81
Kemajuan teknologi merupakan salah satu cara untuk mengakses basis data dalam upaya membentuk terwujudnya perusahaan yang berbasis elektronik.
Salah satu usaha untuk mengotimalkan tugas-tugas perusahaan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi adalah pengembangan
komputerisasi data pemasokan barang, inventarisir maupun pemasaran produk. Beberapa keuntungan dalam pelaksanaan komputerisasi data antara lain :
1. Transparansi, karena pegawai dapat memperoleh informasi secara
langsung 2.
Efisiensi waktu, prinsip one captured multi used merupakan kunci utama dalam optimalisasi pemanfaatan database elektronik.
3. Kualitas data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor Daftar
Isiandilakuka n oleh sistem secara otomatis. 4.
Sistem Informasi yang memungkinkan para pengambil keputusanuntuk dapat memperoleh dan menganalisa data sehingga menghasilkaninformasi
yang terintegrasi.
4. Hasil Penelitian
Keberadaan sistem informasi sangat penting untuk mendukung para pemakaidalam melaksanakan tugasnya. Pada sebagian besar organisasi, pusat
informasi secarafisik memberikan fasilitas pada para pemakai user agar dapat mengakses hardwaredan software, meminta dukungan pengembangan aplikasi
dan memperoleh pelatihan.
Universitas Sumatera Utara
82
Unit organisasi yang ingin berhasil baik, perlu adanya identitas atas informasi yang diperlukan oleh manajemen yang lebih memfokuskan pada
pelaksanaan pekerjaan dengan baik. Hal ini menunjukkan pentingnya pemahaman sistem informasi dalam melaksanakan tugas. Kriteria tugas yang pasti akan
mendorong pencapaian tugas secara tepat, sehingga berfungsi dalam pengambilan keputusan.
Adapun hasil wawancara dengan informan dilapangan, maka dibawah ini penulis sajikan hasil wawancaranya berikut ini :
4.1.Implementasi Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Mananjemen pada perusahaan merupakan suatu keputusan yang mana merupakan kewenangan seorangpimpinan untuk selalu
dikoordinasikan dan mengkomunikasikan dengan para karyawankhususnya staf sehingga bisa mencapai tujuan yang diinginkan. Komunikasi antarkaryawan
sangatlah penting karena dengan komunikasi pemahaman terhadap prosedurpelaksanaan SIM tersebut bisa berjalan dengan tujuan organisasi.
Berbagai literatur menyebutkan beberapa aspek atau faktor yang menunjang keberhasilan sebuah sistem informasi diantara aspek perencanaan,
aspek kelengkapan fasilitas, aspek implementasi, aspek efektifitas pemanfaatan. Dari beberapa aspek tersebut akan dijabarkan melalui petikan wawancara berikut;
Universitas Sumatera Utara
83
a. Aspek Perencanaan
Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian pemasaran ibu Desnuryanti dan bagian personalia Bapak Julianto, ketika ditanya mengenai
perencanaa awal ketika dibuatnya tentang sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat;
Oleh ibu Desnuryanti mengatakan diawal, perusahaan sudah memberikan instruksi pemakaian kepada karyawan. Namun, Pendesain perancang sistem;
Mendesain sistem pengolahan berlandaskan komputer untuk menyajikan informasi yang diperincikan analis informasi perusahaan tidak terlalu memikirkannya, perusahaan juga
terlihat tidak begitumemerlukan kemampuan teknis yang lebih tinggi dibandingkan analis informasi seperti bisa mengkhususkan diri dalam bidang seperti komunikasi data.
Padahal di awal sudah ada SDM sebagai Pembuat program pemeliharaan dalam penyediaan informasi itu sepertinya sekarang sudah tidak berjalan lagi. Bagi saya juga
sama Bapak Juliantosehingga dalam menyelenggarakan pemeliharaan perubahan dan perbaikan atas program yang ada tidak sepenuhnya berjalan dengan baik. Apalagi soal
Administrator pangkalan data yang mencatat dan mengawasi pangkalan data perusahaan dulu pun ada. Ditambah Operator computer, Mengoperasikan peralatan
computer, Pengawas Control clerk dimana Mencatat pengawasan informasi dan meneliti review pelaksanaan prosedur pengawasan juga kesemuanya di awal
perencanaan sudah disiapkan SDM nya, namun hingga sekarang sistem itu tidak termanfaatkan dengan baik, dan mungkin tidak begitu ada manfaatnya bagi saya pribadi
hasil wawancara, 25 Maret 2014.
