kemudian dikosumsi oleh kelompok-kelompok yang memiliki permission yang sesuai. Selain itu tersedia pula kemampuan untuk
mengaudit catatan perubahan suatu dokumen dan memberikan sebuah tanggal kadaluarsa pada dokumen-dokumen yang harus
kadarluasa setelah suatu periode waktu tertentu Primadhanty, 2007:8.
2.3.2 Komponen Document Management System
Berikut ini
adalah deskripsi
komponen-komponen Document Management System
Marinucci, 2008:1:
a. Web Access
Setiap dokumen dapat diakses secara langsung dan aman melalui internet atau intranet dengan menggunakan protokol
http. Pengaksesan diatur sesuai dengan hak aksesnya.
b. Versi
Setiap dokumen menampilkan beberapa versi yang ada dan history
dari hasil evaluasi pencarian di DMS. Dokumen tersebut suatu saat dapat kembali ke versi sebelumnya.
c. Metadata
Penambahan informasi yang terkait dengan dokumen. Cara penambahan dari struktur data seperti membuat virtual folder
dan banyak opsi lainya untuk pencarian secara efisien.
d. Pencarian
Pencarian dapat dilakukan melalui 2 cara : salah satunya dilakukan dengan membuka struktur hirarki folder untuk satu
kata atau banyak kata pada bagian konten dokumen. Pencarian ini sangat cepat karena semua dokumen akan ter-index oleh
DMS. Kedua kombinasi metode ini dapat dibatasi untuk pencarian di subtree dari folder hirarki dokumen.
2.3.3 Fungsi DMS
Menurut V.Djong 2002:124 data dan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh sebuah organisasi dapat berjumlah jutaan dan
kemungkinan masing-masing data tersebut tersebar di berbagai tempat, mulai dari tumpukan email pribadi sampai ke folder-folder
di dalam komputer masing-masing staf. Mungkin anda dapat bertahan dengan kondisi tersebut tetapi beberapa standar
internasional seperti ISO dan SOX Sarbanes Oxley Act mengharuskan adanya manajemen dokumen yang baik. Tanpa
adanya dokumen manajemen, anda akan kehilangan keuntungan- keuntungan berikut :
1. Proteksi data-data sensitive. Bayangkan kesulitan yang harus
anda hadapi jika harus mengontrol hak akses pada data-data yang tersebar di berpuluh-puluh komputer user.
2. Konsistensi data. Tidak sedikit tenaga dan waktu yang harus
anda habiskan untuk melaksanakan sinkronisasi data-data yang tersebar.
