalam pengelolaan data dan informasi dan lapisan ketiga berfungsi sebagai pemroses logika presentasi untuk penyediaan antarmuka
pengguna. Berdasarkan paradigma dan metode pengembangan dari perangkat lunak
tersebut diatas, maka dirancang modul-modul yang diharapkan menjadi standar untuk pengembangan secara detail dari sistem tersebut yaitu modul profil dan
kebijakan arsip, modul pengelolaan dan pelestarian, modul pengolahan dan layanan serta modul evaluasi dan pengembangan. Setiap modul ini nantinya
dijabarkan dalam bentuk aplikasi untuk melakukan pengolahan dan pengelolaan data dan informasi makro serta dalam bentuk penyampaian informasi berbasis
Universitas Sumatera Utara
30
web. Setiap modul tersebut harus dapat mencerminkan suasana masing-masing sub sistem informasinya serta tujuan dan fungsi perangkat lunaknya.
Pengembangan perangkat lunak tersebut perlu adanya suatu struktur modul, struktur ini ditujukan untuk memberikan ilustrasi mengenai lingkungan
fasilitas yang tersedia disuatu perangkat lunak aplikasi. Setiap modul perangkat lunak perlu digambarkan struktur logis dengan modul lainnya dalam bentuk
diagram hirarkis sederhana serta sekaligus menggambarkan muatan-muatan informasi dalam kaitannya dengan output dan input sistem. Modul tambahan
lainnya yang harus ada disetiap modul perangkat lunak adalah antarmuka untuk pengaturan lingkungan, antarmuka untuk kebijakan serta antar muka untuk
fasilitas pemeliharaan. Adapun menurut Davis 1999:193, kedudukan atau fungsi utama yang
ada dalam organisasi sistem informasi, antara lain meliputi: a.
Analis informasi; Bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan persyaratan informasi. Mengembangkan prosedur dan instruksi pemakai.
Memahami fungsi organisasi, manajemen dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Memiliki kecakapan untuk kerjasama dengan orang lain.
b. Pendesain perancang sistem; Mendesain sistem pengolahan berlandaskan
komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi. Memerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis
informasi. Bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data.
Universitas Sumatera Utara
31
c. Pembuat program sistem; Menulis perangkat lunak yang khusus seperti
sistem pengoperasian dan sistem manajemen data. Memiliki kecakapan teknis dalam perangkat keras dan lunak.
d. Pembuat program aplikasi; Mendesain, membuat kode, menguji dan
memperbaiki program untuk aplikasi. Beberapa instalasi memisahkan program dalam: aplikasi komersial bisnis aplikasi ilmiah dengan
kelompok program yang terpisah untuk kedua jenis itu. e.
Pembuat program pemeliharaan; Menyelenggarakan pemeliharaan perubahan dan perbaikan atas program yang ada.
f. Administrator pangkalan data; mencatat dan mengawasi pangkalan data
perusahaan. g.
Operator komputer; Mengoperasikan peralatan computer h.
Pustakawan librarian; Menyimpan dan mengeluarkan file komputer pada pita dan piringan magnetik. Pendokumentasian file. Pencatatan
pemakaian file. i.
Kerani Pengawas Control clerk; Mencatat pengawasan informasi dan meneliti review pelaksanaan prosedur pengawasan.
j. Perencana sistem informasi; Merencanakan masa depan sistem informasi.
5.2.2. Aspek Kelengkapan Fasilitas