Universitas Sumatera Utara
84
b. Aspek Kelengkapan Fasilitas
Hasil wawancara dengan informan yaitu Manager pengawasan mutu A.r. Nasution, s.farm.,apt ketika ditanya mengenai Softwaredan kelengkapan fasilitas
maupun data yang merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi berpendapat :
“Walaupun ada sistem informasi manajemen pada perusahaan ini, namun hal itu tidak terlalu berguna, kelengkapan untuk membuat sistem itu
bukanlah hal yang sulit bagi perusahaan seperti komputernya, sumber daya manusianya, namun, SIM bagi perusahaan apalagi bidang kami tidak begitu
besar andilnya bagi kami karena hampir semua pekerjaan kami perlu ketelitian dan keseriusan kami sendiri, tidak bisa menggunakan alat lain, kan perusahan
bukan perusahaan yang menggunakan mesin robot. Tapi, SIM itu hanya digunakan oleh direktur utama dalam upaya menunjang informasi terkait kondisi
perkembangan pasokan maupun penjualan produk saja, selain itu personalia para karyawan juga tercantum” hasil wawancara pada 25 Maret 2014.
Jika dilihat dari sisi sumber manusia dalam pengelolaan informasi, yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi
dan sebagainya dalam wawancara dengan salah seorang karyawan yakni Manager administrasi dan keuangan Drs.H.Indra mardi mengatakan bahwa;
“Dalam menjalankan operasional sistem informasi perusahaan sudah terstruktur dengan baik, karyawan yang ditugaskan memiliki kecakapan yang
baik untuk mengoperasionalkannya. Sebenarnya perusahaan bisa saja membuat
Universitas Sumatera Utara
85 sistem informasi manajemen yang lebih maju, tidak hanya berisi tentang
perusahaan saja, namun hal itu kurang ada gunanya bagi kami, kami bekerja berdasarkan standar operasional yang sudah ditetapkan perusahaan, pimpinan
juga dalam mengambil keputusan jarang melihat sebuah data base yang terhimpun dalam komputer itu, dan sepertinya data dalam komputer itu sudah
tidak update lagi, atau mungkin sudah dimatiin, saya kurang tahu” hasil wawancara pada 25 Maret 2014
c. Aspek efektifitas pemanfaatan
Hasil wawancara dengan informan yaitu manager produksi yakni Mahdayani 26 Maret 2014, ketika ditanya mengenai sejauh apa
efektifitas pemanfaatan SIM perusahaan berpendapat :
Pasti kalau ditanya beberapa orang saja bagi kami, para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi, SIM itu dalam tingkat
penggunaannya relatif rendah apalagi kepuasan para pengguna terhadap system. Selain itu pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang
spesifik, sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan system hal ini tidak berjalan dengan
semestinya, kami bekerja juga dengan kemampuan kami sendiri bukan dengan komputer, apalagi ketika kerja kami berkaitan dengan hal paling spesifik.
Efektifitas informasi ini hanya sekedar memberikan informasi perusahaan kami, data karyawan dan lain –lain, bukan soal informasi apa yang terjadi dengan
perusahaan kami. Semua keputusan juga berada di dalam rapat umum bukan masing – masing manager atau karyawan.
Universitas Sumatera Utara
86
Pendapat di atas sejalan apa yang diungkapkan juga oleh karyawan bagian Administrasi bapak Syahada
“Kalau dilihat dari SDM, perusahaan sangat cukup mampu untuk mengelola sistem informasi manajemen itu, tapi bagi saya khususnya SIM itu
kurang ada gunanya, makanya SDM yang ditempatkan pada bagian informasi tersebut tidak terlalu banyak, dan sepertinya sekarang hanya satu, dan itupun
hanya mengelola data base dalam komputer saja, informasi karyawan, data keluar masuk barang itu tidak ada, dan hasil penjualan, barang keluar juga tidak
ada sehingga selebihnya tidak dimanfaatkan lagi. SIM tidak terhubung dengan proses monitoring surat, arus keluar masuk surat maupun distribusi surat.
