Pencarian dapat dilakukan melalui 2 cara : salah satunya dilakukan dengan membuka struktur hirarki folder untuk satu
kata atau banyak kata pada bagian konten dokumen. Pencarian ini sangat cepat karena semua dokumen akan ter-index oleh
DMS. Kedua kombinasi metode ini dapat dibatasi untuk pencarian di subtree dari folder hirarki dokumen.
2.3.3 Fungsi DMS
Menurut V.Djong 2002:124 data dan dokumen-dokumen yang dimiliki oleh sebuah organisasi dapat berjumlah jutaan dan
kemungkinan masing-masing data tersebut tersebar di berbagai tempat, mulai dari tumpukan email pribadi sampai ke folder-folder
di dalam komputer masing-masing staf. Mungkin anda dapat bertahan dengan kondisi tersebut tetapi beberapa standar
internasional seperti ISO dan SOX Sarbanes Oxley Act mengharuskan adanya manajemen dokumen yang baik. Tanpa
adanya dokumen manajemen, anda akan kehilangan keuntungan- keuntungan berikut :
1. Proteksi data-data sensitive. Bayangkan kesulitan yang harus
anda hadapi jika harus mengontrol hak akses pada data-data yang tersebar di berpuluh-puluh komputer user.
2. Konsistensi data. Tidak sedikit tenaga dan waktu yang harus
anda habiskan untuk melaksanakan sinkronisasi data-data yang tersebar.
3. Fitur search. MOSS 2007 memiliki fitur search yang
memungkinkan pencarian data secara cepat. 4.
Kontrol perubahan dokumen. Hal ini dapat dicapai dengan adanya kontrol terhadap versi sehingga anda dapat memiliki satu
mastercopy .
5. Distribusi
dokumen. Anda
dapat dengan
mudah mendistribusikan setiap dokumen baru maupun update yang
terjadi. Karena data yang disimpan di dalam document management
system yang disebut juga document center adalah data yang
bersifat formal maupun nonformal, maka implementasi document center
dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen yaitu : brosur produk perusahaan , manual penggunaan produk
perusahaan, riwayat perusahaan, materi-materi perusahaan, kebijakan-kebijakan perusahaan, template untuk korespodensi
perusahaan.
2.4 Teknologi SharePoint
2.4.1 Definisi Teknologi SharePoint
Microsoft office SharePoint Server MOSS 2007 adalah sebuah suite yang terintegrasi dari kemampuan server yang dapat
meningkatkan efektivitas organisasi meliputi content management dan enterprise search, mempercepat proses bisnis bersama, dan
