1. Kuadran I positif, positif
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan berpeluang,
Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Progresif, artinya organisasi
dalam kondisi prima dan mantap sehingga sangat dimungkinkan untuk terus melakukan ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan meraih kemajuan secara
maksimal. 2.
Kuadran II positif, negatif Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi
tantangan yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah
Diversifikasi Strategi , artinya organisasi dalam kondisi mantap namun
menghadapi sejumlah tantangan berat sehingga diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada
strategi sebelumnya. Oleh karenanya, organisasi disarankan untuk segera memperbanyak ragam strategi taktisnya.
3. Kuadran III negatif, positif
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah namun sangat
berpeluang. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi,
artinya organisasi disarankan untuk mengubah strategi sebelumnya. Sebab, strategi yang lama dikhawatirkan sulit untuk dapat menangkap peluang yang
ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi. 4.
Kuadran IV negatif, negatif Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah dan menghadapi
tantangan besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi Bertahan
, artinya kondisi internal organisasi berada pada pilihan dilematis. Oleh karenanya organisasi disarankan untuk meenggunakan strategi bertahan,
mengendalikan kinerja internal agar tidak semakin terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil terus berupaya membenahi diri.
6. Matrik SWOT
Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategi perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang
dan ancaman eksternal yang dihadapai perusahaan dapat disesuaikan dengan
kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis.
Gambar 2.10 Matrik SWOT
a. Strategi SO
Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang
sebesar - besarnya. b.
Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan
untuk mengatasi ancaman. c.
Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan
cara meminimalkan kelemahan yang ada. d.
Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha
untuk meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
43
BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisis Sistem
Analisis merupakan suatu tahapan pemahaman terhadap sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang akan dibangun. Tahapan analisis bertujuan untuk
mengetahui mekanisme atau prosedur kerja dari proses yang sedang berjalan maupun prosedur kerja dari proses yang akan dibangun.
3.1.1. Analisis Masalah
Analisis terhadap masalah pada sistem yang berjalan di PT Kalbe Morinaga Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Sulitnya koordinator dalam menentukan kelayakan OPL baru dengan
memeriksa kesamaan setiap OPL baru terhadap OPL yang sudah ada. 2.
Pengelolaan OPL masih terhambat, dikarenakan dokumen OPL yang terlalu banyak sehingga mengakibatkan kesulitan karyawan dalam mendapatkan
maupun membagikan pengetahuan. 3.
Sulitnya karyawan untuk mengetahui pengalaman dari karyawan lain yang dapat digunakan sebagai referensi dalam menyelesaikan suatu masalah.
Berdasarkan masalah tersebut maka dibutuhkan suatu penerapan knowledge management
system di PT. Kalbe Morinaga Indonesia KMI.
3.1.2. Analisis Sistem yang Berjalan
Prosedur yang berjalan dalam sistem pengelolaan OPL di PT. Kalbe Morinaga Indonesia saat ini masih menggunakan pengelolaan manual.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Akhmad Makhali, S.T. Selaku karyawan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia KMI pada divisi IT dengan jabatan
supervisor , didapatkan informasi bahwa OPL merupakan sebuah dokumen
pengetahuan yang terdiri dari OPL pengetahuan dasar dan OPL trouble shooting yang dibagikan dan disimpan sebagai aset perusahaan yang suatu saat nanti dapat
dipergunakan oleh karyawan PT. KMI. Pembuat dokumen OPL itu sendiri adalah semua karyawan di PT. KMI dengan pengkoreksian dari atasan, komite dan
bagian koordinator sehingga jika OPL telah disetujui maka karyawan pembuat OPL akan mendapatkan nilai. Prosedur - prosedur pengelolaan OPL yang sedang
berjalan di PT Kalbe Morinaga Indonesia adalah sebagai berikut : 1.
Prosedur Pembuatan OPL Prosedur pembuatan OPL ini diwajibkan untuk semua karyawan PT. Kalbe
Morinaga Indonesia, OPL terdiri dari dua jenis yaitu OPL pengetahuan dasar dan OPL trouble shooting. Untuk membuat dokumen OPL dan mendapatkan
nilai, dokumen OPL harus mendapatkan approve dari atasan, komite dan kordinator. Langkah-langkah yang terjadi pada prosedur pembuatan OPL
seperti pada Gambar 3.1 adalah sebagai berikut: a.
Karyawan mendapatkan pengetahuan dari lingkungan PT.KMI berdasarkan departmennya. Kemudian karyawan menentukan jenis OPL
yang akan dibuat, jika karyawan mendapatkan pengetahuan dari pekerjaan yang dia pegang di PT. KMI maka dia menentukan jenis OPL
pengetahuan dasar. Jika karyawan mendapatkan pengetahuan dari masalah yang pernahsering terjadi, maka karyawan menentukan jenis
OPL trouble shooting. b.
Karyawan menentukan tema OPL berdasarkan departmennya dan jenis yang telah ditentukan sebelumnya.
c. Karyawan membuat file OPL dan menyimpan pada perangkat komputer.
d. Karyawan memperlihatkan OPLnya yang masih berupa file kepada
atasannya, kemudian atasan menerima dan memeriksa OPL tersebut. e.
Jika OPL salah dalam arti OPL tersebut memiliki ketidak sesuaian tema dengan departmen, kesesuaian keterangan dengan gambar dan memiliki
kalimat yang tidak baku, maka akan dikembalikan ke pembuatnya dan apabila OPL salah tersebut statusnya OPL reject tidak diterima sama
sekali, maka pembuat tidak boleh memperbaiki OPL. Sedangkan apabila status OPL koreksi diterima tapi diperbaiki, maka pembuat boleh
memperbaiki OPL tersebut. Jika OPL benar atau status approve, maka atasan akan menyampaikan
kepada pembuat tersebut untuk mencetak file OPLnya, kemudian akan