Meskipun dalam SIM terdapat satu menu yaitu Persuratan, namun persuratan yang masuk tetap melalui Bagian Umum Administrasi saja, dan tidak pernah di
input ke dalam SIM kami. Proses persuratan hanya terjadi pada Bagian Umum yaitu Administrasi.Tapi belum tentu bagi pimpinan kami, mungkin saja sangat
berguna” hasil wawancara pada 25 Maret 2014
Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian karyawan produksi Mhd. Hardiansyah 25 Maret 2014 ketika ditanya mengenai pemahaman dan efektifitas
informasi tentang sistem informasi dan manajemen perusahaan berpendapat : “Pemahaman dan informasi tentang kebijakan sistem informasi
danmanajemen pada perusahaan saya kira, pemahaman tentang informasi tersebut pasti memahaminya. Persoalannya adalah hampir
seluruh bidang pekerjaan apabila didiskripsikan job deskripsi masing- masing karyawan, pembagian tugas secara spesifik sebetulnya SIM tidak
begitu penting karena tingkat kepatuhan meraka sebetulnya ada alur dan
Universitas Sumatera Utara
87
tahapan yang runtut yang harus dikerjakan oleh manusia bukan alat mesin apalagi komputer. Mungkin SIM itu hanya penting bagi pimpinan
kami, seperti jumlah pemasokan barang maupun hasil penjualan produk dalam setiap tahunnya hasil wawancara pada 25 Maret 2014.
Hal ini menunjukkan bahwa tidak keseluruhan fitur dalam SIM perusahaan tersebut bisa termanfaatkan dengan baik. Berbagai kendala menjadi penyebab
kurang sempurnanya pemanfaatan SIM sesuai yang diharapkan. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara dengan informan Direktur Utama Azwir Adzes, 26
Maret 2014, diperoleh informasi bahwa kendala utamanya adalah;
Yang pertama, kami memang kurang memanfaatkan fitur SIM dalam komputer itu, kami lebih banyak menggunakan dan mempelajari dari hal yang
bentuknya fisik. Sebab kami bekerja hanya sesuai prosedur yang sudah baku dan itu hanya bisa dikerjakan oleh manusia bukan atas ketelitian komputer. Yang
kedua, Sistem informasi yang kami gunakan hanya sebatas fitur data sejarah perusahaan kami, nama –nama karyawan kami, peraturan kami, kalau lebih
spesifik mengenai perusahaan tidak kami cantumkan.Artinya semuanya tidak berpengaruh akan keberadaan dan penggunaan SIM terhadappenataan arsip
yang berbentuk fisik,sebelum dan setelah digunakannya SIMmedia penyimpanan arsip fisik juga dimasing-masing BagianUnit tetap seperti semula.
Berbicara efisiensi waktu, memang prinsip SIM merupakan kunci utama dalam optimalisasi pemanfaatan database elektronik. Selain itu SIM membuat Kualitas
data dapat diandalkan karena pemberian nomor-nomor daftar isian dilakukan oleh sistem secara otomatis. Namun selebihnya tidak bisa dimanfaatkan oleh
karyawan perusahaan. Apalagi kami juga kalau rapat pengambilan keputusan masih ala tradisional, musyawarah maupun terkadang keputusan hanya berada
di tangan saya sendiri.
Universitas Sumatera Utara
88
4.2.Pemanfaatan SIM Dalam Pengambilan Keputusan
Analisis ini menggambarkan bahwa pengambilan keputusan adalah aspek paling penting darikegiatan manajemen. Pada sub bab ini menjelaskan
pengambilan keputusan merupakankegiatan sentral dari manajemen, merupakan kunci kepemimpinanatau inti kepemimpinan. Bahkanpengambilan keputusan
adalah kegiatan yang paling penting dari semua kegiatan karena di dalamnya manajer terlibat, danitu merupakan pertanggungjawaban utama dari semua
administrator melalui suatu proses tempat keputusan-keputusan dibuat dan
dilaksanakan
Dari hasil wawancara beberapa responden pada perusahaan, yang dibagi ke dalam beberapa kelompok diantaranya, karyawan, manager hingga direktur
utama perusahaan mengatakan bahwa; Hasil wawancara dengan informan yaitu bagian supervisor produksi Rizka
Effriza 25 Maret 2014 ketika ditanya mengenai proses pengambilan keputusan di perusahaan berpendapat bahwa;
Di perusahaan ini, kekuasaan tertinggi dalam pengambilan keputusan berada di rapat umum pemegang sahan yang pelaksanaanya
dipertanggungjawabkan oleh direktur utama. Namun terkadang keputusan juga bisa secara tiba –tiba sesuai kebutuhan perusahaan. Hal itu dibuat sebagai
respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat didefenisikan secara tepat dan cakupannya meliputi keputusan
stratejik.Butuh keputusan segera.
