EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN

commit to user 42

C. EVALUASI TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN

PENGELUARAN KAS PADA PT. BATIK DANAR HADI DIVISI GARMENT 1 Pengeluaran Kas Dari penjelasan sistem pengeluaran PT. Batik Danar Hadi divisi garment di atas maka dapat dilakukan perbandingan dengan teori yang sudah ada. Pernbandingan tersebut antara lain: a Unit Organisasi terkait Dari unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment, perusahaan ini hanya melibatkan 5 unit organisasi yaitu Pembelian, seksi personalia, manager keuangan, akuntansi, dan bagian umum. Menurut teori yang telah penulis jabarkan, unit organisasi yang dimiliki oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini ada perbedaan dengan teori. Perusahaan lebih memilih untuk tidak menggunakan fungsi yang terpisah dalam melakukan otorisasi yang terpisah dari bagian penyimpanan uang atau akuntansi.. Hal ini ditunjukan dengan tidak adanya otorisasi dari yang berwenang, dan pada pembelian hanya mendapat otorisasi dari fungsi akuntansi yang sebenarnya manager keuangan- lah yang berwenang untuk meng- otorisasi. commit to user 43 Bagian yang terkait untuk pengeluaran kas pembelian dan atau pembayaran tagihan langsung menerima sejumlah dana. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini adalah dengan menggunakan Bon Sementara, Nota kas keluar sementara, Surat penyerahan barang, nota pembelian dan Bukti kas keluar.Bon Sementara dan Surat penyerahan barang dibuat oleh bagian pembelian, sementara nota kas keluar sementara dan bukti kas keluar dibuat oleh Seksi Akuntansi. b Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment adalah Buku Ispidisi, Buku Situasi Kas Harian, dan Laporan Arus Kas Cash Flow. Buku Ispidisi dibuat oleh bagian pembelian, sementara buku situasi kas harian dan laporan cash flow dibuat oleh seksi akuntansi. Catatan akuntansi yang dibuat oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment ini memiliki beberapa perbedaan dengan yang ada dalam teori. Dalam teori disebutkan catatan yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas antara lain nota kas keluar, stuasi kaas harian dan cash flow. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa meskipun berbeda dengan teori yang telah ada, namun catatan akuntansi yang digunakan commit to user 44 oleh PT. Batik Danar Hadi ini sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Unsur-unsur Pengendalian Inten a Struktur Organisasi Dalam teori struktur organisasi menunjukan rerangka pembagian tanggung jawab yang diberikan perusahaan. Prinsip yang mendasari pembagian tanggun jawab fungsional tersebut menurut teori adalah pemisahan fungsi operasi dengan fungsi akuntansi, serta suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir. Dari pelaksanaan sistem yang dilakukan oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment tersebut dapat dilihat bahwa prinsip yang pertama yaitu pemisahan fungsi penyimpanan kas dan fungsi akuntansi belum dilaksanakan sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori. Penyimpanan kas yang di lakukan fungsi akuntansi masih menjadi satu terjadi berdasar otorisasi yang dilakukan. Fungsi pengeluaran melaksanakan sistem pengeluaran kas dari awal hingga akhir sendiri hampir secara keseluruhan. Hal ini bertentangan dengan prinsip yang kedua yang menyatakan bahwa suatu fungsi tidak boleh menjalankan fungsinya dari awal sampai sampai akhir. Dapat dilihat dalam sistem yang dijalankan oleh perusahaan bahwa pengeluaran kas dan pencatatan pengeluaran kas di buat yang commit to user 45 dibuat, semua dilaksanakan oleh satu fungsi, yaitu fungsi pengeluaran kas. Hal ini menunjukan ketidak sesuaian antara teori yang ada dengan praktik yang dilaksanakan. b Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Adanya pembagian wewenang dalam struktur organisasi untuk otorisasi akan melancarkan