3 PT. Saptaindra Sejati SIS adalah salah satu perusahaan kontraktor
pertambangan batubara Mining Contractor yang memiliki 7 lokasi pertambangan batubara job site yang berada di Kalimantan dan kantor
pusat Head Office yang berada di Jakarta. Dokumen yang dimiliki oleh perusahaan ini terbagi 2 yaitu Dokumen Departemen dan Dokumen
Procedure .
Dalam bertukar dokumen perusahaan mereka merasa kesulitan baik antara karyawan di head office maupun di jobsite kerena mereka
melakukan permintaan dokumen melalui e-mail dan lisan menggunakan telepon, hasilnya bisa dalam berbentuk fisik maupun softcopy. Semakin
bertambahnya dokumen perusahaan, hal ini ditunjukkan semakin maju dan berkembangnya perusahaan ini, dilihat semakin bertambahnya karyawan
baik di HO maupun di site serta bermunculan departemen-departemen yang baru di perusahaan ini. Hal itu memungkinan adanya dokumen
perusahaan yang berpindah tangan ke tangan karyawan yang tidak berhak tidak terkontrol dan tak jarang dokumen perusahaan yang beredar bukan
dokumen yang ter - update. Karena hal tersebut maka dibutuhkan suatu wadah berbagi dokumen di dalam PT. SIS.
Dari hal-hal tersebut, penulis mencoba mengembangkan sebuah aplikasi intranet berbasis web yang akan mempermudah user dalam
pengembangan Document Management System yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan secara langsung. Dengan menggunakan teknologi
yang menunjang aplikasi-aplikasi perkantoran yang sering digunakan
4 oleh user, untuk mempermudah user dalam menggunakan aplikasi ini,
aplikasi ini bernama SISKNOWLEDGE. Sehingga penelitian tersebut diberi judul
“PEMANFAATAN TEKNOLOGI SHAREPOINT DALAM
PENGEMBANGAN WEBSITE
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM STUDI KASUS : PT. SAPTAINDRA
SEJATI SIS ”
1.2 Perumusan Masalah
Sesuai dengan inti dari penulisan skripsi, maka permasalahan yang dapat penulis simpulkan yaitu
1. Bagaimana mengelola dokumen perusahaan yang ada di PT. SIS
dengan baik seperti menampung dan mengendalian serta berbagi dokumen antar karyawan di PT. SIS ?
2. Bagaimana mempermudah setiap karyawan untuk mengakses dan
bertukar dokumen perusahaan sesuai dengan hak aksesnya ? 3.
Bagimana mengontrol semua dokumen perusahaan bahwa dokumen yang beredar adalah dokumen yang terbaru ter-update ?
1.3 Batasan Masalah
Karena kompleknya masalah yang ada di lapangan, maka penulis menyadari perlu adanya pembatasan masalah dalam melakukan penelitian
ini agar ruang lingkup scope penelitian tidak terlalu luas. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut:
5 1.
Dalam merancang dan membuat aplikasi intranet ini, ruang lingkupnya hanya sebatas Kantor Pusat Head Office PT. SIS yang
berada di Jakarta. 2.
Pada penelitian ini, penulis hanya mengambil studi kasus untuk Budget Realization sebagai contoh dari dokumen departemen
Treasury dan SOP Standard Operation Procedure sebagai contoh dokumen procedure. Dikarenakan dokumen-dokumen tersebut sudah
mewakili aplikasi Sisknowledge ini. 3.
Aplikasi Sisknowledge ini adalah suatu aplikasi intranet berbasis web yang lebih kepada pengembangan Document Management System
dengan menggunakan teknologi SharePoint yaitu Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS.
4. Menggunakan aplikasi–aplikasi perkantoran dalam bentuk dokumen-
dokumen yang di upload sebatas Microsoft Office, pdf portable document format
dan jpeg Joint Photographic Experts Group.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah : 1.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membuat aplikasi intranet berbasis web pada PT. SIS untuk mengelola dokumen
perusahaan. 2.
Membuat suatu aplikasi yang user friendly sehingga dapat dengan mudah digunakan oleh pegawai.
6
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun penelitian ini akan memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan, diantaranya adalah sebagi berikut :
1. Penulis
Penulis dapat lebih mendalami dan memahami mengenai teknologi Microsoft Office SharePoint Server 2007 MOSS di mana penulis
melakukan penelitian yang berkaitan dengan teknologi tersebut. 2.
Universitas a.
Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menguasai materi teori yang telah diperoleh masa kuliah.
b. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya
dan sebagai bahan evaluasi. 3. Pengguna
Pengguna dalam hal ini adalah karyawan departemen Treasury dan QA, manfaat penelitian ini yaitu:
a. Memberikan kemudahan dalam mengendalikan dokumen.
b. Mengoptimalkan waktu pencarian dokumen yang diinginkan
karena dokumen tersebut terkumpul dalam suatu wadah dan meminimalisiasi kehilangan suatu dokumen.
c. Mempublikasikan suatu informasi berupa berita dan
pengumuman kepada seluruh karyawan PT. SIS dengan cepat.