Hal itu juga dibenarkan oleh karyawan bidang teknisi Mhd. Solihin dalam wawancara 25 Maret 2014 mengatakan bawah;
Universitas Sumatera Utara
89 Dalam pengambilan keputusan diperusahaan tidak harus serta merta
dirapatkan dahulu apalagi bersifat hal teknis, karena kami semua karyawan sudah memiliki berbagai aturan dan masing- masing pekerjaan yang sudah
terspesialisasi untuk bekerja, namun ketika menyangkut perusahaan dan kepentingan perusahaan apalagi karyawan, biasanya perusahaan melakukan
rapat umum melalui arahan direktur utama. Dan biasanya direktur utama meminta masukan dari karyawan atau manager terlebih dahulu baru diambil
keputusan bersama. Kedekatan antara direktur utama dan karyawan juga sangat baik, sehingga kami percaya saja apa yang diperintahkan untuk menjalankan
pekerjaan itu tanpa harus melalui proses rapat segala dalam mengambil keputusan.
Informasi mengenai kaitan peran SIM dalam proses pengambilan keputusan pada perusahaan ini juga dijelaskan oleh direktur utama Azwir Adzes
dalam wawancara pada 26 Maret 2014 perusahaan yang menjelaskan bahwa;
Secara singkat bahwa pada dasarnya ada dua jenis keputusan diperusahaan ini yaitu, pertama, keputusan terprogram, dibuat sebagai respon
terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitive atau yang sudah baku. Banyak masalah dalam organisasi yang terjadi berulang-ulang, yang sudah
biasa, tempat para manajer biasa memberi informasi yang jelas, Keputusan ini sifatnya rutin misalnya keputusan operasional, taktis jenis ini lebih sering disebut
sebagai keputusan rutin.Cakupannya meliputi keputusan operasional dan keputusan taktis. Semua keputusan yang saya keluarkan sudah baku, dan itu
hanya tinggal dijalankan oleh karyawan saja. Terkait SIM, hanya sebatas memberi informasi bukan bagi saya untuk menjadikan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Karena biasanya para manajer saya yang akan memberikan kejelasan persoalan yang ada melalui analisis fisik bukan analisis
sistem komputer. Yang Kedua, keputusan tak terprogramdibuat sebagai respons terhadap masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai, dan yang tidak dapat
didefenisikan secara tepat, keputusan ini biasanya diambil oleh tanggung jawab manajer karena manajer lah yang paling paham keadaan di bawah bukan
Universitas Sumatera Utara
90 saya.Dan terkait SIM tadi, mungkin bagi di tingkat manajer sangat penting
database informasi itu, tapi bagi saya yang penting adalah analisis mereka terhadap perkembangan perusahaan ini.
Mengenai bentuk keputusan yang diambil dari perusahaan ini juga dijelaskan oleh direktur utama Azwir Adzes dalam wawancara pada 26 Maret
2014 perusahaan yang menjelaskan bahwa;
Dalam sehari –hari para manajer selalu didorong untuk mencari dan menemukan sendiri intuisu dan kreativitas suatu masalahnya. Sehingga para
manajer dipilih melalui seleksi dan latihan agar paham menjalankan tugasnya dan pekerjaan rutin sehari-hari, dalam perusahaan seluruh prosedur operasional
sudah dilakukan secara baku sehingga pemanfaatn SIM tidak begitu terlihat, dan itu hanya dibeberapa bidang saja, selebihnya bekerja sesuai prosedur dan
standard yang sudah baku dan sudah ditetapkan sejak awal. Saya paham kalau berbicara proses pengambilan, penyimpanan, pengolahan dan
penyajian data merupakan proses yang dengan sangat mudah dilakukan teknologi informasi dengan mudah dan cepat melalui SIM. Dengan demikian
dapat dibayangkan apabila data perusahaandisimpan hanya dalam bentuk fisik, namun di perusahaan ini dalam pengambilan keputusan tidak sepenuhnya
tergantung pada informasi yang tersedia di komputer tapi perlu dibuktikan dilapangan juga.
Universitas Sumatera Utara
91
5. Analisis Hasil Penelitian