terjadinya transaksi. Media untuk otorisasi tersebut adalah dokumen. Dengan adanya otorisasi pada dokumen maka pembukuan yang dilakukan menjadi lebih terpercaya. Dalam transaksi pengeluaran kas yang dilakukan PT. Batik Danar hadi divisi garment belum ada pembagian wewenang untuk melakukan otorisasi terhadap dokumen-dokumen yang digunakan. Otorisasi dokumen tersebut antara lain adalah otorisasi terhadap pengajuan yang dilakukan oleh bagian pembelian kepada manager keuangan. Otorisasi ini dilakukan dengan Bon Sementara yang di tandatangani oleh fungsi akuntansi. Dari pembagian wewenang untuk otorisasi tersebut perusahaan belum menjalankan pengendalian intern terhadap sistem otorisasi dokumen dan prosedur pencatatan seperti yang telah diuraikan dalam teori. c Praktik yang Sehat Dengan adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan sistem wewenang dan tanggung jawab fungsional maka sistem yang disusun commit to user 46 oleh perusahaan akan berjalan dengan baik. Dengan demikian perlu diadakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat tersebut. Cara yang telah ditempuh oleh PT. Batik Danar Hadi divisi Garment yang telah sesuai dengan yang dikemukakan dalam teori adalah: a Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh pemakainya. Dokumen ini adalah bon sementara, surat penyerahan barang dan bukti kas keluar, semua formulirdokumen tersebut menggunakan nomor urut cetak. b Pengambilan cuti yang diharuskan diambil oleh setiap karyawan. c Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan. d Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan atau pengguaan yang tidak semestinya. e Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan denggan jumlah kas menurut catatan akuntansi. f Kasir dilengkapi dengan alat- alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room. g Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasir. Dengan adanya pengendalian praktik yang sehat yag telah dilaksanakan seperti, setiap karyawan diberi 12 dua belas kali cuti tiap tahunnya. Diharapkan pengendalian ini dapat menghindari adanya penyelewengan dana yang seharusnya digunakan untuk pembayaran tetapi digunakan oleh pribadi sendiri, atau pembelian bahan baku atau commit to user 47 pembelian lain-lain serta pembayaran-pembayaran yang tidak semestiya, karena dengan ini perusahaan dapat mengkontrol pengeluaran kas yang teradi di PT. Batik Danar Hadi divisi Garment. Namun demikian masih ada mekanisme atau praktik yang sehat yang belum dilakukan, seperti otorisasi pengeluaran kas yang dilakukan secara tidak jelas dan konsisten dengan prosedur yang telah ada. Tidak adanya pemberian cap lunas di dalam bukti kas keluar. Selain itu adanya praktik pelaksanaan transaksi yang dilakukan oleh satu orang dari membuat permintaan pembelian sampai pembayaran, walaupun sudah terdapat bagian-bagian yang mempunyai kewenangan masing-masing. Di dalam pengendalian terhadap kas perusahaan, perusahaan hanya menggunakan rekening berupa tabungan yang relatif terbatas kegunaannya, serta tidak melaksanakan mekanisme kas kecil atau petty cash. Tidak diadakannya pemeriksaan mendadak untuk pemegang kas agar dapat ditemukan informasi tindakan penyelewengan atau kecurangan terkait kas. Selain itu perusahaan juga tidak melakukan pemeriksaan oleh pihak independen dan melakukan pencocokan antara yang tercatat dengan yang tersedia secara fisik, sehingga kecurangan atau penyelewengan tidak dapat diidentifikasi perusahaan secara cepat dan akurat. Dengan tidak dilaksanakannya beberapa mekanisme pengendalian tersebut maka dapat memungkinkan terjadinya kecurangan atau penyelewengan kas perusahaan. commit to user 48 BAB III TEMUAN Setelah dilakukan evaluasi data pada bab sebelumnya, penulis menemukan adanya kelebihan dan kelemahan dalam Sistem Pengendalian Intern terhadap Pengeluaran Kas yang ada dalam PT. Danar Hadi divisi Garment adalah sebagai berikut:

A. KELEBIHAN